胜任秘书工作除了掌握一般的职业技能外，还要考虑清楚一个问题：领导为什么重用你。不同的领导有不同的喜好，有不同的工作方法，因此对秘书有不同的要求。这种个性化的需求，才是决定秘书命运的关键因素。
秘书须知名言
秘书的醒目与教养，可以代表上司的江湖地位与分量。
——梁凤仪（香港女作家）
穿山甲一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，对外面的事情一概不管；而狐狸则整夜蹲在山顶，望着天上的月亮，想着怎么才能啃一块月亮。如果一个秘书能像穿山甲那样，一天到晚只知道干活，没有一点灵气，领导肯定不喜欢，相反，如果一个秘书像一只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚打小算盘，领导也不会欣赏。
——谭一平（秘书学研究者）
引子
毛泽东怎样挑选秘书
毛泽东一生中用过很多秘书，其中最著名的当数胡乔木、陈伯达、田家英。领袖如何挑选秘书，有哪些标准？从他与三位秘书的交往中，可以获得不少有益的启示。
第一，欣赏有思想、有学问的人。
毛泽东喜欢读书，又建立了丰功伟绩，集思想家、政治家、军事家、书法家和诗人于一身，可谓博古通今。因此，作为他的秘书必须有很高的水平。毛泽东认为：“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西；没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。”因此，他选秘书的一个重要标准是“有学问”。
比如，毛泽东看了胡乔木在《中国青年》杂志上发表的一篇纪念“五四运动”21周年的文章，发现“乔木是个人才”，所以点名让他来当秘书。跟随毛泽东工作后，胡乔木大量阅读理论著作和文献，具备了深厚的理论功底，使自己在正确掌握毛泽东思想和起草中央文件方面发挥了重要作用。
1971年夏，毛泽东南巡中回答丁盛的问题，“胡乔木是什么样的人”，说了这样一番话：“胡乔木曾为中央起草了许多重要文件。《关于若干历史问题的决议》，别人搞了几个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。”凭借出色的文字能力，胡乔木逐渐成为“中共中央一支笔”。
第二，看重人品，青睐老实人。
毛泽东身边工作人员，大都老老实实，勤勤恳恳，忠心耿耿。对那些自作主张、爱出风头、喜欢投机钻营的人，毛泽东十分厌恶。胡乔木起草1958年中共中央政治局扩大会议公报的时候，陈云建议不要把“跃进指标”这些具体数字写入公报，并请转告毛泽东。当时，胡乔木没有听陈云的建议，也不敢向毛泽东报告陈云的意见。事后，毛泽东知道了这件事，非常生气，并严厉地批评了他。
后来，在1959年庐山会议和“文革”中，胡乔木能基本上“过关”，没有受到强烈冲击，也得益于毛泽东平时对胡乔木印象不错，认为胡是个老实人。毛泽东曾经这样评价胡乔木，说他“总还是一介书生”。由此不难看出，毛泽东非常看重诚实、可靠等品质，并把它们作为选择秘书的重要参考指标。
第三，喜欢博览群书、兴趣高雅的秘书。
毛泽东喜欢吟诗书法，泼墨挥毫，博览群书，因此也希望身边人员能经常与他交流心得。田家英喜欢文史，因此深受器重。有时候，毛泽东读了好书，感慨一番，还要经常向田家英推荐。虽然田家英比毛泽东小29岁，但是共同的兴趣爱好拉近了彼此的距离，他们共同切磋学问，显得亲密无间。受毛泽东的影响，田家英还逐渐对书法产生了兴趣，并陆续买了上千幅清朝字画。闲暇时，评论古人书法，成为两人共同的话题。
而陈伯达与毛泽东也有共同的兴趣爱好，即热衷于中国古代哲学。陈伯达有过讲授先秦诸子课的经历，并擅长中国古代哲学研究，这正是毛泽东思索的热点之一。20世纪30年代，在毛泽东的指导下，陈伯达先后写出了《墨子的哲学思想》《孔子的哲学思想》《老子的哲学思想》等哲学文章。其中，《墨子的哲学思想》尤其受到毛泽东的推崇，并认为这是陈伯达的一大功劳。在中国古代哲学上的思想交会，让陈伯达赢得了毛泽东的信任与青睐。
第四，要求秘书注重调查研究。
长期以来，注重调查研究是毛泽东的工作作风。做任何事情，他都喜欢寻根究源，彻底弄清楚。为此，他十分注重调查研究，密切联系群众。工作中，毛泽东不但自己这样做，也要求身边的工作人员经常到基层了解实际情况，从而获得准确的信息。
1961年，毛泽东曾指示田家英、胡乔木、陈伯达分别带一个调查组下乡，进行实地核查。为此，他给田家英写了一封信，对调查的人员组成、调查方法、对象、时间等都一一作了详细布置，并要求每个组员认真阅读自己写的《调查工作》一文。这种务实的工作作风，深刻影响了秘书人员，提升了工作效率。
1.领导挑选秘书更看重什么
秘书人员是否具有较高的职业素质，直接关系到工作质量与效率的高低。因此，领导十分重视挑选秘书，并青睐以下几种类型的秘书：
（1）敬业的秘书
能够踏踏实实地做好本职工作，并且办事高效，这样的秘书自然会得到领导的重视。而且，有这样的秘书在一旁协助工作，领导也会觉得安心。
（2）品德端正的秘书
身为秘书，一定要为人实在、待人诚恳，这样才能在关键时刻对领导的工作给予鼎力相助，并提供积极的建议。
（3）有主见的秘书
领导往往会喜欢那些在工作中有主见、勇于开拓创新的秘书。因为，只有这样的人才会在关键时刻独当一面，成为真正意义上的助手。
（4）专业技能强大的秘书
秘书在职业范围内的工作，必须做到保质保量，积极主动。成为一个优秀的秘书，应该做到：顺境中能够让领导更借东风，在逆境中能够帮助领导力挽狂澜。因而，是否具备过硬的专业技能，是领导选择秘书的重要参考指标。
（5）提前上班的秘书
不要认为没有人会注意你的考勤，实际上，你的上班时间一直在领导的掌握中。每天都能早到公司的人，表明他更重视自己的工作。因此，秘书要尽量提前早上班，在领导的心目中加分。
【秘书升职术】随着时代的进步，领导人选择秘书的标准也越来越高。但是无论怎么变化，只要秘书可以不断优化自身的素养，提高对工作的专业技能和热情，就一定可以赢得领导的赏识。
2.能够取得领导的极大信赖
秘书赢得领导的信赖，离不开应有的忠诚，以及相应的专业水准。因此，让领导看到你的忠心耿耿，知道你的工作能力、真才实学，就显得非常重要。
（1）圆满完成任务
在工作中，对于领导交给的任务，秘书一定要一丝不苟地对待。如果一个秘书没有实际的工作成绩，而是被领导认定为萎靡不振、爱发牢骚或只会说恭维话，那么，这样的秘书想在事业上有所发展，会异常困难。因此，秘书一定要坚持用事实说话，圆满完成领导交代给的任务，充分展示自己的才华与办事能力。
（2）善于体察领导的意图
任何一个领导都不愿意重复下达指示，给人啰啰唆唆的感觉。如果一件事情需要对方反复交代几次，直到最后明确说明意图你才“茅塞顿开”，那么秘书在领导心目中的形象会大打折扣，会失去许多被委以重任的机会。
（3）不要轻易对领导许诺
有的秘书为了迎合领导，没有从实际出发，轻易就许下承诺。最后却因为能力有限，或者无法掌控局面，失信于领导，乃至耽误了工作进度。这样一来，秘书就大大降低了自身的信誉。因此，当领导下达某项任务时，应该回答说：“好的，我尽力完成。”然后立刻设法去办，那么即使不能按时完成，领导也会对你表示理解。
【秘书升职术】正如香港女作家梁凤仪所说：“秘书的醒目与教养，可以代表上司的江湖地位与分量。”对领导而言，好的秘书犹如贵人，能够帮助领导在事业上突飞猛进。
3.做办事高手，让领导离不开你
秘书工作任务多、事务繁杂，对当事人的办事能力是一个很大的考验。想在领导心中留下好印象，让其对你更加信任，从而赢得升职或加薪的机会，首先要努力成为一个办事高手，让对方在一定程度上觉得离不开你。成为领导心目中有分量的秘书，需要具备什么样的能力呢？
（1）要做到处处留心
越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作中如果不能做到处处留心，办事能力肯定不会提高。
（2）保证能及时完成任务
“及时”就是马上完成，秘书要避免拖延的情况，这是工作中的大忌。当然，也不建议总是提前完成任务，因为这很可能会让领导怀疑你的工作质量。
（3）提高分析和驾驭能力
秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，这个时候就需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，做到有条不紊。
（4）锻炼一目十行的能力
秘书在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧对于他们来说是必需的。看大量文件的技巧主要是抓住头尾，先看提要，记住要点。
（5）提前做好准备工作
作为一个秘书务必要牢记：提前做好准备是顺利开展工作的前提。有了准备才能应付突如其来的变化与问题，否则很容易手足无措。
【秘书升职术】秘书必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神。当一个秘书具备了强大的办事能力，领导自然会在工作中感到得心应手，从而肯定其价值。
4.巧妙处理工作中的失误
“繁忙”是秘书工作的基本特征，为此难免会出现各种意想不到的差错。这时候，秘书必须能采取适当的补救措施来解决问题。如果方法和策略得当，秘书可以逐步提高自身的应急能力，赢得广阔的发展空间。
但是，如果在工作中遇到了差错到了不可避免的情况，秘书又该如何处理呢？这里给出了以下几点建议：
（1）提升业务能力，增强应对危机的本领。工作中出现失误在所难免，为了避免给公司带来损失，秘书必须在日常工作中注重学习，提升业务能力，并时刻做好充足准备，防患于未然。
（2）学会“规范化”工作，减少工作失误。秘书工作处在不断变化中，为了能及时规避一些不必要的麻烦和问题，建议按照一定的步骤来处理问题。为此，可以将秘书的各种日常工作程序化和标准化，从而减少犯错的机会。
（3）及时发现自己的错误，并且不隐瞒，及时向上级反映，避免给公司带来不必要的损失。这样做，能显示出为人诚实、正直的一面，从而得到上级和同事的谅解、帮助。
【秘书升职术】有失误并不可怕，诚实和担当会提升你在领导心中的地位。赢得了上司的信任，并有及时纠错的能力，自然容易赢得升职的机会。
5.秘书赢得赏识的五大秘诀
秘书升职的关键在于能够得到领导的赏识。为此，你必须有一套看家本领，比如熟悉各种业务流程，熟练掌握与领导的相处之道。概括起来，下面几点尤其值得秘书参考借鉴：
（1）适应领导的要求
能够掌握领导的性格特点和工作方法，并且在具体的工作实施过程中能够灵活运用，与领导配合默契。通俗地说，就是必须要抓住对方的各种不同特征，积极调整自身并适应对方的工作方法。
（2）勤于向领导传递情报
领导渴望掌握部下的现状，无论是公事还是私事方面。因此，秘书需要顺其自然地向领导透露这方面的信息，从而让对方获得必要的安全感，也有利于领导工作顺利开展。
（3）能够准确理会领导的意图
准确理解领导意图的关键，就在于认真听取领导的谈话。在倾听的过程中，秘书要时刻高度集中注意力，要听出领导的话外音，做到举一反三。如此一来，领导才会感觉到贴心、顺心。
（4）时刻尊重领导的意见
当领导提出个人意见后，聪明的秘书应该记得时刻维护对方的优越感，站在对方的角度考虑问题。被尊重是每个人的心理需求，领导更是不能例外。
（5）懂得理解领导的难处
表面上看，领导拥有很多权力，但另一方面，他们也承担着更多的责任。一旦工作出现丝毫失误，就有可能给公司带来巨大的损失，从而受到上一级领导的谴责。为此，秘书要切实理解领导的难处，主动为其分忧解难。这样做不仅可以提升自身解决问题的能力，还会给领导留下一个好的印象。
【秘书升职术】赢得领导的赏识，秘书必须要靠实力。只有掌握了与领导相处的秘诀，秘书才能不断在工作中充分展示自身的能力，从而获得信任和重用。
6.秘书要具有的公关能力
作为领导的得力助手，秘书在日常工作中经常会与各个层面的人打交道，代理领导负责处理各种各样的事务。一般来说，这些公共活动的复杂性、广泛性、创造性和灵活性，都需要秘书具备非常出色的公关能力。
（1）必须提高自身的应变能力。在公司日常的公关活动中，经常会出现一些突发事件和事先难以预料的情形，为此秘书必须根据实际情况从容应对，以便有效地解决问题。
（2）提升自己的公众交往能力。公共关系就是为组织机构广结良缘、广交朋友，它需要秘书人员正确认识公众，把握交往的技巧、艺术和原则，了解公众的行为特点，学会与各种类型和特点的公众友好相处。
（3）完善自身的组织管理能力。秘书周旋于各种公关活动时，应具备以下能力：调动员工的积极性、协调各类公众关系、收集信息、制订公关计划与方案、组织实施各类公关活动及大型专题活动等。做到这一点，才能把各项业务处理得圆圆满满。
（4）培养语言表达能力。秘书在进行公关活动的时候，如果能够恰当地运用语言传达组织能力，并且与各种不同类型的客户进行有效的沟通，不仅能为公司创造效益，更能为领导留下良好的印象。
【秘书升职术】公关工作是一门实践性、操作性很强的工作，秘书处理这项业务，必须具备强大的综合能力，从而妥善应对各种复杂局面。秘书若能够帮领导独当一面，自然会有升职的机会。
7.做个对领导忠诚的“铁杆助手”
秘书的工作范围很广，他们能直接参与公司的各项重要决策、保管机密文件。因此，其忠诚度关乎着一个公司的生死存亡。事实上，忠诚也是一个职业秘书最基本的要求，是取得领导信任、被委以重任的先决条件。那么，秘书应该如何保持对领导的忠诚呢？
（1）时刻维护组织的利益
在激烈的竞争中，难免会出现用不正当手段来窃取对手情报的现象。秘书掌握着组织诸多的机密，因此成为被涉猎的重要目标。所以，秘书要时刻保持警惕，在任何情况下都经得起考验，甚至不惜牺牲个人的小利来维护公司的大利。
（2）工作机密不要带回家里
职业秘书应该有自己的工作原则，对重要信息与机密情报守口如瓶。为了保险起见，任何时候都不能粗心大意，即使是回家，也不能跟家人探讨组织的绝密情报。这不仅是对秘书保密能力的要求，更是为了防止给公司带来不必要的麻烦和损失。
（3）要保持高度的职业敏感度
有的秘书工作经验不足，为了防止被人利用，要保持高度的职业警惕性。同时，领导也是普通人，在工作中难免犯错误，秘书要时刻保持清醒的头脑，对待工作足够认真和细心，用高度的职业敏感来为领导服务，保证每一项指令都符合要求。
【秘书升职术】能为领导解决后顾之忧，同时对组织绝对忠诚，办事能力又高效，这样的秘书，领导一定会给予高的评价，一有升迁的机会，便非他莫属了。
8.甘当对领导服从的“得力跟班”
领导做出的每项决策，都是经过深思熟虑，结合实际情况出台的。因此，秘书在执行领导的指令时，要积极响应，全力以赴将领导交代的事情做好。
（1）对办事效率进行监督
在完成领导交给的任务后，秘书要主动检查自己的办事效率。首先，看一看工作质量是否达到了要求，会不会存在漏洞和疑问，如果有就及时改正。其次，检查工作过程中是否出现了拖延现象，时刻提醒自己要保证工作时间，认真负责。做好这两方面的自我检查，才能交给领导一份满意的答卷，得到更大信任和为委以重任的机会。
（2）灵活行事，调配好多项工作之间的关系
合理安排好各项工作，对于提高办事效率，节约生产成本，都是很有必要的。如果遇到几件事情都需要及时完成，秘书就必须要做出合理的工作计划，将几项任务交叉去做，避免局面混乱。
（3）事前调查，做到心中有数
领导给你一项任务，不能什么都不管，拿起来就做。正确的做法是理出头绪，并进行细致的调查，认真进行分析和研究，采用科学的方式方法，优化办事效果。
【秘书升职术】面对琐碎、复杂的工作，秘书要有足够的耐心，充分发挥自己的优势，在实践中不断提高办事能力。掌握一定的技巧和方法，赢得领导的信赖。
9.机关秘书如何增强执行力
所谓执行力，就是贯彻战略意图、落实方针政策、完成预定目标的操作能力。邓小平同志说过：“世界上的事情都是干出来的。不干，半点马克思主义都没有。”这说明，决策再好、思路再好、制度再好，没有强有力的执行都是纸上谈兵。作为机关秘书，必须通过以下几点来增强自己的执行力：
（1）要提高服务决策的统筹能力
统筹能力是党的执政能力的重要组成部分，也是执行力的一个重要方面。作为机关秘书，所接触的事物多而杂，辅助领导处理的问题宽而广，只有提高统筹能力，才能做到忙而不乱、有的放矢。
（2）要提高对工作条件的整体把握能力
对工作条件把握运用得好，事半功倍；反之，则事倍功半。因此，机关秘书要善于运用这种能力，以此不断提高执行效率，推动工作开展。
（3）要提高对政策的认识理解能力
“政策和策略是党的生命。”准确理解政策、融会贯通政策是全面执行政策的前提。增强执行力，机关秘书必须着眼于对政策的准确认识和理解上。
（4）要提高操作层面中的结合落实能力
结合就是具体，结合就是深入，结合就是转化。操作层面中结合落实能力的大小，不仅关系到执行的实际成效，更是对各级机关秘书人员能力的实际检验。机关秘书在工作中一定要增强结合的意识、研究结合的方法、探索结合的路子、总结结合的经验，切实把执行的过程变成结合实际、推动工作的过程。
【秘书升职术】秘书作为领导身边的工作人员，切实增强执行力，不折不扣贯彻执行上级政策和领导意图，其意义重要而又十分现实。
