第一节询价函
一、询价函的概念
询价，是由买方向卖方就某项商品或服务交易条件提出问讯。询价目的是请对方报价、询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函即专用于买方询价的商务函。
二、询价函的格式与写作要领
询价函的一般格式主要包括：标题、正文、落款与时间。
1.标题
标题：询价函的标题是全要素标题，就是包括发文单位、事由及文种。其中事由应该是对正文主要内容的标准而精炼的概括。
2.正文
正文：询价函的正文是文件的主要部分。正文部分强调就事论事，应直陈其事。正文分两部分，第一部分是描述事项，第二部分明确说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等“事项”部分主要运用叙述和说明的方式，要简明扼要，又要交待清楚“要求”部分可多可少，如果事项比较简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或者要求部分内容多，可以单列一段来写，甚至分条列项来写。注意口气一定要谦和，语言一定要简洁。
三、范例
（一）询价函例文
询价函
项目编号：F×ZFCG-×J-200908007
各供应商：
经××政府采购办公室批准，××政府采购中心拟对××第一中学采购恒压变量供水设备二次询价所需货物及服务进行采购，现将有关事项通知如下，欢迎具有合法经营权、信誉良好、具备本项目供货的企业参加报价。
一、采购货物要求及数量
供货完成时限：自合同签订之日起6日内。
二、供货、验收方式及付款方法
1.供货方式：
投标人应根据自己生产经营的实际情况，明确从签订合同到组织生产、完成产品送货及安装调试到验收合格所需要的确切时间，但最迟时间不得超过自合同签订之日起6天。否则该投标作无效标处理。
2.收货方式：
（1）为保证恒压变量供水设备的质量符合询价文件及采购合同中的要求，采购单位可根据实际需要，由采购单位组织相关人员当场验收，若不符合规定的质量要求，购买方有权拒收，中标方必须无条件更换，更换货物所发生的一切费用由中标方负责。
（2）产品安装调试完毕后，采购单位进行验收，并由双方签字确认。
（3）在产品验收过程中出现的问题必须获得令采购方满意的解决。
（4）所有产品均须由成交单位免费送到采购单位指定地点。
（5）交货及安装地点：采购单位指定地点。
3.付款方式：
第一次：全部产品经采购单位验收合格并出具验收合格手续，调试正常运行一个月后凭供货方收货单及正式发票支付货款的50％。
第二次：产品无质量、售后服务等问题，以产品验收合格时间为准，满一年后付清全部余款。
三、产品质保及售后服务要求
本次采购的恒压变量供水设备，要求提供产品合格证，按有关规定实行三包（修理、更换、退货），质保期为二年，除人为因素外，因产品本身质量问题均由成交供应商负责免费维修、更换、退货。
四、供应商资格要求
1.具有合法有效的《工商营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》、与工商营业执照单位名称相符的银行开户证明，投标产品属于其生产或销售范围。
2.投标人代表不是法人代表的，须持有法人代表授权委托书。
3.投标人递交投标文件时应提供所有资质证明原件及复印件（复印件加盖单位鲜章）。
4.无论是否成交，投标人均应自行承担在投标活动产生的一切费用。
5.完全同意并愿意自觉遵守本询价文件中的所有规定和要求。
五、报价回函（格式）内容应包括（但不限于）：
1.《询价采购报价书》（略）；
2.《投标承诺函》（略）；
3.《产品售后服务承诺书》（略）；
4.《质量保证书》（略）；
5.《供货时间承诺书》（略）；
6.《法定代表人证明》（略）；
7.《法定代表人授权委托书》（略）；
8.所提供货物的详细技术规格参数及配置情况（略）；
9.其它如投标人的ISO4001环境管理体系认证证书、ISO9001：2000质量管理体系认证证书，获得区县级以上国家工商行政管理部门颁发的“重合同、守信用”证书、区县级以上技术监督部门出具的产品质量检测合格报告、投标人的业绩等材料。
以上材料要求提供复印件的，均需加盖投标人单位鲜章；若法人代表亲自参加投标的，则第7项不提供。所有报价回函需一式三份（正本一份，副本二份）装订成册，密封送达。
六、投标文件装订及密封
1.投标文件的装订要求
投标文件正本与副本均应装订完整，散页无效。
2.投标文件应分别使用统一规格的密封袋封装（口、底、侧3个封条），密封袋上标明：肥乡第一中学采购恒压变量供水设备二次询价文件、编号、投标方名称、投标日期和“在年月日时之前不得启封”的字样，并在信封或档案袋（盒）的密封口处加盖投标方单位鲜章。
3.如果投标文件没能按本须知第1、第2款规定装订和加写标记及密封，招标人将不承担投标文件错放或提前开封的责任。对由此造成的提前开封的投标文件将予以拒绝，并退还给投标人。
七、投标报价要求
1.供应商报价时，必须一次性报出不能更改的价格。超过6万元最高限价的，为无效投标报价。
2.各供应商投标时应充分估计货款收取的风险，肥乡县政府采购中心不承担催收货款的责任。若购销双方出现货款收取的违约责任，则按购销双方签订的经济合同约定条款办理。
八、采购项目定标办法
1.依法成立采购项目询价小组，研究制定询价文件，确定定标办法，组织实施询价采购活动。
2.投标现场由询价小组审查投标人资质，并根据投标人的报价，由询价小组在“符合采购需求且质量服务相等”的前提下，按有效报价由低到高进行排序，并将做出最低有效报价的投标人确定为本采购项目的第一成交候选供应商。
3.若第一成交候选供应商因故放弃或被取消成交资格，则第二成交候选人有替补的资格，并以此类推。但具体成交事项需经采购办、采购单位、采购中心、供应商共同商定。
4.凡不符合填报要求或报价表中的数据计算错误、项目漏报、错报的，一律视为无效投标。
5.在成交供应商确定后，由肥乡县政府采购中心在××省政府采购网和××市政府采购网上公示三天，无异议，向成交供应商发放《成交通知书》。成交供应商持《成交通知书》与采购单位签订书面合同。
九、开标
1.报名及递交投标文件时间：××××年×月××日下午14：30至15：00时，逾期不予受理。
2.开标时间：××××年×月××日下午15：00时。
3.开标地点：肥乡县政府采购中心（肥乡县财政局二楼）。
本询价文件是根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《政府采购货物招标投标管理办法》、《中华人民共和国财政部第18号令》编制的，解释权属××政府采购中心。
采购中心联系人：××
采购单位联系人：××
电话：××
电话：××
邮编：××
邮编：××
地址：××
地址：××××政府采购中心
二〇〇×年×月×日
第二节报价函
一、报价函的概念
报价函即卖方向卖方或面向广大顾客就某项产品或服务提出回答，一般是针对询价函的回复。
二、报价函的格式与写作要领
报价函的格式也是由称谓、正文、落款和日期组成。
1.报价函的内容应该包括报价单位、报价人以及报价单位的联系电话或联系传真。
2.如果是项目形式，还要列出项目名称、项目负责人以及详细的联系电话或传真。
3.如果是产品，则要对哦产品的序号、产品名称、规格、数量、单位、单价、金额等做详细介绍。
4.还要对付款方式、优惠政策等做细致的介绍。
三、范例
（一）报价函例文
报价函
×××超级商场
贵方×月×日询价信收悉，谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下：
商品：君山毛尖茶
规格：一级
容量：每包100克
单价：每包×元（舍包装费）
包装：标准纸箱，每箱100包
结算方式：商业汇票
交货方式：自提
交货日期：收到订单10日内发货
我方所报价格极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按95%的折扣收款。
如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日定购。
恭候佳音。
××茶叶厂
×年×月×日
第三节推销函
一、推销函的概念
推销函是为向对方推销产品而使用的一种业务信函。是一种常见常用的商业专函。
二、推销产品函的格式与写作要领
推销函的结构包括开端语、正文、结尾三个部分。
1.开端语
开端语必须要醒目，能够突出显示产品及其优点，要有独创性，并要求做到简明扼要。
2.正文
正文部分包括介绍产品、提供证据以及数据、提出保用期和免费试用以及价格合理性。介绍产品必须保持全面细致，语言力求生动活泼，突出强调产品的能够吸引顾客的特点。提供证据时应继续强调产品的突出特点，使用具体的语言、客观地进行说明，可适当运用用户的表扬信，然后提出保用期和免费试用。
正文的最后，大多介绍价格的合理性。除非价格具有特点突出，否则不要在首段或末段谈价格，要在正文概括产品优点的句子中提及价格。要用一个较长的复合句，要用具体数字说明购买该产品可省钱若干。报价时要用小单位，如可行可与具有类似特色的同类产品进行比较。
3.结尾
信的结尾要充满信心和热情地呼吁，要激发读者的购买意欲。
三、范例
（一）推销函例文
推销工艺品函
××公司：
从我驻意大利使馆商务处来信中获悉贵公司希望与我国经营工艺品的外贸出口公司建立业务联系。我们高兴地通知贵公司，我们愿意在开展这类商品的贸易方面与贵公司合作。
我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涤纶花、珠宝首饰以及仿古器物和书画等。这些品种均制作精美，质量上乘。特别是涤纶花，式样新颖，色泽鲜艳，形态逼真，可与鲜花媲美。目前在欧美、亚洲等许多国家极为畅销，深受消费者的喜爱。现寄上涤纶花样照一套，供参考。欢迎来信联系。
××进出口公司
×年×月×日
第四节订购函
一、订购函的概念
订购函是买方按照与卖方协商好的条件掀起订购所需货物时所有的一种商用文书。
二、订购函的主要条款
一般来说，订购函需要包含以下主要条款：
订购函一般分为两种，
1.一种是前面的接收函了已经对所需订购的而货物做了详细的介绍：
2.另一种是把订购函作成订单的形式，以表格的形式列明各项交易的内容。
订购函一般都应该包括商品的名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期和地点、运输方式、运输保险等。
三、范例
（一）订购函例文
订购函
×××先生：
贵厂×月×日的报价单获悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物：
EPSON LQ-100打印机1O台 单价1500元 总计15000元
STAR AR-2463打印机10台 单价900元 总计9000元
CICIAEN CKP-5240打印机10台 单价1500元 总计15000元
交货日期：×年×月底之前
交货地点：××市××仓储部
结算方式：转账支票
烦请准时运达货物，以利我地市场需要。
我方接贵方装运函，将立即开具转账支票。
请即予办理为荷。
××公司
×年×月×日
第五节催款函
一、催款函的概念
催款函是一种催交款项的文书，是交款企业或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。
二、催款函的分类
催款函主要分两种形式：
1.一是便函式。
便函式就是以信函的形式写作。
2.二是表格式。
表格式就是人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。
三、催款函的作用
催款函的作用是在于：
1.查询
催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便相应采取的对策和措施，起到协调双方的关系的作用。
2.催收
债权方为了加快资金流动或合理周转，扩大再生产，会对债务拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或经济损失。
3.凭证
如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
四、催款函的格式与写作要领
催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
1.标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于以后查询和联系，而且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。编号不是必须有的。
2.催款和欠款单位的名称和账号
催款函要明确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
3.催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便受文单位查明情况，及时的付款。
