第一节慰问信
一、慰问信的含义
慰问信是以组织或个人的名义向有关团体或个人表示关心和问候的信件。
二、慰问信的特点
写慰问信的目的，是为了表达安慰、关切、问候之意，所以撰写慰问信时，要表示出无限亲切、关怀的感情，使对方感到温暖，也就是带上浓郁的感情色彩。
三、慰问信的分类
慰问信通常有三种情况：表彰性慰问、遇灾性慰问和节日性慰问。
四、慰问信的写作格式和注意事项
慰问信通常由标题、称谓、正文、落款四部分构成：
1.标题
在第一行中间写“慰问信”或“致××的慰问信”等字样。
2.称谓
第二行顶格写单位和个人名称。
3.正文
正文要三方面的内容：
（1）慰问目的
用一般简要文字陈述目前形势，写明慰问的背景和原因。
（2）叙述事实
应比较全面、具体地叙述对方的模范事迹或遇到的困难，要实事求是肯定其功绩，然后向对方表示慰问和学习。
（3）结语部分
先结合形势与任务提出殷切的希望，接着表示共同的愿望和决心，最后用一句慰勉与祝愿的话作结。
4.落款
落款要有签名和日期。慰问信的写作要注意以下几个方面：
（1）慰问的对象要明确，慰问的原因要表达真实。
（2）慰问信要有真情实感，要情真意切。
（3）语言要朴实、亲切，不要用比较刻板的套话。
五、范例
（一）节日性慰问
给春节期间坚守工作岗位的全体职工及
其家属的慰问信春节期间坚守工作岗位的全体职工及其家属：
你们好！
值此新春佳节之际，向你们致以节日的问候和崇高的敬礼！春节是中华民族的传统节日，历来受到人们的高度重视。在此期间，千家万户欢聚一堂辞旧迎新，亲朋好友举杯开怀，叙情联谊。大家都陶醉在节日的欢乐气氛之中。可是你们——全体职工同志，为了抢时间，争速度，为我国一项重点建设工程赶制成套优质设备，主动提出春节期间不休息，仍然紧张战斗在生产第一线；还有你们——我厂职工家属同志们，放弃节日欢聚，不仅没有怨言，有人还把饺子亲自送到车间，并帮助工厂做些力所能及的劳动……所有这些，都充分显示了中国工人阶级的伟大胸怀和崇高的精神境界！这种大公无私的精神，值得称赞，值得学习，值得嘉奖！
同志们，春节期间你们虽然没能休息，没能同家人很好地团聚，但你们的春节却是过得最有意义的。厂领导感激你们，全国人民感激！让再次向竹z门妾车喜切柏尉闻知衷心威谢。
春节好！
二〇〇×年××月××日
（二）表彰性慰问
××市工商行政管理战线全体同志们：
历史又翻开了新的一页，我们和全国人民一起在改革的洪流中告别了充满胜利喜悦的200×年，迎来了更加光辉灿烂的200×年。在新春佳节即将到来之际，我们向全市工作在工商行政管理战线上的同志们表示亲切的问候！向为支持你们工作而付出了艰苦劳动的家属同志们表示亲切的问候！并向大家拜年。
同志们，过去的一年里，你们积极贯彻执行党的方针政策，勇于实践，锐意进取，在改革中前进；立足服务，促进繁荣，管而不死，活而不乱，开创了工商行政管理工作的新局面。许多同志克服了夫妻分居、住房紧张、身患疾病等困难，为了祖国的四化大业而默默地工作着。在此，我们谨向同志们表示衷心的感谢。
同志们，你们肩负的任务是光荣的，也是艰巨的。我们相信，在新的一年里，同志们一定能够更加团结一致，群策群力，做好我市工商行政管理的各项工作，为改革的成功、为中华腾飞、为振兴我市而共同努力！
敬祝同志们身体健康，新年愉快！
×市工商局党组
二〇〇×年×月×日
（三）灾难性慰问
慰问信
××小学的老师和同学们：
你们好！从报纸上知道了你们那天遭受50年一遇的严重水灾，部分教室被洪水冲倒，教学设备受到很大损失，我们全体同学对你们表示亲切的慰问。
你们现在的学习和生活，一定有很大的困难，但我们相信，在党和政府有关部门的关怀下，生活一定能得到适当的安排，学习秩序也能很快得到恢复。灾区人民在抗洪抢险的战斗中所表现出的先公而后私、团结友爱的高贵品质，使我们深受感动。你们也一定会以父兄们为榜样，发扬战胜困难的精神，在上级党委和政府领导下，很快地投入正常的学习上活。
随送去图书800册。人民币10000元，钱物虽然微薄，但这是我们1200名师生的心意，愿我们携起手来，共同前进。
最后，祝你们在抗灾建校斗争中早日取得胜利！
××中学全体师生
××××年×月×日
第二节证明信
一、证明信的概念
证明信是机关团体、企事业单位用来证明一个人身份、经历、职称，或某件事的真实状况的信件。
二、证明信的特点
由于证明信目的性较强，所以证明信内容真实可靠，语言准确扼要，格式规范、必备项目齐全。
三、证明信的分类
根据证明发出者不同，办公室工作人员撰写的证明信不外乎组织证明信和个人证明信。
四、证明信的写作格式和注意事项
证明友标题、正文和落款三部分构成。
1.标题
有两种写法，一种是写作《证明》或《证明信》；另一种写作《关于×××问题的证明》。
收信单位（或个人）名称。单占一行，顶格书写。
2.正文
根据对方的要求，实事求是地写清被证明的事实。例如，证明学历的，就应写清姓名、性别、年龄、籍贯、何年考入何校、学何种专业、何年毕业等；证明是否参加某项活动的应据实说明参加与否，如参加了，应写清时间、地点、具体情况等；证明证件丢失的，应写明失主姓名、丢失时间、地点、经过、失物号码、特征等。写完需要证明的问题后，只写“特此证明”即可。
此外，出具证明的单位（或个人）名称，并加盖公章或个人私章、手印等。
3.落款
发信日期、写在署名下方。
写证明信应注意：
（1）写作态度要严肃认真，实事求是。
（2）用词要有分寸，不能模棱两可，含糊其词。
（3）倘有涂改，必须在涂改处加盖相应的图章或手印。
（4）以个人名义写的旁证材料，须经领导机关审阅，签署单位意见，加盖公章方能有效。
五、范例
（一）组织证明信
证明信
我公司×××同志，前往北京、上海等地采购百货商品。特此证明。
××市百货公司（公章）
××××年×月×日
（二）个人证明信
证明信
××日报社：
贵报××××年×月×日第一版《寻访“8.7”交通肇事目击者》一文我看到了，我就是当时目睹大卡车肇事和××女士（此前我并不知道她的名字叫××）热心救人的“绿衣人”，现将我当时目睹的情况证明如下：
××××年×月×日晚11时，天正下雨，我披一件绿色雨衣（该雨衣是一位外国朋友送的，国内没有生产，所以特别醒目）从朋友处回家，我当时由南向北在××路上走，行至××银行门口，一个中年妇女站在屋檐下向我招呼，并用东北口音问我附近有没有柜员机。我俩正说话，一辆大卡车从北向南飞快地开过来，随后只听到一声怪异的急刹车声音，我们回过身，发现那辆车在离我们大约20米处撞倒了什么东西，在我们急忙赶过去的时候，那辆大卡车已经匆匆发动起来开走了（我留意到车牌号码的尾数好象是“37”），我们过去一看，路上躺着一个老人，身边一辆手推车被汽车轧烂了（这条路我刚刚步行走过来时，路上未见这位老人和轧烂的手推车），此时正好有一辆出租车过来，××女士就招呼我一起将那个老人扶到车上，我因为要赶回家准备第二天一早飞往加拿大出差，心里很急，又看看老人不致于有什么生命危险，就拿出100元钱交给那位女士，随后就自己回家了，万没料到赵琴女士因此而蒙冤含屈。
××日报社，我因业务忙碌，近期又将飞往加拿大，谨以此信证明：
一、“8.7”交通肇事案的肇事者是某大卡车司机，车号尾数大约是“37”。
二、在此案件中，××女士是一个热心救人的好人。
请贵报代我向××女士致以崇高的敬意，如有必要，我愿出庭作证。
特此证明。
刘××（盖章）
××××年×月××日
第三节表扬信
一、表扬信的概念
表扬信是用来表彰先进思想、先进事迹以及好人好事的一种书信，主要起到表彰先进、号召学习的目的。表扬信可以是组织写给个人的，也可以是个人写给组织的，也可以是组织写给组织的，还可以是个人写给个人的。
二、表扬信的特点
表扬要及时，表扬事迹要真实客观，能真实反映当事人的高贵品质，要以事实说话。
三、表扬信的分类
表扬信根据发布对象不同，可以分为内表扬信和群众间表扬信两种。
四、表扬信的写作格式和注意事项
表扬信通常由以下几部分构成：
1.标题
标题“表扬信”字样在第一行正中间写即可。
2.称谓
第二行顶格写单位和个人名称。
3.正文
正文要要包含事迹介绍、评价和赞扬、希望和要求以及提出良好建议。
4.落款
落款要有签名和日期。
表扬信的写作要注意以下几个方面：
1.表扬信要能真实反映当事人的高贵品质，要以事实说话，不要说大话、空话。
2.表扬信要实事求是，既不夸大，也不缩小，要恰当地表述当事人的高贵品质。
3.语言要朴实、亲切，通常篇幅不要太长。
五、范例
（一）内部表扬信
表扬信
××中学：
在开展“全民文明礼貌月”活动中，你校学生在学校领导、教师、干部的带动下，不仅从自己做起，从本校做起，搞好了清洁卫生，注意了文明礼貌；而且走上街头，热情宣传，清理环境，维持交通秩序，为建设精神文明做出了可喜的成绩，在我市起了模范带头作用。
为此，特授予你校“五讲四美标兵”的光荣称号。
希望你校全体师生，发扬优良作风，戒骄戒躁，为取得更大的成绩而努力！
市人民政府
××××年×月×日
（二）群众间表扬信
表扬信
××交大党委负责同志，××交大校长：
我们是××市××新区××街道南城居民委员会。今天，我们怀着无比激动的心情，衷心感谢贵校领导和贵校管理学院国际贸易系2001级硕士生××同学。
××××年×月，××一家从浦西搬到我们小区。一到小区，××就积极参加我们小区和街道的活动，展示了当代大学生应有的风采。记得××××年，上海举办APEC会议。我们知道，××是上海交大APEC MRT会议志愿者，想请她代表我们小区参加街道APEC知识竞赛，担心她是大学生，看不起小区活动，没想到，她一口答应。之后，她十分认真，积极准备。在竞赛中，表现出众，荣获“××街道APEC知识竞赛第一名”。出线之后，她又代表街道参加浦东新区APEC知识竞赛，又荣获“浦东新区APEC知识竞赛二等奖”。当我们感谢她为小区、街道争了光，她说，为播种精神文明、塑造上海形象，这是我应该做的。
直升研究生的她，学习更紧张了，但是，她依然如此。她又积极响应××街道“党在我心中团育我成长”的活动，又获了奖。在非典期间，记得今年×月××日，××从××回来，居家自我隔离，并及时报告居委。这种自我隔离做法，当时在社区还是第一人，受到了大家的好评。
由于××在社区建设中积极参加各种活动，根据自己的专业特长参与社区为民服务，展示了当代大学生的风采，发挥了共产党员的先锋模范作用，为我们小区建设为“文明小区”做出了贡献。作为在校大学生的她也先后荣获“2002年度××街道‘优秀共青团员’”、“塘桥街道2003年度十佳党员‘守望哨’”，这是很不容易的。她一家先后获得××新区塘桥街道十佳学习型家庭、××新区五好文明家庭、××市肢残人百户好家庭（××的妈妈是残疾人）。××之所以能在校外表现优秀、取得这样的成绩，这也是贵校教育培养的结果，在此，我们再一次表示衷心的感谢！并通过你们给予××同学表扬和鼓励！
希望她继续用自己的模范行为去影响和带动群众，共同在小区中倡导“人人参与社区建设，争做文明居民”的良好氛围而不懈努力。
中共××市××新区××街道南城居民区总支委员会
××市××新区××街道南城居民委员会
××××年×月××日
第四节道歉信
一、道歉信的概念
道歉信，即致歉信，是由于工作失误或其他客观原因，给对方造成不良影响，引进对方不快时，办公室工作人员要撰写道歉信，以表示陪礼道歉，消除误解，增进友谊和信任。
二、道歉信的特点
办公室工作人员撰写道歉信，一定要及时，态度要诚恳，用词要谦逊，说明错误原因，提出弥补办法，以取得对方谅解，不至影响友好关系。
三、道歉信的分类
常用的道歉信，有对公道歉信和对私道歉信两种。
对公道歉信，是由于各种主客观因素，为造成对一个团体的不利影响而专门撰写的书信。办公室工作人员在写作时，要态度诚恳。
对私道歉信，是代表个人或单位，对个人表达歉意的书信。
四、道歉信的写作方式和注意事项
五、范例
（一）对公道歉信
致歉信
尊敬的各位业主：
感谢各位选购“××××××”1期商品住宅，各位选购××地产公司开发建设的商品住宅，是地段投资与住宅最明智的选择，是对××地产公司最大的支持与厚爱。我们表示热烈欢迎与忠心的感谢。
