国家规范办公的公文，具有特定的格式，保证了公文的权威性、完整性、科学性和效率性。公文基本上由两部分组成：即基本部分和附加标记两部分。基本部分包括标题、受文机关名称、正文、附件、发文机关名称、发文日期等；附加标记包括文件版头、发文字号、机密等级、紧急程度、附注、主题词等。
一、标题完整
公文标题要标明发文机关、事由和文种三要素，如《中共中央、国务院关于抗震减灾紧急指示》。也有只用发文机关和文种做标题的，如《北京市人民政府公告》。还有用事由和文种做标题的，如《关于任命×××为市委办公室主任的决定》。为了引人注目，也有只用文种做标题的，如《通知》、《公告》等。
二、受文机关
公文的受文机关分主送机关和抄报、抄送机关三种。主送机关就是公文的接受者、主办者，负责贯彻或研究答复公文的内容。主送机关名称在标题下一行顶格写，后面加冒号。需要同时上报机关称抄报单位，需要同时送达的平行不相隶属或下级机关称抄送单位。抄报、抄送单位名称写在公文末页下端，通常用两条横线上下隔开。
三、正文
公文的正文＿一般分三部分：
第一部分是开头，称引据部分，简要说明发文的原因和依据；第二部分是主体，是公文的主体部分，要求重点突出，条理清楚；第三部分是结语，扼要提出要求和希望。一般根据上、下、平行的不同文种，采用不同的结语。如“是否妥当，请予指示”、“此令”、“特此函复”等。
四、主题词
公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性特点，一是“主题性”，即它要表现公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题；二是“技术性”，因为主题词的另一作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。主题词的位置在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。
公文的主题词国务院已有统一规定，共有786个主题词表，公文的起草者在先用主题词时必须注意准确、有层次，不要把标题和主题词混淆。
五、附件
公文的附件是随公文一起发出的文件或材料。一般分两类：一类是对公文的补充、说明或证实的文字材料、图表、凭据等；另一类是随文颁发的规章制度、办法、规定，以及向上级机关报送或向下级机关“批转、批发”的文件。附件是附在正件之后的。一般在正文前另起一行写上“附件”二字。
六、发文机关、发文日期
公文的发文机关应使用全称。如“北京市人民政府”；或规范化的简称，如“中共中央”，写在正文下边偏右处，印有文件版头的公文可以不写，只在发文日期中间加盖公章。
发文日期要写明年、月、日全称。
七、文件版头、发文字号
正式公文一般都印有版头，即在文件开头正中印有发文机关的名称和公文种类，如“辽宁省人民政府文件”，用大字体标写，通常套红，以示庄重。发文号标在文件开头下边正中处，如“辽府发（2000）×号”，发文号下边用一红色横线与正文区分。
八、机密等级、紧急程度
按照国家保密局规定，涉及党和国家机密的公文，应根据内容确定机密等级，在标题右下方标明“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。根据公文办理和送达时间要求，确定紧急程度，在标题左上方标明“急”或“特急”等字样。
