来宾确定的要求
茶话会的与会者，除主办单位的会务人员之外，都为来宾。邀请哪些方面的人士参加茶话会，往往与其主题存在着直接的因果关系。因此，主办单位在筹办茶话会时，必须围绕其主题来邀请来宾，尤其是确定好主要的与会者，主办方要慎重对待。
在一般情况下，茶话会所邀请的主要与会者，大体上可分为下列五种情况，主办方要视情况来确定来宾。
（1）本单位的人士。具体来讲，以本单位人士为主要与会者的茶话会，主要是邀请本单位的各方面代表参加，意在沟通信息，通报情况，听取建议，嘉勉先进，总结工作。有时，这类茶话会亦可邀请本单位的全体员工或某一部门、某一阶层的人士参加。有时，它也叫做内部茶话会。主持人对他们相对熟悉一些，对他们说话可以随便一点。
（2）本单位的顾问。以本单位的顾问为主要与会者的茶话会，意在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。他们受聘为本单位的顾问，自然对本单位贡献良多。同时，特意邀请他们与会，既表示了对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向其咨询，并听取其建议。对他们，主持人要保持敬意。
（3）社会上的贤达。所谓社会贤达，通常是指在社会上拥有一定的才能、德行与声望的各界人士。作为知名人士，他们不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。以社会上的贤达为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会贤达直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的直言不讳的意见或反映。
（4）合作中的伙伴。合作中的伙伴，在此特指在工作或商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任。这种茶话会，有时亦称联谊会。
（5）各方面的人士。有些茶话会，往往会邀请各行各业、各个方面的人士参加。这种茶话会，通常叫做综合茶话会。以各方面的人士为主要与会者的茶话会，除了可向主办单位传递必要的信息外，主要是为与会者创造出一个扩大个人交际面的社交机会。茶话会的与会者名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前送达或寄达被邀请者之手，但对方对此可以不必答复。主持人基本上要明白与会者的情况。
时空的选择
一次茶话会要取得成功，与茶话会时间、地点的具体选择有很大关系，这些都是主办单位必须认真对待的事情。
（1）茶话会的时间要求。关于举行茶话会的时间，进而言之又可以分成两三个具体的、相互影响的小问题，即举行的时机、举行的时间以及时间的长度。
①茶话会举行的时机。在举行茶话会的时间问题上是最重要的。唯有时机选择得当，茶话会才会产生应有的效益。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等，都是商界单位酌情召开茶话会的良机。
②茶话会举行时间的要求。举行时间是指茶话会具体应于何时举行。根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间为下午4点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午10点钟左右。需要说明的是，在具体进行操作时，不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。
③茶话会举行多久时间的要求。一次茶话会到底举行多久，是茶话会时间的最佳时间长度。主办方可以由主持人在会上随机应变，灵活掌握。也就是说，茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否踊跃。不过在一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其限定在一两个小时之内，它的效果往往会更好一些。
（2）举行茶话会的地址选择。这主要是指茶话会举办地点、场所的选择。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：一是主办单位的会议厅；二是宾馆的多功能厅；三是主办单位负责人的私家客厅；四是主办单位负责人的私家庭院或露天花园；五是包场高档的营业性茶楼或茶室。但是，餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。在选择举办茶话会的具体场地时，还须同时兼顾与会人数、支出费用、周边环境、交通安全、服务质量、档次名声等诸问题。这些问题，主办方要让主持人提前了解，以便做好准备工作。
关于茶点的准备
茶话会，顾名思义，自然有别于正式的宴会，它不安排主食，不安排酒品，而是只向与会者提供一些茶点。不论是主办单位还是与会者都应该明白，茶话会是重“说”不重“吃”的，所以没有必要在吃的方面去过多地下工夫。
商务礼仪规定，在茶话会上，为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。虽说如此，在具体进行准备时，亦须注意如下几点。
对于用以待客的茶叶与茶具，主持人要精心进行准备。
选择茶叶时，在力所能及的情况之下，应尽力挑选上等品，切勿滥竽充数。同时要注意照顾与会者的不同口味。对中国人来说，绿茶老少皆宜；而对欧美人而言，红茶则更受欢迎。
在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套，千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯，也不要用热水瓶代管茶壶。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损，没有污垢。
除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路、数量要充足，并且要便于取食。为此，最好同时将擦手巾一并上桌。在茶话会举行之后，主办单位通常不再为与会者备餐。主持人应在适当时间结束会议，以免尴尬。
3.选择合适的茶话会主持人
一般来说，茶话会主持人有的是组织茶话会的主人来担当，也有聘请专职主持人来主持的。茶话会主持人不必像其他会议的主持人那样，具备伶俐的口才、专业的知识。但是，一个成功的茶话会主持人要注意做到以下几点。
具有亲和力
茶话会是社交色彩最浓的会议，社交交往中，亲和力至关重要，要想得到别人的尊重和心理接近，就必须要坦诚地与来宾相处，力求做到对每一位来宾都具有亲和力，让来宾感到亲切。这是对主持人的基本要求。
要了解座次安排的特点
茶话会同其他正式的工作会、报告会、纪念会、庆祝会、表彰会、代表会相比，茶话会的座次安排具有自身的鲜明特点。从总体上来讲，在安排茶话会与会者的具体座次时，必须使之与茶话会的主题相适应，而绝对不应当令二者相互抵触。茶话会上的座次安排方式很重要，主持人要根据座次安排的特点来了解茶话会应采取的主持风格。
根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下四种办法。
（1）环绕式。所谓环绕式排位，指的是不设立主席台，而将座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场之后自由就座。这种安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，因而在目前流行面最广。
（2）散座式。散座式排位多见于举行于室外的茶话会。它的座椅、沙发、茶几的摆放，可以散乱无序，四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而自行调节，随意安排。其目的，就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的社交环境。这样，话题才能展开。
（3）圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，而请与会者在其周围自由就座的一种安排座次的方式。在茶话会中，圆桌式排位通常又分为两种具体的方式：一是仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在其周围就座；二是在会场上安放数张圆桌，而请与会者自由组合，各自在其周围就座。当与会者人数较少时，可采用前者；而当与会者人数较多时，则应采用后者更方便。
（4）主席式。在茶话会上，主席式排位并不意味着要在会场上摆放出一目了然的主席台，而是指在会场上，主持人、主人、来宾应被有意识地安排在一起就座，并且按照常规，主持人居为上座之处，如中央、前排、会标之下或是面对正门之处。主持人注意要有亲和力。
就总体而言，为了使与会者畅所欲言，并且便于大家进行交际，茶话会上的座次安排尊卑不宜过于明显。不排座次，允许自由活动，不摆与会者的名签，乃是其常规做法。
要具备调节会议气氛的能力
茶话会上，与会者的现场发言要踊跃。这一点在茶话会上很重要。茶话会的目的是要人们踊跃发言，这也是会务礼仪的规范要求，茶话会的现场发言要想真正得到成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。主持人要充分发挥自己调节会议气氛的能力，让来宾在会上放松自己，畅所欲言，使会议在欢快、无拘无束的气氛中结束。
4.主持茶话会的实用技巧
熟知茶话会的操作程序
主持人要了解茶话会的操作程序，其基本步骤包括以下几点。
（1）主持人宣布茶话会正式开始。在宣布会议正式开始之前，主持人应当先请与会者各就各位，并且保持安静，而在会议正式宣布开始之后，主持人还可对主要的与会者略加介绍。
（2）主办单位的主要负责人讲话。主要负责人的讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。除此之外，还可以代表主办单位对全体与会者的到来表示欢迎与感谢，并且恳请大家今后一如既往地给予本单位以更多的理解、更大的支持。
（3）与会者发言。根据惯例，与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言之中直言不讳、畅所欲言，通常主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。有时，与会者在同一次茶话会上，还可以数次进行发言，以不断补充和完善自己的见解、主张。
（4）主持人略作总结。在作简明总结之后，主持人即可宣布茶话会至此结束。
适时地把握会场气氛
在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于主持、掌握会议，更重要的是要求他能够在现场上审时度势、因势利导地引导与会者的发言，并且有力地控制会议的全局。
在众人争相发言时，应由主持人决定孰先孰后。
当无人发言时，应由主持人引出新的话题，求教于与会者，或者由其恳请某位人士发言。同时，主持人还应善于及时调动会场气氛。
当与会者之间发生争执时，应由主持人出面劝阻。
在每位与会者发言之前，可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后，应由主持人带头鼓掌致意。
当万一有人发言严重跑题或言辞不当时，主持人则应及时地转换话题或圆场。
要以身作则，起示范作用
与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。在要求发言时，可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人进行争抢。不论自己有何高见，打断他人的发言而插嘴是失当的行为。在发言的过程中，不论所谈何事，都要使自己语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承；提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实，讽刺挖苦。与其他发言者意见不合时，要注意“兼听则明”，并且一定要保持风度。切勿当场对其表示出不满，或是在私下里对对方进行人身攻击。这一点，主持人更要以身作则，起到示范作用。
五、舞会
1.舞会类型的选择
随着时代的发展，舞会这种轻松、愉快的社交性聚会越来越多受到职工群众的欢迎。事实上，在当今社会中，舞会是号召力最强、受欢迎程度最广的一种文娱活动。它一般以参加者自愿相邀共舞为主要内容。在舞会上，职工群众在优美的乐曲、美妙的灯光衬托下，可以自娱，从容自在地获得自我放松；又可以娱人，联络新老朋友，以进一步扩大自己的社交面。
筹划阶段
在这个阶段的主要任务是确定舞会类型。工会组织中，主要有以下几类舞会：周末舞会、公共招待舞会、婚礼舞会、生日舞会。
周末舞会
劳累了一周以后，职工群众期待着一次积极、彻底的放松。举办周末舞会不失为一种好形式。周末舞会的显著特色是：简单、轻松、方便、气氛活跃，重在一种轻松、舒适、和谐的氛围。
公共招待舞会
一个单位组织，若来了访问团或来宾；或者为了纪念某个节日，如建厂纪念日、元旦、春节、三八妇女节、五一劳动节、五四青年节、十一国庆节等，一般都会以舞会的形式以示欢迎或庆贺，这便是公共招待舞会。这类舞会以单位团体、组织出面举办，对场地要求不甚严格，但也不可草率从事、马虎凑合。
婚礼舞会
随着观念的更新，集体婚礼这种形式越来越被年轻人所接受和喜爱，婚礼舞会这种庆典形式也会越来越普遍。
一般所说的婚礼舞会有两种。一是新人结婚的庆典舞会；二是为婚龄较长的夫妇举行的纪念性婚礼舞会。
结婚是一生的大事，举办婚礼舞会，举办者不可掉以轻心，必须郑重谨慎、周密细致。
生日舞会
生日舞会一般可分两种：一种是为高寿的职工群众祝寿；二是为青年职工群众过生日而举办的欢庆聚会。前一类舞会，要体现雅致、洁净、祥和、喜庆的氛围。而后者要体现出年轻人活泼、欢快、朝气蓬勃的特征。有条件的话，还可举行篝火舞会。
2.舞会的筹措和准备
一场舞会的成功与否，取决于组织准备工作做得如何，当然也受参加的职工群众自身素质和临场表现的影响。
确定举办时间
举办一场舞会，首先要选择适宜的舞会开始时间，并确定舞会的具体长度。后者要考虑两个因素：一是不能影响休息，不能令参加者过度疲劳；二是不能有碍于职工群众的工作和生活。
选择举办场地
选择一个合适的舞会场地，对办好一场舞会，也是十分重要的。一般来说，选择场地要考虑参加舞会的人数及交通、安全等问题，还要注意考虑场所的档次与氛围是否适宜举办舞会。
若为周末舞会，租用单位的食堂、俱乐部等作为舞会场所，不失为一种经济实惠的好方法。
