物料购配管理系统是物流营销系统的第四个二级子系统。物料购配，是企业组织物流营销系统的有形起点。企业组织生产经营的可能性得由它来实现。没有物料购配，企业组织也就不可能有生产经营活动的开始。即使是提供信息服务的咨询类企业组织也不例外。向客户提供信息服务至少也得有信息记录设备和信息传送设施。
物料购配的内容包括劳动手段和劳动对象两个方面。劳动手段和劳动对象是劳动得以进行的前提。不具备这个前提，也就不可能有劳动创造活动的进行。说得更明确些，物料购配就是通过对厂房、设施、设备、原材料、辅助资料、辅助设备的采购或者自主生产建造，为企业经营活动的顺利进行提供物质条件上的保障。它之所以是物流营销系统的有形起点，是因为企业经营所需的物料，是由此进入企业组织运行过程之中得来的。
它对于企业经营效果的影响也很直接。只有所有进入到企业组织运行过程中的物料都价廉物美并且供给及时有效，才能保证企业组织运行获得应有的效益。
客户的效用满足能否全面实现，也与这个二级子系统的健全完善与否直接相关。也正是因为这一原因，ISO9000标准从2000年版本开始，才强调要从原材料的采购开始进行控制。
这个二级子系统是否健全完善，也直接表现为保障企业经营所需的物料，在质量上是否充分高，在购买价格上是否充分低，在配送时间上是否准确及时，在配送地点上是否准确无误。如果答案都是肯定的，那么企业组织的运行也就有了一个好的起点，预期的投资回报的实现也就有了可能。
这个二级子系统的具体内容，可对应分解为采购谈判管理、采购履约管理、仓储运输管理、设备配给管理、材料配送管理和低值易耗品配送管理等六个系统模块。
一、采购谈判管理系统模块的事务工作举要
采购谈判管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第一个基本子系统。保障企业经营所需物料的有效供给是从找到货源、确定优惠的供货条件为前提的。从企业组织物流营销系统的角度分析，企业组织物流营销系统的有形活动就是从这一系统模块的运行开始的。但这一系统模块的运行还主要只是收集信息、筛选信息、锁定目标、确定供货的合作关系，并没有发生实际意义上的物流营销系统。但这一系统模块却是物料进入企业组织运行过程的入口。由它确定谁可以进来，门向谁打开。这一系统模块的目标是寻找企业所需物料的供给货源，通过谈判，筛选供货商，讨论确定供货条件，明确双方的责任和权利。其目标是保证物料购配的质量和稳定，谋求物料采购的成本优势。其事务工作主要包括如下内容：
（1）根据企业组织运行的需要，制订物料采购计划，事先作出协调控制安排，为企业组织运行所需物料购配的及时、有效性提供支持。
（2）收集所需物料的货源信息，为物料购配商的选择提供选择基础。
（3）对供货商进行筛选比较，包括对他们的供货质量、价格、信誉、发展稳定程度等内容进行综合评估，并对可选择的供货商进行排队，确定供货梯队。
（4）根据企业生产经营计划，选择确定供货的方式方法。
谈判议定采购协议草案，以获得供给稳定、质量有保障、价格相对低廉（价格性能比达到最大）的物料供给渠道。
二、采购履约管理系统模块的事务工作举要
采购履约管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第二个基本子系统。企业经营所需物料购配的实现，必须有所需物料的购进，这就是采购履约。这一系统模块的目标是通过对供货协议草案的审核，在保证无误后签订供货协议、验收供货、落实协议，并监督协议的执行。它是企业组织运行所需物料采购过程的后半部分，其所强调的是通过制衡来达到扼制采购过程中的腐败和职务犯罪问题的目的，以保障企业组织整体利益不受侵犯。其事务工作主要包括如下内容：
（1）定期或不定期地以不确定的形式收集市场供求信息，并据以对照监督采购谈判管理系统模块事务工作承担人的采购谈判活动。
（2）审核采购协议草案，并签订物料供货协议。
（3）监督物料供货商按照协议要求组织供货。
（4）按照协议约定的品类、型号、质量、数量、供货时间、交货地点、验货程序验收供货。
（5）在确认所签订的协议所包含的供货要求全面达成后，履行协议，按照协议约定的付款方式核算后支付货款。
（6）当发现供货商的供货没有严格按照协议履行并且无法通过协商挽回时，及时通知辅助供货商或后备供货商提供物料供给，以保证企业组织运行的物料所需。
（7）根据供货商违约情节的轻重提出索赔建议，并转由专门机构负责落实。
三、仓储运输管理系统模块的事务工作举要
仓储运输管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第三个基本子系统。企业组织运行所需物料，采购回来后必须妥善保管并及时配送到所需单位、部门和岗位手中才能保全价值并发挥物料的作用。这一系统模块的功能作用，并不是必须由企业自己组织承担健全完善工作。有的企业直接把物流活动外包给第三方专业化的物流公司，这一系统模块的功能作用就相当于是外购了。有的企业内部管理计划协调充分到位，直接把这一系统模块的功能作用让供货商代替发挥了。在这两种情况下，都不需这一系统模块的功能作用。但这并不是企业不需要这一系统模块的功能作用，而仅仅是不需要自己组织健全完善而已。并且无论哪种情况，企业实际上都不可能完全把这一系统模块功能作用的健全完善工作完全转移出去，至少还有协助性的工作需要由企业自己组织完成。这一系统模块的目标是通过对企业组织运行所需物料从采购交货到投入使用这一阶段中的仓储保管和送达运输，以保证所采购的物料不变质、不损坏、不丢失，并按计划送达到所需单位、部门或岗位手中。仓储就是保值，运输则是实现物料必须有的空间位置转换移动，其活动包括物料从供货商交货到仓库和仓库到使用者手中两个方面的位置转换移动。其事务工作主要包括如下内容：
（1）根据企业物料运输工作量的大小组织搬运工具和搬运人员，以保证在物料需要空间位置转换时能及时实现，并且保证不变质、不损坏、不丢失。
（2）根据企业物料仓库保管量的大小组织仓库设备设施和库管人员，以保证物料在仓储期间不变质、不损坏、不丢失。
（3）对运输方式及其组合进行规划设计后编制计划，并按照计划组织实施，保证物料在及时送达和不变质、不损坏、不丢失的前提下，降低费用投入。
（4）对仓储方式、地点、规模及其组合进行规划设计后编制计划，并按照计划组织实施，保证物料在不变质、不损坏、不丢失的前提下，降低费用投入。
四、设备配给管理系统模块的事务工作举要
设备配给管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第四个基本子系统。设备是构成企业经营所需物料的重要内容，是企业经营为客户提供产品或服务的物质基础。这里的设备，不仅仅包括生产线等大型生产装备，而且包括厂房、办公用房在内的所有能成为固定资产的设备设施。厂房、办公用房不是料而是物。在一般情况下，设备配给与企业的技术更新和经营项目的调整是联系在一起的。所以其管理控制的关键措施是计划预算控制从时间和效率要求上保障经营所需。然后在此基础上通过精打细算，选择优化供给组织方式，以达到降低成本、减少投入的目的。这一系统模块的目标是对企业组织运行过程中所需的设备，在计划和预算的控制下，通过外购、外租、自建或者外购、外租、自建相结合的方式保障经营所需。其事务工作主要包括如下内容：
（1）根据企业发展规划，对所需厂房、办公房和设备、设施的添置方式进行规划设计，并制定供给保障实施计划。
（2）根据企业的资金状况和成本投入实际，选择确定供给组合方式，即根据设备的属性和企业的现实，对外购、外租、自建等方式进行组合，确定供给方案，拟订供给实施计划。
（3）按照供给实施计划，对所需厂房、办公房和设备、设施的供给进行组织，以保证在企业组织运行所需的时候提供所需厂房、办公房和设备、设施。
（4）定期或不定期地对厂房、办公房和设备、设施进行检查与维修，以保证其完好率和使用率。
五、材料配送管理系统模块的事务工作举要
材料配送管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第五个基本子系统。材料供给是企业经营过程中物料购配的主体内容，它包括原材料、在产品、半成品和零部件、辅助材料、辅助件、小型配件等，它是构成产品的物质基础，是服务得以实现的辅助条件。在企业组织运行的现实中，相当一部分企业之所以效益低下，就是因为这一系统模块功能作用不健全、不完善所致，或者材料供给不及时，或者材料供货品类、质量、数量不合乎要求，打乱和中断了企业的生产过程，在给企业造成了人、财、物的直接浪费的同时，延缓了资金周转速度，降低了投资回报，甚至导致对客户供货的延期和违约。尽管现在普遍兴起的第三方物流把物料购配活动独立出来由第三方物流承担，在一定程度上大大提升了物料供货的效率。但物料配送管理系统模块的功能作用是无法完全由第三方物流来承担的，至少企业生产经营过程中的有些环节是不能让企业组织之外的人介入的。这一系统模块的目标是直接把企业组织运行过程中现场作业所需的各类材料按时、按质、按量，输送到岗位工作点上，保障现场作业过程的正常进行，以避免各种形式的停工待料事件的发生。其事务工作主要包括如下内容：
（1）收集分析确定材料使用的规律，并对每一个使用点的使用物料品类、型号、数量、时间进行确认后，编制材料配送计划。
（2）按照计划准时从仓库内把材料调出来，送到使用者工作点或直接由供货商送货到使用者工作点验货后提供给使用者。
（3）分析探索使用与配送对接的最佳方式，改进材料配送办法，提升配送效率。
（4）对使用量进行统计计算和跟踪，为材料成本的核算和降低服务。
六、低值易耗品管理系统模块的事务工作举要
低值易耗品管理系统模块，是物料购配管理二级子系统的第六个基本子系统。低值易耗品虽然单件价值不大，但也是构成企业经营所需的物料的一个不可或缺的部分，并且其耗用方式多种多样。因此不得不独立出来单独管理。这一系统模块的功能作用，在企业组织运行的现实中并没有引起充分的重视。他们或者仅仅强调供给的效率而忽视了投入，因而造成了大量的浪费，包括化公为私、积压变质浪费等等；或者是注重成本控制而又给需求的满足带来不便，导致对工作效率的影响。有些企业组织和单位甚至采取价值包干的办法，核定成一定数额的价款发给个人，节约归己，超用自付。这倒是减少了浪费，但却不能体现实际使用上的差异。要健全完善这一系统模块，更为关键的是分类管理和通过程序进行控制，任何形式的一刀切也都不会有很好的效果，或者是从一种形式的浪费转化为另一种形式的浪费。价值包干中也有浪费，对于超过其所需量发给的低值易耗品包干价款，这相对于企业组织整体而言就是一种浪费。这一系统模块的目标是通过对低值易耗品的采购、供货、配送单独进行管理，以保证各个单位、部门和岗位对低值易耗品的需要，并降低采购费用。其事务工作主要包括如下内容：
（1）根据单位、部门和岗位工作的工作保障标准，汇集低值易耗品的需求信息，选择确定适合企业实际的采购和领取管理控制办法。
（2）对低值易耗品进行分类，并依分类编制采购计划。
（3）根据采购计划实施采购和库存管理并根据需求计划，分批将低值易耗品送达使用单位和部门。
（4）对低值易耗品进行分类管理并对使用时间相对较长、价值相对较大的低值易耗品落实到使用责任人。
（5）对非一次性使用的低值易耗品定期进行清理盘存，分析落实责任，保证这部分低值易耗品不浪费、不被正常使用之外的行为所损坏。
