领导人选秘书，更看重冷静的头脑、扎实的专业基础以及待人接物的能力。一个好的秘书，应当把精力花在走正道上，努力提升个人素养，踏踏实实苦练内功，千方百计增强岗位胜任力，永远带给领导更多惊喜。
秘书须知名言
秘书的价值是由自己的呼喊而产生的。如果你们不对自己做出正确定位的话，也不会有任何救世主来为你们做这些……提升你们的不是经理，而是你们自己，只有你们自己才能创造自己的历史，创造自己的前途和机遇。
——任正非（华为集团总裁）
作为秘书长，我将在会员国之间、联合国系统内部以及联合国与诸多国际伙伴之间，发挥一个协调员和建桥者的作用。
——潘基文（联合国秘书长）
引子
雍正帝首席机要秘书张廷玉
在清代历史上，张廷玉扮演了极其重要的角色。他是康熙三十九年（1700年）的进士，雍正年间为保和殿大学士、吏部尚书、军机大臣。长期以来，张廷玉在机要部门担任要害职务，虽然得到皇帝的赏识，却“门无竿牍，馈礼有价值百金者辄却之”。
在皇帝身边做事，担负的又是机要文字工作，张廷玉深知言多必失的道理，所以处处谨小慎微。少说多做，既是他的立身原则，也是他的为官之道。不事张扬，事成归功于人主，事败自己首先承担责任，凭借这一点他赢得了雍正的赞扬，得到了乾隆的嘉奖。对领导人的秘书来说，这些的确是值得称道的优秀品质。
那么，张廷玉是如何为官从政，成功扮演机要秘书这一角色的呢？对今天的秘书工作人员来说，应该从哪些地方入手，提高自己的胜任力呢？概括说来，有如下几点：
第一，为人严格自律，为官淡泊名利。
凭借良好的家庭教育，张廷玉秉承踏实做人、严格自律的作风。在官场的多年历练，让他相信清白为官、廉洁从政，才能得到皇帝的赏识与重用，并保全自身。因此，虽然身居要职，但张廷玉对权位却有着难得的清醒认识。他说：“予在仕途久，每见升迁罢斥，众必惊相告曰：‘此中必有缘故’。余笑曰：‘天下事，安得有许多缘故’。”正是有了淡视权位、坦荡豁达的品性，他才行得正，在仕途上如鱼得水。
第二，博学多才，能力突出，赢得赏识。
青年时，张廷玉就因才学被世人称道。科举中第之后，他一直在清朝大内从事文书工作，凭借超强的拟写公文能力，始终令皇帝满意。这一切，离不开他日积月累的努力。到了雍正年间，才学出众的张廷玉被推到了更重要的位置上，大多数重要文稿都出自他手，成为当朝第一文臣。张廷玉的经历告诉我们，才能学识是一个人的立身之本、成功之源。对梦想着更大作为的秘书来说，一定要坚持学习，处处用心，让自己成为有学识卓越的人，自然会在更广阔的舞台上起舞。
第三，处事谨慎稳重，严守组织机密。
张廷玉所从事的工作，都需要细致耐心、谨慎缜密，并对内对外高度保密。作为军机大臣，张廷玉每天要处理很多机密文件，参与众多紧要事务，如果不做好保密工作必然招来杀身之祸。实际上，雍正皇帝也多次强调了严守机密的重要性，他说：“慎密二字，最为紧要。君不密则失臣，臣不密则失身，可不畏乎？”对此，张廷玉自然明白其中的厉害，所以事事谨小慎微，办任何事都滴水不漏。对今天的秘书来说，也要学习这种精神，当好领导的大管家。
第四，不贪恋权位，不结党营私。
身为雍正帝的机要秘书，张廷玉不仅负责起草诏书、奉旨奏对，还负责为皇帝转递地方大员上奏的机密奏折。为此，他给自己有一个清晰的定位，那就是：只为公，不谋私，忠君为国，谨遵上谕。自古以来，周旋于领导周围，都要涉及权力、利益，作为辅助工作的秘书必须懂得不越位、不贪权、不谋利、不结党，才能得到上级认可，真正做好本职工作。这些，都是秘书需要谨记的。
1.秘书想上位，素质先到位
一个人能够吸引别人的注意，靠的不仅仅是外表，还有更深一层的内涵。显然，除了专业技能，秘书更需要具备良好的个人素养，从而在参谋、协调、服务、督办等工作中展示出绝佳的才能。
对初次当秘书的人来说，不能局限于干好应该做的事情，还要有一个敏锐的“雷达”，时时刻刻留意周围人和事的变化，及时传达上级的指示，善于观察同事的情绪，准确把握客户的动向，这样自然会把方方面面处理得很妥当。
（1）具备一丝不苟、尽善尽美的办事态度
事情无论大小巨细，都尽心尽力、力求完美，这是秘书气质反映在事业上的一个重要标记。为此，要抛弃办事虎头蛇尾的习惯，做到目标明确，有始有终；不仅要做好事，还要讲求工作效率，对工作安排要主次分明，优先处理要事、急事；对大事要高度重视，一抓到底。
（2）工作中做到大胆谨慎
高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划，必须保持应有的做派。同时，作为领导最亲近的人，秘书要学会在刀尖上起舞，懂得谨言慎行、张弛有度，妥善应对各种局面。
（3）拥有外交家的处世智慧
在工作中，秘书少不了与各阶层的人打交道，因此要拥有外交家那样的处世智慧，掌握灵活的处世技巧。比如，在上下级出现矛盾之时不偏不倚，妥善解决纠纷；在客户出现不满的时候，从容不迫，周到待之。
【秘书升职术】对秘书来说，办事要稳妥，处世要严谨，道德品质要高尚，工作作风要踏实，对人要公正。时刻提升自身素养，是优秀秘书的日常功课。
2.职业品德是秘书的金字招牌
秘书应具有职业性的高尚品德，比如热爱事业、安心工作、为事业献身的精神，按领导意图办事和谦虚待人的态度，还有严守本分、严守纪律、严守机密等。为此，秘书工作者要着重把握好以下几点：
（1）诚实而不做假弄权
做秘书，最基本的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。诚，是指对领导人忠诚。设想秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，那还有什么职业道德可言。
（2）当参谋而不是自以为是
秘书扮演着参谋的角色，上级的指令、意见在“出台”前如果有不足之处，应当提出修正意见，但不要自以为是。须知，领导人是决策者，秘书无权强制领导人采纳自己的意见。摆正这个立场，是非常重要的。
（3）顾全大局而不介入矛盾
当领导者之间发生了矛盾，秘书的原则是不能介入双方之间的矛盾和纠纷。如果回避不了，要牢记一个原则：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以大局利益为重，相互谅解、搞好团结。临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。
（4）公正而不搬弄是非
秘书在领导人身边工作，随时随地需要向上级汇报情况，提供对事物的看法，这要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事，绝不可借工作之便，挟私向领导说他人的坏话。不搬弄是非，是一条美德，也应是一条纪律。
（5）谦虚而不傲上凌下
作为领导者和员工之间的纽带，秘书必须为人谦虚：对下不能口大气粗、盛气凌人，使人反感；对上不能自以为是，顶撞领导。
【秘书升职术】秘书不仅要具备良好的个人素质，而且还应具有高尚的职业品德。如此一来，才能在工作中表现出不同于他人的优秀能力，得到升职的机会。
3.基本功底扎实，领导心里踏实
做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。
（1）公文写作功底
秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法，这是秘书的基本功。为此，秘书必须熟练掌握各种公文写作格式，练就高超的写作能力。
（2）逻辑思维功底
工作中说话办事，离不开强大的逻辑思维能力。为此，秘书要掌握逻辑学的基本知识，注重写文章、做事的条理性，从而把各项工作处理得妥妥当当。
（3）政策法规功底
秘书要熟悉与本部门、企业有关的国家宏观政策、产业规划，以及基本法规、特定法规。只有掌握了这些东西，才能在写文章、提供建议时确保达到相应的“政治高度”，并且使各项工作符合设定的“游戏规则”。
（4）企业经营管理功底
对企业秘书来说，具备丰富的经营管理知识必不可少。这方面的知识包括两个部分，一是基础性的企业经营管理理论知识，包括现代企业制度知识；二是所在企业的经营管理理念、文化、制度等。拥有必要的经营管理功底，秘书才能更有水平。
（5）专业技术（业务）功底
秘书要了解和熟悉与企业有关的技术、业务等知识。通常，要对常识性的技术业务知识了然于胸，谙熟行业内的专业术语。显然，一个门外汉秘书是无法协调各部门工作的。
【秘书升职术】基本功底扎实，秘书才能凭借强大的胜任力干好本职工作，在出色工作中得到领导赏识，获得进一步跃升的机会。
4.秘书应树立哪些职业观念
专业决定卓越，秘书树立应有的职业观念，无疑会在工作之初就能掌握基本工作要领，为领导提供周到的服务。
（1）服从观念和参谋观念
这看似矛盾的两个观念，其实并不冲突。服从观念要求秘书必须按领导意图办事，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套。而参谋观念要求秘书在领导无暇顾及或者考虑不周的地方给予建议和意见，以此来达到决策的正确性。
（2）效率观念
所谓效率观念，就是秘书提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是为了提高领导工作效率而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。
（3）创新观念
创新能力不仅是领导决策科学化对秘书素质的必然要求，而且是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。作为领导的参谋，秘书必须有创新观念才能保证领导决策的科学化。缺乏创新观念的秘书，无法跟上领导的脚步；缺乏创新能力的秘书，无法跟上时代的发展。
（4）信息观念
作为领导的“耳目”，秘书为上司及时、准确、全面地提供信息是职责所在。一问三不知，无法提供精准的情报，这样的秘书显然是不称职的。
（5）全局观念
众所周知，任何领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书是辅助领导去开展工作的，所以凡事要胸怀全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，从而提供有价值的意见和周到的服务。
【秘书升职术】职业素养决定了事业舞台的大小，秘书必须具备应有的职业观念，自动自发做好分内的事情，成为不让领导操心的得力助手。
5.商务秘书靠什么吃饭
商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业，以投资经营者和商务管理者为服务对象，主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。除了要具备一般秘书的能力外，商务秘书还需具备以下几种能力：
（1）掌握外语的能力
随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这要求商务秘书具备一定的外语能力。即使目前没有涉外经济业务，商务秘书人员也要掌握1～2门外语，能够阅读或查阅外文资料，从而提升事业空间。
（2）计算机操作能力
商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的趋势，节约人力和时间成本。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力更成为商务秘书的必修课。
（3）运用WTO规则的能力
WTO规则有一整套进行国际经济贸易往来的交易协定，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，成为最现实的问题。对商务秘书来说，应清晰地了解加入WTO会给企业带来哪些机遇和挑战，最终游刃有余地运用这些规则。
【秘书升职术】在实际工作中，秘书岗位有不同的要求。对商务秘书来说，具备多方位的能力才能兵来将挡，水来土掩，从而在经济活动中发挥更大的辅助作用。
6.接待工作中的说话之道
生活中，一句话可以令人感受到你的亲切，愿意与你交谈；同样，一句话也可以得罪人。懂得说话的艺术，是秘书工作者的基本功。
（1）使用简单明了的礼貌用语和通俗易懂的交谈用语
秘书在接待客人时，礼貌用语必不可少。多说“您好”“谢谢”“请”等礼貌用语，可以向客人展现你的良好修养和专业风范。此外，与客人交流时应尽量少用专业术语，否则让对方感觉不舒服，会影响沟通的效果。
（2）善用充满温馨关怀的说话方式
如果外面在下雪，客人带着满身的积雪走进办公室，你要立刻递给他一张纸巾，不要小看这张薄薄的纸，它虽然擦在客人的头上，却暖在了客人的心里，这种无声的话语会令客人备感温馨。
（3）合理使用赞美用语
适时对他人予以赞美，可迅速拉近彼此之间的距离，取得良好的沟通效果。当然，对不同人可以从不同的角度予以肯定，可以让你的赞美更有针对性。对秘书来说，要学会根据环境变换不同的关怀话语，拉近你与客人之间的距离，让对方产生宾至如归的感觉。
【秘书升职术】说话在现代社交中的重要性已越来越明显，秘书要注意言谈的基本技巧和礼仪要求，恰如其分地表达自己的意图，避免费力不讨好的事情发生。
7.如何热情待客，又不失分寸
在对外交往中，秘书人员的举止仪表对创造良好的组织形象至关重要。对秘书来说，他们通常是外界接触和了解组织的第一渠道，因此扮演着形象大使的角色。既表现出热情的一面，又不失分寸，这种接洽中的细致工作渗透在每一个环节。
（1）主动、热情招呼来访客人
对组织来说，每一位来访的客人都很重要。因此，秘书要表现出热情友好的态度，及时提供周到的服务。打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼中可以略显亲切。
（2）郑重接过对方的名片
接名片时，必须用双手以示尊重。接过名片之后，不可随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄，要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等，给对方受重视的感觉。
（3）准确判断来客的身份
通常，可以将来客分为几类：第一，客户；第二，工作上的伙伴，搭档；第三，家属，亲戚；第四，私人朋友；第五，其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定会面的缓急、先后。
（4）带路时走在客人前方2～3步远的位置，靠边引导
给客人带路时要留意对方的步伐，并注意引导，可以说：“请往这边走”；乘坐电梯时，要让客人先上先下；开门关门时留意手不要交叉，或背着手开门。手把在右侧的门，要用左手开，反之用用右手开，这样姿势会更优美。若是门向内开，秘书要先进去，然后用手按住门，等客人进来后再松手，而且开门之前应说“请进”。
（5）初次与上司见面的来客，要代为介绍
客人与上司见面后，秘书应该先把来客介绍给上司；如果客人的身份较高，则最好先向来客介绍上司。若无特殊情况，秘书在介绍完来客后要主动离开上司的办公室，方便两人谈话。
【秘书升职术】接待客人是秘书的重要工作之一。这时，秘书作为公司的形象代表，行为举止一定要合理、得体，展示出绝佳的职场风范。
8.接待外宾时有哪些禁忌
由于国家、民族文化差异，秘书接待外宾时有许多礼仪、禁忌等方面的限制。掌握其中的规则和要义，才能得体地应对各种场面，为领导增光添彩。
（1）做好准备工作。在外宾到达之前，应尽量了解清楚接待任务、性质和要求，包括外宾国籍、风俗习惯、到达时间及人数等，以便有针对性地搞好服务工作。
（2）养成守时的好习惯。严格遵守时间，不迟到、早退，或无故缺席，否则须事先向主办单位负责人或外宾说明情况及理由。
（3）举止得体，言行文明。在外宾面前，举止要文雅，不要抠鼻、张嘴剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。尽量不要打哈欠，打喷嚏时应转开身子或偏转下脸，用手帕捂住嘴，避免发出大声。在外宾面前不可高声喧哗，走路不要勾肩搭背。遇事可加快脚步，但不要慌张奔跑。
（4）尊重外宾的生活、风俗习惯，对外宾的服饰打扮、形貌、动作、表情等不要评头论足，更不可讥笑或做出怪异表情。
（5）遇到熟悉的外宾，要主动友好地招呼致意。若看到外宾失足跌倒，应迅速上前扶助，不要无动于衷，更不可讥笑。
（6）与外宾用餐，不要狼吞虎咽。咀嚼和喝汤时不要发出响声；喝酒时，严格控制酒量，如喝酒易脸红，应改喝饮料。
（7）不要私自接受外宾的礼品，更不能暗示外宾送礼，并严格遵守组织对外交往的规定与制度。
【秘书升职术】与外宾面对面，秘书必须注意风俗习惯的差异，在此基础上全面做好接待事宜，给对方留下良好的印象。
9.签字仪式应注意哪些方面
签字仪式是各种组织之间通过谈判，对某专业领域的合作事务达成的协议进行书面签字，以确定其法律依据的活动。在商务活动中，当双方或多方就某一重大事件达成协议时，往往要举行签字仪式。
（1）做好准备工作
双方经过谈判达成的协议、合同等，在举行签字仪式前，必须最后定稿；同时，还要准备签字用的文具（如签字笔、墨水、砚台、吸水纸等）、代表双方组织的旗帜或标志牌等物品。
（2）签字人员安排
按照惯例，参加签字仪式的基本上是双方参加过会谈的全体人员，但双方参加人数和身份应大体相同和相当。在仪式进行之前，双方还应商定各自的助签人员。
（3）签字场地的布置
一般在签字厅内放一张长桌做签字桌，桌面铺深绿色台布，以面门方向为准，座位按照主左客右的惯例安排，座前摆放签字双方各自保存的文本，文本上方分别摆放签字文具。国际商务谈判协议的签字桌中间摆一个旗架，悬挂签字国双方的国旗。
（4）举行签字仪式
参加签字仪式的双方人员进入签字场地时要互相致意，并按照主左客右的原则一起进入座位。双方的助签人员应分别站立在各自的签字人员外侧。签字人签字时，先在自己保存的文本上签字，然后由助签人员交换文本，请签字人在对方保存的文本上签字。双方在对方保存的文本上签完字后，应同时站立起来交换文本，然后相互握手。一般还要安排礼仪小姐端来香槟酒，双方举杯庆贺，共祝双方合作成功。
【秘书升职术】签字仪式虽然很短，但是接待活动的成果和高潮，要认真筹备，确保圆满。同时，这是检验秘书办事能力的试金石。
10.如何做好机关办公室秘书
机关办公室是一个部门不可缺少的重要部门，之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥得好坏，对部门的全局工作有着直接的、重要的影响。如何做好机关办公室秘书？应做到“一快”“一实”“两勤”“一博”“三心”，以及处理好办公室工作的“四个关系”。
（1）“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。机关办公室秘书必须切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
（2）“一实”，即求实。机关办公室秘书作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，始终坚持实事求是的办事原则。
（3）“两勤”，即腿勤、口勤。机关办公室秘书应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。
（4）“一博”，即博学。机关办公室秘书必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。
（5）“三心”，即耐心、专心、细心。机关办公室秘书做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找出工作中的漏洞和不足，以不断改进。
（6）“四个关系”。做一个好的机关办公室秘书，一定要处理好“专”与“博”的关系，既要成为机关办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺；处理好“动”与“静”的关系，既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注意事后的反思；处理好“虚”与“实”的关系，既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西；处理好“忙”与“闲”的关系，既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意平峰填谷。
【秘书升职术】要想做好机关办公室秘书，就要仔细研究办公室的各项职能。根据机关办公室职能的要求，办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的秘书。办公室秘书要不断学习，提高自身素质，这样才能适应机关办公室工作的需要。
