秘书的工作内容包罗万象，并具有多元性、复合性、繁杂性的特点。秘书对内是领导的左膀右臂，对外是单位的脸面喉舌；既要运筹帷幄，又要捉刀代笔……一个合格的秘书应是具有能适应多方面工作要求的通才和“杂家”。
1.秘书应具备的个人素质
秘书担负着上情下达、下情上报、对外交往及后勤服务等工作，所以秘书应该具备这样的气质：爱岗敬业，值得信赖，独立成熟。这种气质具体表现在对待上级不卑不亢；对待同事谦和礼让；对待客户亲切周到；对工作认真负责；为人处世老练冷静。这些素质在秘书平时的参谋、助手、协调、服务、督办工作中都需要用到。
秘书需要有一个敏锐的“雷达”，时时刻刻留意到周围人和事的变化。要及时传达上级的指示，善于观察同事的情绪，准确把握客户的动向。秘书可以说是一个天生的“交际家”，要懂得圆滑的处世技巧，在上下级出现矛盾之时，不偏不倚，妥善解决纠纷；在客户出现不满的时候，从容不迫，周到地解决客户所提出的问题。
有时候，秘书又好似一个敬业的“工作狂”，工作要认真负责、勤勤恳恳、任劳任怨；要抱着“干一行、爱一行、专一行”的态度来工作，这样才能为上级解忧，为同事分忧，为客户服务。那么，做好一个秘书应具备哪些个人素质呢？
①要有严明的纪律。在一个团队中，纪律是最重要的，严明的纪律是团队生存的基础，没有了纪律，就丢失了一切。
②要有一丝不苟、尽善尽美的办事态度。事情无论大小巨细，都要做到尽心尽力、力求完美；不仅要完成领导交代的工作，还要讲求工作效率，对工作安排要主次分明，优先处理要事、急事，对大事要高度重视，一抓到底，对相对来说不太重要的事可以延后。
③思想要活跃，能够跟上时代的变化，快速接受新生事物，并且掌握新生事物。
作为一个秘书，办事要稳妥，处世要严谨，道德品质要高尚，工作作风要踏实，对人要公正；真正做到堂堂正正做人，认认真真做事，这些都是一个优秀秘书的必备品质。
2.秘书应有的职业品德
作为秘书，应具有一定的职业品德。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神，按领导意图办事和谦虚待人的精神，还有严守本分、严守纪律、严守机密，等等。其中，以下几点是应该经常注意的：
①诚实而不做假弄权。我们说诚实，是指对待我们所服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假，那还有什么好关系可言！有个别秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，就是做假弄权的行为，不但违反纪律，严重的情况下还是犯法的。
秘书要严格要求自己，秉公办事，坚持原则，决不能打着领导的旗号办私事，树立所谓的自己的“形象”。
②当参谋而不是自以为是。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的参谋意见，怎么办？这里有三点要注意：一是不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二是不要以为自己的意见就是对的；三是要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。
在领导人的指令、意见，“出台”前，如果秘书发现有不足之处，应当提出补正意见供参考。秘书同领导人之间的关系应该是亲密、融洽、和谐而充满友谊和支持的工作关系。
③顾全大局而不介入矛盾。如果几位领导有了意见分歧、有了个人矛盾时，秘书应该怎么办？这里有一条原则：秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷，支持一方、反对一方，不但于事无益，而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了，最多只能表示：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以大局利益为重，相互谅解、搞好团结。如果领导间在工作上有分歧，临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。
④公正而不搬弄是非。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事问题时，绝不可借工作之便，挟私向领导人说这个人那个人的坏话。这是一条美德，也应是一条纪律。
⑤谦虚而不傲上凌下。有些秘书自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感。有些秘书性格急躁，自以为正确，有时会同领导人顶撞、争吵起来。好的性格也是处理好人际关系的重要因素，但性格、脾气，多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书自恃有才干，而不注意职业品德修养，也是搞不好关系的。
⑥受批评而不急不怨。有些秘书风趣地说：我们做工作挨批评是常事；如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。有时，情况不说自明。能做到这一点，对处好以后的关系做好服务工作非常有好处。
⑦办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办走了样。也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂，这些都是忌讳的。
秘书在工作中要摆正心态，特别是在传达领导精神时应不掺杂个人意见，原原本本地执行，使之不走样、不变形、不夸张。
3.秘书应具备的基本功底
做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。
（1）政治理论功底
秘书应当懂哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对工作并没有多大关系。这个看法其实不正确，秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。
（2）逻辑思维功底
秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，逻辑思维能力肯定很强，所以逻辑学知识就像哲学和政治经济学知识一样，也可以说是秘书功底基础的基础。
（3）政策法规功底
秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举例来说，如果你在电信企业做秘书，就要熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要熟悉“劳动法”“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲”“法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的知识。
（4）企业经营管理功底
秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他企业，就要有其他企业的经营管理知识。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。
（5）专业技术业务功底
秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识。秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为什么呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的文章里会有外行话，甚至会造成错误，闹出笑话。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。
（6）公文写作功底
秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛。但光有理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写得好，还有在实际写作中摸索总结写作知识的问题，这部分的知识摸索总结得越多，经验积累得越多，你的基本功就越厚实。
以上六个方面的功底是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。一般来说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，这六个功底肯定都很深厚。
4.秘书应树立哪些职业观念
秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就是要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书应当树立以下职业观念：
（1）服从观念
所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按照领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。
主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本分。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作的目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。
（2）参谋观念
发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要秘书人员发挥参谋作用。
因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。
（3）全局观念
众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能统观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的要求。
因此，秘书人员必须解放思想、胸怀全局，做到不在其位、当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。
（4）信息观念
当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。
第一，要始终把重点放在捕捉反映重大、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要、敏感和难度大的信息，越要予以关注，越要全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便领导及时修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下工夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。
（5）创新观念
首先，创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求。为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质，做好服务的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新意识和创新能力，以适应知识经济时代的要求。
其次，创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成分，到21世纪，必将由经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量，其地位和作用越来越重要，领导者也对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识，如果没有新思想、新办法，是不可能当好领导工作参谋的。
再次，创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来，由于种种原因，秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。保守的传统观念，严重束缚了秘书人员的创新能力；陈旧的思维方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。
（6）效率观念
所谓效率观念，就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。
如今，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低，直接影响到领导的工作效率，所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下工夫，只有这样，才能适应飞速发展的时代要求。
是否勤于学习、善于学习、学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程，只有这样，才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。
5.秘书的信用是一种宝贵的资源
对于秘书来说，信用是一种宝贵的资源，是领导和同事信赖你的基础。没有信用，秘书在工作中可以说是寸步难行。
也许从你成为秘书的那天起，你的领导和同事就已经开始通过你的言行，在悄悄地给你做信用等级评估了。领导让你这个星期三下班之前把报告交上去，你却拖到了星期五；同事请你帮他扫描一份文件，你答应在吃午饭前给他办好，可你却快到下班了还没动手……
由于多是些鸡毛蒜皮的小事，领导和同事不一定都会跟你计较，但会慢慢地形成“你说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意，那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。领导和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多，因为在很多时候你代表的是领导，说话必须算数，一言九鼎。
一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯，根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来，总是别人在“求”自己办事，例如，今天市场部经理“求”自己让领导尽快把市场促销报告批下去，明天销售部经理“求”自己安排时间向领导当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”，需要对方配合的时候，说是领导交办的，对方不办也得办。
所以，在别人“求”自己办事时，也就不必那么认真了。敷衍别人的时候的确很轻松，既不必费心，也不会有什么损害。但你有初一，别人就会有十五；你今天敷衍别人，别人明天肯定也会敷衍你。
其实秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的，秘书也需要各部门配合与支持自己的工作，只不过秘书的“求”经常是以领导的指令形式出现罢了。例如，领导要你给他整理一份关于明年市场预测的材料，你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材；又例如领导外出办事，你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人，那他们在给你提供素材时，不仅有可能在时间上找借口拖延，在质量上也可能会打“埋伏”，让你在领导那里不好交差。
当然，对于不合理的或自己做不到的请求，秘书要学会拒绝，但是在拒绝之前，最好先耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但是可以针对他的情况，提出自己的建议。如果能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方的情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。
由于一些秘书没有学会拒绝的艺术，只要人家一求，就应承下来，结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙，就是自己根本办不到而让人家失望。例如，财务部经理交来一份文件，让你赶紧交给领导，在下班之前批复给他，你说没问题，领导现在不忙。可你交给领导之后，领导只扫了一眼，就继续思考自己的问题，此时你又不能给领导下“指示”，这样你就在财务部那里失信了。
做秘书不能事事较真，但为人一定要真诚。在处理各种人际关系时，必须从长计议，而这种长，不是一年或两年，而是10年、20年。与人方便，与己方便。即使自己将来从事另外的工作，这也是一种宝贵的资源。
6.企业秘书应树立哪些意识
（1）学习意识
知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该像扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。
一是要加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，同时还必须掌握与本行业密切相关的法律法规。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，学习领导的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。
（2）效率意识
树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业秘书工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办事、办会，特别要注重时效。不能出现拖拖拉拉、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取以最快的速度和最好的质量办好每一件事。
（3）奉献意识
企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作，而且岗位重要、工作要求高、责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动，要殚精竭虑地做好本职工作。
（4）严谨意识
秘书工作无小事，秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路，不漏办、不误办、不错办，高质量地处理和起草每份文件，高效率地办好每件事情，做到事事有回音，件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。
（5）创新意识
企业秘书要充分发挥主观能动性，努力适应加入WTO后给企业带来的新形势，努力学习新知识，研究新情况，考虑新问题；要多动脑筋，多想办法，为领导出点子，出好点子，出新点子；要多请示，勤汇报，主动为领导分忧解难；要开拓进取，大胆创新，力诫墨守成规、大出风头。
（6）超前意识
“凡事预则立，不预则废”。要做好秘书工作，就必须增强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。
（7）形象意识
秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，代表机关和企业的形象，更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。
（8）全局意识
企业秘书的工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地服从服务于企业工作的大局。
（9）守纪意识
秘书人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、拉关系，努力做到自重、自省、自警、自励。
（10）保密意识
保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，应牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。
随着时代的发展，新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，客观上对企业秘书的工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作，就必须紧跟时代步伐，掌握科学的方法，并不断地完善自我。
7.商务秘书应具备哪些能力
能力，是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业，以投资经营者和商务管理者为服务对象，主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。商务秘书应具备以下几种能力。
（1）表达能力
表达能力有两种：一是文字表达能力；二是口头表达能力。
文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是商务秘书的基本功。商务秘书要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅要对材料进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。
口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的，能说不只是一种修养，也是一种才能的显露。
（2）学习阅读能力
学习阅读能力，就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代，今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息，以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件，翻阅资料及业务书刊，是商务秘书收集信息的主要手段。对于商务秘书来说，阅读不但要迅速而且要准确，准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用。日本经营学专家、日本系统研究中心总经理片方善治说：“在跨入信息革命的今天，能否及早获得较多的信息，已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集，而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。
（3）社交能力
主要指与社会正常交往的能力。美国实业家，石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人，而非擅长处理事务的人。”在这一点上，他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合：“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力，懂得多种场合的礼仪、程序，善于待人接物，善于运用交际手段和艺术，妥善处理交际中的矛盾和冲突。
商务秘书具有广泛的社交能力，做到既轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系，是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们：“走出办公室，广结善缘，尽量推销自己，做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里，人际关系经常是决定成败的关键。”
（4）判断能力
美国人才代征聘专家皮贝克说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书都必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，当机立断地去做，才不致出现失误或漏洞。
美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁艾科卡说过：“如果你已经有了95％的资料，但想再取得其余的5％，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。
（5）掌握外语的能力
随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判、签订合同等，这就要求商务秘书要具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经营业务的企业，也要求商务秘书人员掌握1至2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。
（6）计算机操作能力
美国在线公司总裁史蒂夫·凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。
（7）创新能力
创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书能否发挥参谋作用，很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。
（8）运用WTO规则的能力
WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“入世后我们最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为商务秘书，应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至能游刃有余地运用WTO规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。
要做一个合格的现代商务秘书，拥有多方位的能力是很重要的。一个优秀的秘书必须具有果断办事的本领，兵来将挡，水来土掩，拥有该出手时就出手的魄力。同时，他们懂得如何去努力寻找和挖掘机遇，并迅速果断地做出决定，最终取得令人羡慕的成果。
