上篇 做个称职的秘书——奠定升职基础
秘书是一个使人受益终身的职业，如果懂得珍惜在领导身边工作的机会，时时处处留心学习他们的管理艺术、领导智慧、经商之道、处事之法，同时又善于抓住在领导面前表现自己才华的良机，你就会有无穷的进步空间。
1.秘书要有干事业的心态
美国石油大王洛克菲勒，在写给儿子的一封信中这样说：“如果你视工作为一种乐趣，人生就是天堂；如果你视工作为一种义务，人生就是地狱。”
工作态度决定了人生的高度。对秘书来说，把自己的工作当做一项事业来做，满怀工作热情，通过自己的工作让领导把事业做得更好，同时在工作中不断完善提高自己，就会有无穷的进步空间。
浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是秘书。
在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接电话，整理资料，做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是，麦姬丽却不这么认为，她说：
“作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助领导把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。”
有了干事业的心态，麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近领导，也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和领导合作得非常好，结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时，也把她带到了这家大企业。
在浪琴，麦姬丽继续从事秘书工作，并给自己一个很高的定位，不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借干事业的劲头，麦姬丽这个曾经不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径，荣升浪琴表中国区副总裁，而随后浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。
从秘书到副总裁，麦姬丽只用了十年时间。这一成就的取得，给我们带来了很多有益的启示。麦姬丽的可贵之处在于，把秘书工作当做事业来干，从而印证了一句话：“心胸有多大，舞台就有多大。”
（1）秘书的发展空间可大可小
曾就职于某大型企业秘书，现为一家大型媒体负责人的L先生认为：“秘书的发展空间可以很大也可以很小。如果缺乏主动性和创造性，从事秘书这一行，会让自己的发展和晋升空间越来越小，只能一直做一些打理领导的时间表，整理文件的工作。反之，如果能够创造性地开展工作，把握身边的机会，就可以让自己登上广阔的大舞台。”
（2）秘书面对的是挑战，更是机遇
与其他职业清晰的岗位界定不同，秘书工作范围很广，工作重点不突出，往往让新到工作岗位的秘书无从下手。美国惠普公司前首席执行官卡莉·菲奥莉娜最初就是从秘书工作开始其整个职业生涯的。多年以后，她在清华大学演讲时这样描述自己初入职场的情景：“我进入一家商业经纪公司，在那里打字，接电话，我从事的是秘书的工作。”不同的是，卡莉·菲奥莉娜不断适应环境，抓住机会，赢得了许多升职的机会，最终成就了自己的辉煌。秘书面对的是挑战，更是机遇，能够顺势而为的人才能打下基础，成就一番事业。
（3）秘书要有一颗事业心
秘书要有干事业的心态，认真对待每一件事。有了认真、负责的态度，观察事物的角度就会不一样，执行的效果也会大相径庭。时间一长，秘书的能力、见识、手腕都会有高下之分，升职空间也会有大有小。正所谓，心态决定一切，在平凡中成就卓越，首先要有一颗事业心。
秘书，号称领导的影子，既要打杂又能见世面，既人微言轻又重权在握，似乎处于一个尴尬的境地。但是，只要你敢于迎接挑战，认真做事，别人一定会给你发展的机会。你的命运，实际上掌握在自己的手中，你的思想和行为决定你的发展空间的大小。一旦选择了秘书职业，就应该把它当做一项事业来干，这样才能奠定成功的基础。
2.秘书是最锻炼人的职业
当个秘书，容易；做个称职的好秘书，很难。秘书工作最考验人，也最锻炼人。只有那些肯于经受磨炼、认真做事的人，才会出成绩，不断升职。
吴士宏是被人们成为“打工皇后”的著名女强人。她在自传中回忆说：“在IBM工作的最早的日子里，我扮演的是一个卑微的角色，沏茶倒水，打扫卫生，完全是脑袋以下肢体的劳作。我曾感到非常自卑，连触摸心目中的高科技象征的传真机都是一种奢望……”
由于工作踏实、认真，肯动脑子，吴士宏在秘书岗位上一步步迎头赶上，累积的经验越来越丰富，才干也越来越大，由此在IBM得到了许多发展的机会。后来，她还担任过微软大中华区CEO、TCL集团总经理，成为名副其实的“打工皇后”。
从一个默默无闻的小秘书，到成为著名的女强人，吴士宏的经历表明：秘书绝对是一个可以有所作为的职业。对那些初入职场，资历平平的新人来说，一旦选择了秘书这个岗位，就应该主动接受历练，在成长、进步中采摘成功。
（1）多见世面，主动学习
秘书在日常工作中应多接触公司所有的部门和人员，对公司的运作和整体状况有全面的了解，并与外界多接触，和公司的主管部门、大客户建立密切关系。在见世面的过程中，秘书要主动学习，勤于思考，利用各种机会锻炼自己、增加才干。本事大了，“青春饭”才不会成为秘书的别名。
（2）增强素养，提高水平
一名优秀的秘书，应具备胆大心细、处事冷静、办事周到等良好的素养。在日常工作中注意加强自我修炼，提高工作水平，可以让秘书在薪水、职位，以及发展空间方面，得到全面提升，前途无量。
（3）积累才干，走向领导
有一句话说得好，经验是累积起来的，才干是历练出来的。秘书工作涉及的面广、接触的人多，比其他岗位的工作人员更能锻炼人。随着时间的推移，秘书的经验越来越丰富，才干越来越大，必然会在合适的时候被委以重任，独当一面。这种从士兵当上将军的事情，在职场上屡见不鲜。
许多职位都有清晰的岗位描述、发展指向，唯独“秘书”工作范围太大，让许多从业者无所适从。然而，在忙乱和无序中抓住关键，修炼出一套要风得风、要雨得雨的本事，恰恰是秘书工作的魅力所在。一旦秘书在工作中锻炼出八面玲珑、处事周全的手腕，那么坐上领导的位子也就指日可待了。
3.秘书工作是领导工作的组成部分
领导配备秘书，是为了集中精力做好规划、决策、管理等重大事项。至于信息传达、执行、撰稿等工作，则大多由秘书负责，或让他们发挥辅助、参谋的作用。
显然，秘书的存在是为了让领导的工作更有效。还可以这样说，秘书工作是领导工作不可分割的组成部分。
（1）秘书帮助领导完成工作
许多时候，如果缺少了秘书的帮助，领导在完成自己的工作时就会显得力不从心。比如，在完成某项重大决策的时候，如果没有秘书帮助搜集大量资料，或者召集各个部门的负责人提供建议，领导就不能集中精力谋划全局。因此，领导工作的出色完成，凝聚着秘书的智慧和心血。
从长远来看，秘书要全心全意为领导的工作服务，施展各种本领做好配合、支持和帮助领导的工作。有的秘书存在“事不关己高高挂起”的心态，不但降低了领导的工作效率，还失去了提升自我能力的好机会，也削弱了自己在领导心目中的地位，这实在是一种重大损失。
（2）秘书代替领导发号施令
领导需要向个人或组织发号施令时，常常由秘书出面传达。这时候，秘书实际上成了“领导”的化身，是以“领导人”的面目出现在大家面前的。期间，做领导的威严、风度、心理，秘书都能有切身的体会。
秘书在代替领导发号施令的过程中，要发挥“传声筒”的作用，不能擅自做出格的事情。同时，还要学习领导下达命令的方式，留意大家的接受程度以及反应。这些都能为日后走上领导岗位，准确把握下属的心理，提供绝佳的帮助。
（3）秘书负责领导的日程安排
秘书本身没有职位上的独立性，而是从属于领导而存在的。虽然官不大，但由于秘书经常安排领导日程，因此在许多人眼里成了不能得罪的“官”。对许多人来说，要见某位领导，必须和他的秘书打好招呼，否则愿望就会泡汤。因此可以这么认为，秘书成了领导活动日程的调节器。
安排好领导活动日程，是秘书工作的重要内容。每天都清楚领导做了什么，和哪些人见面了，见面后的状况如何，即便不在其位，也对领导工作的要害了然于胸了。
秘书是领导的助手，是不可缺少的好参谋。秘书要在协助领导完成工作的同时，用心感悟领导的规律和诀窍。
4.秘书的细心和悟性很重要
秘书工作头绪多，环节多，规矩多，“错误”的种子无处不在。稍不留神，就会出现各种纰漏，甚至酿成大错。怎样避免工作中出现各种失误，提升解决问题的能力呢？对秘书来说，最重要的就是要有细心和悟性。
细心是一个秘书成功的最重要的条件。一个好秘书一定会知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”，等等。只有细心细心再细心，切实把每一个环节都做细做精，才能避免出现纰漏。
（1）细心地观察领导的日常工作
秘书必须学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。比如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件都要了如指掌。又比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。
通过这种仔细的观察，就能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。
（2）细心才能掌握领导的“禁区”
对秘书来说，清楚地知道自己应该为领导做什么，还远远不够。更重要的是，秘书要知道哪些事情不能做，哪些话不能说。这是因为，许多领导在工作上或情感上都有自己的“禁区”，这些禁区似乎是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷。
因此，秘书必须细心，留意领导的禁忌，不踏入领导的“禁区”。做一个善解人意的秘书，领导会更加信任你，你与领导之间的交流就会更多，你才能成为名副其实的助手。更重要的是，一个善解人意的秘书，是领导的“后台朋友”，升职潜力和空间都会大大增加。
孔子说：“举一隅不以三隅反，则不复也。”意思是教人认识四方的东西，举出一个角为例，让他类推另外三个角，如果不能类推，就不要再教他。在秘书工作中，虽然勤奋、忠诚都必不可少；但是，心细、悟性高的人更容易出色办事、高效办事，赢得领导的赏识。
（1）悟性让秘书变被动为主动
有的秘书工作很努力，却不善于总结经验、教训，结果一生都在做无用功，难以脱颖而出。说到底，他们都缺乏悟性——在工作中不善于举一反三，只能原地踏步。
俗话说，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。人人都想变得更聪明，取得更大的成就。关键是，要有“停下来、想一想、继续走”的意识，做到善于观察、勤于思考、灵活变通。这样，才能适时调整自己的步伐和节奏，做到处世灵活，办事干练。对秘书来说，悟性高，头脑灵活，才能在千头万绪中抓住关键，在工作中变被动为主动。
（2）悟性让秘书了解领导的真实想法
领导的工作千变万化，领导的想法也常常不断变更，让人捉摸不定。秘书只有具备一定的悟性，才能准确拿捏领导的真正想法，有许多工作就可以提前准备，这样就不至老处于被动状态。比如，领导需要材料的时候，秘书已经准备好了；领导想要见什么人的时候，秘书已经把对方的电话号码找了出来……这些功夫都要靠不断的感悟去把握、训练。
有的秘书工作了很长时间，业务水平还是不高，这大多是缺乏细心和悟性的结果。秘书工作需要细心，领导也比较信任和喜欢工作细心的秘书。同时，秘书还要培养自己的悟性，理解秘书工作的要害是什么。作为一名秘书，不能只想混口饭吃，要细心、主动、周到、忠诚地工作，一切为组织的利益着想。做到了这一点，就没有不被提拔的理由。
5.秘书要先称职再升职
对秘书来说，什么是“称职”呢？有出色的写作能力、口才技巧、沟通艺术，把上司交代的事情办好，这些只是最基本的，仅仅有这些还不够，秘书还应该用“心”工作，才能让自己更称职。
（1）把忠心献给组织
无论是事业单位的秘书，还是企业秘书，都应该对组织忠心、负责，关心组织的发展，维护组织的利益。有了这种忠心，才能尽职尽责地工作。
（2）把放心献给领导
为领导服务是秘书人员的重要职责。秘书人员必须以严格的组织纪律、绝对的服从意识、过硬的思想作风、精湛的业务技能和出色的工作业绩让领导放心。
（3）把热心献给同事
秘书既要为领导服务，又要为同事服务。在工作中帮助同事，在沟通中理解同事，主动帮助那些遇到困难的同事，这样的秘书才能用“热心”换得“真心”，让自己的工作更出色。
（4）把真心献给客户
从某种意义上说，客户就是企业的衣食父母。秘书在与客户打交道的过程中，务必要真心实意地做好沟通、服务工作，不能有半点含糊。因为许多时候，客户在领导面前的一句话决定着秘书的生死。
（5）把恒心献给事业
秘书工作事无巨细，繁杂枯燥，容易使人产生厌倦情绪。所以，秘书成就事业贵在坚持，贵在恒心。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。要坚信只要持之以恒地努力，终有得到回报的那一天。
（6）把平常心献给自己
做好秘书工作，贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但决不会坏到哪里去。真正能成大器的人，往往都是高调做事、低调做人者。
现代的文秘岗位已经逐步划分为“文员”、“秘书”两个层次。“秘书”是在“文员”的基础上上升了一个岗位层次，根据其在行政管理层的地位又分为普通秘书和高级秘书。
普通秘书除具备文员的要求外，需具备该企业（行业）的专业知识，同时有较强的文字功底，可以协助上司起草文稿、传真件等，并有一定的组织能力和良好的气质。高级秘书，除了满足上述基本要求外，还需具备良好的沟通、组织、协调、判断、决策，以及解决问题和预见问题的能力，还要有大量的经验积累和优秀的气质与优良品质。
要想在秘书的职位上不断跃进，必须先做好本职工作，成为领导眼里称职的助手，同事眼中称职的伙伴。
6.秘书工作虽小但事业重大
李伟是一家外贸公司的秘书。刚参加工作的时候，他也迷茫过，但是直觉告诉他，“小”秘书也能成就“大”事业。
由于不甘心做一个普通的职员，李伟从进公司的第一天起，就给自己很高的定位。除了学习各种事务性工作外，他还眼观六路、耳听八方，一有时间就回想最近几天领导交代的事情，自己有哪几件办得还不够好，自己还有哪些方面存在不足，应该如何改进。
有一天快下班的时候，领导突然把助理叫到眼前：“一会儿有朋友来，我要请他们到酒店吃饭，你负责把这事办好。”很快，助理匆匆忙忙赶回来说这家经常光顾的酒店今天爆满，订不到位子。这时，站在一旁的李伟说：“让我来试试。”最后，李伟凭借和酒店大堂经理的良好关系，办妥了一切，得到了领导的赞许。
还有一次，李伟陪同领导去见客户，签一个重要的合同。刚下车的时候，天空中飘起了小雨，李伟故意放慢脚步，拿出500元钱递给司机说：“麻烦你立刻到附近买一把名牌伞来，尺寸要大。”过了一会，领导和客户签完合同，从楼里走出来，外面已经是大雨滂沱。李伟紧走几步，从司机手里拿过伞递给领导，领导风度极好地为客户打起伞，把对方送上车。
就这样，过了一段时间，有一天，领导把李伟叫到办公室说：“从下周起，你做我的助理，同时担任秘书工作。让你身兼两职，没问题吧！”李伟按捺不住内心的激动，不停地点头。
秘书工作虽小，但是照样有人做得有滋有味，在这个不起眼的舞台上实现了自己的理想，成就了自己的事业。对秘书来说，关键要把握好下面两点：
（1）用心比什么都重要
同一种工作，同一个岗位，有的人做得很出色，业绩不断提升，有的人碌碌无为，一事无成。这里面的原因众多，但是最根本的一点是有没有“用心”。用心，就是重视自己的工作、热爱自己的工作，并在工作中努力付出。只有用心于事业才能收获果实，让自己有所长进，在工作上不断提升。
（2）专业成就卓越
要想把秘书工作做好，仅仅满足于打字、接听电话是不行的。必须瞄准工作之外的东西，围绕“为领导服务”做事。想领导之所想，急领导之所急，这样开展秘书工作才算“专业”，才能得到上司的青睐，迎来事业发展的机会。
工作没有高低贵贱之分，岗位没有大小之别。无论做什么，都要站得高、看得远，不拘泥于眼前的局势，而是瞄准未来，着眼于提升自己的事业，去努力，去奋斗。有了这种精神，秘书工作才能做得精彩，做出成绩。
