(一)
我承办了一个规模较大的学术会议,很多学生加入服务团队,负责会务组织。
其中一个很重要的工作内容就是接机。这本是一件看似简单,实际上也确实不复杂的工作,只需要仔细核对航班信息,并在飞机落地前赶到机场,在出口处举牌,接到嘉宾,再送到宾馆,任务就算圆满完成了。
但就是这样一个简单得不能再简单的工作,也会有不同的处理方式。
因嘉宾较多,接机分两拨,由学生小张和小李分别负责,交替进行。
任务都顺利完成,但是在会议结束时,凡是被小李接待的嘉宾都异口同声地在我面前表扬小李,而小张尽管也十分顺利地完成了接机任务,但没有任何人对他有特殊的印象并被特意提起。
夸奖小李的嘉宾对几件事印象极为深刻。
第一,小李在飞机起飞的前一天就会发送短信给嘉宾本人,表明自己的身份并告知次日将提前半个小时在机场等候,并询问是否需要做特殊准备,通过这种方式婉转提醒次日行程,以免误机,也让嘉宾知道落地后能够和谁联系,是否需要另行预订专车接送。
第二,小李专门下载了有关的航班查询软件,准确实时地掌握航班起落信息,避免了通过电话和短信向嘉宾确定起飞信息的麻烦。
第三,小李特意查询了航班的餐饮情况和航空公司的信息,有一个嘉宾因为乘坐的是廉价航空,飞机上没有提供餐食和饮料,因此,小李特意准备了速食和矿泉水。
第四,小李还事先了解了嘉宾的个人信息,并为几个男嘉宾准备了打火机。
第五,有几个嘉宾是连续出差,又是第一次到本地,而且次日发言前有半天的空闲时间,小李提前查询了酒店附近的干洗店和足浴店的位置,以及周围可以步行到达的景点信息,在去酒店的路上向嘉宾做了简要的介绍,并提供了次日上午的几种出行方案,还把这些信息以图示的方式通过微信发给了嘉宾……
嘉宾多为国内各个领域的专家,经常出差,也经常被接待,但是这次给他们的印象最为深刻。一件小得不能再小的事情,却让小李赢得了业内大咖的广泛认可。好几个嘉宾向小李伸出了橄榄枝,希望他毕业后能到他们团队工作。
会议结束复盘时,我对学生说,不要在同一个层面接受任务信息,如果只是以接的方式完成接机的任务,最多只能算是一个合格的执行者。
要学会拆解任务。
很多时候,你工作的表现并不在于你自己做得如何,而在于有没有人比你做得更好。
(二)
我有一个好朋友——史大佗律师,在泰国开办了首家华人律师事务所,专门为中泰之间的经贸活动提供法律服务。
有一次他出差前,交代他的助理这样一件事情:“帮我查一下中国四大资产管理公司,是否可以购买外资不良资产?”
面对这样一个突如其来的任务,作为助理我们会作何反应?我曾拿这个问题问很多学生,他们绞尽脑汁,都是围绕“查找”寻找答案。像上面那个故事一样,把查找这一任务做了极致的拆解,从查找的渠道、查找的方法,到查找的内容,几乎穷尽了一切能够想到的方面。把所有的答案凑在一起,几乎已经没有任何漏洞,似乎可做的工作也就不过如此了。
但是,史律师的助理是这么处理这一任务的。
在史律师出差的第二天,他就接到了助理的电话。助理说:“根据国务院的某某规定,四大国有资产管理公司可以收购外国银行不良资产,但是,实操的案例还没有查到。不过,我打电话给长城国有资产管理公司广州分公司某经理咨询,他说如果资产包价位可以的话,可以考虑收购。我也打电话给了华融资产管理公司,答案是一样的。”
助理接着说:“史律师,你出差什么时候回来?我问了长城国有资产管理公司某经理,他说本周三和周五他都有时间见面详聊,如果你本周这个时间回来的话,他们说可以约谈一下,您看看您的日程有没有时间见他,是否需要预约时间?”不仅如此,该助理挂了电话之后,当晚就加班,用英语写了一份可行性报告,第二天一早就发了过来,而且写得非常棒!
史律师提起这件事的时候,赞赏之情溢于言表。他告诉我,简简单单的一个查找的任务,本来是他随口一说,结果助理一共做了五件事情:
第一件事,完成了一般助理都会完成的查找任务;
第二件事,查询相关案例;
第三件事,因为知道这方面实务操作和法律规定会有差异,因此进一步打电话给相关公司确认,而且为了保证结论的可靠性,还分别找了两家公司进行交叉验证;
第四件事,主动预约见面时间;
第五件事,考虑到史律师见面约谈的需要,主动承担制作可行性报告的工作。尤其是撰写英文版的举动,更是考虑到史律师可能看完后会直接转给外国银行,因而把这些准备工作全部提前准备好,帮助史律师可以在最短的时间内做出决策和安排。
当我向学生揭晓别的助理是如何处理和对待这一任务的时候,所有学生都面露惊讶之色。的确,我们在“查找”问题上穷尽了所有的手段和可能,已经做到了将任务分解,这已经比一般人要优秀得多了,但是如果遇到了这位助理,他还能在查找之外进一步延伸任务,而且站在史律师的角度考虑查找的后续需要,我们的优秀就会再次显得黯然失色。
如果你接到任务时,把自己仅仅定位于一个执行者的角色,最多也就只能做到让老板满意,但绝对无法超出他的预期。但是,如果你能站在布置任务者的角色,将该任务进行后续的延展,你就能超预期地完成任务,而具有了领导者的眼光和高度。
如果你的身边是这样的同事和竞争者,你如何在竞争中脱颖而出?
优秀,只有比较级。
(三)
我在上海和一个长者聊天,听到了这样一个故事。
在某机关,一个年轻的秘书陪同领导进行为期半个月的出国访问。回国当天,因飞机晚点,降落时已近凌晨,领导交代该秘书回去尽快撰写考察报告,并尽快提交。
“尽快”?怎么理解这个“尽快”?
时差还没有倒过来,第二天还要上班。再怎么尽快,也不可能不睡觉不休息啊。而且,即便不睡觉不休息,撰写加修改,怎么也要两三天。
可是,第二天,一份详尽的、图文并茂的考察报告就提交到了领导的办公桌上。
秘书是怎么做到的?
原来,早在出国之前,这位秘书就已经把考察报告的初稿写好了。毕竟,既然考察行程早已确定,自己又是队伍中最年轻的,当然应该预见到这一任务肯定会落在自己身上,与其这份紧急又重要的任务布置下来措手不及,不如早点把那些重要但还不太紧急的事情抓紧处理完毕。
如果你的优秀是做事又快又好,遇到了这样的竞争者,他早已把事情提前做好,并有充分的时间修改完善和升级,做事更快更好,你的优秀是不是又一次被更优秀阻击?
人们常说,幸福感是比出来的。本来我们都衣食无忧,生活富足,但只要有同学过得比我更好,我就突然不幸福了。因此,我们必须建立幸福的内在标准,决不能攀附外缘。
但是,优秀永远都不可能以我们内心的标准来加以评价,它必然是外界在比较中对我们的社会定位。因此,内心的幸福需要原地踏步,知足常乐,但外在的成就需要我们不断超越自我,亲师取友。
优秀,只有比较级。
只要有人做得比你好,你就做得足够差。