提高工作效率的第一个法宝就是：你要有时间观念，善于利用每一分钟。因为大部分时间往往是一分钟一分钟地悄悄溜走，而不是一个小时一个小时地浪费掉。
一切在事业上有成就的人，在他们的传记里，常常可以读到这样一些句子：“利用每一分钟来学习、工作。”
对时间计算得越精细，事情就做得越完美，如果在工作上你能以分为单位，有“一万年太久，只争朝夕”的紧迫感，对那些看起来微不足道的零碎时间也能充分加以利用，你才能在工作中有所收获。
时间是构成生命的材料，掌控时间就是掌控人生，高效利用自己的时间，是你成功的关键。
与时间赛跑，与高效同行
俗话说，一寸光阴一寸金。时间就是生命，时间就是金钱。当今世界高速发展，无论是生活，还是工作，都进入了一个快节奏状态，尤其是现代职场。由于对效率的不断要求，人们对时间的珍惜程度与日俱增。随处可见与时间赛跑的人，不断追求高效率。
向时间要效率，这已经成为卓越员工重要的工作方法，正是因为把握好了时间，才使得他们在事业上不断取得成功。
美国保险推销大王乔·坎多尔弗是珍惜和利用时间的典范，他曾经说过这样的话：“我成功的秘密相当简单：为了达到目的，我可以比别人更努力，更吃苦，而多数的人不愿意这样做。”
“我早上要比多数推销员起得早，他们7点起床，我5点起床；我将每周的工作日增加为6天，每天工作10小时。同时，如果我每天再额外工作2小时的话，这样每周就额外工作24小时。按一天8小时计算，我一周就额外工作了3天；一年按50周计算，我就额外工作了150天！因此，除了勤奋工作，利用时间和开发时间之外，没有其他办法可想，对任何人都是如此！”
按照坎多尔弗利用时间的办法，他抢回了生命的一半时间。换句话说，如果我们不像坎多尔弗那样挤时间的话，我们就可能浪费一半的生命。不是节约就是浪费，二者必居其一。
有一次，一位年轻的推销员去找坎多尔弗，请他传授使推销额翻一番的秘诀。坎多尔弗请他讲一讲自己一天的大致安排。年轻的推销员说：“我每天早晨7点起床，与妻子、孩子们一起吃早饭，然后带孩子上学，并在上午9点以前赶到办公室……”“不要再讲了，我已经明白了，你浪费了一半的生命！早餐时，你不能向你的妻儿推销，送孩子上学时也不会得到报酬。现在，如果这些是你要做的事情的话，那你就别来找我，也不要指望你的推销额翻番。因为你与家人在一起实际上浪费了你早上宝贵的时间。”坎多尔弗一针见血地指出了年轻的推销员的问题所在。
通过这次谈话，这位年轻的推销员获益匪浅，意识到与妻儿共进早餐使他付出了什么样的代价。他吸取了教训，按照坎多尔弗的指教放弃与妻儿共进早餐，把分分秒秒都用在工作和学习上，结果他的保险推销额增加了近3倍。
时间就是金钱，一点也不假。坎多尔弗的早餐观是，应该与潜在的客户共进早餐，利用早餐时间讨论问题，增进友谊。早上6点钟，他会找到一位正在吃早点的潜在客户，叫上一杯橘子汁，与对方聊上几句。7点时，又约见另外的潜在客户吃早点，他也许只吃一片面包，谈谈医疗保险。到了8点钟，他可能与另一个潜在顾客一起品尝咖啡，向客户介绍如何理财。在对待时间上，坎多尔弗较之小说中经常讽刺的吝啬鬼毫不逊色，他恨不得把吃饭、睡觉的时间都用来工作。他说：“我觉得人们在吃睡方面花费的时间太多了，我最大的愿望是不吃饭，不睡觉。对我来说，一顿饭若超过20分钟，就是浪费。”
能够与时间赛跑的人，一定在与高效同行。同样，一个部门，一个公司的员工都能够视时间为珍宝，把高效当作目标，那么会有怎样的结果呢？
国庆黄金周期间，东航北京飞机维修部A330车间航线机务员工积极准备，细心保障，为航班正常运转不辞辛苦地工作着。
10月4日早10时50分，东航北京飞机维修部位于首都机场207号廊桥下的航线待命室里，一切航班运行正常。突然，“丁零零”一声清脆的电话铃音打破了待命室内原有的宁静。东航北京维修部A330车间带班赵雷副主任拿起了电话。原来，执行MU5105航班的B—6129号飞机，在虹桥国际机场起飞后，机组发现3号主轮慢漏气，需要在北京短停时更换。这时，航显上已明确标出该航班将在11时47分落地。故障就是命令，赵雷副主任放下电话后，立即组织当日车间值班人员，投入到紧张的更换机轮准备工作中去。
赵雷副主任先将值班人员做了详细分工。因东航北京航材库房位于首都机场机坪4号门外，路途较远，而且机轮高大沉重，不易搬运，赵雷副主任先联系北京维修部设备部门，向他们提供A330机轮的件号和所需工具设备清单，以便设备部门及时准备，并在飞机落地前将所需要的机轮设备等送到停机坪。接着，他又安排技术骨干查阅飞机维护手册，打印机轮更换工艺。考虑到上海虹桥到北京的飞行时间需要近两个小时，在这段漫长的时间里，3号主轮的轮压将可能渗漏得较多，因此在落地滑行过程中，可能影响到4号主轮的完好性。按照A330飞机维护手册的要求，当同一轮轴上的两个主轮轮压差超过一定值，且飞机发生了移动时，两个主轮就必须同时更换。因此，赵雷副主任指示领取机轮的人员，多领一个轮胎备用。这时，东航北京维修部A330车间王煜主任也闻讯赶来，一切准备工作都在紧张而忙碌地进行着。
中午11时47分，B—6129号飞机准时降落在北京首都国际机场并滑行到223号廊桥，早已守候在机坪上的机务员工立即投入到短停维护工作中。经过细致的检查，王煜主任决定同时更换该机的3号、4号主轮。A330车间的梁建红、徐永遴两人有条不紊、技术娴熟地开始了两个机轮的更换工作——打起千斤顶、拔开跳开关、挂警示牌、拆卸电插头和固定螺帽、润滑轮轴、检查垫圈、清洁安装、充气、检测渗漏、清点工具、放下千斤顶、闭合跳开关、收起警示标志、设备归位、维修记录签署等。每一项工作，都严格按照维护手册的规定，一步一步地快速进行着。中午12时50分，一切顺利，B—6129号飞机3号、4号主轮的更换工作高质高效地完成了，王煜主任的脸上露出了舒心的笑容，本次航班的机组成员也为机务同行们翘起了拇指。
B—6129航班是东航北京分公司“京沪快线”重点保证航班，这个航班旅客人数多，加之恰逢国庆黄金周，一旦延误，势必对公司的声誉和形象造成难以弥补的损失。东航北京飞机维修部在接到排故通知后，准备工作充分，机务维护人员和设备保障人员通力协作，为更换工作赢得了宝贵的时间，节约了机轮换件时间，保证了后续航班的正常。他们以自己高度的责任心和实际行动，为东航北京分公司“优质服务年”活动书写出浓墨重彩的一笔。
效率，顾名思义就是在单位时间里实际完成的工作量，因此，效率高，就是在既定的单位时间内完成的工作量更多。当你总能提速、加速前进的时候，提前完成任务，就能在有限的时间里做更多的事情。
掌控好时间，永远跑在时间的前面。
省时间、要高效，就要做正确的事
在追求高效的今天，人们更多地注重“正确地做事”这一工作方法，很多企业倡导“正确做事”的工作方法和培养“正确做事”的人，但没有把倡导“做正确的事”的工作方法和培养“做正确的事”的人放在首位。“正确地做事”和“做正确的事”把谁放在第一位看似没什么大的区别，其实不然。
我们来看一个小故事：
有一次，一只鼬鼠向狮子挑战。狮子果断地拒绝了。“怎么，”鼬鼠说，“你害怕吗？”狮子说，“不害怕，不过如果答应你，你就可以得到曾与狮子比武的殊荣。而我，会被所有的动物耻笑竟和鼬鼠打架。”
狮子是非常明智的，因为它看穿了鼬鼠的诡计。与鼬鼠打架的麻烦在于，输了，丢人；即使赢了，你只不过是一只战胜鼬鼠的狮子，不光彩。无论如何，最终都会输，怎么做都是错误的。因此，做事情之前首先要看事情正确与否，这样才能占据主动。
其实，职场中最聪明的人不是那种能够正确做事的人，而是那些能够做正确事的人。他们的聪明之处就在于他们很清楚自己该做什么、不该做什么，知道什么事情可以改变命运，什么事情只会浪费时间。这样的人只在那些重要的事情上投入更多的时间和精力，而对那些无关紧要的事情置之不理，这就是他们往往能够拥有高效率的原因。
管理大师彼得·德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出：“效率是‘以正确的方式做事’，而效能则是‘做正确的事’。效率和效能不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能，但在效率与效能无法兼得时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。”
简单地说，“正确地做事”强调的是一种做事方法，有了正确的方法，自然就有了效率。比如：如何安排自己的工作时间？方法就是把工作分出主次和优先级来，然后本着先主后次、先就急的原则开展工作，就要比毫无计划、遇到哪个做哪个、眉毛胡子一把抓有效率得多。
而“做正确的事”则强调的是在做事前要先做出选择，也就是说先要有一个正确可行的目标，确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。这就好比我们规划自己的职业蓝图，必须先选择自己要进入的行业，然后设定每一步需要达到什么样的目标，确定自己的最终目标是什么。这是一个连续不断选择的过程。只有你的选择对了，也就是你做的是正确的事，那你为之付出的努力和心血才不会白费，它总是在一步步地接近你的目标。否则，如果一开始的选择发生了偏差，做的是错误的事，那所有的付出就真的付诸东流了。
比如一些管理者，事必躬亲、累得快断气，为什么会出现这种情况呢？其实，作为管理者有必要在每天工作开始时和每天工作结束时都问问自己：“我作为一个管理人员究竟应该做什么”，否则只见手足不停折腾，工作谈得口沫飞溅，却瞎忙活半天没有什么成效。
还有一些员工，常常出现这样的情况：领到任务就埋头苦干，眉毛胡子一把抓，虽然投入了无比的热忱和很多的精力，却总没有收效。
一位著名的哲学家说过这样一句话：“人类所犯的愚蠢错误中，最常见的一种就是，他们常常忘记自己应该做的事情是什么。”反过来说就是，一个人在“有所为”之外，还需要具备“有所不为”的智慧和修养。一个人做事，首先要知道自己应该做什么，这就是找到“正确的事”。找到了这个，然后就可以采用正确的方法去做了。
所以，在开始工作前，最好还是想一想该做什么吧！结束后，也请总结一下这么做是对了还是错了，只有这样你才知道下一次面对同样的事情该怎样来做。当你发现了自己的某些小毛病，而且开始寻求改变时，那就该恭喜你：你在做正确的事情了！
先确定要做正确的事，再正确地去做。
事分轻重缓急，调节合适得当
古人云：“事有先后，用有缓急。”工作也是如此，分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也会非常不错。次序处理好了，不但能够节约办公时间、提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。
工作中常会遇到千头万绪、问题繁多的情况，这时就需要我们把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。
一次上时间管理课，教授在桌子上放了一个能装水的罐子，然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放进瓶子里后问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”“是！”所有的学生异口同声地回答。“真的吗？”教授笑着问。然后又从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。他再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这次他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生小声回答道：“也许没满。”“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢，还是没满？”“没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”
班上一阵沉默，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”
教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的最重要信息。”说到这里，教授故意停住，用眼睛扫了全班同学一遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将最大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会再把它们放进去了。”
工作中有长远目标、短期目标、即时目标。这些目标有时候会像热锅上的蚂蚁一样到处乱撞，照顾了这一点又忘记了那一点。无论怎样权衡利弊，始终不能尽善尽美。这时一定要善于发现，并解决最迫切的问题。只有先解决这些问题，才能解决其他问题。
通常，你是不是手边总是有一堆七七八八的事情，怎么做都做不完？要打这个电话，要回那个邮件，跟这个部门协调，再跟那个部门沟通确认。突然“啪”的一声又被凭空掉下来的意料之外的事砸得晕晕乎乎，东奔西跑去救火。老板急得挠头皮，自己忙得团团转。一天过后，一周过后，一个月过后，甚至几年过后回头一看，自己也满肚子委屈，边边角角的事情做了不少，光顾着忙那些“边缘”型的工作，却没有一件叫得响的“得意之作”。
凡事都有轻重缓急，重要性最强的事情应该优先处理，不应将其和重要性最弱的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“轻重缓急”的顺序整理好，再见缝插针地着手处理。
对每个人来说，充满精力做事的时间往往是有限的，所以必须把有限的时间用在最能够产生效益的工作上去，而不要迷失在那些看似紧急，实则琐碎、次要的事情当中。只有这样，才能高效地利用时间，出色地完成工作。
人们曾问著名雕塑家米开朗琪罗，他是如何用一块几吨重的没有生命的大理石雕刻出一个有血有肉、无比精细的大卫的，他不假思索地说：“我并不是在创造什么艺术。大卫早已经在那儿了。我要做的，只是把那块大理石上不属于大卫的部分去掉，把活生生的大卫解放出来。”他的话告诉我们，在工作和生活中撇开障眼物，让目标呈现出来，才能成就“得意之作”。
如果领导安排你一天做一件工作，你会花一整天去做；如果领导安排你一天做两件事情，你也会完成它们；如果领导一下子布置了六七件工作，你就要分出轻重缓急，哪些事情最重要、最紧迫，哪些事情最能够产生收益，就要用心思衡量。如果你把这些边边角角的事情，分出门类，安排得当，则会完成四到五件，一鼓作气则会全部完成。
德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受小事的牵绊。”要集中精力干紧急的事务，就要排除次要事务的牵绊。如果不断被一些次要事务所干扰，就会阻碍你向目标前进的脚步。
任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的，并把它做好，你的工作才会变得井井有条，卓有成效。凡取得卓越成绩的员工，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限的时间，高效完成至关重要的工作。任何工作都有主次之分，否则，在时间上就是一种浪费。所以，如果理不清工作的轻重缓急，将导致事倍功半，劳而无获。
从重要的、紧急的事情做起，千万不要因小事浪费过多的时间和精力。
日事日毕，不把今天的事情留到明天
“日事日毕”是海尔发明的管理方法，也叫“OEC管理法”，就是全面地对每人、每天所做的每件事进行控制和清理。意思是说，今天的工作今天必须完成，今天完成的事情必须比昨天有质的提高，明天的目标必须比今天更高才行。
“日事日毕”这种理念，并不只是针对企业管理的，对于员工个人来说也非常重要。它称得上一条自我管理的黄金法则。在工作中，如果能够坚持这个原则，就可以保证工作效率，保证你所有的工作都能保质保量按时完成。
海尔公司的洗衣机海外产品经理崔淑立在接手美国市场时，很多人说，有一个美国的客户非常难拿下，之前所有的产品经理在这位客户面前都折戟而归。
崔淑立却不信这个邪。这天崔淑立一上班就看到了那位客户发来的邮件，对方要求给洗衣机设计一个新外观。当时正是美国的晚上，客户应该早已经上床睡觉了。崔淑立很后悔没有能够即时回复对方，这样客户必须等到第二天才能看到回复的邮件。从这天起，崔淑立决定，晚上过了11点才下班，这样就可以在美国当地上午的时间处理完邮件。
这一招果然奏效了。崔淑立与客户能够及时沟通，开发部也很快完成了新外观的设计。正要把图样发给客户的时候，崔淑立觉得应该配上整机图，以免影响确认。于是崔淑立“逼着”自己和同事们完成了整机外观图，并发给了客户，这时已经是晚上12点了。
凌晨1点的时候，崔淑立回到家，第一件事就是打开电脑。果然，客户的回复如期而至，对方说：产品非常有吸引力，美国人一定会喜欢。她兴奋不已，睡意全无。
在样机推进过程中，崔淑立常常半夜起来开电脑，看邮件，如果可以回复，就即时答复客户。美国那边的客户完全被崔淑立折服了，这个难缠的客户终于被搞定了。
有这样高的工作效率，有这样积极满足客户需求的员工，海尔想不成功都难。
今日事今日毕，拖延是效率的最大敌人。
职场测评：你的时间管理能力如何
请根据自己的实际情况，在每道题之后选择“是”、“否”或“说不清”，评分标准及结果分析见本文末尾。
（1）你养成了为第二天要做的事做出事先安排的习惯。
（2）每天上班后的第一件事是将全天工作排出一个顺序。
（3）你经常拒绝参加对你来说没有必要出席的会议。
（4）对不想接听的朋友电话，你不能耐着性子听他说下去。
（5）对于可能打乱你一天时间安排的人，你坚决说“不”。
（6）你做任何事情都习惯为自己设定时间限制。
（7）你习惯一次性地处理大部分的文书工作。
（8）你不但珍惜自己的时间，也非常珍惜别人的时间。
（9）如果为自己制订了时间计划，你总是能坚持下去。
（10）你经常反思和调整自己的时间管理方法。
自测题评分标准及结果分析：
选择“是”得1分，选择“否”或“说不清”得0分。如果你得8分或以上，说明你的时间管理技巧的水平较高；如果你得6分或7分，说明你的时间管理技巧处于中等水平；如果你得5分或以下，说明你的时间管理技巧水平较低，需要进一步提高。
