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第2章 有效沟通的艺术(1)

美国著名未来学家奈斯比特说:“未来竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。”管理者与被管理者之间的有效沟通是管理艺术的精髓。在管理中,如果沟通做好了,将在很大程度上帮助你处理人际关系,完成工作任务,达到绩效目标。相反,如果沟通不好,很可能造成管理混乱、效率低下,甚至员工的跳槽、离职问题。因此,管理者要保持一颗沟通之心,让沟通成为你管理的法宝。

让沟通为管理者创效益

有资料表明,企业管理中70%的问题都是因为沟通不畅引起的。给企业造成最大比例损失的原因,不是技术不精良,不是人手不够多,不是资金不到位,而是企业各方面的沟通不顺畅。

沟通是一种潜在的需求,能够产生效益。强大的沟通力能够带来令人艳羡的成果,当你将你的思想用沟通很好地传播出去时,就能形成一股强大的力量,从而让你的员工更具有创造性,更加专心致志地工作,更高效,为企业创造出更多的财富。正如通用电气总裁杰克·韦尔奇所说:“与下属沟通能获得百千倍的效用!”

良好的沟通不仅有利于提高员工的工作效率,增强员工对企业的归属感,还能够改善企业的经营管理状况。反之,如果沟通不畅,对管理者、员工以及整个企业来说都是相当有害的。可以这样说,沟通是现代企业管理的核心、实质和灵魂,没有沟通,就不知道真相,不知道真相,就无法管理。

麦当劳的创始人雷·克罗克,是美国最有影响力的十大企业家之一。他不喜欢整天坐在办公室里,而是把大部分时间都花在了与员工的沟通上。曾有一段时间,麦当劳公司出现了严重的亏损危机,克罗克发现一个重要的问题是公司各部门的经理有严重的官僚主义,他们习惯于靠在舒服的椅背上对下属指手画脚,将大量宝贵的时间都浪费在了抽烟和闲聊上。于是,克罗克想了一个出人意料的方法,将所有经理的椅子靠背锯掉。许多部门经理骂克罗克是个疯子。但是,过了一段时间,大家都悟出了他的良苦用心。他们纷纷走出办公室,深入到基层中,及时了解情况,现场解决问题,终于使公司的亏损情况出现了转机。

如果没有沟通,管理者就不知道下属在想什么,而下属也不知道管理者在忙什么。管理者的难处,下属未必知道,下属在做什么,管理者也未必全都知道,这将会使整个企业犹如一盘散沙,没有一点凝聚力。

在当今企业里,由于缺乏沟通或沟通不畅,导致的上下级关系紧张问题已经成为最大的问题之一。在德国,由于上下级关系紧张导致的疾病所造成的损失每年都高达1000亿马克。专家指出,机器可以被取代,但知识和创造力却是无法取代的。心灰意冷的员工所浪费的潜力,比其他许多事情造成的损失都要严重。所以,管理者要想成功管理企业,必须主动接近员工,主动与员工交流和沟通。

大凡成功的企业都有一个显著特征,那就是企业从上到下都重视沟通管理。沃尔玛公司就是一个典型的例子。

沃尔玛总裁山姆·沃尔顿说:“如果你必须将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想,那可能就是沟通。因为它是我们成功的真正关键因素之一。”

沟通就是为了达成共识,而实现沟通的前提是让所有员工一起面对现实。沃尔玛决心要做的,就是通过信息共享、责任分担实现良好的沟通和交流。

沃尔玛公司总部位于美国阿肯色州本顿维尔市,公司的管理人员每周都要花费大量时间飞往世界各地的商店,通报公司所有业务情况,让所有员工共同掌握沃尔玛公司的业务指标。在任何一个沃尔玛商店里,都会定时向每个员工(包括计时工和兼职员工)公布该店的利润、进货、销售和减价等情况,以鼓励他们争取更好的成绩。

沃尔玛公司的股东大会是美国最大的股东大会,每次股东大会都尽可能让更多的商店经理和员工参加,让他们看到公司全貌,做到心中有数。创始人山姆·沃尔顿在每次股东大会结束后,都和妻子一起邀请所有参加会议的员工到家里举办野餐会,在野餐会上和众多员工聊天,大家畅所欲言,讨论公司的现在和未来。

山姆·沃尔顿觉得让员工了解公司的业务进展情况,和员工分享信息,是让员工在工作上发挥自己最大潜能的重要途径,也是与员工沟通和联络感情的核心。沃尔玛正是借用共享信息和分担责任,满足了员工的沟通和交流需要,让员工产生了强烈的责任感和参与感,从而更加积极努力地为企业工作。

管理其实很简单,只要与员工保持良好的沟通,让员工参与进来,自下而上,而不是自上而下,在企业内部形成运行的机制,就能够实现真正的管理。只要大家目标一致,群策群力,众志成城,那么企业所有的目标都会实现。公司赚的钱越多,员工就会更有干劲、更快乐,企业也会越做越大,为社会创造的财富也就越多。山姆·沃尔顿正是意识到了这一点,才使得沃尔玛越做越大,成了全球最大的连锁零售企业。

沟通是管理的先行者。假如将管理看成一个生命体,那么沟通就是贯穿于这个生命体每一个部位、每一个环节的血管,给生命体提供赖以生存的各种养分。管理的过程,实际上就是沟通的过程。管理以人为本,管好人离不开人际沟通;管理以事为基,要做好事情自然也离不开沟通。所以说,管理离不开沟通,没有沟通,就没有管理。

管理者必备的“五颗心”

沟通是一个企业所必需的。沟通的目的是要保持信息的通畅,而用心沟通不仅能够达到这一目的,还能在很大程度上让员工拥有一个良好的心态。

中国移动有句著名的广告语,叫作“沟通从心开始”。在现代企业管理中,沟通是管理的基础,是管理者与员工相互交往的桥梁,是减少隔膜的润滑剂。有沟通,才有理解,而真正的理解是用心来感悟的。因此,沟通必须建立在心灵的土壤上,实现心与心的互动,否则必然是不完整的、残缺的沟通。企业要实现良好的沟通,尤其是管理者与员工之间的沟通,必须让员工在内心里产生共鸣。

宏基集团董事长施振荣认为,良好沟通的前提是开放的心胸。他说:“相信多数人都认为自己很开放,但自以为开放的想法往往是沟通不良的主要原因。”在现实生活中,经常有一些自认为擅长沟通的管理者,他们只懂得批评或责怪员工不理解他的意图,却从不在自己的身上找原因。长此以往,管理者与员工之间的隔阂就会形成一堵难以逾越的墙,而且越砌越高,永远阻挡着两颗心的“会面”。

因此,管理者要想实现和员工心与心的沟通,必须首先突破自己封闭的心。具体而言,管理者应该具备以下“五个心”:

平等的心

管理者在与员工沟通时,必须把自己放在与员工同等的位置上,“开诚布公”“推心置腹”,如果管理者认为自己高高在上,在企业里以“老大”自居,而员工只是自己的手下,就会使员工产生心理障碍,导致沟通的失败。

尊重的心

管理者应该像尊重自己一样尊重员工,注重强调员工的重要性,强调员工的主体意识和作用。员工一旦感到自己受到管理者的尊重,就会被激发出与企业同甘苦的心态。因此,管理者应该将尊重的心放到每个员工身上,这既体现了管理者的素养,也体现了企业的素养。

凯悦国际酒店是世界知名的跨国酒店集团,而且一直是全球酒店业的翘楚。然而就是在这样一家高级的跨国酒店里,其总裁会经常脱掉昂贵的西装,换上服务生的制服帮助客人提行李、搬东西,这种做法是与员工无声的沟通,他向所有员工传递了这样一条信息:我和你们是一样的,在凯悦服务绝对无损于任何人的尊严!

服务的心

管理者应该把员工当成自己的内部客户,只有先让内部客户满足了,才能更好地服务外部客户。因此,管理者要改变自己的身份,把自己变成为员工提供服务的供给商,要做的工作就是充分利用企业的资源为员工提供工作上的方便以及个人的增值。

分享的心

分享是最好的学习态度,也是最好的企业文化氛围。管理者应该与员工在工作中不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值得分享的东西。通过分享,管理者不仅能很好地表达自己的理念和想法,还能提高个人的影响力,然后用影响力和威信去管理员工,使员工愉快舒畅地工作,从而大大提高工作效率。与此同时,通过分享,管理者还能不断从员工身上吸取更多有价值的东西,形成管理者与员工之间的互动,达到管理者与员工共同进步的目的。

赞美的心

在与员工的沟通中,管理者还要特别注意一点:赞美。当员工表现良好或取得成绩时,管理者应该不失时机地送上你的赞美。赞美是最有效的激励手段,能够激发员工的积极性,最大限度地挖掘员工的潜能。

管理者只有具备上述“五心”,才能打开员工的心灵之门,体验到畅通无阻的沟通,从而提高员工的士气和工作热情,实现企业的发展和进步。

“不要一个人吃午餐”

采用非正式沟通,如午餐时间同下属沟通,不但能使员工时刻感受到管理者的存在和关心,还能让他们感觉是在为一个很有人情味的企业工作。

沟通在企业管理中的地位至关重要。对企业管理者而言,沟通的目的在于把自己的信息、思想、观念用一定的符号表示出来,传递给员工,并且保证员工有相应的反馈。同时还要在沟通过程中了解和把握员工的信息、思想和心理动态。

企业中的沟通可以分为正式沟通与非正式沟通两种。所谓正式沟通,是指在企业组织系统内,依据企业明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如企业内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等。所谓非正式沟通,是指企业在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动,一般以企业人员之间的交往为基础,通过各种各样的交往途径产生。

在现实生活中,大多数管理者往往认识不到非正式沟通的存在,就算认识到了也不会引起足够的重视,有的管理者甚至主张将企业中的非正式沟通消除或是削弱。这种想法是极其错误的,因为非正式沟通具有正式沟通无法比拟的优越性。

管理者通常采用的正式沟通,一般仅限于“你问我答”式的座谈、访谈,这种沟通方式往往带有“居高临下”的态势,给人一种拘谨不安的感觉。这样一来,员工就会心有所虑、口有所忌,沟通效果就会大打折扣,甚至沟而不通。

非正式沟通恰好可以弥补正式沟通的缺点和不足。作为一种思想交流、情感互动和心灵互访,非正式沟通可以提供一种平视的角度、宽松的环境和无拘无束的氛围。这样一来,沟通双方特别是员工一方就能够放下“心理包袱”,敞开心扉,吐心声、道真言、说实情,或者为管理者提出中肯的意见和建议。此外,由于非正式沟通一般是以口头方式,具有不留证据、不负责任等特点,许多无法通过正式沟通传递的信息,往往可以在非正式沟通中透露出来。所以,它可以使管理者了解在正式场合中无法获得的重要信息,了解员工私下里的真实想法和看法,从而为决策提供参照。

作为企业的管理者,要想让员工和自己之间进行畅通无阻的交流和沟通,就必须多运用非正式沟通的方式。

美国通用公司前总裁杰克·韦尔奇被誉为“20世纪最伟大的经理人”之一。他最大的成功之处就在于在通用公司建立起了非正式沟通。

在韦尔奇上任之初,通用公司内部等级制度森严、组织结构臃肿,面对这种情况,韦尔奇进行了大刀阔斧的改革,把“非正式沟通”的沟通模式和管理理念引入了公司内部。在韦尔奇看来,沟通应该是随心所欲的,他的目标是使公司的所有员工都保持一种近乎家庭式的亲友关系,从而增强管理者和员工之间的相互理解、相互尊重和情感交流,实现心与心的互动。

韦尔奇最擅长的非正式沟通方式是提起笔来写便笺。在这些便笺里,有的是写给直接负责人的,也有的是写给小时工的,无论是写给谁的,无一不语气亲切,发自肺腑,蕴含着无比强大的感染力和影响力。

韦尔奇担任通用公司执行总裁期间,每天必做的“功课”之一就是亲手给各级主管、普通员工乃至员工的亲属写便笺,或征求员工对公司决策的意见,或询问他们业务的进展情况,或对他们表示关心和关注。员工则把收到和答复韦尔奇的便笺作为莫大的荣耀和情谊,倍加重视和珍惜。久而久之,“韦尔奇便笺”便逐渐升华成了一种“非正式沟通”的氛围,一条通“心”之路,一种凝聚力和亲和力。

如今,各种形式的非正式沟通越来越受到管理者的推崇和青睐。如英特尔公司的开放式沟通,管理层可以通过网上聊天,与员工进行“一对一”的交流,并由员工决定谈话内容;摩托罗拉总裁和各级管理层通过“每周一信”,就经营活动及内部各种事务与员工进行交流和沟通,以征集更多的意见和建议;三菱重工从总裁到各级管理人员乃至普通员工,则会每周召开别开生面的“周六例会”,通过周末聚会的方式进行沟通和交流。除此之外,一些企业还在公司的网站上设立了相关论坛、BBS公告等多种非正式的沟通渠道。

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