（三）人事档案的利用规定
干部人事档案管理的最终目的是为了更好地利用干部人事档案，开展干部人事工作，管理人员资源。但干部人事档案的利用不同于一般的档案材料，它必须按照干部管理权限确定的范围进行。对查阅、借阅不同层次干部的档案，国家规定了相应的审批制度。尽管各地区、各部门具体的审批办法有所不同，但最基本的规定是，因工作需要才能查阅和借阅干部人事档案，并且必须遵守下列规定：
第一，查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照有关规定办理审批手续，不能仅凭调查证明材料、介绍信直接查阅档案。
第二，档案管理单位有权根据规定，确定是否提供和提供哪些材料。
第三，凡查阅干部人事档案，利用单位应根据有关部门的具体规定，派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
第四，档案一般不借出使用。如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。借阅单位不得擅自转借他人。
第五，任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。
第六，查阅档案，必须严格遵守保密制度和《中华人民共和国档案法》有关规定，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案资料。查阅者不得泄露或擅自向外部公布档案的内容。
第七，借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。
第二节开发档案信息资源
学习目标
根据实际需要编写各种档案参考资料。
案例导入
浙江大田公司是一家高科技公司，公司有很多科技成果。一天，经理和一客户谈判，经理向客户说本公司有好多科技成果，客户听了，问道：“贵公司有没有科技成果简介？能否给我看一下？”经理哑然。原来，公司的档案工作一直由一办公室人员兼管，没有得到完全重视，只做些基本的整理工作，别说科技成果简介，就连系统的检索工具都没有。
[分析]
对于高科技公司，编写科技成果简介这样的参考资料是必要的，这是深层次开发档案信息内容的一个重要途径。编写适合本单位使用的档案参考资料是档案开发利用的一项重要工作。试想，如果大田公司编写了本公司的科技成果简介，也许会帮助公司接受更多的项目，为公司创造巨大的经济价值。
理论知识
档案信息开发的途径和方式很多，其中最主要的是编写档案参考资料。
档案参考资料，是档案部门或人员按照一定的题目，对有关档案材料的内容进行研究、综合、加工而成的，可供利用者直接阅读使用的一种档案材料加工品。档案参考资料改变了档案原来的形式，具有问题集中、内容准确、文字精练、概括性强的特点，不仅能起到一定的介绍和报道档案情况的作用，而且更重要的是，可以直接为利用者提供有实际内容的档案材料。参考资料的最大优点在于利用者不必翻阅大批档案，便可简明扼要地得到所需的材料。下面介绍几种常用的档案参考资料的编写。
（一）大事记
大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。它是一种以时为经、以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。它可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性，是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。
大事记的特点是必须严格地按照时间顺序记载有关历史事实；使用编年纪事体。编年纪事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以事件发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。
秘书人员编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。
编写大事记应尊重历史、尊重事实，维护事物的本来面目，客观地加以记述。
其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要。
大事记的内容，主要由大事时间和大事记述两部分组成。
1.大事时间
大事时间，一般要求记载准确的日期，并按照大事时间的先后顺序排列，以便反映事件发生、发展进程；每件大事年、月、日齐备，有的甚至写明确切的时、分、秒。
对时间不确切的事件，应尽力进行考证。先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。
2.大事记述
大事记述是大事记的主要组成部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。如何选择和确定大事，需要考虑如下三方面因素：
（1）要立足于本单位，突出本身活动。属于全国或其他较大范围内的大事，只有与本单位密切相关的大事才记；否则，不予记述。记述的目的在于说明大事的背景和由来。
（2）要根据本单位的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。一般情况下，反映主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。
（3）要体现本单位的特点，突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。
（二）组织机构沿革
组织机构沿革是以文字或图表形式，系统记载一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。
1.内容
组织机构沿革的内容大致包括单位（系统）概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等方面变化情况。
2.编写体例及格式
组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。根据组织发展特点，选择不同的编写体例：一是编年法，即按照年度依次列出组织结构的演变发展；二是阶段法，即按照组织机构重大变革的若干历史阶段，分别记述各历史阶段组织机构的演变发展；三是系列法，即按照组织机构变化的主要内容，分别记述演变发展情况。
（三）统计数字汇集（基础数字汇集）
统计数字汇集是以数字语言反映某一单位或某一地区、某一系统的某一方面情况或若干方面基本情况的一种参考资料。它是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料，是了解情况、研究问题、制订计划、指导工作和总结经验不可缺少的依据和参考。
统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种。综合性的统计数字汇集则是记载和反映一个单位、系统全面情况的，包容性强，篇幅较大。专题性的统计数字汇集则是记载一个单位或系统在某个方面的基本情况的。
整体结构：
1.总标题：单位、内容、名称、时间；
2.编制说明；
3.正文。
（四）会议简介
会议简介是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。广大机关、企事业单位干部经常需要查询会议的档案材料。例如，筹备一个会议之前，先行查阅以往有关会议的档案材料，许多程式性的内容使可延用旧例，以收到事半功倍之效。
会议简介的主要内容应包括会议届次，召开的时间、地点、主持人、参加人（代表名额、分配情况、列席范围），会议议程，讨论与会议决策事项以及选举结果等。
（五）科技成果简介
科技成果简介是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。其内容一般包括：项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。
（六）企业年鉴
企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性参考资料。
企业年鉴的特点是，利用年度的各种文字总结、数据报表、照片和说明文字等，记述和反映一个企业的综合发展状况。它一年编制一个卷册，年年记录汇录，但又前后连贯。
企业年鉴对于了解企业的综合情况和数据，进行工作总结、预测未来、计划决策，以及进行科学研究和编史修志等，可以提供比较系统和全面的档案材料。它被誉为“办公桌上的档案数据库”。
（七）企业史志
企业史志是依据企业档案信息撰写的史料性质的编研成品。从内容上划分，有就企业全部生产经营活动编写的综合性史志，也有针对某项专业活动撰写的专门性史志。企业史志史料性强，是以客观反映和系统阐述企业生产经营、科技工作及其各项管理的发展历史与发展规律为目的的，因此一般具有较高的和长远的利用价值。
（八）科技图册
科技图册也称科技图集，是以图样为主体，配以必要的文字和数字说明的编研成品。图样可以是设计图，也可以是简图或示意图等。图册主要用来表示产品或设备的规格、结构、性能、技术参数等，或表示基建工程设施的规模、布局、走向、结构、数据等。图册根据用途不同而有所区别，有为产品研制服务的图册，有为设备管理或工程设施管理服务的图册，有为技术交流或产品加工订货服务的图册等。
（九）科技手册
科技手册是以科技档案信息为依据，简明、扼要地概述特定范围的科技活动或专业的基础知识与规范的资料性工具书。所谓基础知识，是指专业性的基本数据、常用的计算公式和测试方法等。这些基础内容多是经过实践验证的成果和经验总结，带有一定的规律性，具有某种规范意义，是从企业档案中筛选出来，为企业各级领导、各种业务管理部门和技术人员、管理人员经常使用的，在形式上是可以随身携带备用的一种工具书。
（十）科技简报
科技简报是连续地报道科技档案信息的活页式编研成品。为了提高档案部门的信息反应速度，近年来许多档案部门分别创办了《档案信息》、《档案信息快报》等，是及时、定向地传递科技档案信息为主要目的的刊物，受到科技档案利用者的好评。科技简报就是这类刊物的代称。科技简报可分为定期与不定期两种。
知识链接
一、档案开发利用工作的特点
（一）档案开发利用工作能更集中、更全面地提供档案信息，更好地发挥档案的作用
档案开发利用工作向需要者提供的不是档案材料中的原始信息，而是经过档案人员提炼、整理、编辑出来的二次信息。这些信息不再像原始信息那种处于一种分散、凌乱的状态，而是组织成一个有机的整体。这些整体向我们清晰地展示出一个事物、一段历史、一类产品、一项工程的前因后果、来龙去脉及全部特征。对需求者而言，既可以省去查找、摘录、分类的烦恼，又可以迅速掌握某一问题的详细资料，取得较好的利用效果。
（二）档案开发利用工作能够有效地保护档案的原件，广泛传播档案信息一方面，由于档案开发利用工作编研的各种资料上的信息均来源于原始档案，同样能作为各项工作的凭证和依据，通过利用各种资料能有效避免对档案原件的反复使用，减少利用带来的损耗，起到保护档案原件的作用。另一方面，由于各种资料上的信息又不完全等同于单份档案，它比单份档案更加丰富、全面和系统，加上资料可以大量印制甚至出版发行，因而开展档案开发利用工作能够广泛传播档案信息，扩大档案利用范围和影响面，帮助更多的需求者利用到档案资源。
（三）档案开发利用工作能够帮助档案人员提高业务水平，促进档案工作各环节的开展
档案开发利用工作是一项专业性、研究性、综合性较强的工作，对档案工作人员的素质有较高的要求。它不仅要求档案工作人员有一定的政治思想修养和理论水平，还要求精通档案专业知识，熟悉本单位档案的内容和价值，以及利用需求和特点，同时还应具有较强的综合分析能力和文字能力。所以，开展档案开发利用工作实际上是对档案人员基本素质和业务能力的一次检验和推动。
档案开发利用工作的开展还需要以坚实的基础工作为前提。如果基础工作达不到一定的要求，面对一堆杂乱无章的档案，是无法进行深加工的。因此开展档案开发利用工作，还可以推动档案管理水平的全面提高。
注意事项
档案参考资料是档案开发利用的一项重要工作。编写各种档案参考资料应注意以下几点：
1.要广泛征集资料，熟悉馆藏的内容，掌握一定的原始材料以供编写。
2.注意材料真实、准确、表述恰当。
3.注意实用性。编研成果能否受到社会欢迎和重视，主要取决于它的现实有用性，因此档案部门要积极调查，了解社会需求，按需编研。
4.注意保密性。档案本身就有一定的保密性，因此在编制档案参考时，要注意保密，确保档案信息的安全。
第三节提供档案服务
学习目标
能够针对单位不同工作人员需要提供档案服务。
案例导入
哈尔滨哈斯公司是一家设计公司，最近，公司接受了一个新项目，是关于一生活小区的建筑设计。办公室工作人员李阳知道这一信息后，立刻从档案室找出了公司以前做过的所有的关于生活小区建筑的设计图纸，当他把这些图纸拿给设计人员时，设计人员说：“太感谢了，我们正想找这些呢！”
[分析]
这个案例告诉我们：在提供档案服务时，要根据档案用户需求，及时提供有针对性和利用价值的档案服务。
理论知识
档案的价值是由档案自身和档案用户两方面的因素决定的。档案利用服务是联系这两方面因素的纽带，因而也是实现档案价值的基本途径。档案用户需求，决定着档案开发利用的活动规律，影响提供利用服务方式方法的选择。在本章第一节已介绍了档案提供利用服务的方式方法。本节的主要目的是告知办公室工作人员在熟悉档案利用的基础上，还应了解档案用户的需求特点，以便提高服务的主动性、针对性和及时性。
