本节要点
1.岗位说明书的编制流程
2.岗位说明书的表现形式
5.2.1 岗位说明书的编制流程
1.取得各方的支持
在编制岗位说明书之前，岗位说明书的编制小组成员应和相关高层领导进行讨论，明确岗位存在的真正意义、正确定位岗位说明书的编制工作，取得他们的支持和认可。并力争使高层领导率先树立岗位责任意识。同时，在编制的过程中，要力争让各部门的主管以及员工积极配合岗位说明书的编制工作，为岗位说明书的编制小组成员提供编写技术的培训、指导和审核。
2.信息收集
通过岗位分析，岗位分析小组对每个岗位的基本信息都已经有所了解，这时所要做的工作就是把所有的岗位及其岗位信息收集整合在一起。值得注意的是，岗位分析时，所分析的岗位只是关键性的、有代表性的岗位，有很多的岗位都没参与分析，所以，岗位说明书编制小组最好是按照原来已经分析过的小组的相关要求列出那些未经分析过的岗位的信息，只有这样才能保证所有的岗位都能有相应的岗位说明书。
（1）岗位调查。进行岗位调查的主要目的，是在原有岗位分析的基础上更深入地了解岗位的情况，以便编制出全面的岗位说明书。岗位调查的方式在前面章节中介绍岗位分析的方法时都已经提到过，这里就不再多讲。最常用的一般有3种。
（2）岗位信息的编制。此阶段所收集的信息也是岗位说明书所要编制的内容，在编制这些信息时要掌握一定的技巧。
3.形成初稿
收集到岗位的相关信息后，岗位说明书编制小组可以借助计算机等工具整理收集到的资料，并逐条列出岗位信息的相关内容，形成岗位说明书的初稿。
4.形成岗位说明书
岗位说明书的初稿形成之后，岗位说明书编制人员要把岗位说明书的初稿分发到相关人员手中，让他们对岗位说明书的完整性、准确性和合理性进行讨论，根据讨论的结果，岗位说明书编制小组要对岗位说明书进行初步的修改，直到形成岗位说明书的终稿。
5.2.2 岗位说明书的表现形式
岗位说明书编制的一般要求是要标准化，但由于每个企业不同，企业的工作岗位设置也有所不同，所以，企业在编制岗位说明书时并没有固定的形式。但是，根据调查结果可以发现，目前常用的岗位说明书大多都只有以下3种形式：表格式、说明式和混合式。下面给出几种岗位说明书的表现形式，企业可以根据自己的实际情况采用不同的表现形式。
企业在编制岗位说明书时，可以根据企业的实际情况来选择适合自己企业的岗位说明书格式。
工具岗位说明书编制测试表
在编制岗位说明书时需要掌握一定的技巧，只有这样才能保证编制工作能够顺利地开展。你编制岗位说明书的技巧如何？如果有不足的地方，请给出改进方式。
案例讨论S集团岗位说明书的编制
S集团在编制每个岗位的岗位说明书时都一直追求完整性、准确性和合理性。每编制一份岗位说明书，他们总会经过完整的岗位分析，并写好详细的编制说明，比如下面是他们编制岗位说明书的要求：
（1）岗位名称指的是任职岗位的称谓，如财务部部长、税务成本管理等。
（2）岗位编号的格式为S集团总部—部门—编号，如S-CW-001：S为该集团名称的简写；CW为财务部的拼音缩写；001代表本部门的顺序号。
（3）直属上级指在业务上给予直接指令的上级，如会计的直接上级是财务部部长。
（4）所属部门指的是该岗位员工工作关系隶属的部门，如会计所属部门为财务部。
（5）岗位目的指的是设置该岗位的最重要的原因，用一句话概括。
（6）工作内容填写该岗位员工80%以上工作时间从事的具体工作。
（7）工作职责着重强调必须完成的任务，一旦发生过失应受到惩罚。
（8）岗位资格要求一栏，列明承担该岗位者需具备的学历与工作经验，学历项可注明相关专业，如大学本科以上，管理相关专业。
（9）岗位技能要求一栏，列明专业知识和能力两类，专业知识指的是与所从事工作职能及工作内容相关的知识，能力指的是从事该工作所必需的主要能力。
讨论题目
1.看到S集团编制岗位说明书的过程，你有什么想法？
2.假如你是S集团岗位说明书编制小组的成员，试拟订一份岗位说明书编制流程。
思考
1.假如你是岗位说明书编制小组的成员，你认为在编制岗位说明书的过程中，最应该注意的问题有哪些？谈谈你的看法。
2.你认为作为一个行政人员，在所从事的工作中，他应该具备哪些任职资格要求？试列举几例。
