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第5章 如何听,员工才会说;如何说,员工才会听(2)

*最重要的是,提问比告诉员工怎么做有一个关键的优势:回答者对他的回答有责任感,因此他更有可能去做自己刚刚说过的事情。

构建解决方案的问题有多种类型

每一个问题都把回答者指向了某一个方向,这个方向暗含在提出的问题中。于是,每一个问题都包含了对答案的指向性建议。

在本书中,你会读到成百个构建解决方案的问题。根据问题的目的,每一个问题都可以划归到以下几类中。下文可以帮助读者设计自己的构建解决方案的问题。

①澄清性问题

“关于你团队的工作情况,你能进一步讲一下吗?”“要帮助我更正确地看待这个问题,你还有什么要告诉我的吗?”或者在对话的后半部分提问“有什么我忘了问你,或者你忘了告诉我,但是又对这个问题很重要的事情吗?”

②持续性问题

“有什么事情在公司里发挥了很好的作用,虽然公司会做一些改变,但是哪些事情是你希望继续保持的?”“什么应该继续保持?”“你工作的哪一部分很顺利,你希望继续保持?”

③设定目标的问题

“要让这次会议有用,我们需要讨论什么问题?”“你希望在会议结束之后知道什么有用的信息?”“在这次会议之后有什么改变会让你觉得开这次会议是值得的?”

④会议之前是否有改变的问题

“在你安排了这次会议之后,关于你团队成员的纷争有没有什么变化?”“从1到10的范围里,假设10代表问题完全解决,1代表你决定召开这次会议时的状态,你认为现在是几?”

⑤区分性问题

“有没有什么时候问题没那么严重?”“那时候有什么不同吗?你们做了什么不一样的事情?”

⑥聚焦资源的问题

“虽然你们团队出现了问题,但有什么事情是做得比较好的?”“虽然你们公司现在面临困境,什么是你们公司的优势呢?”“你们的团队最强大的资产是什么?”

⑦提出例外情况的问题

“你有没有解决过类似的问题?”“你是怎么做的?”“谁帮助了你?”“他是怎么帮你的?”“在之前的危机中,你觉得最有用的是什么?”

⑧未来方向的问题

“想象一下问题已经解决了,那时候和现在相比有什么不同呢?”“你会做什么不一样的事情?”“部门的运作会有什么不同?”“要解决这个问题,你会走出的很小的一步是什么?”“假设现在你已经走出了很小的那一步,下一个很小的一步你会怎么走?”在提出这些问题的时候,用“会”要比“可能会”更有力量。

⑨三角问题

“其他部门会怎样注意到你们的进步?”“如果情况有了改善,你的上司说你们应该做出什么改变?”“要让你的上级把这个项目交给你,他需要看到你做什么事情?”“你的同事看到什么会觉得这次会议是有用的?”

⑩建议性问题

“如果你尝试……是不是会有用?”“你有没有想过……”“你觉得……会不会有用?”“如果你团队的同事……会怎么样?”常使用建议性问题,你会发现即便是直接的建议,后面带一个问号也会有很大的改善,比如“现在,做……怎么样?会有用吗?”

为构建解决方案的问题添加暗示

现在你已经明白了提出构建解决方案的问题的力量了,接下来我们要为构建解决方案的问题再添加一味调料。你记得我们说过,提出的问题塑造了你得到的答案(反之亦然)。如果我们给问题添加设定的假设或暗示,对方的回答有很大的可能会基于你的暗示。在这一步里,你的暗示直接就被对方接受了。

这看起来可能很复杂,但是下面的清单会告诉你,它其实很简单(虽然不总是很容易)。在你细读这个清单的时候,你会对这个技巧有一定的感性认识。

通过练习设计自己的问题,你可以慢慢把这个方法变成你自然而然使用的一项技能。

下面是一些例子。

*“怎样才能让你意识到这次会议是有用的?”(暗示这次会议是有用的,问题只是如何让你意识到这一点。)

*“要改变什么,我们才不用再讨论这个问题?”(暗示这个问题可以被解决。)

*“这么长时间以来,你们团队是如何解决缺乏人手这个问题的?”(暗示你的团队虽然缺乏人手,但是把工作做得很好,团队成员很有能力。)

*“什么时候你团队成员之间的合作要比现在好?”(暗示团队不是一直都缺乏合作,把注意力集中到积极的方面,注意这种问法和“你们的团队有没有合作得更好一些的时候”的区别。)

*“你是怎么快速解决这个问题的?”(暗示他们之前这样做过,这次可以找到解决方案。)

*“怎样会使公司高级管理人员注意到你们已经成功地完成了这个项目?”(暗示项目会成功,把“成功”表达为具体的形式,设定了未来的目标,这也帮助他们思考如何把项目的成功展示给高级管理层。)

*“哪些具体的信号会让你认为这次收购是成功的?”(也是暗示成功是可能的,引导团队成员假设一个尚未实现的结果。)

*“哪些会是有所改善的第一个小信号?”(暗示会成功,把团队的注意力集中到小的步骤上,小的步骤引领向大的成功。)

*“上次你觉得项目会超出预算并且延期的时候,哪些做法是最有效的?”(暗示现在的情况不是毫无希望,把团队的注意力集中到上次出现类似问题的有效解决方案上。)

所有这些不同的提问方式都暗示你相信你的团队的能力,相信他们可以解决现在的问题。这种态度会使团队成员有信心,引导他们对积极的结果产生希望。

带人小贴士:

问题是解决方案的助产士。

5.不断提问“还有什么吗”

聚焦答案型的管理者离不开的一个非常关键的问题是:“还有什么吗?”这个问题鼓励员工提供更多的细节,提出更实际的观点。简单的几个字可以成为你问的最重要的补充问题。

但是,这有一个前提,就是你用这个问题来引出对方关于解决方案的更多细节。在讨论问题和困境的时候,“还有什么吗”这个问题会产生反作用——更深刻地挖掘问题,可能会过分强调困难。

带人小贴士:

在讨论解决方案的细节时,多多益善。

6.不要问“为什么”

翻看前面列出的构建解决方案问题,你会注意到有很多“W”开头的问题,比如:谁(Who),什么时候(When),哪里(Where),什么(What)。我们常说的五个“W”里,聚焦答案型管理者要尽力避免的是“为什么(Why)”。

为什么最好要避免“为什么”这个问题呢?主要原因是,“为什么”之类的问题很容易会演变成“谁做的”“谁的错”这些问题。团队成员讨论“为什么”会很容易演变成讨论谁是导致问题的罪魁祸首——这毫无益处。

有比问“为什么”更有效、更好的问题。比起“为什么你没有按时实现预算计划?”来,“下次你怎样按时实现预算计划?”或者“要按时完成预算计划你需要什么?”要更有效得多。

带人小贴士:

忘掉“为什么”,多问“怎么办”。

“如何说”的案例:迈尔斯父子公司

让我们看一下聚焦答案谈话是如何在实际生活中发挥作用的。读一下下面这个案例,试着分辨一下应用了哪些聚焦答案问题。也可以想一想,如果换成你,你会提出什么问题。

迈尔斯父子股份有限公司是一个家族企业,专注于为医药公司开发和制订药品包装解决方案。这家公司属于“幕后英雄”,非常成功,但是不为大众所知。迈尔斯先生(59岁)是公司的创始人和董事长,他是个发明家,也是个商人。他的商业敏锐度,以及一些他申请了专利的发明,支撑着公司以前的飞速发展。迈尔斯先生唯一的儿子,史蒂芬·迈尔斯(32岁)现在也在公司就职,但是他的工作内容并没有被清晰地界定。史蒂芬被视为他父亲的儿子和助手。虽然史蒂芬的名片上写着他担任的是市场总监的职务,但是他在那个职位上工作的时间屈指可数。

同很多家族企业一样,公司有一个看起来不错的组织架构表,但是高级管理层的职务和授权缺乏清晰的界定。企业重点放在公司业务实际是如何运作的,而不是应该如何运作。迈尔斯先生和儿子的工作关系一直不错,虽然老迈尔斯一直严格控制着公司很多事情。

最近,老迈尔斯先生出现了严重的健康问题,因此在过去的6个月里只有某些时间会在办公室工作。在这6个月里,史蒂芬担任了公司的CEO,他对公司的业务运作做了一些微小但是重要的改变,特别是在组织架构方面。

老迈尔斯先生恢复了健康,回到公司工作之后,他和儿子史蒂芬之间的关系出现了裂痕。刚开始这种裂痕很小,老迈尔斯先生对自己不在公司期间公司的变化表示惊讶。在某些问题上,这又变成了困惑。老迈尔斯和董事会成员公开表达了自己的困惑,这是史蒂芬不愿看到的。老迈尔斯先生很高兴看到在自己不在公司期间,公司运转得很好,但是对于公司的变化,特别是儿子没有告诉自己而做出的改变感到不快。史蒂芬则觉得作为代理CEO(以及下一任CEO),那么做是他的职责所在。

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