优秀的商务文书有助于构建稳固的人际关系
要想掌握商务文书的写作能力，首先要认识到“文章关乎构建人际关系”。
应该避免写会导致关系恶化的文章，这一点自不用说。
因一句话而决定以后的关系这种事，想必每个人都经历过。例如，一旦说了得罪对方的话，之后的协商就无法顺利进行。
因为文章可以留存，所以其影响力大于说话。你写下的第一句话，将决定对方对你的印象，而这个第一印象往往会给以后的工作进展带来重大影响。
写一句恰到好处的问候并不难，却能给对方留下极佳的印象，如此即可与之前毫无往来的人建立良好的关系，确保工作顺利进展。这样的例子屡见不鲜。
反之，如果第一份文书写得很失败，以后再想构筑和对方的信赖关系就会很辛苦。有这样经历的人也很多。
我们把这样的失败控制在最低限度，比如，通过第一封邮件顺利架起沟通的桥梁。然后提出具体方案，得到对方的认可，进一步加深关系并赢得信赖。最后再次写邮件表达感谢，开启下一次合作……这样的业务流程是比较理想的。
因此，对于当代商务人士而言，最重要的就是深刻认识到写作能力对于人际关系的重要性。
在学生时期，无论是写作文还是读后感，我们大概都没有意识到“文章会关乎构建人际关系”这一事实。然而步入社会以后，我们就必须对此有深刻的认识。
换句话说，我们必须掌握“用文章打动人心的能力”。
准确传达要事是大前提，在此基础上要力争写出动人的文章。只有打动人心，令对方采取符合你意愿的行动，才能称得上真正掌握了能活用在工作中的“写作能力”。
那么，真正能够打动人心的文章是什么样的呢？
关键在于是否有“温度”。
从根本上讲，人是感性的生物。因此，我们写出的文章必须带有身为人类所应有的温度和热情，或是能让对方感受到在为他着想的心意。
准确传达要事是大前提，在此基础上，只有写出“带有感情”的文章，才能让对方在条件相同的情况下，优先选择与你合作。
比方说，在本次合作结束时，若能向对方发送表达谢意的邮件，就能让对方觉得你很会做人，那么下次如果再有合作机会，双方联系起来就会很方便。
能否实现这样的邮件沟通，是身为商务人士能否得到好评的决定性因素。
掌握与商务人士身份相符的措辞的重要性
商务人士有其应有的表达方式，掌握与此身份相符的措辞也很重要。
有一个始自2008年的奖项，名叫“年度最佳团队奖”。该奖项综合评定“团队成绩”“组织力”“团队内外的满意度”这三项要素，不限国家，对于创造出在社会性、经济性等方面获得优异成绩和评价的产品或服务的团队予以表彰。我目前在担任该奖项的主评委。
获得2015年最优秀奖的是日本橄榄球代表队，队伍中的广濑俊朗选手和大野均选手出席了表彰仪式。当时我强烈地感觉到，他们不仅是出色的运动员，更具备了商务人士所应有的素质。
在观看电视里五郎丸步选手的采访时，我也有这种感觉。这些日本橄榄球代表队的成员，无论面对怎样的提问，都能做出与其身份相符的沉稳冷静的回答。
当然，这样的素质也是在橄榄球这一需要团队合作的竞技比赛中锻炼出来的，但除此之外，我认为还有一个理由，那就是他们具备了身为商务人士的自觉，以及作为商务人士所锻炼出来的语言能力。
他们对人际关系有着准确的理解，并且牢牢掌握了及时做出恰当言行的能力。
也就是说，他们的说、写的基础能力（整体语言能力）相当扎实。这一点真的很重要。
尽管一个人有良好的沟通能力不能代表他也有高超的写作能力，但是知道如何准确表达的人，其说话能力往往也会在写作中得到体现，即使是口语化的文风，也很有可能写出规整、漂亮的文章。
也就是说，作为商务人士，得体的谈吐与巧妙的笔法是互相关联的。
当代商务人士需要具备的“说写两用力”
对于我们而言，说话能力和写作能力未必等同。
因为在日常对话中，我们并不需要使用太多的词汇，所以让口若悬河的人去写文章，可能反倒写不出来。反之，许多小说家都能写出华丽优美的文章，可一旦登上演讲台，不少人连话也说不利索。也就是说，在实际工作中，说话能力和写作能力很难实现有机结合。
不过，作为现代的商务人士，我们还是需要尽量消除这种偏差，获得“说写两用力”。况且，掌握说话能力和写作能力其中一种的人，要掌握另一种并不困难。
在当今时代，并不是说通过流利的言谈引导对方同意合作工作就结束了。谈话结束后，为了防止将来发生纠纷，经常需要以文字的形式留存备份。
空口白话的协商原本就容易引发双方的误解、认识的差异，以及记忆的不同等问题。因此，可以留为证据的邮件就成了最重要的商务工具，其应用也十分广泛。
现在的商务往来，已经不再像以前那样只依靠销售术语就能完成。从事销售工作的人，即使已经同客户建立关系，也必须妥善整理谈话内容，并向对方发送确认邮件。
我认识的一个销售员，每次洽谈结束之后，都会把双方商谈的主要内容总结成邮件发给对方，供双方确认。
这样的邮件不应只有单纯的问候，还要概括谈话内容，厘清条目，以供对方确认。
洽谈时，也应像坐飞机时的再确认（重新确认预约）一样，以“这样可以吗？可以吗？”的形式逐步确认，确保双方的认识没有偏差。
那么，怎样做才能掌握“说写两用力”呢？
一种训练方法是在说话时一直保持“写”的意识。我自己也做过这种训练，就是尽量以接近书面语的形式来说话。
具体来说，就像用磁带录音机录音一样，以“因为○○是△△（逗号）所以能得出××的结论（句号）”的形式，像写文章一样录入对话，然后再边听边写出来。
经过如此反复练习，在谈话时就能做到“还没开始讲便已想好后面要讲什么”，将谈话内容写成文章时的赘笔就会越来越少。进而，很多事情都能做到恰到好处，比如准确传达意图、正确使用词汇和语法，等等。
做到这些以后再尝试写文章，你就会发现自己的写作速度变得非常快。
也有人认为，口语和书面语是完全不同的两种东西。然而实际上，二者在深层次上是互有关联的。
通过这项训练，在写文章的过程中，也会像与别人谈话一样，以“因为○○是△△（逗号）所以可认为那是××（句号）”的形式，在脑海中迅速浮现出文章来。
然后，只要将之写成文字即可。如此一来，就能大幅提升写作速度。
用“写作一样的说话能力”成为演讲高手
锻炼写作一样的说话能力有一大好处，就是讲话时会做到流利干脆，避免支吾不清。掌握了写作能力，说话就会变得准确而流畅，不说与主题无关的话。
能够最大限度发挥这种能力的就是做演讲。
做演讲的时候，没有人会毫无准备就直接开始，一定会事先做笔记，将讲话内容总结成文稿，牢牢记住，正式演讲时再当众讲出来。
事先准备的文章写得好不好，是决定演讲成败的关键。
文章里若是废话连篇，演讲也必然如此，最后只会以失败告终。也就是说，做演讲不光要有说话能力，同样也要具备写作能力。
看看美国总统的演讲就能明白。演讲台上，总统有着很强的现场感，仿佛所说的每一句话都是当场想出来的。而实际上，演讲稿是事先用一到三个月的时间写好的，并且已经过谨慎的推敲。
也就是说，演讲是否精彩，实则与事先写好的文章的品质密切相关。
当然，即使原稿已经千锤百炼，光靠死记硬背也无法打动人心。技巧也是必不可少的。
越是重要的语句，越是要放缓语速；在思考文章结构的过程中，要总结出要点，确定关键语句……
通过如此反复的锤炼，写在原稿中的内容就会和演讲内容融为一体。
东京2020年奥运·残奥会组委会顾问尼克·瓦利在其关于奥运会筹办的《日本是如此赢来奥运会的！——撼动世界的演讲力》一书中，讲述了一件很重要的事，即演讲的练习重复多少遍也不算多。只有通过反复练习，才能做到彻底掌握。
演讲中所说的内容，本就是事先写好的语句。
将写好的语句重复阅读无数遍，深深地刻印在自己的脑海里，再转换成仿佛是发自内心的话一样说出来，就能打动对方的心。
像这样习惯写作，通过练习写作一样的说话来锻炼自己，就能实现写作能力和说话能力的有机成长，进而思考力也能有飞跃性的提升。
写作是锻炼思考力的最佳手段
人之所以成为人、使人类得以建立全然不同于其他动物的高度文明的，正是高度的思考能力。而支撑这一高度思考能力的，则是语言的力量。
也就是说，锻炼语言的用法，是培养思考力的最佳手段。
那么，语言的用法应该如何锻炼呢？
通过对话当然也能锻炼，但是对话中不乏轻松的闲聊，还有表情、动作等言语之外的很多要素在起作用，所以严格来说，对话并不是单纯锻炼语言能力的最佳方式。
与之相对，写文章是很辛苦的，很多人花很长时间才能写出接近成稿的规范邮件。再比如写企划方案，不熟练的人也常常是写完第一行就不得不停笔了。
从某种意义上讲，这是理所当然的事。因为写作是相当辛苦的，需要具备深刻的思考能力。
很多时候，你可能觉得自己似乎理解了，但试着一写就会发现：“哎？原来没明白啊。”
要想把模糊的想法写成条理清楚的文章，需要补充从前缺少的知识，同时深化自己的思考，并对想法进行归纳。然而，这种事并非朝夕可就。
观察学生也会发现，实际上，他们经常是通过写文章而使自己的思考逐渐深化、统一的。
看看大一学生写的报告就会发现，他们在开始动笔时并不理解的事情，往往到最后“终于明白了”。
这是因为在写作过程中，他们逐渐发现：“啊，这么说的话，还有这个。那么说的话，还有这个。”可以说，这样的发现才是写作的真正的乐趣所在。
许多小说家在开始创作一部作品时，也没有完全决定故事的结局。他们往往会说：“在写作过程中，因为不清楚故事究竟会如何收尾，所以会感到些许不安，但好在最后都能有个很不错的结局。”
一方面，这可能体现了作家本身的素质，而另一方面，或许也是在写作过程中，作家的想象力得到激发，便将涌上心头的语言写成文字，而一波语言又会触发下一波语言，如此不断循环……
也就是说，看着自己写下的文字，就仿佛有另一个人，或者说是不同于自己的存在在刺激自己，诱使自己不停思考，形成这样的循环。
即使是自己写下的文章，也能成为某种独立的存在，呈现在自己眼前。与之对峙，就能进一步深化思考。小说家大概就在重复这样的过程。
由此可知，在掌握写作能力的同时，还能提升自己的思考能力。请务必了解这一点。
提升写作能力的“擅长模式”和“自我风格”
普通的商务人士，在工作中的写作量极少有能抵得上写一本书的。即便如此，他们还是不得不在各种场合写作，比如每天的邮件、信函、企划方案，等等。
此时，拥有自己的写作模式会格外方便。
自己用这个模式能写得很快，以这种风格会写得更轻松，或是将自己擅长的句式放在最后，就能一举锁定胜局。
像这样确定了自己擅长的模式，组织文章就会变得很轻松。
就如同体操运动员想象如何落地，然后由此反推来编排表演，如在哪个部分表现何种技巧，到最后平稳落地——要以这种感觉去写文章。
例如，如果已经确定要在文中加入大约三个要点，并在文末添加谢辞的基本格式，就能从容不迫地写文章了。
在空无一物的白纸状态下写文章是很难的，但邮件开头和结尾的内容基本上都是固定的，所以只需要替换主旨部分，或是事先定好三要素，就能做到不慌不忙、从容不迫写文章了（关于“三要素”，将在后面的章节详细说明）。
我有机会指导很多人学习写作技巧，也出版了不少相关书籍。实际上，有一位读者阅读了我的一本以写作为主题的书，发现“这样做就能写书”，后来真的出版了自己的书。他为此向我道谢，令我感到非常开心。
还有人读了我的书，写作能力得以提升，因而升职加薪，也曾特地向我致谢。
据说，那位读者拥有出色的销售能力，但其所在的公司升职条件之一是写小论文，而他的小论文写得并不好，所以好多年都无法升职。后来，他购买了我写的书，又是画线标出重点，又是贴便签做记号，反复阅读了许多遍，结果在考试时取得重大突破，年收入一下子就增加了近百万日元。这是多么巨大的变化啊。
这个人的例子并不特殊。事实上，只要掌握了写作能力，就能使自己在各方面逐渐进步。
比如找工作时写的应聘申请表，要在其中填入自己的志向、此前的学习生活等事项，之后有些人能够通过资料审查，有些人则通不过。即使是同一所大学的毕业生也会有这种情况发生。
由此可见，笔试资料是否能够通过是由文章品质决定的，这一点毋庸置疑。那么，该写什么样的文章才能合格呢？
关键在于是否能在文章中表现出真实的自我。
我在很多地方让大家写小论文式的文章，我的关注点在于作者能吐露多少真心话。表现出真实自我的人所写的文章会有“真情”流露，会让我感到“啊，这人并非只流于表面形式，而是有自我，并在文章中表现出了自我”。掌握这样的写作能力很重要。
要在文章中体现出作者的人格
归根结底，人们阅读文章的时候，就是在读取作者的人格。
在人格上是不是可以共事的人？是不是能对事物做出深入思考的人？有没有社会性？有没有自我？是不是有趣的人？……
读者会从文章中读取这些各种各样的要素。
负责审阅应聘申请表的人事负责人也是如此。虽说这种文章很短小，字数有限，但他们仍会认真审阅。对于并未用心的文章，人事负责人当然会认为这篇文章的作者有所不足，于是将之判定为不合格。
也就是说，模仿范文写出的文章是毫无意义的。
读者们想看到的是作者自己的故事和思想，比如挖掘自己的内心深处，发现自己遇到什么样的事、什么样的人时有着什么样的想法，与现在有什么关联。
从这个意义上可以说，不流于表面形式、在文章中灌注个人特征和特性的能力，就是商务人士所必需的写作能力。
而且在当代社会，尤其是商务场合更需要体现人格。在这个时代，作为个人能否得到对方的信赖，也关乎是否能够在工作中取得更大的成果。
比起头脑聪明或伶牙俐齿，人格更重要。越是重要的工作，人格就显得越关键。因此可以说，当你在沟通过程中让对方觉得“这人值得信赖”的时候，更进一步的工作也就随之而来了。
适当地体现个人风格，从而赢得对方的信赖，仅仅依靠这样的写作能力，就能左右工作的成败。
要事自然是必须传达的，除此之外，还应在其中巧妙地加入自己的感情。这也是商务人士所必需的写作能力。
实际上，一个人能否在求职活动中脱颖而出，就要看他能在多大程度上表现出真正的自我，也就是求职热情的问题。
人事负责人要一边阅读海量的应聘申请表，一边估量其中所含的热忱。因此，求职的学生必须写出能够充分体现真实自我的充满力量的文章才行。这一点至关重要。
写作时要有当事人意识
我在大学里不仅负责教学生，还负责教师的录用工作。由于应聘者非常多，我无法面试所有人，所以我会让应聘者提交小论文。
比如，教育学领域的公开招募，就以“目前培养教员的课题是什么”为题，再由五位评审经过审读，从中选出面试者。读过小论文之后，在“这个人在写作时有着非常强烈的当事人意识”“这个人写的事情仿佛与自己无关一样”“这个人把握现实的意识很淡薄”等观点上，五位评审的意见几乎完全一致。
当然，前来应聘的人都很优秀，所以审查内容不会局限于小论文，还会察看履历、业绩等。也就是说，录用与否是经过综合审查后才决定的。但不管怎么说，展现人格的小论文在审查中所占的比重是相当大的。
我们会通过小论文读取一些信息。例如，这人在人格上是否值得信赖？这人在工作中会不会逃避困难？这人是不是惯于偷懒耍滑、不务正业？
当然，我们并没有见过对方，但这并不妨碍我们通过文章观察对方的人格。有些人只写自己的优点，企图耍小聪明蒙混过关，这种人一眼就会被看穿。
不仅限于录用考试的小论文，写文章向别人介绍自己时，首先必须做到的一点，就是你的回答要合乎对方的要求。不过，仅仅如此还不够。
在此基础上，还要注意：能否怀着当事人意识直面问题是关键所在。你若要做一件事，就必须在文章中说明自己会怎样去做。
还有，写这样的文章需要具备两种视角。
分别是“总体视角”和“个体视角”。关键就在于自己在平时的思考和行动中是否持有这两种视角。
所谓总体视角，就是根据普遍性来把握问题，决定如何应对。
为此，首先需要接触各种各样的信息，掌握普遍性的常识和知识。不过，从某种意义上讲，任何人都能写出这样的文章，只要学习就能掌握。
更重要的是“个体视角”。
个体视角就是具体写出自己面对某个问题时，如何基于自己的经验去处理。这种视角才能体现出这个人的本质。
写作时只有兼顾宏观视角和微观视角，才能让读者感受到作者的当事人意识，也就是“这个人把这个问题当成了自己的事情”。
由此可见，对于商务人士而言，清晰地表达出自己能够有主见地应对问题，也就是怀有当事人意识的信息，是至关重要的。请务必铭记，必须能写出清晰传达这种信息的文章。这是来自社会的严格要求。
让读者感受到当事人意识的文章的写法
能让人感受到当事人意识的文章的重要性，想必大家已经有所了解。那么接下来，我就讲讲怎样才能写出这样的文章。
要想写出能让人感受到当事人意识的文章，首先要在平时的思考中怀有当事人意识。比如自己所在的公司或行业中发生的事，无论是什么事，都要当成自己的事情去思考。这将成为最佳捷径。
话虽如此，要想迅速掌握能让人感受到当事人意识的能力，还是需要某种技巧的。这个技巧就是加入个人的经历。
比方说，你养狗，和你有工作往来的人也养狗。这样，通过邮件沟通完工作上的事情以后，你们可以就养狗的事情继续交流，比如狗的健康状况等。
在关于狗的聊天过程中，你就会感觉到，你和对方建立起了私人关系。
建立起这种有共鸣的私人关系之后，即使日后发生误会，彼此也能无顾忌地联系确认。另外，也方便互相委托对方办一些力所能及的事。
即使从事同样的工作，能否建立起个体对个体的关系，也将成为商务人士能否充分发挥实力的分水岭。这同写作能力也有很大关系。
具备写作能力的人，即使工作偶尔告一段落，也能像“啊，说起来，前几天在××这个地方听人提起了您的名字……”这样，大约一年联系对方一次，从而一直与对方维持自然沟通的关系。
尤其是在互相发文表示感谢的时候，如果收到非常好的文章，就会感到心灵得到了治愈，疲劳仿佛也一扫而空。
写答谢文章，有时会令人觉得很麻烦，但对于商务人士而言，礼仪是非常重要的，所以一定要在邮件中郑重致谢，哪怕只写一两句也好。
光靠实用性的东西，是无法加深人与人之间的交情的。作为商务人士应当牢记，要把实用性和个人感情当作自己的左膀右臂，缺一不可。这是商务人士挖掘“写作能力”的第一步。
