报告语言的口语化，其要求很多。主要有这么几点，一是用短句子。领导者在作报告时，如果句子太长，不仅自己讲起来费劲，容易出现语病，而且听众听起来也会觉得别扭，不好把握意思。二是多用正装句，少用或不用倒装句。这也有利于听众把握报告意思。三是把不易听明白的词语改换成容易听明白的词语。“宜于”可改为“适合”，“即是”可改为“就是”，等等。或者有时可于脆删去。1949年4月，周总理在第一次团代会上有段讲话：“一个人生着两个耳朵，能听话，生着两只眼睛，能看东西；生着两个鼻孔，能闻味。听话，能听正面的，也能听反面的；看颜色，能看白的，也能看黑的；闻味，能闻香的，也能闻臭的。所以，人体的机能也是合乎辩证规律的。我们必须听各方面的意见，辨别是非。”这是周总理代表党中央对青年人的告诫和勉励，话讲得生动、通俗、贴切，听起来容易入耳。
（2）大众化
大众化，就是领导者在作报告时，应该想着群众，语言应该采用通俗化的说法、规范化的说法。
著名教育家叶圣陶说：“通行的说法是大多数人用来传达意思的，是大多数人说惯听惯了的，咱们拿来用，就一丝儿不隔。语言出在咱们心口里，意思透进人家的耳里心里。不太通行的说法、绕一些弯于的说法就不然，即使意思没有错，人家总觉得有些生分、不自然，这多少就是隔。”
叶圣陶的话十分有道理。俗话说：“话需通俗方传远。”领导者作报告是让人听的。如果说的话，让人听不明白，尽用一些生疏的行业术语和专业名词，或滥用方言土语，又不能细致介绍一下，那就必然影响宣传效果。也正是在这个意义上，列宁才强调：重视经常和不断的宣传工作，就应当确切地和全面地制定必须加以通俗化的那些原则。
现在，一些领导者作报告，好过分追求文辞的华美，他们以为这样能换来下属的喝彩。殊不知，其结果往往适得其反，反而丢掉了朴素美的感染力。这点应引以为戒。
（3）自己话
自己话，是说领导者在作报告时，要说自己的话，要有自己的语言特色。
用自己的话作报告，这是一切有成就的演说家、报告家的经验之谈。鲁迅曾说过，我们要现代的、自己的话，用活着的白话，将自己的思想、感情直白出来。加里宁在批评一些人时也曾指出：“为什么你们在发言中，总是力求用现成的公式来讲话呢？……什么叫作说现成的话呢？这就是说，你们的脑筋没有起作用，而只是舌头在起作用。说现在的一套话，你们就不能够给人家以印象。为什么呢？因为这套话用不着你们说，大家也知道。你们害怕，若按照自己的意思来讲话，那就会讲得不很漂亮。其实你们错了。这样的话，大家更愿意听，更容易懂。”加里宁告诫宣传家、教育家们，“……应当力求用自己的语言说话，用母亲教会的语言说话。母亲所教出的语言是最好的语言，请你们相信我说的是良心话。”鲁迅和加里宁的话都告诉我们，一次成功的谈话、报告，必须是报告者在用自己的语言表达，具有鲜明的个性和独特的风格。也正因为如此，它才会受到人们的欢迎。
用自己的话就是心里怎么想，嘴里就怎么说，把普普通通的词语用得恰当，让它发出光彩。现在，有些领导者作报告，爱使用“时髦词”，好复述报刊和书籍中的观点，靠拼凑别人的东西来作自己的报告。这样，尽管表面看是挺“新鲜”，但实际上不解决问题，缺乏新意，没有味道，结果往往受到听众的冷漠、抵制和反对。
5.讲究报告的结尾艺术
讲话的结尾部分，也叫“结束语”。结束语同开头一样重要，好的结尾，能给人余音绕梁、回味无穷的感觉，也可发人深思，催人奋进。
结束语，一般是综合归纳主体的内容大意，提出希望、要求，鼓舞号召听众行动起来，按照报告中阐述的道理和主张去做。
结束语总的要求是：精悍有力，调子高昂，充满热情，这样才能振奋精神，鼓舞斗志，发挥巨大的鼓动力量。
结束语从内容上说要注意两点：一是要综合归纳全篇讲话的内容，做出肯定性结论，使听众对讲话全文有一个概括、完整、深刻的印象；二是要有鼓动性和号召力，给听众前进的信心和奋发的力量。报告结尾形式多种多样，通常采取以下两种：
（1）总结式结尾
在讲话结束时，对前面所讲的内容进行提纲挈领地归纳和总结。例如，邓小平同志《在中国文学艺术工作者第四次代表大会上的祝词》是这样结束的：
这次大会，是全国文艺工作者在新长征中的第一次盛会，同志们是带着自己的丰硕成果来出席大会的。我们相信，大会以后，同志们一定会拿出越来越多、越来越好的艺术成果，向祖国和人民汇报。
谨祝大会圆满成功！
（2）号召式结尾
就是在讲话结束时，运用极富鼓动性的言辞，或提希望，或提要求，号召人们去努力行动，完成会议任务。例如，十五大报告是这样结束的：让我们高举邓小平理论伟大旗帜，紧密团结在党中央周围，同心同德，不屈不挠，艰苦奋斗，把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪！结束语的形式尽管很多，但不管采用什么形式，都必须以简短有力的语句，总结报告全文的主旨，发出有力的号召。
6.应当克服的几种错误倾向
作报告语言艺术的基本要求，是说领导者在作报告时应该如何去做；报告语言应该克服的错误倾向，是说领导者在作报告时，不应该如何去做。这两个问题正好是一正一反。为使报告取得良好效果，我们既要懂得报告语言的基本要求，还要懂得报告语言应该防止和克服的错误倾向。
报告语言应该克服的错误倾向很多，择其要者罗列如下：
（1）居高临下
周恩来同志在《反对官僚主义》的讲话中，曾给“老爷式”的官僚主义这样画像：“官气薰天，不可向迩；唯我独尊，使人望而生畏，颐指气使，不以平等待人；作风粗暴，动辄破口骂人。”
周恩来同志说的这种情况，某些领导者作报告时，也程度不同地存在。有的领导者，真理意识、群众观点、政策修养都很薄弱，往往把作报告看成炫耀自己，抬高自己的一种机会。因此，他们在作报告时，总忘不了自己是个“领导”，他们居高临下，独断是非，不容异议。好端领导的架子，好拿当官的腔调，好用“乌纱帽”去向下属说话。这样，说的话必然官气十足，火药味浓，结论性多，论证性少，从而使听众反感，自觉不自觉地在自己与听众之间增添了一道妨碍互通的鸿沟。
领导者如果自身不正，却又做出居高临下的样子，去教训别人，这种报告更会被嗤之以鼻。著名的河北无极县委书记刘日同志十分重视以身作则。他的办公室曾有一张拓片，其文曰：“吏不畏吾严而畏吾廉，民不服吾能而服吾公，廉则吏不敢慢，公则民不敢欺；公生明，廉生威。”他以此拓片文字而自警，引起社会关注。每个领导者也应对此深思。
（2）敷衍塞责
有的领导者，业务水平低，政策水平差，情况了解少，在作报告时心中无数，头脑空空。然而，他们又怕失了体面，又怕丢了威信，只好求助于空话和模糊话敷衍塞责。他们对报告的中心内容不是进行深入分析、细致阐述，而是东扯葫芦西扯瓢，海阔天空无边际，就像唐·吉诃德大战风车一样，根本就没有确定的对象。这样，讲的时间很长，触及报告主题的东西却很少，他在信口开河地讲，听众在糊里糊涂地听，要说实际效果，真是少得可怜。
（3）套话连篇
有些领导者在作报告时，习惯于用套话应付局面。本来，作报告是为了说明问题，有话即长，无话即短，不必勉强。然而，他没话硬要凑话说，将那些人家说过多少遍的套话，将那些放在任何时间、地点和场合都不会错的话，硬性搬来，滔滔不绝地泼给听众。例如，在做工作总结报告时，每每都说“成绩是主要的，错误是次要的”，在分析形势时，每每都说“形势大好，问题不少”，等等。甚至会上作报告，完全是在照念秘书写成的稿子。人们中流传的把“接下页”也读了出来之类的笑话，就是对这种现象的有力嘲讽。
（4）语言不缜密
由于语言不缜密，从而造成不良影响，这也是领导者作报告常发生的。作报告，一般而言是在正式场合下，领导者代表组织讲话，报告内容代表着领导层的观点和意图，势必对下属产生重要影响。因此，领导者在作报告时，必须对报告的用语精心斟酌，恰当使用。阐述方针政策，不能想当然，信口开河，评价事物或下属单位、个人，不能带有个人成见和片面性，发表的观点，不能只顾一时痛快，给以后留下后遗症。然而，有的领导者作报告时却违背了这一点。这是需要注意的。领导者必须养成缜密周到的作风，并体现在报告语言之中。
（5）题外发挥
与用语不缜密相联系的是报告语言“走题”。有些领导者认为，作报告与写文章不同。写文章不能没有中心，不能离题。但作报告却不一定需要特别明确的中心，不必那样中心突出，结构严密。因此，他们在作报告时，往往出现下列毛病：
①喧宾夺主。尽管有些内容与报告的主题并非无关，但在整个报告中的地位和作用却是很有限的。有些领导者不能认识和把握这种局限性，该详的没能详，该略的没能略，对一些事例和情节描述得过细，发挥得过多，从而淹没了主题，丢掉了中心，使发挥游离到了报告内容所允许的范围之外。
②被听众牵着走。报告，作为一种面对面的交流，一般说来是报告者掌握着报告的主动权。然而，听众也不是完全被动的，有时候可能用递条子等方式向报告者提出一些问题。在这种情况下，有的领导者就不善于进行处理，对哪些问题应该详细阐述，哪些问题应该给予提纲挈领的回答，心中没有数，而是有问必答，甚至连回答不了的问题也勉强作答。如此被听众牵着鼻子走，其报告肯定是要“走板”的。
