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第60章 做事讲效率,决不优柔寡断(1)

优柔寡断是心灵的腐蚀剂!

如果留心观察一下那些优秀的人,我们会发现他们做事,大多多谋善决,雷厉风行,从不拖泥带水。这样的人工于“心计”,懂得做事先下手为强,后下手遭殃,所以,他们勇往直前,想得到做得到,从不落人之后,也只有这样做事的人才能真正的成功。

1.速度决定一切

我们为什么从早到晚这样忙碌不堪,而收效却为零?这种做事的方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌子上叫苦时,你毫无效率可言,而你正是这么做了。速度决定一切,没有速度,死路一条!

看看你面前所堆积的东西,然后查阅一下其内容。在这些文件中,哪些对你仍有用处?如果你跟周围的人一样,那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料,否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前,你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时,你将因此而降低工作效率。

一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿,这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么,则得到的成果既多又好。

当你专注于自己的一生和职业目标时,需要思考如何从许多可能的事情中找出几件,并加以完成。而当你作出“基本决定”时,这就是一种执行:“我下一步该怎么做?”其目的在于激起你的统驭力——即使你只引导你自己一人。

(1)清理所有文件并加以处理

文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。

除非你的工作像誊写员工作一样,得分类、归档、修正或处理文件,否则你的文书工作应该是做得完的。因此,这些工作不该占据你太多的时间。

如果你现在或即将成为主管,希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率,并将所有文件集中在一个适当的地方存放。

同时,让我们看看该如何处理这些工作。

大多数人常把文件堆在身旁,如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处,就可以猜出一个人办事情的能力。

如果你的面前总有一大堆文件,这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助,可是情况还不算太坏。有一位会计师,他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚,用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间,而有时则三四叠堆在一起,其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道,更不在乎里面写的是什么。其实,只要翻翻里面的文件,就可以发现,有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料,而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件,对他来说,再也没有比这更好的资料了。

如果你喜欢堆积文件——假使你心里觉得有必要保留的话——那劝你改掉这些习惯,你需要的是另一种方式的协助。

假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯,或者你觉得这些文件若搁在手边,做起事来会更有效率的话,那么你还有药可救。

老实说,这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧,否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上,如果净是旧零件,你就无法迅速把车修好一样。

看看你面前所堆积的东西,然后查阅一下其内容。在这些文件中,哪些对你仍有用处?如果你跟周围的人一样,那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料,否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前,你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时,你将因此而降低工作效率。

从现在起,每当你翻阅文件,寻找你所要的资料时,随手拿支笔或签字笔,在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时,同样也在上面做个记号。

不妨用一种好玩的心理,写下你预估翻阅的次数。我们敢说,你算得一定不够。你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下,有人曾经翻阅同一份文件达137次,然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时,开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率,你就能找出补救措施。

(2)消除各种降低效率的因素

试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件,也一定要是最重要的,而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。

这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件,大多数人都会把文件放在醒目的地方,以免自己忘了。他们担心,假如他们把文件存档的话,他也会忘了文件上所提到的工作或职责。

他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块,才能记得他们呢?你是否也得时时看到这些文件,才能把它们记在心里呢?

这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子,你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事,这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话,这种方法会产生负面效果——就跟你积压的文件一样。

你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样,一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说,但在紧要关头,却阻止了另一人摆弄货品。你急着想把东西推销出去,可是当客人在订货单上签字时,又有一个人抓住了你的袖口,问了一个你难以回答的问题,就在你要回答问题时,你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情,趁着在这件事情还没忘掉之前,打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿,不断有人走进摊位向你询问产品……

从早到晚,你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销,却没有达成一宗交易,收效为零。

这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时,你根本毫无效率可言,而你正是这么做了。

最好的方式首先是保持桌面的整洁。将文件撇在一旁,让你能专注于某一件重要的事,而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做,你绝对不会忘的。

第二,有些相当有用的记忆术,能让你记得这些事,而不致耽误你的进度。

用不着多久,你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件,却不至于让你分心。

2.优柔寡断是心灵的腐蚀剂

优柔寡断说白了其实是在浪费做事的机会,它会让你与成功擦肩而过。可以说优柔寡断是一种心灵腐蚀剂,它会一点点腐蚀掉你做事的决心和干劲,让你最终一事无成。

如果你是个有“心计”的人,请你不要追求尽善尽美。“金无足赤,人无完人”,只要不违背大原则,就可以决定取舍。

遇事优柔寡断,拿不定主意,这是做事之大忌。有人上街要买台彩色电视机,由于价钱较高,又都不是名牌,往往反复比较,反复动摇。结果跑了许多家商店,去了许多次,就是决定不下来。心理学家认为,人在做事时所表现的这种拿不定主意、优柔寡断的心理现象是意志薄弱的表现。

为什么有些人做事易反反复复、优柔寡断?这主要是因为:

(1)心理学认为,对问题的本质缺乏清晰的认识是使人做事拿不定主意,并产生心理冲突的原因。只要留心观察,就不难发现优柔寡断多发生在青年人身上,这是因为青年人涉世未深,对一些事物缺乏必要的知识和经验的缘故。

(2)俗话说:“一朝被蛇咬,十年怕井绳。”一旦遇到类似的情境,便产生消极的条件反射,躇踌不已。

(3)一般说来,优柔寡断者大都具有如下性格特征:缺乏自信,感情脆弱,易受暗示,在集体中随大流,过分小心谨慎等等。

(4)这种人从小就在备受溺爱的家庭中长大,过着“衣来伸手,饭来张口”的现成生活,父母、兄弟姐妹是其拐杖。这种人一旦独自走上社会,做事易出现优柔寡断现象。

另一种情况是家庭从小管束太严,这种教育方式教出来的人只能循规蹈矩,不敢越雷池一步。一旦情况发生变化,他们就担心不合要求,在动机上左右徘徊,拿不定主意。

怎样克服这种做事拿不定主意、优柔寡断的毛病呢?

(1)培养自信、自主、自强、自立的勇气和信心,培养自己性格、意志独立的良好品质。

(2)心理学认为,人的决策水平与其所具有的知识经验有很大的关系。一个人的知识经验越丰富,其决策水平就越高;反之则越低。这也就是俗话所说的“有胆有识,有识有胆”。

(3)“凡事预则立,不预则废”。平时经常开动脑筋、勤学多思是关键时刻有主见的前提和基础。

(4)排除外界干扰和暗示,稳定情绪,由此及彼、由表及里仔细分析,亦有助于培养果断的意志。

优柔寡断还会把你挤到没有机会的死水中。

其实,凡世间众人皆有犹豫,但并非所有情况都会在同时发生,它甚至根本就不会发生,因为犹豫是来自自己的想象,只要有坚强的意志力便能将之克服。若能了解这些,接下来的就只有如何去克服问题。如果你能再达成下列几种心理建设,则剩下来的问题也将烟消云散。

每当面临一个新的机会,在斟酌得失之间,犹豫便会在你的内心里悄然出现,阻挠你致胜的决心。这虽然是每个人都有的心理变化,但若不趁早加以克服,便将慢慢累积扩大,当它爬满你的心,且进而侵蚀你的骨髓时,就难以救治。如果你正保持着维持现状的观念,即应早日医治,阻止病菌继续蔓延,并从而将残留在体内的病源完全根除,以免到头来后悔不已!

至少消除犹豫的方法,只有从正面迎击,别无他法。因为犹豫一旦被姑息,便会常留在你的身边,把机会从你身旁逼走。因此,为能获得机会,就必须先消除犹豫。完成这个步骤,接下来忙不完的工作会迎面而来,多得使你不得不从中选择机会,会让你没有时间去考虑害怕的问题。

请牢记,对自己绝不可放纵,你应正视自己的问题,从正面去尝试解决。譬如你害怕在大庭广众前发表意见,就应在大庭广众前与人交谈;如果你为了加薪问题想找上司谈判,但因心生胆怯,事情一拖再拖,一直无法获得解决。建议你不妨一鼓作气走到上司面前,开门见山地要求加薪,相信结果一定比你想象的还好。

如果你现在心里有尚未完成而需要完成的事,在你做事时就要用“心计”,一刻也不要拖延,赶快开始行动吧!

3.深谋善断,决不坐失良机

做事有“心计”的人,一个突出特点就是办事果断,多谋且有魄力。

决策果断是一种优良品质,它甚至可以影响你的一生决定你的成败。

缺乏这种品质的人,做事没有“心计”,遇事优柔寡断,在做决定时,往往犹豫不决,而在做出决定之后,又不能坚决执行。缺乏迅速果敢和灵活应变能力的人,只能错失良机。

在《三国演义》一书中,关于诸葛亮果断多谋的故事,有很多描述。

西蜀的街亭被司马懿夺走之后,司马懿又率大军50万去夺取诸葛亮驻守的西城。当时城中只有2500名老弱残兵,这等于一座空城。面对强大的敌人,战也不能战,守也守不住,又不能逃跑。在这千钧一发的困境中,诸葛亮毫不犹豫地隐匿兵马,城门大开,令少数几个老兵装作平民百姓打扫街道。他自己登上城楼,面对城外而坐,弹琴,饮酒,怡然自得,一派永庆升平的景象。正是这场“空城计”,使司马懿仓惶逃走,诸葛亮扭转了战局,由败转胜。诸葛亮决策果断,堪称典范。

成就果断品质的因素有很多种:

第一,有广博的知识和丰富的经验。谋略与知识是密不可分的,只有知识广博才可能足智多谋。诸葛亮在未出茅庐之时,就上知天文下晓地理,对天下大势了如指掌,并根据当时的形势制定了东联孙吴,北拒曹魏,三分天下有其一的对抗战略。可见他能果断地制定“空城计”的谋略也就不足为奇了。

第二,果断的前提是充分熟悉客观情况、认真研究和掌握交往对象的各种情况。曹操率领百万大军进犯江东孙权疆界,东吴朝野上下,主战主降者各执一词,孙权也犹豫不决。出使东吴的诸葛亮,详细分析了曹操的各种情况。诸葛亮认为,曹操号称百万之师,其实不过四五十万,而且降兵将多,军心不稳,没有战斗力。曹兵皆北方人,不服南方的气候、水土,不习水战,难以致胜。这样的分析,使孙权点头折服,接受了诸葛亮的东吴与西蜀联手抗曹的谋略。这从降到战的转变,正是通过全面分析和充分掌握作战方的情况而制定的。

诸葛亮设计“空城计”,也正是他经过深思熟虑后对司马懿心理状态的正确判断。正如诸葛亮后来所说:“此人料吾生平谨慎,必不弄险,见如此模样,疑有伏兵,所以退去,非吾行险,概因不得已而用之。”

第三,对较为复杂的交往活动,为了实现谋略,往往需要同时设想多种方案,以便于主体能选择最有利的交往方案。

第四,要把握时机,果断地做决定。俗语说:“机不可失,时不再来。”交往的谋略要配合一定的机会,一定的谋略需要在特定时间和地点,在特定条件下才能成功,此外谋略也是随着时间、地点、条件的变化而变化的。

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