第四步，补充完善。分析综合后的材料尽管构成了一个材料体系，由于认识的局限性，材料往往都存在着一定的偏颇和漏洞。补充完善就是根据公文拟稿要求，对材料作进一步的充实，看材料是否完整，有没有重复、遗漏的材料；看材料是否贴题、典型，有没有与主题不相干的一般性材料。
如果材料表现主题不足，发现材料有薄弱、遗漏的地方或有质疑的地方，就要及时地补充完善材料，甚至重新收集材料，尽量使材料达到或接近表现拟稿公文主题的要求。
三、整理材料应注意的问题
1.加工润色
材料是客观存在的事实，客观的材料不一定是典型的可用的材料。公文拟稿不一定非要原原本本地照搬客观材料。同样的客观材料，在不同拟稿人的笔下，表现的深刻程度是不尽相同的，有的表现得深刻，有的则表现得平淡，这反映了拟稿人对材料的加工润色“功力”。
公文从总体上说是严肃的，材料整理也应该是客观的，如果在保持公文严肃的前提下，在不违背客观事实的基础上加一点“佐料”，不仅不会破坏公文的严肃性，反而会使公文拟稿产生生动活泼的效果。
对客观材料进行加工润色不能掺杂任何个人主观愿望，通过加工润色，使死材料变成富有灵性的活材料，增强公文的可读性和感染力。
2.删繁就简
收集材料主要是凭直觉，材料非常复杂、庞大。公文拟稿中所涉及的题材很多，但在选用材料时绝不是平分秋色，而是根据主旨表达的需要决定材料的详略。
公文拟稿在绝大多数的情况下，只选用材料中的一个片段或一个事物中的某个部分，整理材料不是“多多益善”，而是要根据需要对收集到的材料进行删繁就简。
删繁就简的方法：一是看材料与主旨的关系，能直接表现主旨的应取其详，反之取其简；能直接说明观点的取其详，间接地说明观点的则取其简。
二是看材料在公文中的地位和作用，处于主要地位、发挥骨干作用的取其详；处于从属地位，只起交代、铺垫、陪衬作用的则从简。
还应注意对新旧材料的比较，新材料要详细整理，旧材料则根据公文主旨的需要取舍。删繁就简，不能断章取义。
3.梳理材料
对收集的各种材料进行仔细比较、筛选和辨别，根据公文拟稿内容安排的需要将材料连贯起来。每一份公文都有一个明确的主题，主题是由事例产生，事例由数据说明，采用“主题＋事例＋数据”的方法梳理材料。比如，《研究院工会干部教育培训情况的调查报告》中，主题：教育培训；事例：设施、内容，效果；数据：参训率等。一般以教育培训为主线，采用纵式结构方式梳理材料，第一，工会干部教育培训的现状；第二，工会干部教育培训存在的主要问题；第三，对工会干部教育培训的建议。这样梳理材料，调查报告就等于拟好了一半。
一些有经验的拟稿人深知梳理材料的重要性，不遗余力梳理材料，可以说，调查报告就是由一系列事例和材料组成的。因而，公文拟稿必须时刻注意整理梳理材料，用“材料”来说话，用材料来印证观点。
4.关注细节
关注细节就是要特别注意对事件细节的关注，关注细节本身就能提供给授文者丰富的意义生成空间。斯大林曾说：“一千万人死亡只是一个统计数字；一个人怎样死却可以写成悲剧”。细节往往是整篇文稿中最精华的部分，具有很强的表现力和感染力。细节常运用于纪实性文体，如先进事迹报告、经验交流材料、科技攻关纪实等文体。以先进事迹报告叙事方法为例，《心与长天共渺——记研究院飞机设计师们》中有这样一段描述：“仲夏的夜晚，蚊子肆虐，直往裤子里钻，顺手一抓好几只，一边排故一边不时地用口吹掉手上的蚊子，油污的手也无法挠痒。到了白天，机场地面温度高达40 ～50℃，汗水很快蒸发成盐末，一抹一把”。通过“抓”、“吹”、“抹”等细节动作描绘，使人强烈地感受到航空人的奉献精神。
拟稿中对先进事迹细节部分的精雕细刻，除了能使读者了解故事的来龙去脉外，还能提供给读者隐藏在由细节组成的事迹之中的潜在含义。
先进人物事迹，通过叙述事迹过程，描绘事迹细节，就能显现出某种有价值的东西，甚至不需要过多地用理论来阐释事迹的意义，就能获得宣传教育的效果。
第四节 材料选用
一、选择材料
选择材料既要有与观点相同的正面材料，也要有与观点不同的反面材料；既要有反映综合的、整体的、全局的、一般情况的面上材料，也要有具体的、个别的、局部的、特殊情况的点上材料；既要有反映当前现实状况的材料，也要有反映过去历史状况的材料。只有正反结合，点面结合，历史和现实结合，才能筛选出深刻反映全面情况的材料。
1.选择真实可靠的材料
拉法格在《回忆马克思恩格斯》中写道，马克思“引证的任何一件事实或任何一个数字，都得到权威人士的证实。他从不满足于间接得来的材料，总要找原著寻根究底，不管这样做有多麻烦。即使为证实一个不重要的事实，也要特意到大英博物馆走一趟。”郭沫若说：“材料缺乏，顶多得不出结论而已，而材料不正确，便会得出错误的结论，这样的结论，比没有更要有害。”材料真实性直接关系到公文的科学性，只有真实的材料才能得出科学的结论。
选择的材料首先必须要真实可靠，有根有据，有出处，经得起鉴别验证；其次要准确无误，原原本本，准确体现材料的原意。再次要客观现实，原汁原味、避免先入为主，不夹杂个人好恶与偏见，客观地体现现实事物的本来面貌。
同时，还要仔细校核材料的来源，了解、分析材料的背景，尤其要弄清提供材料人的政治态度、生活背景、拟写意图，并加以客观的分析评价，反复考虑选择的事实材料是否真实可靠，以求得最大的真实性、准确性、客观性。
2.选择全面实用的材料
选择材料要本着全面实用的原则。全面就是选择的材料要有一定的数量，围绕主题尽可能将涉及到各个方面的材料都要完整地收集齐全，如果材料不全面，不充分，缺少了某一方面的材料，公文往往会出现偏颇或漏洞，或由于材料不足难以自圆其说。
实际上，因为材料不全，用想象代替现实，常常会使公文陷入自相矛盾的尴尬境地，极大影响公文的执行力。
实用就是选择的材料能充分地表现主题，说明观点。选择材料的依据，只能是公文拟稿所要阐明的中心主题。材料必须服从于中心主题，什么材料可用，什么资料不能用，都要根据中心主题来决定。
如果游离主题的材料，即使再真实、再精彩，也要毫不犹豫地忍痛割爱。牵强附会的材料只会削弱主题，掩盖和冲淡公文观点的表达力。
要根据主旨表达需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约因素不在于拟稿人掌握材料数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些公文，如命令（令）、决定、决议、批复等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；有些公文，如报告、意见、条例等文稿，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。
因此，收集公文材料的数量，一定要服从主旨的需要，否则，过多或过少都会影响主旨的表达。要特别注意避免不看需要，以为“多多益善”，文稿越写越长，致使主旨被材料所淹没。
3.选择典型新颖的材料
典型材料就是指能够反映事物本质的材料。毛泽东说，材料不要多，能说明问题就行。典型材料在同类事物中最具有充分的代表性，能起到以少胜多，以一当十的作用。
在公文拟稿中能说明主题的材料往往很多，而每个材料表现观点深浅程度却有很大的差别。拟稿就要根据主旨和观点的需要，在同类材料中选出最生动、最有特点、最富有说服力的典型材料。
所谓新颖材料是相对于受文者的感觉而言的，并不是只有新近发生或前所未有的事件和材料才算新颖。受文者的感觉是公文拟稿判断材料是否新颖的前提。
众所未闻的事实材料，自然是新颖的材料，如前所未有，近期才出现的新事物、新思想、新发现、新方向等，如《研究院关于选人用人实施办法》中提出：“职称实行竞聘任用，职工实行竞聘上岗”，就是当前国有事业单位人事制度改革的新事物。
众所周知的事实材料，自然是陈旧的材料。陈旧的材料不一定是过时的材料，要善于从陈旧的材料中变换角度挖掘尚未发现的价值。新颖材料，不仅仅是对事物产生的时间有所要求（不能太陈旧），更重要的是要从普遍常见的材料中，发掘别人尚未利用的东西，能从旧材料中发现新意，化旧为新。如加强廉政建设是一项经常性的工作，研究院却从普遍中总结出“教育、制度、监督并重”的新鲜经验，使人耳目一新。
