我在地方挂职时，办公室秘书小李就有口头禅，他的口头禅是“就是就是”，凡是说话总要来几个，比如“这些文件已经印发了，就是就是。”“就是就是，明天一早出发，就是就是。”“这个问题就是就是……”如此等等，一句话说完总是夹杂着好几个“就是就是”，别人听起来觉得很啰唆，他自己却浑然不觉。在我的建议下，最后小李终于改正了这个口头禅，说起话来利索多了。
多用积极正面的词汇。俗话说，“言由心生”，如果你的心里充满阳光和自信，那么你的口头禅也自然是向上和积极的。在机关里，如果可以充分利用好积极向上的口头禅，你会在不经意间发现，它们的作用竟如此之大。领导同事们会更喜欢你，如当领导交给你一份新任务的时候，多说“我行”“我可以”“我能做的”“我会做好的”之类的话，你的自我感觉会更好，领导也会增加对你的信心。此外，在日常交流中，多用客气简洁的用语，也会避免许多不必要的误会和摩擦，促进人际关系和谐，例如，多说“请”和“谢谢”，在需要麻烦他人的时候，最好把“请”挂在嘴边上，如“请问”“请原谅”“请留步”“请指教”“请稍候”“请关照”等等。频繁使用“请”字，会使话语变得委婉而礼貌；而一声“谢谢”，看似平常，却能引起人际关系的良性互动，成为交际成功的促进剂，因为“你如何对待别人，别人也会以同样的方式给予回报”。在领导同事理解支持你时，适时说出你对他们的谢意，并用良好的心态回报他们，这样，他们就会给予你更多的信任、支持和帮助。
如果对自己的口头禅不是很了解，不妨听听专家的建议。可以问问身边可以信赖的朋友，自己有哪些口头禅，然后把它们记在纸上，有意识地分析哪些出现频率最高，哪些让人听了不舒服，哪些是消极的，哪些是积极的，对消极的口头禅，要一点点减少说的次数，今天10次，明天8次，最终将它们从工作生活中驱逐出去。
注意说简洁的话
说话思路是否清晰，是判断说话水平高低的重要标准。在机关里，不是有口若悬河的才能就能步步高升的，相反，机关中对冗长的话语也是不胜其烦。因为，大家的时间都很宝贵，说话能不能简洁，能不能一下子说到点子上，对别人来说，是尊重，对自己来说，是能力。简洁流畅地表达自己的观点，是获得别人好感，增加自己印象分的重要技巧。
可以这么说，机关谈话的技巧你懂多少，决定着你在办公室的人际关系。语言简洁能反映一个人的思维水平，也是良好沟通的一个必要条件。在这方面，邓小平同志堪称楷模。大家都知道，邓小平同志说话往往一针见血，几句话就能切中要点，高效地解决问题，这一点值得我们好好学习。刘志坚将军讲过一个故事，1975年，他被任命为军事科学院的政治委员。很快，邓小平同志把他叫去谈了一次话。这次谈话的特点是干脆利索、一言中的且指点迷津。当时邓小平同志说了三条：“第一条，首先要把军队的工作搞好；第二条，军队不能搞资产阶级派性；第三条，军队要同地方的派性彻底脱钩。”全部都是根据当时情况，有的放矢地切中要害，比如第二条就是针对当时昆明军区内部的派性相当严重的现象提出的。正是由于邓小平同志谈话往往言简意赅，一语中的，要领清晰，因此，事隔几十年后，刘志坚将军还记忆深刻。这充分说明，语言不在于多而在于精，在于切中要害。
语言的精髓，在精而不在多。机关里，言不在多，达意则灵。最会说话的人，是语言简洁明了的人。会议当中，经常可以看到一些喋喋不休的人，说了一大堆，也没有说出主旨，自我感觉还很好，还认为自己很棒。事实上，在机关里，要维护自己良好的形象，训练自己说高效的话，让自己的语言简练，是一种有效的途径。我国有句俗语说得好“蛤蟆从晚上叫到天亮，不会引人注意；公鸡只啼一声，人们就起身干活”。的确，会说话的人不一定是说话最多的人，话贵在精，多说无益。
注意说话的方式说话要注意把握分寸。古语有云“说者无心，听着有意”，所以，当你在和领导同事打交道时，要注意说话的方式方法。西方有一种“刺猬理论”，说在寒冷的冬天，刺猬之间总是保持着恰当的距离，既不远，也不近。距离太近，它们身上的刺就会刺伤对方；距离太远，它们又会感到寒冷。只有保持适当的距离，才可以既保持理想的温度，又不伤害别人。这个理论可以借鉴到我们的机关工作中，即说话要注意掌握火候，既不能太过亲密，也不能过于冷淡，不卑不亢，才能达到最好的效果。下面有两条小建议可供参考借鉴。
第一，有技巧地提出意见建议。在机关里说话，要尽量做到客观、实事求是地反映客观事实，不要主观臆测、信口开河。当然，需要提醒的是，客观地反映实际也应视场合、对象而注意表达方式。良药未必苦口，忠言未必逆耳。如确需给他人提出意见，措辞应委婉、贴切、得体，尽可能地把“硬邦邦”的话、不乐意听的话，说得得体中听。比如在建议、要求或者有求于人时，应该多用祈求的语气，让对方从感情上、心理上觉得他是重要的。比如：“明天下午把材料发给你”和“材料我们最迟明天下午就发给您，好吗？”这两句话的意思基本一样，但从感情色彩、心理接受度上讲却完全不一样。
德皇威廉二世曾把自己制作的军舰的设计图送给一位造船界的权威人士评估，并特意告诉对方，这是自己耗时多年的研究成果，希望对方认真鉴定。
几个星期之后，权威人士报来鉴定报告，并附详细推论。报告指出：“作为专业人士，见到一幅如此美妙的军舰设计图非常高兴，也很荣幸为此作评。”可以看得出来这艘军舰威武壮观、性能超强，可说是全世界绝无仅有的海上雄狮。它的超高速度前所未有，而武器配备可说是举世无敌，配有世上射程最远的大炮、最高的桅杆；至于舰内的各种设施，将使全舰的官兵如同住进一间豪华旅馆。但这艘举世无双的超级军舰还有一个小小的缺点，那就是如果一下水，马上就会像一只铅铸的鸭子般沉入水底。
威廉二世看到报告后，不禁大笑，不再要求军方按图纸制造军舰了。在这位造船界权威人士看来，威廉二世的设计图根本是张废纸，但他没有直言不讳地告诉皇帝设计图一点也不实用，只是一个空架子，而欲抑先扬，幽默风趣地表达了自己的观点，其中蕴含的智慧，确实值得好好品味。
在机关里，经常会召开专门会议讨论稿子或者专门就某一事项进行研究讨论。我发现，在机关里待得时间比较长的同志说话都非常有条理，提意见、建议的时候都很谦虚，一般都会先表扬某个稿子写得非常好，或者发言很精彩，然后再提出自己“不成熟的一点补充”，大家客客气气，在和谐的氛围中既解决了一些小问题，又没有伤害到同事的感情。但有些刚参加工作的年轻同志，提意见、建议的时候就比较“冲”。有一次我参加一个稿子的讨论会，大家都作了很好的发言，提了不少有建设性的意见和建议。最后到小李的时候，小李提了三点：一是这个稿子的结构有很大的问题，在逻辑上不通；二是用词不规范，有大量的病句；三是篇幅很臃肿，不简洁。提完后，大家面面相觑，非常无奈，主笔写这个稿子的张处是单位的“笔杆子”，业务水平一流，更是气得脸色发青。最后，会议主持者也比较生气，点评完大家的发言后，请张处继续完善稿子。然后说小李提的意见也不错，请小李根据自己的想法再拿一篇稿子出来供大家讨论。结果，小李憋了一个星期也没拿出稿子来，第二次讨论会干脆找个理由请假了。于是，小李给大家留下了非常不好的印象，无形中拉远了与同事的距离。
年轻朋友要以此为戒，在提意见、建议时，不可乱提一气，有把握的意见、建议要委婉地提出，如果实在提不出意见、建议，就称赞一下稿件或发言，这也是一种不错的技巧。
第二，说话要留有余地。俗话说，“逢人只说三分话，未可全抛一片心”，也就是提醒你，在待人处世的时候，一定不要轻易地把自己的老底交给对方。在机关说话也需谨慎。“知无不言，言无不尽”带给你的也许不是信任，而是疏远。孔子也说：“不得其人而言，谓之失言。”对方如果不是关系很深的人，你也畅所欲言就不合适了，所谓交浅言深，必将得不偿失。机关里人事关系复杂，年轻人刚进入机关，大可不必觉得谁好就掏心掏肺，古人云：“处事须留余地，责善切戒尽言。”要记得，即使一个最简单的事情也得深思熟虑，在你张开自己的嘴巴之前要先好好想一想。对于还没有深入了解的人，最好还是有所保留，不可什么都说。
说话留有余地，不把话说得太满、太绝，是处理人际关系的一种策略。会说话的人，话往往说得稳妥、严谨、留有余地；不善言辞的人，话常常说得偏激、绝对、满装满载。后一种情形，常常会造成“祸从口出”的后果。可以说，机关里如果话说得太满，一不小心就会将自己推入尴尬境地。
有一次，我参加一个座谈会，是关于档案整理的。汇报的同志给分管部长汇报说我们档案整理可以说是十分完善的，而且事无巨细，都不会遗漏。结果，部长说，有一个文件我印象比较深刻，上面我还作了批示，你能不能在两分钟之内找到我的批示啊？汇报的同志说绝对没问题，结果手忙脚乱地找了十分钟也没找出来，闹了个大红脸。在机关里，正确的说话策略是要留有余地，对于上级交办的事，接受态度要好，但话不要说满，切忌老是拍胸脯保证，不要经常说“没任何问题”，而应该多说“应该没问题，我会尽力往前赶”之类的话。这样，既表达了你的真诚，也显得你比较谨慎，别人会因此更信赖你。对于同事之间的请求，接受时也多说“我尽量”或“我试试看”等话语，为自己办事留些余地。用这些词语能为自己带来一定缓冲空间，假如你不能顺利地完成任务，人们也不会对你有太多不满意，也不会抹杀你的努力；假如你能出色地完成任务，对他们而言，就是一个惊喜。事情本身没变，但带来的结果却是不一样的。
注意讲“漂亮话”
美国哈佛大学人际学教授约翰·杜威曾说：“人类本质中最殷切的需求是渴望被肯定。”在机关里，多说赞美的话没有坏处，这个道理大家都知道，但要做到恰到好处地赞美领导和同事，还是需要掌握一些技巧的。有的朋友天天恭维领导，被同事扣上阿谀的恶名，被大家视为溜须拍马之辈，这在公务圈中可不是什么好事情。但实事求是地讲，在与领导说话交流的过程中，适时地送上几句赞扬领导的话，对上下级的关系确实能起到积极的作用。举个简单的例子，机关里不乏高学历的新人，有些人喜欢指摘领导的语病和错误，有些则喜欢夸赞领导的长处，绝大多数情况下，那些赞美领导的人不但升迁的速度较快，人际关系也相对较好。人人都需要鼓励，人人也都喜欢听好话，领导也不例外。那么，在机关里如何适当恭维，说“漂亮话”呢？
要讲符合领导特点的话。领导者都希望下属恭维他、赞扬他。恭维领导不要泛泛地颂扬，特别是把一些根本不属于领导的业绩硬安在领导的身上，要是你说的业绩前任领导也有份的话，天知道领导会有什么反应。在日常工作中，要留心领导强调的重点工作，特别是那些领导的“得意之作”，对领导这些重要业绩进行总结提炼，特别是找出领导的优点和长处，在适当的时候给领导诚实而真挚的恭维。比如你可以请教领导，请他谈他得意的工作，请他对你进行具体指导，或者对他深厚的学识和丰富的经验表示真诚的敬佩，这样做会引起他的好感，会让他觉得你是一个对他真心钦佩、虚心学习的人，是一个有培养前途的人。领导在自我飘然之余，很可能就会对你这个有心人多一分关注，甚至是喜爱。
有一次，曾国藩和幕僚们谈论天下英雄豪杰，问大家对彭玉麟、李鸿章和自己的看法。一位幕僚逢迎说：“彭公非常威猛，大家都不敢欺骗他，而李公为人精明，别人也欺骗不了他。”曾国藩接着追问大家对自己的看法，各位幕僚们面面相觑，找不到合适的词汇来颂扬他。正在尴尬之际，一个年轻的下属站出来，朗声道：“大帅非常仁义，天下人都不忍心欺骗。”众人一时拍手叫好，连连称是。曾国藩表面上虽然很谦虚，但也暗暗记下了这个年轻人。后来，任命那个年轻人担任了盐运使这个要职。年轻人因一句得体的恭维话而平步青云，可谓少年得志。由此可见，给予领导适度的恭维，不仅是必要的，有时候也是十分重要的。
