在会议讨论阶段，应明确向成员提出，严禁私下交谈，如果确实需要个别交流，可采用递条子的办法来进行，切不可因此使整个讨论一发而不可收。每个与会人员都应注意聆听他人的高见，吸收他人观点中的闪光点。
经过充分讨论，要提出解决问题的方案。这时，应尽量通过共识来做出决策，而尽力避免投票表决的方式，因为这样会无形中形成两派，其中肯定有一派是赢家，一派是输家，使组织面临分裂的危险，至少减少了团队的凝聚力。不管采取什么样的决策方式，应该注意的是，最后决策必须反映全体团队成员的看法或至少是大多数人的看法，一旦决策通过，整个团队都应尽力给予支持。
在会议结束时，会议主持人须进行一次总结，将整个会议的成果再次向全体与会人员作一通报，并根据会议精神安排工作，规定期限，明确责任。
走出无谓的忙乱困境
提高时间的运用效率，最好的方法就是分析你目前时间的运用方式。请在纸上列出你每周的各项"例行公事"，例如处理公文、打电话、参加会议、交际应酬、奔波于各地，再逐一统计所耗费的时间。总数约是多少？是否相当惊人？你在哪个项目中花费的时间最多？在时间的投资上，哪个项目你嫌不足？哪个项目你又觉得过多？其实没有人会认为自己浪费时间，因为每个人必然会有自己的时间运用方式，比如有人喜欢交际应酬，有人则视之为畏途。
假如细心分析，人们可以将时间分为三个时段：一是上班时段：早上九点到晚上五点，或是早上九点到晚上六点等；其次是准备时段：例如明天要开会，那今天就必须花上一两个小时来做准备；其三是忙碌时段：当你的工作进度受到耽搁和延误时，就只好把一个小时当两小时用，将摆在眼前的那堆文件狼吞虎咽，然后仓促地做出错误决定。
为了确保你对每件工作都能如期完成而且不是随便交差，你有必要在时间的分配上慎重行事。举例来说，每天在你下班之前，都别忘了要预先拟出明天的时间运用表，做妥善的规划。所有的会谈、会议、面试等都须记在记事本上，清楚地标出时间、地点以及预定耗费的时间；其他的工作，诸如有哪些电话要打、要撰写哪些报告等，都应按其重要性与迫切性排定处理顺序。如果事情十万火急，那就非得在明天完成不可；有的事模棱两可，明天能完成是最好，否则拖到后天也无所谓。翌日你就照这份表的次序，一一划掉已完成的部分。另外，在临下班前，再依同样方式安排下一天的工作计划。如此，便可避免忙乱现象，分清主次，使事情更为有绪序。
在实际工作中，许多管理者每日工作达十几个小时，还有许多事情处理不完。真是"吃饭有人等，办公室有人找，路上有人拦，睡觉有人叫"，"走路像排队，吃饭像开会"，"白天下会海，晚上爬文山"。这确实是一些管理者工作繁忙状况的真实写照。
为了避免忙乱现象，作为管理者，还应在以下几方面多加注意：
1注意工作的计划性
计划是使整个工作有秩序地进行的中心环节。一切管理者都要具备定量控制自己时间的能力，也就是说，对自己的时间要实行计划分配。事实证明，不做计划的人只能消极地应付工作，在心理上处于受摆布的地位；有计划的人则居于支配者的地位。时间计划之一是长期计划。即在较长的一个时期内，或3年，或5年，或10年，自己的工作和事业要达到什么水平，自己所管理的单位要取得多大成就，都要有一个积极进取的、宏伟明确的目标，而且这个目标通过几步来实现，每一步的大致起止时间，要有一个大致的安排。另一种时间计划被称为年度计划。
当最后一页日历被撕下，新的一年的钟声敲响的时候，应当回顾上年的时间利用和事业进展情况，做出新的年度计划，以便更有效地利用一年的时间。月计划也是时间计划中重要的一种。机关或部门的工作常常是以季或月为单位的，人的生理变化也呈现出月周期现象，体力、智力，情绪处于最佳状态时为高潮期，其次是过渡期和低潮期。每个人都可以根据本单位的工作和自己的生理月周期，来安排自己一个月的活动，把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期，其他时间则可以安排相对容易的内容；有许多工作是按周来安排的，把月计划分解到每周里面，便于分步骤地实施，因此，计划要落实到周；如果能养成做日计划的良好习惯，在前一个工作日接近终了时编好第二天的计划，有助于避免紧张忙乱的现象，避免丢三落四，顾此失彼。
2抓大放小
管理者要努力克制自己，尽量不为那些琐碎的小事而浪费过多的精力，不要"捡了芝麻，丢了西瓜"。古罗马的法典中有这样的规定："行政长官不宜过问琐事。"我国古代也有"君逸臣劳"、"明主治吏不治民"、"大臣不理碎务"的说法。可是做起来也有处理得不好的。诸葛亮虽然以"鞠躬尽瘁，死而后已"为后人所称道，但他却有事必躬亲的毛病，连核对登记册这样的具体事都要亲自动手，"流汗竟日，不亦劳乎？"结果是"出师未捷身先死，长使英雄泪满襟"。现代的管理者应当从中受到启示，学会抓大事。
抓大放小，就要求管理者不直接干预下一级管理者的工作。三国时期杨就主张"为治有体，上下不可相侵"；南宋思想家陈亮也主张，对下属既然"与其位"，就应"勿夺其职"，管理者要学会"操其要于上，而分其详于下"。用今天通俗的话说，就是不要抢下级的活干。因为那样既浪费了自己的精力，又挫伤了下级的积极性，打乱了他们的工作部署，造成依赖、埋怨或对抗情绪，使他们没有主见和责任感，实在是费力不讨好。管理者一定要把自己约束在自己的职权范围内，做到有所为而有所不为，切实抓好大事，提高工作效率。
3划清职责范围
建立一个科学的工作体系，就必须建立健全岗位责任制，管理班子成员之间，管理者与副手和助手之间，横向职能部门之间，纵向上下级之间，单位与单位之间，个人与个人之间，都要划清各自的职责范围，使之各负其责。哪些工作必须由自己做，哪些工作应由别人做；哪些事自己做主，哪些事要集体研究，等等，对于这些，管理者必须心中有数。不该管理者管的事，坚决不管；该管的事，主动去过问；凡所属单位提上来需要领导拍板定案的问题，必须要求所属单位把情况和意见一并拿上来；如果应由下属处理的问题，下属不处理，把矛盾上报，管理者则不应受理。
4最大限度授权
集权的结果，往往会使一些领导成天忙碌，不得空闲。这些领导一方面抱怨事情干不过来，另一方面又事无巨细，什么事都要亲自管。当下属把矛盾上报时，他们仍亲自去处理那些本应由下属处理的问题，陷在事务圈子里不能自拔。这种包揽各种权力于一身、唱"独角戏"的做法，与现代领导的工作方式是毫无共同之处的。
在工作中最大限度地向下级授权，能够减少管理者的工作负担，使之从琐碎繁杂的事务中解放出来，腾出较多的时间和精力去考虑重要的、战略性的、全局性的问题，更有效地进行决策和指挥；而且能够增强下属的荣誉感和责任心，激发他们的工作热情，调动他们的积极性，提高其工作效率；同时也有利于在工作实践中培养和锻炼干部，增长干部的才干；还能够发挥下属的专长，弥补自己的不足。管理者应当尽可能地把自己不擅长的工作，授权给在这方面有专长的人去干，以提高管理工作的质量。这样有利于改善上下级之间的关系，使下级从等级服从、层层听命的消极被动状态，改变为合作共事、互相支持的积极主动状态。
5巧用电话
电话管理是现代管理中最省时有效的管理方法之一。"用手指代替脚能够得到同样多的信息"，尤其是对于分支机构遍布全国或远涉海外的组织的管理者来说，这无疑是最好的方式。
美国管理巨子麦克科·迈克非常重视电话管理，他曾介绍经验说："我努力与很多人保持着联系，并倾向于简短的电话，很少超过5分钟。结果自然是通过付出大笔的电话费，减少了耗资巨大的失误，抓住了很多时机。我与经理们约定通话时间就像安排一个重要会议一样坚决。我经常在半个小时之内安排8个电话，每次的开场白都是：'有什么新情况？'接下去通常是对方的一段准备得很好的项目报告，或者是对方正在开发的项目，或者是正在进行的项目，也可能是已经完成的项目。他试图含糊其辞或忽视了的问题，通常就是我们应该多花一点时间专门讨论的问题。"
巧用电话管理，首先要做好电话的筛选与过滤。在今天这种商业挂帅的社会里，几乎所有决策者都会请组织成员代接电话。这种做法通常会令人感到决策者遥不可及，成员们都处在警觉状态里。为了更好地进行管理，你可给你的秘书提供一份不需要过滤的名单，如家人、朋友、资深主管、董事会成员、外聘顾问、事务代理人等；在每天清晨，应明确告诉秘书当天必须要接听的几个电话。
但在平时打电话时，除专业任务外，还应兼及部下的生活，以示关怀，做到情感沟通；要尊重员工，最好不在电话中训斥或指责，在结束通话时，记着说几句鼓励下属的话或祝福语。
时间管理的自我检测
测试一：
如果将所有的事务进行分类的话，一般来说，可分为三类：一是日常性事务，如打电话；二是持续性项目，如例会制度；三是规划与发展，如团队的长远发展计划，进一步的业务拓展等。
作为一名团队领导，要做到有效地工作，应将60%的时间用于规划与发展，25%的时间用于持续性项目，而只将15%的时间用于日常性事务。遗憾的是，大多数人的时间分配情况与此恰恰相反：60%的时间用于日常性事务，25%的时间用于持续性项目，15%的时间用于规划与发展。
以下10个句子反映出妥善管理时间的一般原则。请诚实地对比你的工作习惯，并以下列等级评定你的答案。下面我们可以自我测试一下自己在利用时间上的效率。
1)每天我会腾出一段时间思考和策划我的工作。
2)我会记下特定的目标，并且定下完成时限。
3)我将每日要做的事按重要性排列优先次序，并尽快完成重要的事项。
4)我明白"80/20"原则，并能运用到我的工作上。
5)我的工作安排较具弹性，可以容许自己有一些时间处理危机或突发事件。
6)我尽量把工作授权他人处理。
7)我对每份文件只需处理一次。
8)我吃午餐时会减少食量，以免在下午打瞌睡。
9)我会尽量避免不必要的干扰(如访客、会议、电话)，以免妨碍每天的工作。
10)我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要任务。
等级：A永不 B偶然 C经常 D常常
计分方法："常常"得3分，"经常"得2分，"偶然"得1分，"永不"得0分。把上述十项答案的得分相加，可得到你的总积分，如果你的总分在：
27～30分 你可能正在欺骗自己
25～27分 表现极佳
20～25分 时间管理妥当
15～20分 你的时间管理尚算满意，但仍可改进
0～15分 请你留意你的时间管理
测试二：
对工作习惯进行反省是提高组织技能的第一步。须像保护自己的领土一样来保护自己的时间，不要让某些事或某些人占去自己的大块时间。
下面的实验将会使你的工作和生活更加有条不紊。按10分制来回答下列问题，答案为"从不"得1分，"有一半时间"得5分，"总是"得10分。
1)期限：我误了期限或在我承诺的时间内没有完成任务。
2)膳食：因为着急或太忙而不能吃饭，我跳过了早餐或午餐。
3)浪费时间：当有时间可以消磨的时候，我会浪费时间，事后又会非常自责。
4)运气：当丢失某件东西，比如眼镜或者计算机出现故障时，我会放下所有的事情来关注这个问题--即使它会耽误一个或两个小时。
5)拖延时间：当对一项任务或工作感到恐惧时，我会一再地拖延时间。
6)应变性：当有一个突发的危机需要注意的时候，我会改变计划，在处理好其他小事后就着手处理突发的危机。
7)时间观念：在工作的时候我会忘了时间。
8)条理性：由于杂乱而导致不能在办公室里有效率地工作。
9)会议安排：在会议上花费了过多的时间。
10)日程设置：在一天中为自己安排了过多的事务，使得自己总是习惯性地迟到。
请按要求如实地给自己打分，然后将得分予以汇总。超过60分表明你严重缺乏管理时间的能力；超过80分则说明你不可能在管理层呆得很久，因为你不能有效率地工作；大多数新任经理的得分在40分和60分之间，表明他们具备一定的时间管理能力，但需要进一步提高；假如你的得分在40分以下，那么你的时间观念较强，具备了一名优秀管理者的素质，只要认真努力，你将成就一番惊天动地的伟业。
