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第11章 积极工作的秘诀(7)

通过对事业杰出者的成功原因调查中发现,杰出者无一不是聘用自已之人,成就卓著的人更注重的是如何提高自己的能力,而不是考虑怎样击败竞争者。事实上,对竞争者能力的担心,往往导致自己击败自己。

聘用你自已,积极主动地迎战职场出现的各种艰难险阻,就会真正成为职业的主人。做到聘用自已的关键是要对自己的未来负责。

责任感需要灵活和适应性的策略来辅佐,这些策略包括:

首先,分析公司目标、特点和战略从而提高自己在公司的价值,然后推算如何才能为公司做出具体的贡献。

第二,一旦你对现在的工作驾轻就熟,就要申请新的任务或承担新的挑战,不断为自己设定新的目标。

第三,不要等着别人评价你的工作,每隔三个月找你的主管谈一次,直接听取他对你如何改进工作的建议。接受意见时心胸要开阔,把它作为学习的机会。主动寻求反馈意见,能显示你虚心好学的态度。

第四,第一次评价之后,都应把业绩的进与退记录在案,并在日后进行总结改进。

第五,学习新知识,与现在的科技保持同步。网络时代的今天,需要我们用互联网知识来武装自己。

第六,通过在单位的积极表现,增加你的知名度,使你成为核心成员,多帮助他人,使你更受大家欢迎。

第七,研究人的性格、行为特点及类型,创造良好的人际关系。

第八,2~5年变换一个工作岗位,有时横向的变动比晋升对你的事业更有利。拥有创业者的决心,选择挑战最大的岗位。

第九,勇敢向因难与挫折挑战,并对自己的未来充满自信。

第十,愿意重新定位,考虑更远大的前景。如果你现在的定位不够成功,不妨观察一下你身边的其他机会。在家门口找机会比在遥远的地方更容易、更便宜,所以搬到一个机会不多的地方去发展是不明智的,哪怕是为了一份好工作。

不复杂的工作中保持清醒

许多职业者从早忙到晚,感觉自己一直被工作追着跑。但仔细观察他一天的工作,你会发现,他的忙乱也许不是因为工作太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让工作变得越来越复杂,时间越来越不够用。在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。

在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事,不该做哪些事。

职业生涯顾问专家比尔·约翰逊根据多年的调查研究发现,现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。

德雷科·鲍克也认为,无论是自己创业,还是职场打工,避免让工作追着你跑是很重要的职业策略。但是,应该如何在越来越复杂的工作中保持简单呢?

第一,搞清楚工作的目标与要求,避免重复作业,减少错误的机会。你必须理清这样几个问题:我现在的工作必须做出哪些改变?应该如何开始我的工作?我应该注意哪些事情以避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?

第二,懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。

在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”对这些问题你必须慎重抉择,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

第三,排定工作的优先级,这样可大幅减轻工作负担你每天手边都可能有一大堆工作,而且还有可能会有更多的工作压在你的身上。这些事都是不得不做的,凡是都有先有后。因此,你有必要列出各种工作的优先级。此外,你应该向老板以反映一下真实情况,如果你不说出来,老板会以为你有时间做这么多的事情呢。老板有时是需要提醒的。

第四,报告时要有自己的观点,只需少量的信息即可让老板感到满意。多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多。根据商业心理顾问公司的心理学家约翰·维佛所进行的研究表明,有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。

其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对于老板一点帮助也没有。“内容精简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是比尔·约翰逊询问多位资深主管对于简报内容的要求时所得出的普遍性结论。

你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。

第五,简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间。真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。

在做任何的简报之前,你必须思考以下三点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和观众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是与听众互动。

第六,有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上。正确的过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。

第七,邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会。“最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。

第八,当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变。不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。

第九,只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源。老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以,你必须从不同的角度去思考:什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况,对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多,以降低成本?当你在争取预算时,必须先想清楚老板可能担心的问题,作为你说服老板的理由,这是最有效的。

而且,不要只强调你的单位或是部门的需求,你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题,达成目标。所以,你的重点在于老板所担心的问题,而不是预算数字。

当你第一次提出要求时,最重要的是让老板了解你的提案,会议时间越短越好,最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算,这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题,通常成功机会可高达八成以上。

第十,专注工作本身,而不是业绩评量的名目,才能真正有好的表现。

你要做的只有以下两件事情:

其一,至少每个月询问你的主管:“我做得如何?”尽量提出具体的问题,例如:“老板对于我所排定的进度是否有什么意见?我想会议流程非常顺畅,你认为还有地方要改进的吗?”

你应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只有在每年一次的业绩评量,这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的期望。

其二,至少每个月询问:“原先的工作安排有没有必要调整?”也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标势必做出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。

职业戒律

成功,是每个人的渴望。基层员工想升主管,基屋主管希望有朝一日当上副总或总经理,总经理希望有一天能成为集团总裁。但是,有些人就是没办法成功。而许多才华溢、学历完整、顶着人人称羡的职位与头街的人,却因为某些个性特质,让他在迈向成功的关口,没办法突破瓶颈,更上一层楼。

美国哈佛商学院MBA生涯发展中心主任,华得卢与巴特勒博士,接受《财富》500大企业委托,提供咨询顾问或教练,协助那些明明被看好,但却表现不佳,快要被炒鱿鱼的主管;或是即将被普升到最高阶层,但是却有个性特质的障碍;或是表现不错,但是潜力仍特发挥的企业员工。此外,他们也长期辅导哈佛大学商学院的毕业生。20多年来,华得卢与巴特勒辅导了上千个个案。

为什么有才华的人会失败?为什么有才华的人表现会不如预期?关键在于你的行为模式。

第一,学会在苦差使中潜水。大多数年轻人最初择业时,应该经历一番辛苦繁琐、单调乏味的工作:为日理万机的老板跑跑腿、整理他(她)通讯录什么的。对别人来说,这可能根本就谈不上是什么职业,但你必须把现在的工作当成你漫漫求索之旅的重要起点。

第二,乐于接受并主动要求份外的工作,但要适度。在展销会上,你可能还不够格儿代表公司,但别让他们忽视任何你所乐于承担的工作。如果对如何更好地组织本部门有些创意,大胆说出来。但记住一点:完全有能力处理自己所要求的工作,或能够全力投入。要想取得真正巨大的成功,千万别干有违你性格的事,别鼓动朋友或老板过早地给你一个大显身手的机会。做一个称职开心的雇员,在岗位上努力不懈,多承担份外的责任,学习踏实,一步一个脚印。这样,你一定会赢得应有的认可。

第三,早到迟退。准时露面。对任何雇员来说,准时准点或者早到是一个最重要的法则。

第四,只管做。你的工作还没取得什么实质性进展,要想引人注目又受人爱戴的话,有一个绝对可靠的办法——马上处理手头上任何事情。

第五,雄心勃勃,但绝不张扬。真正的成功,除了智慧、人格魅力加努力,没有别的替代物。你应该暗地里雄心勃勃,随时睁大眼睛四处瞄瞄有没有合适的空缺,伺机而发。事实上,原动力和奉献是带来成功和喜悦的最好“进攻”策略。

第六,让上司脸上有光。你的工作就是要让主管脸上有光,同时又达到自己的目的。别每干一件事都企求回报,通常他(她)自然会有所考虑,主动去要求就有失稳妥。如果你的主管干得相当不错,人气很旺,而且正在往上升,她很可能会提携你。虽然你没有因为以前的成绩得到嘉奖,但什么也没错过。人们自然会关注出色的干将,好口碑总会尽人皆知。

第七,学会接受重创。世界上最成功的人士同时也是最脆弱的。娱乐界的超级明星们被评论家无情抨击,有受伤害的时候;总统在报纸上被诋毁中伤,有退缩的时候。如果你对任何事情都充满热情,那么你也会不止一次地受到无辜的伤害,但完全没必要为此忧心忡忡,你应该学会把受到的伤害转化成推动下一个目标的力量。

第八,与他人友好相处(尤其是老板!)。友好顺畅的同事关系是你的成功的50%(甚至60%或70%),但这不仅仅意味着你只要合群、风趣或“有人缘”就万事大吉。

波士顿的心理学家哈里说过,商业圈里很多聪明能干的才子佳人,一朝得意,最终失败,致命原因通常是性格过于张扬,亲和力太小,磨擦力太大。

第九,切勿眼高手低。我们常常听说:“这些工作真无聊。”这些人常希望年纪轻就功成名就,但是他们又不喜欢学习求助或征询意见。因为这样会被人以为他们“不胜任”,所以只好装懂。而且,他们要求完美却又时常拖延,导致工作庸而平瘫患。记住:自我检计一番并且学会失败。

第十,掌握分寸。不懂分寸的人不知道哪些可以公开讲,哪些只能私下谈。也许他们都是好人,没有心机。但是,在讲究组织层级的企业,这种管不住嘴巴的人,只会断送职业生涯。所以必须随时为自己坚立警告标示,提醒自己什么可以说,什么不能说。

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