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第6章 特殊时刻(6)

她的观察恰好强调了本书的重点,也就是各地的礼仪规范毕竟有别,风俗人情究竟有异。如果有人紧挨着你身边,或显得十分疏远,他们可能习惯于另一套个人空间原则。要考虑到这项因素,当你接近他人时,依礼给予他人比“一胳肘弯”多一点的个人空间。

有些人把说脏话视为家常便饭。他们在同事之间均是如此,习以为常,不以为异。但有些人就会觉得不像话,认为不仅有外人在场时嘴上应放干净点,事实上,在任何场合这些不干净的字眼都不应该出现。一切商业性谈话都应严禁肮脏或猥亵字眼,它们是专业精神的阻碍。

大会会场绝非一个安静的场所。邻近的餐厅和酬宾厅活动频繁,你也许会觉得它热闹得让人吃不消。此时就该找个静谧的角落歇口气,或许你想定下心作番思考。有人声称这种策略能够帮助他们重新定位,因为你如果能够避免声色喧嚣影响内心的平静,就更能充分享受这个会议经验。当你再度加入人群之时,你会觉得耳目一新,精力充沛,更能够以最佳姿态出现在众人面前。

记得将准备充分的名片携至会场。如果邮递区号有所变更,或你最近升任新职,名片内容也应该更新,而在名片上随意用笔更改是不符合礼数的。如果你平日就对名片内容或外观不甚满意,大会在即,正好趁这机会印制美观大方的新名片。

锦囊妙计

典型的会场常列示各色商品和服务,目的就是要协助与会者达成营运目标。

就好比赴会前,你给自己准备好两顶帽子戴,一顶是你的专业技师的帽盔,另一顶是一般业务帽志。你会自动去吸收一般性资讯,而不仅局限于你专业范畴的知识。尽量拓展领域,接近那些为你技术范畴提供各种贡献的业者,准备从他们那里也学习到知识技能。如果你对整个大会保持开放的心胸,你会发现它相对地也充实了你自己的人生体验。

灵活运用《社交宝典》的策略和见解,你会纵横于会众之间,仪态从容优雅,在任何与你接触的人心中,都留下最佳的印象。

整装出席重要研讨会

出席多数研讨会,到场的第一件事就是接到一张名牌。配挂名牌之后,茫茫群众之中你有了辨识身份,而别人也会注意到你的存在。如果研讨会是在你自己的公司举行,你可能会遇到其他部门平日少见或甚至素未谋面的同事。如果研讨会是在当地饭店或风景胜地举行,你交际应酬的对象将会是客户、顾客或你未来的雇主。请牢记一个重点:研讨会绝非休息或松弛身心的场合。你完全浸身于一个企业氛围之中,因此切记处身行事务必符合商业礼仪规范。

你到场的第一站就是去研讨会登记处登记出席,取得名牌及特定资料。如果你的老板曾交给你一个确认号码,或是你曾收到入场券,要事先就准备好,在登记入会时一并交给研讨会行政人员。这时,如果你摊开公事包或皮包拼命搜寻入场券,就耽误了排在你后头会众的时间,不但显得自私,且会招致旁人的嫌恶。

同时,你也该计划准时到场。姗姗来迟,也许意味着没人排队登记入会,可是这也表示你入场时大会议程已在进行当中。无论你如何蹑手蹑脚地尽快给自己找空位入座,干扰程序乃在所难免。

如果你到得早,而且知道自己必须不时离场与公司联系,或必须离席早退,你应该找个距出口近的座位。假使研讨会中熟人多,你或许可以建议大伙座位别一个紧挨另一个,如此方才有机会去结识陌生人,并且也避免台上演讲时你们在底下说悄悄话。讲者和听众都不喜欢台下有人嗡嗡私语,你自然也不想让别人觉得你粗鲁无礼。研讨会讲师往往会要求与会者就近组成小组演练某项学习课程,此时你和陌生人坐在一起,就能获益良多,领教到各种不同的新观点。这也是另一个好诱因,别老和同事或熟人腻在一块儿。你要知道,研讨会议程告一段落时,常会有中场休息时间,让大家有机会从事电话联系。此时,如果台上有人话还没说完,你就迫不及待地起身离场,自然又对会程造成干扰。人若知礼,不会在会程进行中进进出出,扰乱他人。此外,你也不愿漏听了重要的资讯。

安然自适的多层衣着策略

谈到会场最佳室温,总难做到尽如人意的地步。因此,你也许会觉得研讨会会场不是太热,就是太冷。

室内温度不适,不要踟蹰,马上要求工作人员安排场地管理员调节室温。大会总有工作人员在场随时待命,协助你和其他与会客户,当然会竭尽所能让大家度过既愉快又充实的一天。

不过,人应自求多福。你参加研讨会,最好还是采用多层衣着策略。带件外套或毛衣,冷时御寒,热时除下。从头到脚清点一番,确保自己衣着舒适,可以专心听讲,维持整天好心情。人冻得嘴唇发紫,又如何聚精会神或和蔼可亲呢?

谈到和蔼可亲,多数研讨会讲师都十分平易近人。你有任何问题或意见,他们都乐于接受,而且即使议程安排了问答时段,你也可以私下去请教他们。当然,如果研讨会出席人数成千上万,讲师或许无法应付学员私下求教。一旦探听清楚讲师同意抽出个别指导时间,你应该立刻掌握这个互动机会,去汲取一些宝贵的知识。

把握开拓个人网路的最佳时机

袋中除了备有一件毛衣或外套之外,要记得携带足够名片。多数人参加研讨会,都抱着换换工作步调,或利用学习机会放假一天的心态。在这种心态下,他们都没想到研讨会是拓展人际网络的最佳良机。你要随时准备递出名片,不过,也别表现出强人所难的态度。如果你“不务正业”,在全场游走宣传自己、公司产品和服务,就会显得缺乏品味,恶性推销。

我在此地做啥?

出席会议前,先问问自己期望从研讨会得到什么?在此例举两名新经理准备参加管理技能研讨会的不同态度。

人事部通知某甲经理,他们安排好让他参加一项颇为盛行的研讨会,某甲经理听了之后心中有些狐疑。难道是上级主管怀疑他领导能力不足?

某乙经理自行请示上级,询问公司是否能赞助他参加一项管理技能研讨会。他升任经理已经满四个月了,发现自己亟力推行开明政策,却落得自己在有些周末还得加班加点。他相信一定还有更好的领导方式,既能让他维续开放式的沟通渠道,同时又能防止工作时间受到干扰,不致落得失去周末休闲时间。

甲、乙两位经理于是都参加了同一项研讨会。

讲师风趣幽默、知识丰富,甲经理都听入耳内。乙经理听得格外认真,凝神等待讲师提及他切身的管理问题。讲师终于谈到了,乙经理将重点一一记下,随后也提出问题。

讲师谈到人事管理,讲到缺乏效益的授权技能,乙经理终于豁然开朗,辨清自己的缺点,原来,他没有授予下属更多职权,也就是自己缺乏知人善任的能力。因此,下属凡事每一个步骤都得向他请示。他当然告诉员工当前的任务,可是他没去解释此事缘由。大伙只顾着闷头去做,对整体工作目标却毫无概念,难怪他们老是打断他的工作,大事小事都得请教他。

两位经理一回公司就计划革新。乙经理利用研讨会手册和笔记作为参考资料,会后两个月期间都刻意实施可行的新措施。没有多久,他很少需要在周六加班,而且将种种改进全归功于那次研讨会。

甲经理也终于学会如何技巧地结束浪费时间的电话谈话,而且又免于伤到彼此的和气。他依照研讨会讲师的示范,将这种技巧演练得十分纯熟。

两名经理都从研讨会受益匪浅,增进了管理技能,也向上级主管证实公司出资赞助员工参加研习,绝非平白浪费。

良机当前,你不知珍惜或打马虎眼,对于那些一心提携、出资赞助、容许你利用公司时间学习的上级主管,这么做根本就等于是瞧不起他们。

不过,乙经理比甲经理表现出更多的感激,珍惜该次学习机会,充分应用研讨会提供给他的一切知识。甲经理则比较被动,不过,即使开头并不情愿参加,到头来也受惠于该项研讨会。

高度的学习热忱自然传达了你的谢意

透过你热忱的学习态度,主管阶级能意识到你是以一种微妙的方式来报告他们,感谢他们赏识你,赐予你这次充实自己的机会。表达谢忱是《社交宝典》的基本规章,当你用实际行为来致谢,你的讯息就更深刻,更难以磨灭。

缺乏热忱则成不了大器。

爱默生

你对参加研讨会满怀热忱,主管阶级自然会感到欣慰,送你受训也得到肯定。此外,你可能会扪心自问,预期自己得到何种收获,因此不妨私下预习些会应用上的功课。即使你自费参加,会中获得的业界消息要热心与主管分享,某些新颖学习经验也不妨传达给老板。如果你还收到结业证书或续修学分证书,可以自制一份影印本,要求上级附入人事档案。

能省则省

你知道研讨会学费是能减税吗?其间的旅行费用、餐饮费和停车费也都算是专业教育性消费。

如果你公司的规模小,通常不派员工参加研习训练,公司主管或许不了解这类减税细节。你事先探听清楚是否应该取得发票和收据,以便公司实地申报减免税负,也算适时表达你对公司财务的体恤。

有些人对自己的钱财斤斤计较,却对公款毫不在乎。能同时顾及公款才是让人钦佩的行为,上级绝对不会漠视你这种人格特质,必然会更加赏识你、提拔你。这是另一种无言的致谢方式,仿佛默默在对主管说:“谢谢你们肯定我。”

评估研习经验

如果你自认写谢函很妥当,不妨向上级或相关主管递份谢函权充学习报告。在谢函里,你可以评估讲师和研习计划内容,以及研讨会所在地的饭店或其他设施。如果你认为这项经验十分珍贵,其他同事也应该参与,不妨向上级直言。如果你对研讨会失望,也要直言无讳,因为没有必要浪费公款再送其他同事去受训,况且就相同题材而论,访问多的是其他更有趣、更有效的研习课程。

碰到顾客不满意,某些研习机构会同意退费。如果你事后还是认为这场研讨会纯粹是浪费时间,你也许想向公司建议要求主办机构退费。

会中勤作笔记,作为事后评量的凭据。你在撰写评鉴报告时,可以随时参照笔记,当老板问及“情况怎么样啊”的时候,你便可翻开笔记应答如流。

像你回答说:“讲师很出色,但是饭店很糟糕,停车位不够,我得绕上15分钟才在停车场外围找到车位,又得徒步好几分钟才进入会场。午餐服务缓慢无比,落得我后来连吞完三明治的时间也没有。”你便为老板勾勒出一幅相当真实的画面。

下回公司主管再派员工到那家饭店参加研习,一定会三思而后行之。或许他们会决定换个场地,安排那位优秀的讲师到公司来开研讨会。简言之,你观察巨细靡遗,也等于是为公司服务。你那种肯切的答复当然远胜于一句草率的“还好”,因为“还好”没有意义,根本表达不出什么意见。

锦囊妙计

搜集并阅读研讨会提供者所印制的资料,因为其资料会标明参加研习的益处,可能还会综述整个计划的来龙去脉。这样,你在赴会前,就有时间去思考自己如何从这趟研讨会汲取最大收益。专家声称,当你汇整一般性资料,锁定特殊诉求的症结之时,你参加研讨会的收益会比寻常人丰富许多。如果会前把相关资料都读得精熟,你在会上就更能求出这些症结的解答。

有时候,在抵达会场前就有人叮嘱过你一些注意事项。比方说,如果你必须准备零钱付停车费,而事先有人告诉过你,到时你就不会找着车位却无法投币停车。如果你知道研讨会不招待午餐,又不愿意花大钱在昂贵的饭店吃饭,就可以自备午餐,或自行外出觅食。大多研讨会都有版权保护,你可能会被预先告知不得径自录下节目内容。

你不愿因为没带足够的钱,或有人命你不得带录音设备入场而当场出丑。事前准备得愈充分,就愈能在人前维持你的体面和水准!

陪老板出差

你陪同老板出门,是为了能发挥像在办公室里一样的幕僚角色,惟一的差异处仅在于撤换了与平日不同的工作场景。你们会一同进餐,一块儿搭计程车,或在酒吧或餐厅应酬客户。因此,你对商业礼仪的了解必须更为透彻,才足以应付这类场合。

你能期盼下午五点下班,还是老板希望你和他一同吃晚饭?

如果你们出差的城市以某观光景点名闻遐迩(譬如纽奥尔良的爵士乐、纽约的百老汇歌舞剧),而且你明知自己有余暇去欣赏,你会独自前去,还是依礼邀请老板一起去?

你是不是应该提议自付午餐,或其他方面一半的费用?

如果老板在餐前必须祈祷,你是不是也要恭谨地低头同祷?

如果老板没将你介绍给一位顾客,你该不该自行伸出手来介绍自己?

面对这些情况,你该如何处理?

你的一切决定视你和老板的关系而定。如果你们都是女性,情况比较不复杂,比较容易决定是否共同用餐或观赏舞台剧。如果你们其中有一人是男性,共度一晚外出寻乐,可能会在他人(包括你的老板在内)眼中造成错误的印象。从另一个观点来讲,如果你平日就习惯和老板出外交际,如今出门在外,也不必刻意疏远老板。

按照事情的优先顺序来作决定。如果你辛苦了一整天,宁愿拨叫客房服务在房间进食,并且乘机和老婆孩子讲通电话,就别勉强自己。不过,从另一个角度来看,事业成功也是一项优先,而你的老板正期盼你陪他吃吃饭,喝喝小酒,你也许不该断然拒绝,让他失了面子。

如果信仰不同,你没有必要低下头,和别人一同祈祷,但是商业礼仪要求你要保持静默,耐心等候别人祈祷完毕。一旦你知悉某人在餐前有祈祷的习惯,你静静等待他,不兀自先行开动,就已经表达出对他的尊重了。

谈到个人花费,别事事让老板掏腰包。如果公司事后不会补还某些费用,或你不清楚餐费是否自理,你就应该拿出自己那份的钱。有名年轻主管坚持金钱就等于权力,偶尔请老板吃顿饭,也只不过是在提醒他不是只有他一个人拥有权力。读者或许不认同这套哲学,但是从《社交宝典》的立场而言,不将任何人或任何事视为当然,是符合礼仪的态度。即使你明知餐费可以向公司申请,可是当老板掏出钱付账的时候,你还是应该由衷说一声“谢谢”。如果你为自己购买点心、口香糖、报纸或其他小物件,记得也帮老板带一份,你会表现出慷慨气度并只不是一条单行道而已。

如果老板没把你介绍给客户,你自我介绍是绝对合于礼数的。要装做老板一时疏忽了细节,很大方地向对方伸出手,并介绍自己。

哎呀,哎呀,哎呀

陪同老板出差,有时会发现老板有些小怪癖,而这些怪癖可能先前在办公时从未听闻的。

例如,他可能拼命拌咖啡杯里的方糖,让你担心瓷杯会承受不了那种力道,甚或有了裂痕。

例如,她一面吃甜点,一面大声哼歌。

例如,搭乘饭店小巴士到机场途中,累得睡着了,竟还一边吸吮大拇指。

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