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第35章 其他商务礼仪(2)

第一,提纲式开场白。演讲开始前,可以先把自己要讲的问题扼要地介绍一下,使听众有个整体的认识,然后顺藤摸瓜,脉络清楚,一气呵成。

第二,向听众提问式开场白。在演讲开头向听众提几个问题,让听众与你进入一个共同的思维空间进行思考。如果演讲人的问题提得好,听众自然会格外留神,等待富有见解的答案。

第三,即兴发挥式的开场白。演讲者可根据会场气氛拟一段即兴开头,这可以把演讲者与听众一开始就紧紧地联系起来,使听众在感情上产生共鸣。

第四,引起听众好奇式的开场白。即把一些与演讲内容有关的罕见的问题先提出来,使听众产生一种非听下去不可的兴趣。如果有一个与演讲内容有关的有趣的故事,也可用它作为开头。

演讲仪态。作为一个老练的演讲者,除了精心预备他的演讲内容外,还要注意他的仪态。

演讲者演讲时,双手尽量不要胡乱挥动,可以双手相握,放在身前或身后,或者放松垂在两侧。双手的姿势相当重要,并且有时能加强你的演说。可是要尽量避免一再重复同一动作。不要胡乱地挥动手臂以免分散听众听你演说的注意力。

保持精力充沛。演讲时要保持充沛的精力。在演讲之前,一定要充分休息,养精蓄锐。演讲时则要气宇轩昂或洒脱大方,总之,要表现出气度来。站立要稳,切勿前后摇摆。有的演讲者常常左右移动重心,这会使人认为你心神不定。目光要前视听众,左躲右闪会给人一种鬼鬼祟祟的感觉。或者说话时望天,好像是目空一切或思想不集中。或者习惯于低头看稿或看地板,不注意与听众交流,好像做了亏心事一样。这几种情况,都将直接影响演讲效果。

演讲人的声音要响亮。音量的大小根据会场的大小和人员的多少而定。既不要过高,也不要过低。过高易失去自然和亲切感,过低会使会场出现不应有的紊乱。

商务演讲。同政治家的演讲重在鼓动、科学家的演讲重在论证稍有不同的是,在商务活动中,商界人士发表的演讲,多数都是礼仪性的。比如,商务人员更多需要准备的,是致欢迎词、欢送词、祝贺词、答谢词、介绍词、解说词,等等。这类商界人士不可掉以轻心的演讲,往往具有临时性、广泛性、应酬性等特点。故此,它又被称为即席演讲。

当众发表即席演讲,如同对商界人士学识、口才、应变能力、表达能力的一场公开考试。极个别的商务人员平日胡吹八打,果真需要他上台演讲时,却立即会“卡壳”,不是结结巴巴,语无伦次,就是颠三倒四,絮叨烦人,再不然就是来一番大话、假话、空话、废话,不动声色地浪费时间。这种演讲时的表现,对个人形象与单位声誉,都会损害极大。

即席的演讲,实际上也有一定的礼仪规范可循。在声音上,它应当抑扬顿挫,有所变化,借以突出重点,表达感情,或是调动听众的情绪。

在语言上,它应当尽量生动、形象、幽默、风趣。可以多举例证,多打比方,多使用名言警句,但不要乱开玩笑,尤其不是讲下流话和脏话、黑话。

在内容上,它应当言之有物,力戒陈词滥调,无病呻吟,无的放矢。从结构上讲,任何演讲的内容都不外乎由开场白,正题与结束语三部分构成。演讲的“重头戏”,务必要放在正题之上。

它在表情与动作上,应是当喜则喜,当悲则悲。不要面沉似水,或表情失当。应当站着演讲,辅以适当的手势亦可,但不要摇头晃脑,指手画脚,将拳头煞有介事地挥来挥去。

它在时间上,应当力求点到为止,短而又短。照常理来说,发表即席演讲,讲上三分钟左右即可,一般不要超过五分钟。遇上“限时演讲”,即演讲的时间有所规定,则宁肯时间没用完,也不要超过。切勿被人“叫停”,罚下场去。

欢迎词。在商界,遇上来宾参观、访问,或是有新职员加入,在见面之初,致上一篇热情洋溢的欢迎词,往往必不可少。

准备欢迎词时,通常应考虑对象、场合、内容与态度等几大问题。不要忘记,其重点是“欢迎”二字。

对象不同,欢迎词便有所不当。总的说来,对下来检查的上级人员,应当谦恭。对初来乍到的客户,应当诚恳。对新加入的职员,应当热情。

至欢迎词的最佳地点,首推经过特意布置的接待室、会客室或会议室。站在人来人往的大门口或人声嘈杂的楼道里,都会影响效果。

在内容上,欢迎词应包括自我介绍、郑重表示的欢迎之意,对被欢迎者的建议与希望等等。其中尤以致词者的自我介绍为不可或缺。要不然,致词者一开口,下面的人就会相互询问:“此君何人?”那还能不乱套。

在演讲时的态度上,要胸有成竹,充满自信,面带微笑。特别要注意,在与听众交流眼神时,要坚持“等距离”,不要只看着上司、熟人、异性,而让其他人被冷落。

致欢迎词时,演讲者既可以提前撰写演讲稿,届时“照本宣科”,也可以不照稿宣读。用不用稿子,可以依个人状况而定。

进入会场。几位演讲者同时进入会场,不可在门口推托谦让,而应以原有的顺序进入会场。

坐下前后有人陪同,要等陪同人指示座位,并应与其他演讲者同时落座,先入而坐有失礼节。如果先进入会场,被主持人发现时给调换坐位,应马上服从,按指定坐位坐好,并表示谢意。

介绍的时候。演讲前主持人常常要向听众介绍演讲者。主持人提到名字时,演讲者应主动站起来,立直身体、面向听众,并微笑致意,估计听众可以认清再转身坐下。

走上讲台。走路时上身要直立,不弯腰,不腆肚,步伐紧慢有序。目视前方,虚光看路。头要正,不偏不摇,双手自然摆动。走上讲台后要慢步自然转弯,面向听众站好,正面扫视全场,仿佛与听众进行目光交流,然后以诚恳、恭敬的态度向听众敬礼,稍稍稳定一下之后,再开始演讲。

站位和目光。站位不但要考虑演讲时活动的方便,更要考虑听众观察演讲者的方便。要讲究站立的姿势,站姿得当,会显得英俊干练,生气勃勃,给人美感。目光要散到全场,落到每位听众的脸上,听众觉得仿佛光顾到他。

走下讲台。演讲完毕,要向听众敬礼,向主持人致意。如果听到掌声,应再次上台表示谢意,然后下台回原坐位。

走出会场。演讲全部结束后,演讲者可由主持人陪同先行退场。听众出于礼貌,或站起身来,或热情鼓掌,这时演讲者同样也要热情回报,或鼓掌或招手以致意,直至走出会场。如果听众先退出会场,演讲者应起立,面向听众,目送听众。

14.4 无孔不入手机礼仪

现在,手机是越来越流行了,无论是老人还是小孩,有手机的不是少数,青年更是人手一部甚至两部。它已经深入人们的生活,特别是在商务活动中。我们有必要了解使用手机的一些礼仪。

在一些场合,应该关上手机:在飞机上,不管业务多忙,为了自己和其他乘客的安全,还是不要使用手机,一定要关机。在加油站,为了安全也是不可以使用手机的。

在剧院或电影院,接打手机是极其不合适的。如果需要保持联络,应该把手机调到静音状态。在这种场合,一般不要主动打出电话。非得回话,采用静音的方式发送手机短信是比较适合的。

在餐桌上,特别是在宴会上,关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。不要在举杯祝酒或正吃到兴头上的时候,被一阵烦人的铃声打断。

在公共场合使用手机,应该把自己的声音尽可能地压低,而绝不能大声说话。更不要一边走路一边用手机聊天。那样既不安全也给其他行人造成干扰。开会的时候,就要关掉手机或把手机调成震动状态。

一切公共场合,不用手机时,都要把它放在合乎礼仪的常规位置。存放它的常规位置有:随身携带的公文包里(这种位置最正规)或者上衣的内袋里。不管怎样,都不要在不用的时候拿在手里或挂在上衣口袋外。

有时候,可以将手机暂时挂在腰带上(正式场合不可以),或是开会的时候交给秘书、会务人员代管。也可以放在不起眼的地方,如背后、手袋里,但不要放在桌上。

如今我们越来越多地使用手机短信来联络,在这方面需要注意什么呢?在一切需要将手机调至震动状态或是关机的场合,如果短信的声音此起彼伏,那么和直接接、打手机又有什么区别呢?所以,在上述场合,即使用手机接收短信,也要设定成震动状态,并且不要在别人注视到你的时候查看短信。一边和别人说话,一边查看手机短信,能说明你在全神贯注吗?

对于短信内容的选择和编辑,应该和通话文明一样重视。因为通过你发出的短信,即使是你转发的,都意味着你赞同或至少不否认短信的内容,它反映了你的品位和水准。所以不要编辑或转发不健康的短信。

现在有不少人,特别是年轻人喜欢使用彩铃。有些彩铃很搞笑,或很怪异,与千篇一律的铃声比较起来,确实有独特之处。但是彩铃是给打电话的人听的,如果你需要经常用手机联系业务,最好不要用怪异或格调低下的彩铃,以免影响你的形象和公司的形象。

本章总结

礼仪专家赵玉莲有六个字首组语是关于聆听(LISTEN)的:

L:LOOK,注视对方,试用“肯尼迪总统眼神法”。

I:INTEREST,表示兴趣,点头、微笑、身体前倾,都是有用的身体语。

S:SlNCERE,诚实关心,留心对方的说话,做真心善良的回应。

T:TARGET,对牢目标,对方故意离题,马上带回主题,对方说溜了嘴更要接着上。

E:EMOTION,控制情绪,就是听到过分言语,也不要发火。

N:NEUTRAL,避免偏见,小心聆听对方的立场,不要急于扞卫己见。

商务谈判的基本功可以总结为:沉默、耐心、好奇、表现、小心。

在一些场合,应该关上手机:在飞机上,不管业务多忙,为了自己和其他乘客的安全,还是不要使用手机,一定要关机。在加油站,为了安全也是不可以使用手机的。在剧院或电影院,接打手机是极其不合适的。在餐桌上,特别是在宴会上,关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。

在公共场合使用手机,应该把自己的声音尽可能地压低,而绝不能大声说话。

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