筛选来文。凡是来文，应该让秘书或助手先行阅办，让他们从大量来文中筛选出重要的文件，再送交领导者批阅。对于篇幅过长而又必须了解的材料，应让秘书将其重点标出，或经过综合整理，编写成简短的摘要，再提供领导者参阅。有人做过统计，一个市长每周用于审批各类书面报告的时间是20小时左右，平均每天3个多小时。根据目前通行的文件格式，如果把开头结尾的“靴子”、“帽子”都删去，那么每周就可以节省看文件时间5小时；如果秘书能给搞成摘要，则可以节约10小时，一年就节约400小时，按8小时工作制计算，合两个月的时间！
控制发文。领导者和办公室负责人对于发文必须严格把关，切实控制发文的频率、数量和范围，并努力提高发文质量。凡内容空洞、要旨不清的不发；可用口头或电话传达的不发；质量低劣的不发，打回去重新起草；对于那些下边抄上边、层层摘“转发”的文件尽可能少发或不发；对于那些穿靴戴帽、四平八稳、无关痛痒、动辄数千言甚至上万言的所谓“简报”，更应坚决禁绝。对于什么部门可以办简报，什么部门不必办，领导机构要统一掌握，做到少而精，防止滥办滥发，空耗工作人员和领导的精力。必要的文件和简报也要讲求质量，开门见山，直截了当，言简意赅。对篇幅也要有个限制，譬如简报或一般请示报告可否以千字为限，长者不予受理或不予签发。公文的发放范围也要严格控制，该发到哪一级就发到哪一级，该发给哪些有关部门就只给哪些部门，无关的一律不送，不要不管什么内容，都发至“各厅局、各县区”或“各乡镇”。
催促完文。领导者对某件公文做了批示，并不等于该项公文的处理已经完结，而应继续掌握批示的落实情况。领导者可以指定秘书或助手负责查办，看该项批示是否准时下达？有没有付诸实行？落实结果怎样？让他们及时把办理情况反馈回来，汇报给批文的领导者。对于重大问题的批示，领导者还应当亲自过问和督促。这不仅是加速文件周转、发挥文件作用的重要手段，也是转变领导作风，提高领导效能的重要措施。
领导者怎样撰写述职报告
述职报告是领导者向上级和群众汇报自己职责完成情况的一种文字材料。述职报告写得怎样，不仅能在一定程度上反映出这位领导者的综合概括能力、逻辑思维能力、文字和口头表达能力以及个性特点，而且还能直接影响上级领导和群众对述职者工作情况的了解和掌握。因此，各级领导者都要认真写好自己的述职报告。现在有些领导者工作没少干，述职报告写得也不短，可是人们听来听去，就是理不出个头绪来，很难通过述职报告对他的工作有全面了解和认识。其中关键的原因是述职报告写得不得要领。那么，领导者怎样才能写好自己的述职报告呢？
首先，要简明扼要地说明自己的岗位职责和工作目标，把自己的职责分清楚。也就是说应该先把自己在这个岗位上应该干些什么说清楚。
其次，在叙述自己工作的成绩时，一定要处理好两个关系：一是个人的作用与班子整体效能的关系。现在述职报告的一个通病，就是把个人的述职报告写成了单位的工作总结。有的领导者在述职时，竟然不用“我”这个第一人称，而通篇讲的是“我们”如何如何，看不出这位领导者自己任职以来干了些什么，在自己主管的工作中起了多大的作用。这样写是不行的，应该把个人的作用和整个领导机构的作用区分开。述职报告主要是要写清楚你个人所做的工作，所发挥的作用，所取得的成绩。二是个人的成绩与所分管部门整体成绩的关系。这要实事求是，是一说一，是二说二，既不要把下属的成绩揽到自己身上，也不要把自己的成绩推给下属。谈下属的成绩，主要谈和自己有关系的，要说明自己在其中发挥了什么作用。
再次，述职报告一定要领导者自己亲自写。现在述职报告让人代笔的现象还不少，这是很多述职报告不成功的一个重要原因。述职报告应该由述职人自己撰写。因为，自己干的工作自己最清楚，体会最深，写出来的东西就比较生动、实在、可信。而委托他人代笔，最容易犯概念化、数字化的毛病，最容易把个人的述职报告写成单位、部门的工作总结。据了解，凡是上级领导和群众评价比较好的述职报告，多是出于述职人自己之手。
最后，要实事求是地陈述自己所做的主要工作，恰如其分地评价自己的成绩和不足。讲成绩时不要不好意思，也不要打折扣。对自己所做的主要工作，要有主有次，有点有面，有具体事例，有数字说明。千万不能记“流水账”，泛泛地叙述每一项工作的具体细节，或大量地罗列数字。那样，会使人感到繁琐和枯燥无味，抓不住你工作的主要内容。同时，对自己在领导工作中，出了哪些好的主意，采取了哪些有力的措施，收效怎样，有没有大的失误，自己应该承担多大责任，也都要写清楚。
怎样处理计划外的工作
在日常工作中，许多领导者感到头痛的是计划外的工作太多。这种计划外的工作，主要来自四个方面：第一是本单位职工上访。大都是为了工作安排、子女就业、落实政策、住房、工资、奖励、提升、调转一类的个人问题；也有的是来向领导提意见建议和反映问题的；还有的是上下左右的一些人找你托人情、走后门、让你帮助办事的。第二是下属干部来请示工作，请领导签字、表态，或出马帮助他们解决问题。第三是上级领导机关下来检查指导工作及兄弟单位之间的横向交往。第四是内部和外部的一些可有可无、与自己关系不大的会议。
对于这些计划外工作，可以说每个领导者都无法回避。但如何处理，却有巧拙之分。如果处理得好，既可以密切干群关系和上下级关系，提高领导威信和工作效率，又可以赢得大量时间，去处理更重要的问题，使工作更有成效；如果处理得不好，就会使该做的事未做，而把不该做的事做了，便身不由己地把大部分时间用在琐碎事务上面，使工作受到损失。
对这些计划外的工作，作为领导者应当怎样看呢？笔者认为，这里面有许多是送上门来的群众工作，领导者不应因其未列入自己的工作计划，而将其拒之门外；有些事情，如必要的接待工作，也属于领导职责范围之内的，只是因为它常常不期而至，难以预料，因而不好排入计划，只能随时到随时处理。还有些事情，则纯属对领导工作的干扰，没有什么积极意义，如，不必要的应酬、不应参加的会议等。
有些领导不区分哪些计划外的事情应当做，哪些不应当做，一概斥之为对领导工作的干扰而不予受理，或抱着无可奈何的态度消极应付；还有的领导者，对这些事情不加分析，一律看作是自己应该做的，因而事无巨细，来者不拒，久而久之，事务缠身。这两种做法都是缺乏领导艺术的表现。
那么，怎样才能处理得好呢？
总的原则是：对于那些属于自己职责范围内的、能够对工作起促进作用的事情，不应因为工作忙而一推了之，而应耐心地、认真负责地处理好；对于那些不该自己处理的，或纯属干扰自己工作的事情，就不要纠缠于其中，以免贻误正业。下面从三个角度来谈：
一、如何对待下级来请示工作
下级向上级请示工作，这是正常的领导活动，问题是现在“请示”太多，该请示的请示，不该请示的也请示。原因可能有以下几个方面：有的下属听“喝”惯了，处理问题能力差，遇事不得不向上级求救；有的下属惟恐请示少了领导不高兴，担心自己自作主张，不尊重上级；有的下属处事圆滑，怕负责任，本来是该他决定的事，他非要讨个“尚方宝剑”，出了问题也好往上推；有的单位上下职责不明，分不清哪些事该由下面定，哪些事该向上级请示；有的上级领导过于揽权，下属只好事事请示。解决这些问题，应从以下几方面着手：
a.按照不同领导层次职能和任务的不同，明确划分上下的职责权限，做到各司其职，各负其责，上不揽权，下不越权，下不上推，上不下卸。
b.加强干部考核，提高干部素质，对于能力低的干部，要促使其尽快提高。对于怕负责任的干部要加强教育。能力太低或极不负责任、经教育不改的，不要姑息迁就，要另行安排。
c.领导者要经常深入基层，深入群众，主动发现和解决问题，不要坐等下面来请示，学会掌握工作的主动权。
二、如何对待内部下属的来访
a.有些上访内容虽属个人问题，但在自己职责之内，是自己的直接下属，就不应支吾搪塞，而应认真地听取意见，作出正确处理。比较简单的问题，立即能解决当然最好。如果问题较复杂，工作量较大，则可以责成信访部门、有关职能部门或自己身边工作人员，搞好调查研究，拿出解决意见，然后再作决定。这样可以减少自己的工作量。
b.如果下属上访是为了个人问题，则要首先区分是否应该由自己处理。一般来说，领导者不代替下属处理这类问题，凡是下一层或职能部门职权范围内的事，虽然下属找上门来，领导也不应直接处理。特别是领导层次较多的大单位，上面的领导更不应直接干预隔层次的个人生活问题。长期以来，在下属和群众中有一种印象，似乎越找高层次领导，越找主要领导，就越能解决问题。有些领导者也有意识地在群众中树立这种形象，不管哪个层次，不管是否属于自己的职权，来人就谈，有求必应。这样，就会引起更多的职工上访，找你的人就会越来越多，而你并不了解那个层次的实际情况，往往处理不得当，弄得下级领导不好工作。如果明知道是不该自己处理的，就请来访者到所在单位和部门去谈。如果事先不知道，谈完之后发现不应由自己直接过问，也要请他到应去的地方。如问题比较重要，上级可以提醒和督促下属单位或有关部门及时、正确地予以处理。这个尺度，在工作时间之外主要由领导者自己掌握，在上班时间，则可让秘书或办公室对来访者进行“过滤”，应该接待的，也要根据轻重缓急排个顺序，依次受理，不该接待的，由工作人员介绍到有关部门去。群众一看本单位也能解决问题，再有事就不会直接来找你了。如果是下级领导不负责任，上推下卸，你就要对他进行批评教育，让他负起自己的责任。
c.如果下属上访不是为了个人问题，而是对领导提出批评，对工作提出建议，或反映一些有价值的情况和问题，领导就应当热情接待，虚心听他们讲话，并对他们勇于负责的精神给予表扬和鼓励，
d.对下属切身利益中带有普遍性、倾向性的问题，领导者要多从整体上采取措施，尽量多创造一些条件，积极主动地给予解决。一时解决不了的，应在创造条件的同时做好宣传解释工作，取得群众的理解，从而减少上访。
三、如何对待会议和外部客人
a.对于兄弟单位来访，要友好热情，不失礼仪。一般采取兵对兵、将对将的对应接待办法，不必什么人都由领导出面接待。
b.对于上级领导或领导机关来检查指导工作，领导要亲自接待，汇报工作，听取他们对本单位工作的指导意见。有的可以一陪到底，有的则不一定，在不少情况下，也可以由职能部门汇报，参观可由有关人员陪同。
c.对于会议，要根据情况，区别对待。上级召开的会议，如果是自己负责的工作，或是受本单位领导班子的指派必须参加的会议，就应当到会；有一些职能部门召开的业务会，部门领导去就可以的，领导就不一定参加。下属或本单位各部门开的会，也要先考虑一下，该不该自己参加？该不该讲话？如果逢会必到，逢到必讲，不仅领导者精力难以胜任，而且弊病甚多。
