第三招，合理的安排会议时间
有经验的会议组织者会把会议安排在合适的时间。在一天的时间里，人的精神状态是不同的。一般来说，上午10点钟和下午3点人的精神状态是最好的。在这个时间，员工既不会因为刚开始上班或者到了午休时间而感到困意，也不会因为着急吃饭或者下班而无法集中注意力。而在一个星期内，最好的开会时间是星期二或者星期三，星期一的时候，员工们刚刚从放假的状态恢复到正常的工作状态，不能保证良好的工作效率，而星期四和星期五又会对即将到来的休息日有所期盼，他们会在心里盘算着如何度过周末，这些对会议的召开都是不利的。
如果会议时间超过一个小时，会议组织者应该安排茶歇时间，让与会者可以上厕所、喝水或者打电话、发短信处理个人的事务。组织者要保证每个小时有十分钟的休息时间，让与会者养精蓄锐，迎接下一个阶段的会议。
会议上打瞌睡或者闲聊不是小事，它是体现与会人员是否敬业的大事。这种错误的行为不需要任何理由去解释和掩饰。对于会议上打瞌睡或者闲聊，一定要确定是谁的责任，谁的责任谁负责，谁的错误谁改正。首先，会议组织者要在自己身上找原因，时间、地点是否合适，与会人员身体状况是否适合开会。如果时间和地点都适宜开会，与会人员的身体状况良好，打瞌睡或者闲聊就纯粹属于主观行为了，这时就应该对屡教不改的参会者进行批评教育，并且按照会议规章制度进行处罚。
11.让那些争吵者变乖的招数
当各位发言者已经结束自己的演讲，会议即将进入讨论环节时，会议主持人王先生心里又喜又忧。高兴的是公司从领导到基层员工，从行政部门到销售部门，每一个人都对工作尽心尽力，严肃负责；而忧愁的是因为公司里的每个人对于工作都有自己的想法，这些想法常常互不相容，每次会议的讨论阶段大家都会吵得不可开交，谁也说服不了谁，尽管后来公司的老板出面化解了表面的争论，但私底下这些员工之间还是有隔阂。如果公司上下能齐心协力，公司就一定能经营得有声有色。
那么如何才能停止会议中的争吵，合理处理争议呢？美国著名小说家马克·吐温或许能给我们启发。他曾经说过：“从本质上讲，工作和玩乐有相同的含义，只是在不同的情境中使用而已。”这句意义深远的格言值得我们深思。
对于大多数普通人来讲，很难在工作和会议中找到乐趣，我们不会像马克·吐温一样潇洒，但只要开动脑筋，或许就能找到对付争吵的方式。
在一次会议上，与会者正在讨论公司内部的“样品规格确定单”的流程问题。技术主管向主管领导抱怨说，业务员工作不负责，制作单据的内容不够详细，并且用了一些模糊的词语。当这份单据传递到其他部门的时候，不管是客户端、业务部还是技术部、生产部，都出现了错误的解读，到了品管部门后，品管部门的员工才发现这份单据有问题，于是一层层报告上来。面对这样严重的问题，老板只能让业务员发言，请他向大家说明问题的缘由。业务员的解释也不出所料，他个人对规格的理解产生了偏差。
当业务员承认错误后，指责很快如排山倒海而来，脾气倔强的业务员也不甘示弱，和他们争吵起来。本来想听到意见的老板顿时觉得此时的争吵和指责越来越像一场闹剧，有的争论只是不断向业务员指责“你犯了严重的不可原谅的错误”，而有的争论只是为了证明“业务员的水平低下，无法胜任这份工作”，没有一条争论能提出建设性的修改建议。老板及时地制止了争吵的各方。
看到老板挺身而出发话了，大家也都停止了与业务员的争吵，安静下来。大家仍然在气头上，老板缓缓地说：“我知道大家都是为了解决问题而参加会议的，我也丝毫不怀疑业务员做的有问题，但现在大家应该为如何解决这个问题想办法。我觉得我们应该一起完成一个游戏。”听到老板这么说，大家顿时变得精神起来，就连平时开会经常打瞌睡的同事也挺胸抬头，大家都想看老板要做什么。
“游戏的规则很简单，”老板说，“既然这份单据出现了问题，现在我希望在座的各位利用团队合作来重新做一份单据。现场的各位分成三组，每组可以自由组队，但要求一个队中必须有各个部门的人。完成以后，我们要打分。打分规则等会再宣布。另外，获得最高分数的队会有神秘礼品。”
听到老板说“游戏”，刚才还在面红耳赤争论的与会者和感到委屈和愤怒的业务员总算是放松下来，取而代之的是兴奋的感觉。大家都支持老板的建议，会议室中的所有人开始换位置，他们都想找到适合自己的队员。
在奖品的刺激下，短短半个小时，每个队伍就重新拟定好了新的样品规格确定单。大家在老板的引导下，开诚布公地发言，整个过程有序并且高效。在最后评选的环节，在场的各位每人有两票的选择权投给另外的队伍。就这样，新的样品规格确定单就拟定好了。而胜利的队伍，每个人都得到老板赠送的周末电影票两张。
一般来讲，在会议上的争吵往往是由工作引起的，最初大家也都是为了能更好地工作，但争吵的过程从想法的争论变成了人身的攻击。会议上遇到争吵，应该向好的地方去想，“其实他们都是为了公司好”。如果想解决争端，首先要采用求同存异的方式，让争吵的各方明确大家共同的目的，暂时放下争端，把大家拉到同一个战线上来，一起面对共同的敌人——需要解决的问题。当然，刚发生争吵的各方面是不会竭力合作，这时就需要老板换另外一种思路，把整个会议的气氛扭转过来。像刚才事例中的老板，他把会议的问题变成一个游戏，并且许诺胜利者有奖励，这就是一个好方法。除此以外，各打五十大板也是很有效的方式，老板先不去判断谁对谁错，首先向与会者明确会议的纪律，然后对争吵行为进行“惩罚”。惩罚不宜过于严格，以免影响员工工作的积极性。
至于最终的评判由谁来承担呢？在需要集思广益的会议中，可以采用民主集中制，与会者每个人可以无记名投票，最后选出最合适的方案。如果涉及公司战略等重大决议的，可以在公司高层小范围内讨论。或者干脆由各部门负责人或者老板单独决断。不管采用哪种方式，选择的结果如何，仲裁者一定是公司中能服众的人。
当然，会议中争吵的那些员工之间还是会心存芥蒂，尽管做事的原则是对事不对人，但彼此之间还是有些别扭，长此以往常常会引出下一次的争论，对公司未来的工作也有一定的影响。这时就需要公司中有威望的老员工或者有威信的领导主动出面，在工作中多安排争吵者之间的合作，在工作之余给他们相处的机会。男同事之间可以一起打打球，喝喝酒，女同事之间可以一起逛逛街，增进彼此之间的友谊。处理这些会议上的争吵者不仅费体力更费脑力，更重要的是，还要花费后续的工作时间。如果会议上经常出现这些问题，老板就应该在会议制度和章程中明确规定争吵者的惩罚措施，在不影响会议正常讨论的前提下，把争吵的火焰扼杀在萌芽中。
12.会议禁忌不可犯
为了保证会议的正常进行和会议的效果，会议组织者会制定相应的会议纪律。一般情况下，会议经常会对与会者的到场时间、着装、会议上的行为有明确而具体的约束。但再详尽的会议纪律也不可能涵盖会议的方方面面，总会有些与会人员做一些让人很反感的事情。下面我们一起了解一下会议禁忌，看看你有没有这些让人讨厌的做法。
禁忌一，将难闻的气味带入会议室
通常会议室的空间都很狭小，为了保证空调的正常运转，会议室的窗户也会关闭。在这种封闭的环境下，如果有几十人同时开会，可以想象会议室里的味道有多么难闻。有的与会者不注意个人卫生，他们长时间不洗澡，带着积攒在身上的味道进入会议室，严重影响了周围的环境。有的人没有吃饭，把异味很浓烈的食品带入会议室，这也会产生让人不快的气味。还有的人喜欢在会议室脱鞋，以为把脚放在会议桌下面没人能看见，但也严重地影响了其他人。
个人的卫生不仅关系到健康，而且也影响着个人的形象。如果你不注重个人卫生，影响的不仅是自己，而且还会影响其他人对你的印象。即使你穿着很普通，甚至有些寒酸，也请你保持个人的卫生和服装的整洁，经常洗澡换衣服，在会场上不要脱鞋，否则你将面临的是同事的白眼和背后的嘲笑。
禁忌二，会议时到处走动
有的人无法长时间坐在座位上，他们喜欢到处走动；还有人难以忍受长时间的会议，他们不是上厕所就是出去接电话。要知道这样的行为会引起其他人强烈的反感。如果到处走动，不仅要让周围的人不断地挪动腾出空间，还会影响后面与会者的视线。同时，老板对这种行为也是非常不满，只要会议中有人做与会议无关的事情，就会吸引其他与会者的精力，让他们无法在会议上集中注意力。如果在老板讲话的时候到处走动，会被认为是对老板的不尊重，对工作不负责，后果不堪设想。
如果你实在无法忍耐长时间的会议，有各种各样的理由要走动，那么你一定要把对会议的影响降到最低。如果你是普通的员工，这种情况下，尽量选择最后一排位子，周围也不要有其他人；如果是和老板坐在一起的中层领导，在离开去处理个人事务之前，要在纸条上写上理由递给老板，得到允许后才能离开。在开会期间，尽量选择不重要的时间出去办你的事情，不要选择领导讲话或者需要你发言、做决断的时候出去。
禁忌三，在会议上不要过于表现自己
有的公司规模很大，员工见到领导的机会很少，甚至只有在开会的时候才能见到。有些员工急于让老板认识自己，或者在老板面前表现自己，于是在会议上表现得很积极，不管问题和自己有没有关系，都要发表自己的意见，或者惯于评论别人的观点。这种情况会让同事非常反感。过于表现自己，会让同事觉得你是一个喜欢争权夺势的人，这种人通常在公司中是最不招人待见的，不仅同事会孤立，而且老板也不会赏识。
如果想在老板面前表现自己，大可以不必选择会议这种人多口杂的地方。如果公司规模比较小，对公司有好的建议和意见可以会下找老板直接交流，既避免了在会议上刺激其他碌碌无为的同事，又能给老板留下只求奉献不求功绩的良好印象。如果公司规模比较大，切不可有一步登天的想法，想着直接越级向老板汇报，你可以把意见汇报给自己部门的领导，让他们通过其他途径反映给老板，又可以同时赢得部门领导的欢心。
禁忌四，和周围的人随意说话
有的人在会议上百无聊赖，他们喜欢跟周围的人闲聊，这种行为是会议中的第四点禁忌。首先，大多数会议都是禁止开会期间闲聊的，不管周围的同事是否在忙，都不应该占用他们开会的时间和他们聊天。有的人说，我们只要聊会议的事情就不算违反会议纪律吧。事实上，不管聊天内容如何，与会议无关还是相关，都应该管住自己的嘴巴，要知道你的窃窃私语会影响到周围认真开会的人，他们会发自内心地反感。
有一个流传很广的笑话也说明了这个道理。大学课堂上，几个同学在教室后面玩起了扑克，他们的声音有些大。看到这个场景，老师终于忍不住了，他放下手中的粉笔对后面的同学说道：“请后面打牌的同学向中间看杂志的同学学习，不要影响前面睡觉的同学。”由此可见，在课堂或者会议中随意说话的人是最让人厌烦的。
