第二节 必须是“录音机”
在职场上，只要你还不是最大的大老板，就会有上司对你指手划脚，交待工作任务。这时，要是你听过就忘，哪怕只是十件事里忘记了一件，也极可能耽误掉重要的工作，引起上司的不满。
优秀的秘书们大都有这样的功能：对于BOSS说过的事情过耳不忘，即使是BOSS自己忘掉了，他们也会在适当的时候，用适当的方式提醒他。
这倒未必是因为他们天生记忆力超群，很多时候，好记性来源于“有心”。
所谓“有心”，不只是在BOSS正式下指令时用笔记录下来，
比如通用公司前总裁杰克·韦尔奇的秘书博得斯基，据她自己回忆，她时不时会去翻一翻韦尔奇办公室的垃圾桶，甚至偷听电话，因为怕总裁会把什么重要的资料扔掉，而忘了给大家下指示。
不要觉得这种做起来像间谍似的，似乎有些夸张，究其实质，无非是时刻注意BOSS的动向，了解他们打算要做的事情，把准备工夫做在前面。
不过，记住BOSS的事只是记事功能的一个部分，作为一个合格的秘书，还需要像“录音机”一样，记住更多更庞杂的大小事务。优秀的秘书们是如何处理海量的讯息呢？一个切实可行的方法就是分类管理——将工作中会涉及到的讯息分类列记：
1、公司事务：包括公司与业界的关系与往来、公司经营状况、公司的人力资源、物品资源、财务资源、资讯资源等等。
2、BOSS的事务：包括当下需要辅助BOSS完成的工作、近段时间BOSS可能遗漏的事项、此后一段时间的经营层面的问题等等。
3、公司中间管理层的事务：包括各部门间的协调问题、部门或同级管理者之间的竞争问题、表现突出或落后的部门或中层管理人员、与中层管理人员之间的沟通等等。 4、对下属或下级部门的管理：包括奖励计划和实施步骤、任务分配、下属或下级部门的意见反馈、下属或下级部门之间的纠纷及处理、下属或下级部门的工作计划及报告的处理、与下属的沟通等等。
5、自身的事务：包括自己的业绩提升问题、自我启发、接受上级指令并准确传达给下级、了解自己负责的各项工作的进度、工作结果的向上汇报与向下传达等等。
将需要记住的事务归类，有助于增强对这些事务的记忆，并且有助于在具体处理的时候做得更有条理。
除了按类归纳，以加强对事务的记忆管理之外，在记忆力的训练方面也需要掌握一些技巧。如今的记忆学研究专家们对此已有较多的研究，有兴趣者可以寻找专业书籍来学习，这里只提出几种常见的，较为简易的记忆方法：
1、连络记忆法，著名成功学大师卡耐基曾根据记忆专家们的“脸孔记忆”、“目录记忆”等方法，总结出了记忆人名的几个要点——印像、反复及连络，即，将人的面目与姓名联系起来，多次印证，再将归纳出自己所熟悉的职业、物品、品牌等项目，将姓名与之对应起来，每当有新的姓名加入，就将其归纳到已经建立在头脑中的某个项目之下，如福特——汽车品牌。再加上与姓名意义的解读相联系，大多数的姓名都能很快地进入大脑。
2、轨迹记忆法，我们知道，心理学研究已经证实，对多数人而言，视觉记忆是优胜于语言或身体记忆的。因此诗人塞门奈迪发明了利用视觉提示记忆的方法。他认为，一名演说者可以使用视觉记忆演说中的重点，将提示物放置在一栋大建筑物内的不同房间里；回想重点时，只要在建筑物内顺着来时脚步回溯即可。
3、关键节点记忆法，心理学研究还证实，人对事务的遗忘速度是先快后慢，并且大多数都有规律可循，通常是背诵之后24小时左右是一个遗忘高峰，之后一个星期是又一个高峰，再之后是一个月。如果记住的事务一个月都未遗忘，那么就会比较深刻地留在大脑中。因此，可以抓住几个遗忘的关键节点，在记诵之后的第二天、一个星期、一个月这几个时间段进行再次强化记忆，以后就不容易忘记了。
4、视听结合记忆法。可以同时利用语言功能和视、听觉器官的功能，来强化记忆，提高记忆效率，这比单一默读效果好得多。
总之，无论是对上还是对下的工作交往，记住并能在需要的时候随时“提取”出来的能力极为重要。
就上司来说，没有几个人在听取工作汇报时有耐心等待下属慢慢回忆要说的事，或是能容忍下属在回答问询时常常做出“记不清了”、“好像、貌似、仿佛是这样的……”之类的回答，然后给出足够的时间让下属回去翻查工作记录。事实上，绝大多数上司都希望下属在听到自己提问时立刻就作出周详的回应，最好还要提出解决问题的建议。至于上司下达的指令，要是被你忘记掉，那无疑是明显的工作差错，成为你职场纪录中的一个污点。
另外，在与下属打交道时，且不说一个丢三落四、今天说东明天说西的上司会给下属留下什么样的笑柄，就算是对公司事务表述得不够准确，也会有损于自身的权威性。但若是上司记忆力极强，对于所讨论的事务的来龙去脉全都了如指掌，试想，这样精明的上司有哪个下属会随意对待他的指示呢？
第三节 必须是谈判专家
如同大家惯有印象的那样，秘书们通常是各类会议的参与者和记录者，但实际上，仅仅做到参与和记录，是不可能完成一个好秘书的职能的。在会上，秘书们会有发表见解的需要。再者，由于BOSS们在对外交涉时通常会携带秘书参加，秘书们对于谈判沟通必须知之甚详。另外，由于BOSS们的主张常常透过秘书来传达给下级，因此与内部人员的交涉也是秘书们的日常工作之一。在这样的情况之下，一个好秘书必须要有面对不同类型的人进行良好沟通的能力。
勿庸置疑的是，不管在商场上、在政界还是在普通人的社会交往中，语言表达能力都是一种非常引人注目的能力，并且，在大多数人的印象中，口才好、反应敏捷，是与智商高、有能力直接挂钩的。
毛泽东的另一位秘书，上个世纪六十年代的风云人物陈伯达，就是因一次座谈会上的辩论引起了毛泽东的注意。那次座谈会上，参与者在探讨孙中山的思想时发生了争论，而陈的发言充分而恰当地阐述了孙中山的思想，陈伯达刚发言完毕，毛泽东就站起来赞赏说：“陈伯达的发言很好。”散会后，毛泽东让陈伯达不要离开，晚上，毛泽东请美国客人吃饭时，让陈伯达也参加。席间，毛泽东与陈伯达就古代哲学问题进行了一番谈论，毛泽东对陈伯达非常满意。这一天，成了陈伯达一生的转折点。
有不少人认为，重要的谈判、发言只是老板，或一些部门负责人的事，当自己还是一名小兵时，是不需要注意这些的。
但与不少人的认知相反，事实上，反而是职位不太高的人，面临的谈判环境比老板、总经理们更为复杂。因为老板所面对的情况更为明确，他们自己的地位也较为强势，能够采取比较简单明确的方式解决问题。反倒是普通职位的人，特别是一些基层管理人员，常常要在对内、对外、对上、对下、对平级同事等等各不相同的情况中打转，与这些人的沟通，其实也是在谈判，而且由于本身职位所赋予的权限有限，造成气势上不够强势，在谈判中要取得胜利更需要技巧。
实际上，所谓“谈判专家”，并不是能说会道、巧舌如簧，而是一种需要经过训练得来的技巧。谈判技巧至少包括以下几个要点：
1、做好准备：谈判成功的头一条，不是口才便给，而是周密的准备工夫。对于要说服的人，一定要充分了解对方的性格、经历、兴趣，以及对方在与人打交道时惯有的态度，这样，在谈判时才不会被对方压制住。
2、细致观察：要训练自己静静注视对方的能力，能够平静面对对方的眼睛，从对方的眼神中了解他当时的反应，并且随时注意对方的情绪变化，考虑如何应对。
3、充分表达：语言表达是谈判中必不可少的一环，在表达自己的观点时，一定要注意，一是叙述要点必须简洁，不要拉拉杂杂地讲一大堆，让听者先就产生了不耐烦的情绪；二是把关键内容放在最合适的地方，根据不同的情况，提出关键内容的时机可能是刚开始谈判时，也可能是接近尾声时，但无论如何，一定要事先把关键内容提炼出来，牢记在心，寻找时机表露出来；三是使用的语言要与对方的水准相适应，也就是说，了解对方的语汇习惯，然后立足于对方的语汇环境来组织要表达的内容，否则很容易造成“鸡同鸭讲”，甚至让对方误会你要说的意思；四是适可而止，当对方已经明白你要说什么之后，就可以打住了，否则话说得太多，不但让人觉得饶舌、啰嗦，还可能会过犹不及。
4、适时提问：在谈判当中，若是因对方沉默，或采取回避态度，或其他什么原因，无法从对方的言辞中得到答案，要寻找时机提出适当的问题，从而引发对方的反应，然后再决定自己需要采取的相应策略。
5、掌握主动：谈判中，必须把主动权控制在自己手中，充分把握谈判的进程，不论是对上级人员做汇报，还是对下级下指示或做解释，抑或是对竞争对手或合作伙伴谈条件，制造与控制流程都同样重要。这需要你在谈判之前对于谈判的焦点问题有充分的思考，在谈判时一边谈话，一边要按核心的内容推动谈判方向，并及时调整谈话的方式；同时，要掌握对方的弱点，谈判时注意把握对方不愿接触的话题；再者，无论遇到何种情况，都要尽量保持冷静，感情用事者很容易被对方控制住步调。
如果你的谈判能力，或者说是沟通能力够强，成为公认的“谈判专家”，可以肯定的是，对于企业里的这么一个人才，老板们是无论如何不会放过的。
第四节 要懂得会展管理
秘书们不但要参与会议，还必须要对会议作出安排。在现代企业中，需要安排的会议不只是日常工作会议，还包括大型活动和内部大小会议，以及专业的会展、非正式的公司娱乐活动等等。
杰克·韦尔奇的秘书博得斯基一天可以完成十个会议，这里的完成不止是参与，还有从通知人员，到会议流程的控制，到会议决议的传达，实际上是全程操控。
有一个近似于笑话的“秘书段位判别法”，教人们如何透过会务安排的方式，来判别一个秘书的能力段位：
假设BOSS让秘书安排次日上午九点召开一个管理人员的会议。从低段位到高段位的秘书会有什么不同呢？
初段秘书：发通知，用电子邮件或手机短信发个会议通知，然后准备相关会议用品。并参加会议。
二段秘书：抓落实，发通知后，再打一遍电话给参会的人，确保每个人都接到了通知。
三段秘书：做检查，发了通知，落实到人后，第二天会前30分钟提醒参会者，确定有无特殊情况，对临时有急事不能参加会议的人，立即报告BOSS，保证BOSS在会前知悉缺席情况，也给BOSS确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书：勤准备，发了通知，落实到人，会前通知后，到会场测试可能用到的投影仪、电脑等工具是否工作正常。并在会议室上贴纸条或以其他方式注明：此会议室几点到几点有会议。
五段秘书：细准备，发了通知，落实到人，会前通知，测试了设备，还要了解这个会议的性质是什么？议题是什么？然后给参会者发去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书：做记录，发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
七段秘书：发记录，会后整理好会议记录给BOSS，并请示是否发给参加会议的人员或者其他相关人员。
八段秘书：做传达，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给BOSS。
九段秘书：做流程，把上述过程做成标准的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成一套完成的会议服务体系！
秘书的段位不同，也就是能力不同、视角高度不同，对事务的安排就会有周详与否的区别，对于议程的作用也显然差别巨大。
一个普通的日常工作会议尚且如此，那么更复杂的会议或展会、活动等又该如何？
可以想见，对会展事务的管控，绝对不是件简单的事。这不仅要求会务服务的功能，还会涉及到对公司业务的熟悉、对BOSS工作要求的理解、对各级人员工作习惯和工作内容的了解、对各类办公设备的运用等等。
若是需要运作一个正式的展会，还要求懂得做市场调研与分析、对展场的调查了解与设计、客户关系的维护、会前宣传与公关活动、展会布置与现场调度、展会效果评估、客户追踪调查等等。可谓事无巨细，都要关注到位。
在现代，企业、机构都会有对内对外组织各种类型的会议、展览、活动的需要。在实践当中，虽然这类事务会交由专门的人去负责，甚至会请专门的会务公司来打理，但一般来说，对于公司比较重大的会务活动，公司的各级人员都会有机会参与，不管是参与服务，还是参与会议，都不会让了解公司情况的内部人员全都袖手旁观。而在这个时候，如果你不只是一位参与者，而是可以提供自己的见解与帮助，甚至可以作为较为关键的会务人员参加组织、协调，那么这些活动将是你表现自己组织力、行动力的一个好机会。假若你已经有做老板的意愿，那么更应该好好学习和思考一下，如何利用会务活动建立公司的形象，达到提升公司业绩的目的。
