（10）礼貌恰当地问候
①不同时间可以用不同的问候语
问候语除了普遍的“你好”之外，还可以因时、因人、因地而变。早上10点以前，可以问声“早安”，10点到12点问声“上午好”，12点到14点问声“中午好”，14点到18点问声“下午好”，晚上18点到21点问声“晚上好”。21点以后，如果没有急事，就不要再给对方打电话，以免影响他人休息。
②问候要遵从职业特色
随着社会服务意识的增强，许多单位对接听电话如何打招呼有严格的规定。如果本单位有接听电话规定，那就要严格执行。例如，“您好，这里是联想服务热线，我是某某号某某”，训练有素的职业问候会让拨打电话者感到信赖；又如宾馆饭店等，也都有类似的接听问候规定。不过，现在高级宾馆接线小姐普遍先说英语、后说中文的方式让人感到不舒服。在中国，还是应该先说中文，后说英语。对于一些完全不懂英语、初次拨打宾馆电话的人来说，会以为自己拨错了电话，心里会感到紧张。
③问候可以因对象不同而不同
如果是跟家里人、同事或者熟悉的朋友打电话，可以不用拘泥于一板一眼的“你好”，而可以用多种方式来问候。比如，给熟悉的朋友家里打电话，如果是朋友母亲接的，自己与朋友母亲也很熟，那就可以说：“大妈，小雨在吗？”一声“大妈”称呼，比“你好”更加自然温馨。
④问候要先通报自己的姓名
给人打电话说完“你好”之后应该马上通报自己的姓名。如果马上接着说正事，对方会一时反应不过来，或许还会给对方造成困扰。对方可能不好意思问“你是哪位？”因为如果听不出特别熟悉的人的声音，也会让接电话者不舒服。尤其是上级给下级打电话，更要先通报姓名。
⑤问候要注意语气、声调
电话交流时，双方都看不到对方的表情，唯一交流的途径是听觉。因此问候时首先要语气适当、声调适度、咬字清晰，更不要说方言。过快过慢、大声或者有气无力的问候，都会让对方产生不良感觉，从而影响整个电话交流的效果。
不要以为接电话没有什么，其实里面还是有很深的学问。一定要等电话响两声之后再接。为什么？你要利用这段时间平静自己的情绪，在你不知道来电人是谁、来电内容是什么之前，不要将你的情绪带给将要和你对话的那个人，哪怕你此刻是欢快的，你怎么知道对方一定就希望听到你欢天喜地的声音？当然，把你的坏心情不加掩饰地传递给对方就更不应该了。电话总是由各种各样的人打来，他们总会带来一些好消息、坏消息或者一些不好也不坏的消息，将你的情绪信号毫无保留地传递给对方，不免偶尔也会表错情。
接电话，有时就像看待人生，要有宁静、平和的心态。电话响两声，对打电话的人来说，是完全可以接受的等待时间，也是他期待你拿起电话的最佳状态。对接电话的人来说，在短短的一声电话铃声里，你的焦躁和不安可能已经瞬间平息，你才可以不惊不惧地面对任何事，宠辱不惊地面对任何人。世上很多事情，需要一个小小的停顿和转折，别那么急着拿起电话。记住，铃声响两下后再接。
另外，还要记一点，如果你的办公室里有客户，不要接电话。这种情况很常见，但却很少有人意识到，这时接电话是一种不礼貌的行为。这样做其实是告诉你的客户，电话那端的人比他更重要。除非你是在等一个非常重要的电话，否则就在语音信箱留信息。如果你要接电话，应该让客户知道你为什么接这个电话，比如说“我正在等老板的电话”。
记住以下几点注意事项。
第一，必须在24小时内回复所有的来电，这可以保证你的人际关系网络上的资讯畅通程度。而对某些职业而言，如果你不立即回复电话，就可能失去一次交易的机会。
第二，对挂断电话不要犹豫。比如，当一位推销员喋喋不休地向我们推荐某种毫无兴趣的商品时，打断他是一种仁慈的行为。“对不起，我不想浪费你的时间。”然后立即挂上电话，并带着微笑。
第三，适当打断对方。要打断对方时，你可以采用和面谈一样的准则，尽量不打断他，除非一切都证明不如此不可能了结。
第四，注意不良习惯。如果你发现你在电话中有某项不良习惯，就把纸条贴在电话机上来矫正。如果你有爱清嗓子，说口头禅，或喜欢东拉西扯等坏习惯，这张提醒你的纸会帮助你摆脱它们的危害。让电话中的交谈表现出你最好的一面。
第五，口齿清晰。用电话向总公司报告业务的推销员一定都明白口齿清楚的重要性，只有这样，他的报告才不会出现差错。说到名字时，他要说出名字的拼法，同时要求对方复述，以核对是否准确。当你用电话递送消息时，即使是一般的社交消息，也必须弄清楚对方是否真正明白了你的意思。
需要注意的是，在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”“你是谁”，或者“有什么事儿呀”等。万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”“瞧仔细些”。如果有可能，不妨问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位以礼待人的良好形象。
在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西；不要同时与其他人闲聊；也不要让对方由此感到自己在受话人的心中无足轻重。结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。在接电话时，要注意给予对方以同等的待遇，不分对象一视同仁。
极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”，即使接电话也极为庸俗地“因人而异”，“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，总是“拿架子”“打官腔”。先是爱答不理地问上几句“谁呀”“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司，是家人，是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”。低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。
在接待外来电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。
在通话时，接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话打过来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方：“一有空闲，我马上打电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。
遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说：“你说完了没有？我还有别的事情呢。”而应当讲：“好吧，我不再占用您的宝贵时间了，真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络。”
小调查
如果对方连续两次打错电话怎么办？
（1）礼貌回答，尽可能帮助对方查找正确号码：40%。
（2）说打错电话，然后挂断：40%。
（3）斥责对方：20%。
分析
关于打错电话，多数人都会有类似经历。如果对方第一次打错电话，相信大多数人都会心平气和，礼貌应对，但如果对方连续两次打错了，心情就会截然不同了。只有40%还能保持风度，礼貌应对。少数人（20%）选择斥责对方。谁有礼谁无礼其实不需多说了，道理大家都懂，如何在生活和工作的细节中做到有礼才是我们每个人关注的问题。
关于对方连续打错电话的结果，40%的人还会礼貌应对，其中也有一定“水分”，不排除部分受访者会选择理想的回答。接到错误来电，而且是连续打错了，多数人态度一般会比较烦躁，回答冷漠，并生硬地挂断电话。从拨错电话的一方来说，要注意在拨打不熟悉和陌生人的电话前，要确认一下电话号码。无论如何，拨错电话都是对他人的打扰，务必要向对方说声“对不起”。
接听电话者需要换位思考，宽容、谅解对方的失误，并给予必要的热心帮助。我们谈文明礼仪，谈社会公德，其实是提倡每个人带给社会、带给他人一种积极的情绪和作为，让大家感到温暖和善。以生硬的态度对待打错电话者，甚至斥责对方，彼此只会产生负面消极的情绪，谁都不愉快。
案例一：是个男的。
“喂，王姐，你的电话，是个男的。”小赵接了一个电话，大声地招呼王姐过去接电话。整个办公室的人都听到了有个男的找王姐，大家都抬起头来看着王姐。王姐非常不好意思地过去接电话。
案例二：刨根问底。
“请问，李先生在吗？”李先生的爱人听到电话里一个年轻女士的声音找自己的爱人，立刻提高了警觉：“你是谁啊？哪个单位的？你找他有什么事吗？你怎么知道我们家电话的？”打电话的女士一听对方爱人刨根问底，而且觉得这种问话方式简直是在侮辱自己，马上说：“没什么事，不用找了！”
案例三：小道消息。
小丽接到一个电话，“帮我叫一下小飞”。小丽听出是局长的声音，她赶紧把小飞叫来，自己就在不远处竖起耳朵听电话，她听到小飞说：“好，我马上去您办公室。”小飞匆匆走了。小丽立即跑到张大姐那里说：“张大姐，局长叫小飞去一趟，一定是他那天喝醉酒打人的事被局长知道了，这还不得严厉处分，弄不好开除呢。”过了几天，单位里都在传小飞喝醉酒打人被局长狠狠批评了。
（11）电话转接中的礼貌
①转接电话拿着话筒和放下话筒一个样。
很多人在拿着话筒时，通常会比较注意自己的语言，会说“您找哪位？请您稍等。”放下电话找人时，往往忘了对方也能听见，就随心所欲地“是个男的”，或者说“一个有外地口音的人”“一个声音挺娇的小姑娘”。当对方在电话里听到这些形容方式时，会感到不愉快。因此，转接电话时要同样用客气的方式叫人，或者应该用手捂上话筒，注意隔音。
②做好电话记录。
如果对方要找的人不在，要尽量做好电话记录。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概说什么事（如果对方不愿意不必强问）、对方有什么要求（一看到字条马上回电话，还是晚上再打电话等）。通常很多人在转接电话时不予记录或者记录得非常简单，只有一个姓和一个电话号码，这样对方要找的人工作繁忙的话，这种电话可能得不到及时回复。
③确认对方姓名身份尽量用褒义词语。
替人转接电话，确认对方姓名时，尽量要用褒义词语。不要脱口而出，用习惯用语去确认对方的姓名，如“您姓孙，是孙子的孙吗？”“您姓冷，是冷淡的冷吗？”诸如此类，让对方听了感到不快。其实可以改成“是孙子兵法的孙吗？”“是冷热的冷吗？”，在记录对方电话号码时，则一定要重复，以免记错。
④未经要接电话者同意不要轻易将手机号码告诉对方。
转接电话时，如果来电者要找的人不在，对方询问手机号码时，转接者一定要经过要接电话者同意才能把手机号码告诉对方；否则，可能会干扰要接电话者的工作或生活。
⑤讲究口德，不乱传闲话。
如果转接到了一个敏感人物的电话，比如大家怀疑某某有特殊关系，恰好某某打电话找某某时被你接到了，这种时候千万不要捕风捉影，不要去转告第三人“谁给谁来电话了”，更不能在旁边偷听对方的电话内容。不论是绯闻还是面对关系过于紧密的上下级，接电话者都不能妄自猜测，随意传播。就像案例中所说的小飞的例子，随意猜测、传播会严重破坏了正常的人际关系。
商务电话接听条例
（1）电话铃声响2声后，应该立即接听。如果超过3声铃响，再接电话，应先说：“对不起”或“对不起，让您久了”。
（2）接听电话首先应该说：“你好！”或“您好！”
（3）接听电话时必须保持足够耐心、热情。注意控制语气、语态、语速、语调，语言亲切简练、礼貌、和气。要具有自己就代表公司的强烈意识。
（4）要仔细倾听对方的讲话，一般不要在对方话没有讲完时打断对方。如实在有必要打断时，则应该说：“对不起，打断一下。”
（5）对方声音不清楚时，应该善意提醒：“声音不太清楚，请你大声一点，好吗？”
（6）如电话打进来了，对方要找的同事不在，礼貌的做法是先向对方说明情况，再询问对方名字，并考虑如何处理；如果要求对方不要挂断时，一定要不断向对方打招呼，表示你还在照顾这个电话，同事回来后，立即转告并督促回电。接线员要做好详细的电话记录。
（7）转接电话时，首先必须确认同事在办公室，并说：“请稍等。”
（8）转接电话时，按键应该短促干脆，不要过长时间按着（一般不超过一秒钟），拨完分机号码后，轻轻挂上电话。
（9）谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。不要忘了说再见。
（10）如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。
