一是评价风险。每次授权前,领导者都应评价它的风险。如果可能产生的弊害大大超过可能带来的收益,那就不予授权。如果可能产生的问题是由于领导者本身原因所致,则应主动校正自己的行为。当然,领导者不应一味追求平稳保险,一般来说,任何一项授权的潜在收益都和潜在风险并存,且成正比例,风险越大,收益也越大。
二是授予任务,不干涉做法。授权的重点应放在要完成的工作内容上,无须告诉下属完成任务的方法或细节,这些可以由下属自己来决定。
三是建立信任感。领导者授权给下属时,应当给予下属明确充分的信任。信任是一种激励,也是一种支持,可以保证下属更好的完成工作。另外,要着重强调的一点是:关心下属的成长是领导者的一项主要职责。
四是进行合理的检查。检查有以下的作用:指导、鼓励和控制。需要检查的程度决定于两方面:一方面是授权任务的复杂程度,另一方面是被授权下属的能力。领导者可以通过评价下属的成绩,要求下属写进度报告,在关键时刻同下属进行研究讨论等方式来进行控制。
五是学会分配“讨厌”的工作。分配那些枯燥无味的或大家不愿意干的工作时,领导者应开诚布公地讲明工作性质,同时注意公平地分配“讨厌”的工作,但不必讲好话道歉,要使下属懂得工作就是工作,不是娱乐游戏。
六是尽量减少反向授权。下属将自己应该完成的工作交给领导者去做,叫做反向授权,或者叫倒授权。发生反向授权的原因一般是:下属不愿冒风险,怕挨批评,缺乏信心,或者由于领导者本身“来者不拒”。除去特殊情况,领导者不能允许反向授权。解决反向授权的最好办法是在同下属谈工作时,让其把困难想得多一些,细一些,必要时,领导者可以帮助下属提出解决问题的方案。
七是审查并改进授权的技巧。美国一位著名的管理专家提出了十个方面的问题,领导者可以定期用这些问题来审查和改进授权的技巧。
①你不在办公室时,办公室的工作是否混乱?
②你外出回来时,是否有本来应由下属做的工作等待你去处理?
③你能按规定的时间实现目标或完成任务,还是必须把工作带回家或在办公室里加班才能完成任务?
④你的工作是从容不迫,有节奏地进行,还是经常被那些需要征询你的意见或决定才能办事的人所打断?
⑤你的下属是否把“矛盾上交”,让你去做应该由他们自己去做的决定?
⑥你是否觉得自己的工作负担太重,而下属的工作又太少?
⑦你是否认为没有时间培养下属?
⑧你是否真的认为公司的报酬制度,如工资、晋升、提级制度等等,能使下属承担较多的责任?
⑨在你管理的人当中,是否有人在你来之后辞去工作?
⑩你是否真的想把工作委托给别人去做,还是觉得自己最能胜任这项工作?或者扪心自问一下,是否害怕某个下属干得很出色,会“超过自己”而不愿意授权。
总之,管理下属既不能太死,也不能太放松,一定要掌握授权与控权的分寸。
8.放权的同时别忘施加适当的压力
授权是现代领导的分身术。尼克松在谈到当美国总统的时候说,领袖有各种各样重要的选择,其中就有什么事该亲自处理,什么事可以让别人去办,以及选择什么人代表自己办事。
给职位就要给权力,这是管理工作的需要。现代化管理面临千头万绪的工作,即使你有天大的本事,光靠自己一个人是绝对不行的,必须依靠各级各部门的集体智慧和群体功能。这就要根据不同职务,授予下属以职权,使每个人都各司其职,各负其责,各行其权,各得其利,职责权利相结合。这就能使领导者摆脱事务,以更多时间和精力解决带有全局性的问题。所以与职务相应的权力不是领导者的恩赐,不是你愿不愿给的问题,而是与职务是孪生兄弟,职权相应是搞好工作的必需。
授权的方法有四点:一是授权者要注意激发受权者的责任感和积极性。授权的目的,是要下属凭借一定的权力,发挥其作用,以实现既定的领导目标。但如果受权者有权不使,或消极使用权力,就不能达到这个目的。因此必须制定奖惩措施,对受权者进行激励,引入竞争机制。
二是要给受权者明确责任。要将权力与责任紧密联系起来,交代权限范围,防止受权者使用权力时过头或不足。如果不规定严格的职责就授予职权,往往成为管理失当的重要原因。三是要充分信任受权者。与职务相应的权力应一次性授予,不能放半截留半截。古人云:“任将不明,信将不专,制将不行,使将不能令其功者,君之过也。”领导者给职不给相应的权,实际是对所用之人的不尊重、不信任。这样,不仅使所用之人失去独立负责的责任心,严重挫伤他们的积极性,一旦有人找他们,他们就会推:“这件事我决定不了,去找某领导,他说了才算。”
四是授权要注意量体裁衣。要根据受权者能力的大小,特别是潜在能力的大小来决定授职授权,恰到好处地让每个受权者挑上担子快步前进,不要有的喊轻松,有的喊压死。
领导者管人是否得当,就是看被管人根据所授予的职权,在实际工作中能否恰到好处地行使权力,胜任职务来判断的。领导者务必慎重地、认真地对待用人尽职问题。那些以“辛苦”为荣,以“忙碌”为绩的领导者,少干一些作茧自缚忙自己、包办代替抑人才的傻事,多一些大胆放权的开明之举,集中精力想好大事,抓好大事。
如何更有效地发挥下属的积极性、创造性,这在现代企业管理中,是一个令企业领导感兴趣的问题,并且,不少企业进行了卓有成效的尝试。当今巴西最负盛名的企业集团——塞氏工业集团,创造出一种旨在最大限度地发挥员工积极性、创造性的全新管理模式。
塞氏企业是个生产多种机械设备的大型集团。几年前,理查德·塞姆勒从父亲手上接下塞氏时,它还是个传统的家族式企业。塞姆勒也深信拥有纪律的高压管理能创造效益,以统治数字为武器的强干经理也可以主导业务。但在一次生病后,塞姆勒产生了全新的想法。
塞姆勒采取的第一个步骤就是取消公司所有的规定。他认为规定只会使奉命行事的人轻松愉快,却妨碍弹性应变。在塞氏,每位新进入的员工只会收到一本20页的小册子,重点提醒大家用自己的常识判断解决问题。
现在塞氏企业的工人已经可以自订生产目标,不需劳驾管理人员督促,也不要加班费。主管们也享有相当大的自主权,自行决定经营策略,不必担心上级的干预。最特别的是,员工可以无条件地决定自己的薪水。因为塞氏主动提供全国薪水调查表,让员工比较在其他公司拥有相同技术和责任的人拿多少薪水,塞姆勒毫不担心有人会狮子大开口。
事实证明,要某些人提高自己的薪水还得花上好一番功夫呢。
工人们也可以自由取阅所有的账册,公司与工会设计了专门课程,教全体员工如何看各种财务报表。
塞姆勒不像别的老板那么勤于去办公。早上他多半在家里工作,因为他认为那样比较容易集中精神。他也鼓励公司其他经理在家里工作。
此外,他每年至少出外旅行两个月,每次旅行决不留下任何联络的电话号码,也不打电话回公司,他希望塞氏的每个人都能独立工作。
现在,每周三下午总会有几十个世界各大著名企业,如通用汽车、IBM、柯达、雀巢等的主管来到巴西的圣保罗市郊,参观塞氏这种全新的管理模式。有些参观者把塞氏管理比作东欧的社会主义。
但不管怎么讲,更令参观者惊讶的是,在经济不景气、经济政策混乱的大环境中,塞氏近12年来增长率高达600%,生产力提高近7倍,利润上升5倍。巴西一家主要杂志对大学应届毕业生所做的调查中,25%的男生和13%的女生都说塞氏是自己最想进的公司。
9.大事独揽,小权分散可防止权力失控
在一个单位中,有许多琐碎的事务性工作,也有事关整个组织的要事。作为领导者,一方面要分权,另一方面也不要忘记自己应该处于这个组织的中心地位,在权力的运用和下属的管理统御上,应做到要事独揽,小权分散。这样既能发挥下属及下属部门的积极性和主动精神,增强他们的责任感,又可防止权力失控。
法国统盛·普连德公司是一个生产电子产品、家用电器、放射线和医疗方面电子仪器的大型电器工业企业。该公司属下各分公司遍布全球,为了对这个年销售额达数十亿美元的大企业进行有效的管理,公司实行了“要事独揽,小权分散”的管理制度。
总公司把投资和财务方面的两大关键权力掌握在自己手中。
公司所属的分公司,每年年底都要编制投资预算报告,并呈报总公司审核,总公司对预算报告进行仔细的分析,如果发现有不当之处,就让各公司拿回去进行修改。当投资预算批准后,各公司都要照办。当然,这些预算也不是不可变更的,只要在预算总额内,各分公司的主管还可以对预算内的金额自行调整。通常,分公司经理可对每一个预算项目增减10%,如果数目超过10%,则必须经过高一级主管的批准。
该公司建立了一项十分有效的管理控制员制度,对下属公司的生产,尤其是财务方面进行监督,这些管理控制员在执行任务时,都得到了总公司董事会的全力支持,他们对各公司的间接制造费用、存货和应收款等特别注意,一旦发现有任务不正常的迹象,就立即报告总公司,由总公司派人进行处理。各分公司每个月的财务报表必须有管理控制人员的签字,才能送交董事会。
公司除了在投资和财务方面牢牢地掌握住大权,但在别的方面却实行了分权,该公司的领导人认为,大的企业,其领导人不可能事必躬亲,分权制度可以减少领导者的工作压力,即使是小企业,其领导人也不可能事无巨细,统统揽在自己一人身上,也必须给下属分权,让下属发挥其聪明才智,为企业出谋划策,促进企业的发展。
因此,该公司的每一家分公司都自成一个利润中心,都有自己的损益报表,各事业部的经理对其管辖的领域都享有充分的决策权,同时他们也尽量把权力授予下级,充分发挥分权制度的最佳效果。
统盛·普连德公司实行分权管理制度后,调动了各分公司的积极性,生产蒸蒸日上,利润年年增加,获得了相当大的成功。
“大权独揽,小权分散”是统盛·普连德公司实行分权管理制度的成功经验,也是现代企业管理中实行的一项有效办法。公司的要害部门要直属,公司的关键大权要掌握在自己手里。其余的权力能放则放,这样,上下级劳逸平均,各得其所,也各安其职,个人的积极性、创造性就调动起来了,同时又不会发生权力危机。
10.授权之后别忘了控权
作为领导者一定要掌握好控权的原则问题。
(l)民主原则
民主原则,就是指领导在行使权力的过程中,走群众路线,听取员工的看法,发挥集体领导作用,实行民主决策。
民主原则是领导在工作中处理与员工关系应遵循的基本原则。
领导要遵循民主原则,首先要有民主意识。贯彻民主原则的基础和前提是民主意识,较好的民主意识对领导遵循民主原则会发挥重要的指导作用。
领导要遵循民主原则,就要有平等意识。领导在行使权力过程中,应该把下属视为朋友,以平等的态度对待,不摆架子,不打官腔,充分尊重员工的权利,在领导与员工之间建立一种互相了解、互相关心、互相帮助的新型的关系,把员工对自己的服从性和自觉性结合起来。
(2)依法原则
依法原则,就是指领导要在法律、制度、政策规定的范围之内,正确地运用权力。
领导要注重法制,在自己的权限范围内加强法制建设,并严格依照法律和制度来进行管理。任何管理都是对一个单位的管理,都是对一个群体的管理。管理就需要法,若离开了法,单位本身也就难以存在,群体就难免解体。管理一个国家需要有国法,管理一个单位也需要有规章制度。一个群体只有在一定的规则之内行动,才能保证群体的完整性、稳定性、正常性、和谐性。既然法是一个系统存在和发展的保证,那么作为掌握一定权力的领导,在行使权力中,首先就要注重法制建设,做到“有法可依”、“有章可循”。在遵循国家的法律、政策的同时,对本单位需要规范的问题用明文规定出来,明确允许怎么做、不允许怎么做,作为规章制度,用以约束下属,也作为处理和解决问题的一个重要依据。
遵循依法原则,还要求领导要依法用权。领导职位有高低,权力有大小,但是无论职位多高、权有多大,都必须受到法律的约束,都必须在法律、制度、政策规定范围之内行使权力。
(3)廉洁原则
廉洁原则,就是指领导在运用权力时,要奉公守法,廉洁自律,不以权谋私,应运用权力更好地为企业服务。
权力是为了完成各种不同职能而被赋予的,它是完成工作任务的工具。凡是掌握一定权力的领导,都有圆满、认真完成本职工作的职责。
从这个意义上说,没有无责任的权力,也没有无权力的责任。责任与权力是伴生物。
坚持廉洁原则,不以权谋私,不是一个深奥的理论问题,而是一个实践问题,重在行动,贵在自觉。一个领导是否廉洁,不是看他定了多少条措施,做过多少次声明,而是看他在行使权力中做得如何。一个领导只有排除个人主义、私心杂念,不打自己的“小算盘”,才能坚持廉洁原则。
坚持廉洁原则,就要加强思想道德修养。领导的思想道德修养制约着权力的使用。人们在从事各种职业活动中,思想和行为都应遵循道德规范和准则,这就是职业道德。
量权而用,不偏不倚,是领导用权中,在法制和理论上的素质培养,不能不加以特别的注意。