本章学习重点：
了解会议市场的目标，掌握其经营原则
掌握会议市场推销的策略和要点
主题词：会议市场概述会议市场推销
酒店会议市场概述
会议市场是酒店营销的一个很大的市场，做好会议市场营销不仅能为酒店带来赢利，还能为酒店进行免费宣传，所以酒店营销经理必须充分重视会议市场营销。
一、会议市场营销的益处
1.扩大酒店的社会影响
会议顾客往往来自不同地区，代表性广泛。酒店在会议接待中给他们留下的美好感受会让他们有意无意地将酒店介绍给他们的亲朋好友。而参加会议的新闻记者在宣传报道会议情况的同时，也间接或直接地为酒店做了宣传。
2.调节淡季市场
会议较少地受气候条件限制，更有调查表明，会议旅游在一年中各月份差别不大。因此，开发会议旅游市场是充分发挥酒店设施潜力的好途径。
3.创造可观的经济效益
会议顾客不仅经费来源可靠，而且消费水平高。他们的经费一般由政府、企业、基金会提供赞助，所以其消费水平也较高。据国外有关资料统计，会议顾客的平均消费是普通顾客的三倍。
二、会议市场目标
1.企业会议
(1)企业会议的种类
企业会议是本行业、同类型以及与行业相关的公司在一起举办的会议。企业会议常是以管理、协调和技术等为内容的会议，一般包括以下几种：
1）管理者会议。
企业各级管理者由于必须对企业的现状负责，因而他们也需要经常召开会议，讨论企业的经营方针和需要解决的问题，如企业主管会议，企业董事会议。
这类会议规模很小，但要求酒店能提供便利的会议条件。会议时间不长，一般为两天。
2）股东会议。
企业每年召开非职员会议，即企业持股者的股东会议。随着资本市场的开放，股东会议也将随之增多。
3）销售会议。
会议内容一般为新产品介绍和新的销售市场的开拓，通常需要推销者和购买者进行面对面的洽谈。全国性推销会议一般持续3～4天，地方性推销会议一般持续1～3天。
这种会议一般由公司的营销部门或市场部门来安排。随着经济改革的深入，各行业批发商包括经纪人、经销商、代理商等相继出现，以便打开商品的销售市场和流通渠道，因此这类会议将越来越多。
营销主管及其员工常和经销商召开区域性或全国性会议。新产品介绍也是这类会议的重要议题。销售商会议规模可大可小，会议的方式也多种多样。
4）技术会议。
工程师和科学家们常以会议的形式来展示科学和技术的进步情况，传达新的观念及更新的技术等。这是会议中必不可少的内容。
5）培训会议。
员工的培训是许多企业的一项重要活动，包括技术培训、办公室人员培训以及营销人员、中层管理人员和高层管理人员的培训等。企业职员的培训会议，根据不同需要可分为公司内部培训(即在岗培训)和公司外部培训。公司管理人员通常在公司外进行培训。
(2)对企业会议业务开发的对策
对于企业会议业务的开发，酒店必须将重点放在企业会议的决策者身上。对会议作出决定的权威人士，不仅每个公司不同，而且同一公司每年都有变化，这就要求酒店对公司内部与会议决策有关的部门有一个了解。一般来说，决策者有以下几类：
1）总经理。
一些小公司会议活动不多，就没有专门的会议计划部门。这类公司一般由总经理来作决定，但大公司的总经理就很少参与会议决策。
2）市场营销部主管。
市场营销部主管是关键人物。他们的正式头衔可能是副总、市场营销部经理等。他们负责国内、国际或地域性的活动。公司会议是这个部门的重要内容。他们发起并控制会议的召开，决定会议召开的时间和地点。
3）广告经理。
有些公司没有专门的会议计划或组织者，而是由一中层经理(往往是广告经理)来选择会议地点。他们担任会议计划的角色，并组织会议。一般情况下，广告经理就能做出最后决定，但有时只能起推荐作用。无论怎样，与他们打交道，必定有助于酒店业务的开发。
4）公司其他管理者。
有时候会议并不是由市场部安排，而是公关部、企业关系部或行政部来安排。有时候，某些管理者被指定负责某一段时间的会议，这类会议如鸡尾酒招待会、晚宴等。与这些部门经理打交道，能为酒店带来很多业务。
5）培训经理。
很多大的公司都设有培训部。这些大公司经常需要进行人员培训，培训对象为主管级以上人员，或专业技术人员，其人数通常在25～50人，会期为3～5天。
培训会议主要在当地酒店举办，有时也安排到度假村酒店。会议时间和地点的决定者一般是培训经理。
2.协会会议
地方性协会、全国性协会乃至世界性协会，如中国旅游酒店协会、美国酒店协会、国际酒店协会，每年都要举办各种会议。
(1)职业和科技协会
各专业技术和学科领域所成立的各种协会长期以来形成的传统性的会议，通常由学科带头人主持召开。这类协会所涉及的主题范围很广。每种行业一般都有自己的协会，如商业协会、贸易协会、医药协会、包装协会、酒店协会、印刷协会等。这些行业和科技协会每年都要聚在一起进行学术交流、探讨和专业培训。这些会议又可分为以下几种：
1）联谊组织。
职业以外所成立的带有兴趣、爱好、友谊性质的协会或组织，如集邮协会、教师之家、桥牌协会、校友会、各种青年联谊会等，也都定期举行会议。
2）技术协会。
由一定技术职称的专家和专业特长的人员组成的专业协会，如包装工程协会、制冷协会等，也定期举办自己的会议。
3）学术协会。
学术协会是指由小学、中学、大学等各类学校教师或其他专业人员所参加的从地方到全国的学术活动或创作活动等方面的协会，如作家协会、小说家协会等。
(2)贸易性协会
贸易会议是指以行业协会和组织牵头，按行业和产品类别举行、以贸易洽谈为主要形式的会议，常伴有商品展览，会议成员一般都是相关企业公司的营销人员。这类会议有地方性的会议，也有全国性或世界性的会议。
(3)对协会会议开发的对策
了解协会组织有利于酒店营销部有针对性地开展促销工作。协会组织有两种形式：
1）大型协会组织。
全国性大的协会组织，有专职、长期的协会管理成员，如协会秘书长、副秘书长、协会主任。协会的管理者们对酒店来说是非常重要的，酒店的营销公关工作往往从他们开始。营销经理应注意收集或存档每一个协会及协会的关键成员。
2）小型协会组织。
这类组织没有专职管理者，一般都挂靠在某个行业或科研机构下，由其管理人员或专家兼任协会的秘书长等。
① 秘书长：他是最初提出会议地点或对最终决定地点最有影响的人。尽管秘书长按任期一届更换一次，但他仍然是协会秘书组的关键人物。大的协会组织往往设有会议计划人员来协助秘书长工作。每位会议计划者都是重要人物之一。
② 协会会长(理事长)：他们根据组织的结构或特征对某一项目，如某专题的研讨会的地点的选择起着关键的作用。
③ 董事会(组委会)：组委会往往要做最后的决定，他们推荐的地点往往被秘书长所接受。
三、会议市场经营原则
1.符合会议特征
酒店经营会议应根据会议规模大、规格高、要求多、更改频繁的特点来经营。其具体措施如下：
设施能满足会议的要求，包括房间、会议室、设备、展厅及休息厅等；会议的环境、氛围等有利于会议目标的实现；
能满足会议赞助单位或主办单位对会议场所的要求；注意会议地点的气候、温度及季节性的活动；
会议地点的风土人情和习俗对会议有利；
满足与会者家属或同伴的休闲活动需要；
充分为与会者提供交通的方便，包括与会者乘车、船、飞机来回的方便和会议期间提供交通的方便；熟悉会议地政府有关政策，如对外地车辆的管理、货运的限制、保险及税收政策等；酒店营销、前厅(预订、行李)、餐饮、客房、财务和保安等各部门要通力合作；配备有会议服务经验或熟练的服务人员以及有会议组织经验的专门人才；酒店应充分利用本酒店或本地区的运动项目、文化活动、旅游景点、娱乐活动、商务活动、餐馆等来吸引或方便与会者。
2.满足会议消费需求
会议被公认为是酒店业中利润最丰厚的产品。与会者不仅要住宿用餐，而且还在娱乐、旅游和购买等方面有自己独特的消费需求特征。下面有关会议活动开支的介绍将有助于酒店营销经理对会议活动消费的了解。
(1)显性开支
显性开支是指较为明显的开支项目，具体为：
1）交通费用的正常开支。
2）视听设备的租赁费。
3）餐饮开支、宴会及鸡尾酒会开支。
4）广告宣传费。
5）会议室等场所租用布置费。
6）工作人员加班费、小费及其他服务费。
7）会议活动正常开支。
（2)隐性开支
1）管理费用，
如文具、邮资、电话费、信函的增加开支、旅行过程中的增加开支。
2）免费登记，会议邀请。
贵宾无需登记，无需支付食宿费和赠送礼品的费用。
3）偶然性开支。
大多数会议计划都会做10％左右的偶然性开支预算。
4）通货膨胀因素对开支的影响。
会议计划的时间越长，通货膨胀因素影响就越大，如车船、飞机等运输工具的涨价会影响到会议开支。
5）保险费用。
会议期间因时间和地区的不同对所需要保险的项目和保险金额要求不等。
(3)会议不同阶段的开支
1）会前各项准备工作费用。
① 管理费用：文具邮资、电话服务、办公设备(租金等)、速记服务等各项费用。
② 计划费用：组织者的筹备费用、计划费用。
③ 与会议相关的资料、简报等费用。
④ 宣传费用：资料打印服务、邮资与邮寄服务费用、文娱活动和旅行费用、公关费用等。
