四、信息工作的原则
秘书信息工作的原则主要有以下几条。
（一）追踪原则
决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。
（二）超前原则
秘书信息工作的超前原则是由以下两方面确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息，也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间，争主动，超前收集信息，向领导提供“预测性”信息。如果凡事总是事后了解，提供“马后炮”信息，那就作用甚微。
（三）选优原则
客观上说，凡是信息都是有用的。因此，国外有人主张“信息越多越好”，这与其办公现代化程度很高有关，因为大量的信息可存入计算机，查询、使用十分便捷。
但在我国许多部门还是靠手工方式处理信息，不宜无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等。因此，秘书必须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速准确地加以判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，哪些是干扰信息，从而对信息选优。
五、信息工作的作用
秘书部门的信息工作，主要是根据上级与主管部门的要求，了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考，具体来说，信息工作在以下秘书活动中发挥了重要作用。
（一）辅助领导科学决策
决策是领导的主要职责，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、判断、评价，也就是说具体的利用信息；决策方案的优选，即对各种方案进行可行性分析、比较；决策方案的实施、修正等，其客观依据依然是大量的信息。
（二）起草文件
秘书撰拟公文，实质上是在掌握各种信息的基础上，根据领导的意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书面信息。可以说，秘书撰拟公文等许多文字工作，就是运用信息为机关服务。随着计算机技术与网络技术的普及，秘书撰拟公文等许多文字工作，已由书面信息演变为电子信息，直接由网络以电子邮件等形式进行传递、再现与利用。这种高新技术的运用，为秘书高效率地为机关撰拟公文提供了更广阔的天地。
（三）信访咨询工作
秘书在接待群众来访、处理群众来信时，必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断去回答面访、回复来信，或者转有关部门处理。
（四）做好日常管理工作
秘书要办好机关各种公务，不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种信息作依据、作借鉴。信息多，耳目灵，综合判断、处理事务的能力就强。中、高级秘书人员，必须会运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议要求，出主意，也是在运用信息为部门服务。
秘书在获取信息时，应具有强烈的信息意识，根据领导决策和机关工作需要确定信息获取的内容，通过多种信息渠道，采取多种信息获取的方法，获取尽可能多的信息。
秘书在加工信息时，应注意将原始信息进行鉴别、筛选、综合和分析，以编写成信息简报或其他材料的形式，传递给信息接受者。
秘书在提供信息时，应注意信息提供的对象。首先，是为本级领导机关提供信息；其次，是为上级机关提供信息；最后，是为下级机关和单位提供信息。其中最直接、最主要的是为领导决策提供信息服务。
秘书人员还应当重视高层次信息的开发。通过对初级信息进行调研，对零散信息进行综合归纳，对积累资料进行升华突破等，充分发挥高层次信息辅助领导决策的重要作用。
总之，秘书信息工作的作用可归纳以下几点：一是参谋作用。信息工作的作用首先体现在参谋作用上，秘书部门如果不系统地开展信息工作，领导机关、领导同志掌握的情况，就会不够全面、不够及时，这种状况不利于领导进行正确决策。相反，秘书部门如果每天给领导机关、领导同志提供决策所需要的广、快、精、准的信息，则必然有利于领导同志准确及时地了解各方面的情况，作出科学的决策。随着信息工作的不断深入，秘书部门越来越重视信息的综合处理工作。经过综合处理的信息增强了广度、深度，对领导的科学决策有更大的参考价值。
二是指导作用。开展信息工作，还可以迅速、准确地传递领导机关、领导同志的意图，对基层和面上的工作起到指导作用。领导到基层检查工作，基层单位秘书部门的信息员将领导同志的讲话精神迅速、准确地上报，上级单位秘书部门的信息刊物能及时刊登下发，使领导同志具有指导性的讲话精神能迅速得到贯彻落实，从而能促进基层工作的开展。另外，领导同志有些批文虽然是针对某件事或者在某一文件上批的，但对全面工作有指导意义，应该尽快传达给基层领导，但又不便用其他文件形式印发。在这种情况下，用信息刊物则比较方便。由于信息刊物能及时、准确地传达领导机关、领导同志的指导性意见，基层领导同志可以从中了解到上级机关的工作部署以及上级领导的重要指示。
三是解难作用。在信息工作的开展中，基层单位可利用信息刊物来反映工作中的“老大难”问题。秘书部门要注意把反映“老大难”问题的信息及时提供给领导机关、领导同志，这样领导机关、领导同志就可以通过信息刊物及时了解和掌握基层工作的问题，从而加快解决问题的步伐。
四是控制作用。信息中还有一部分反映的是倾向性、苗头性的问题。秘书部门要注意把这类信息及时、准确地提供给领导机关。一般倾向性、苗头性信息每个星期综合报一次，事关重大的倾向性、苗头性信息随到随报，以便于领导机关和领导同志视情况采取有效措施，迅速控制住事态的发展。
信息工作除了发挥上述几个方面的作用外，还可以节省领导同志阅看文件的时间。因为，秘书部门编发的信息刊物一般来说每天出一期，文字短，内容精，囊括的信息比较多。一些部门上报的简报等材料一般不再直接报送领导，而由秘书部门筛选摘编。这样，领导既能及时了解信息，又能节省阅文时间，从而提高工作效率。
六、信息工作的要求
秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。
（一）准确
准确，即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然给领导工作造成失误。
因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。
（二）及时
及时，即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书信息工作的时效性提出了更高的要求，不仅信息传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。如果信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重损失。例如，1950年，美国政府决定，在全美四个比较好的物理实验室进行一项新的技术研究，名叫“继电器-接触图示的综合方法”，但前苏联这种研究早已得出成果并发表在《苏联科学通报》上。只是由于东西方冷战的关系，美国未能及时获得这一信息。直到1955年，一位美国专家偶尔发现了这篇论文，才终止了这项不必要的研究，但已花费了5年时间，白白耗费了20多万美元。
（三）全面
全面，即信息的收集和处理要注意广泛性，要能真实地反映事物各方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。
（四）适用
适用要求包含以下三方面内容：
1.要服务于中心工作。就是说要弄清本地区、本部门、本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。
2.要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门需要的信息，不一定为本部门的领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次、不同部门的领导者，其参考价值并不同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。
3.要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性的问题，都有较强的适用性，应及时采报，防止把按需要采报歪曲成“按胃口喂报”。
本章小结
本章主要介绍了关于信息及信息工作的一些最基本的知识。关于信息的特征，主要介绍了它的客观性、共享性、开发性、无限性、时效性、存储性、可塑性、传递性等属性。另外，还专门针对秘书的实际工作介绍了秘书部门信息工作的特点、原则、要求、作用等。特点包括服务性、针对性、综合性、时效性、普遍性、开拓性等属性。原则包括追踪原则、超前原则、选优原则等。要求包括“准确、及时、全面、适用”八个字。作用主要介绍了参谋作用、控制作用、解难作用、指导作用等。人们对信息认识的角度不同，分类方法也有所不同。本章所介绍的信息分类方法只是众多分类方法中的几种。
【关键概念】信息决策自然信息社会信息信息工作
思考和训练
一、填空题
1.信息是_____正确决策的重要依据。
2._____是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
3.时效性是指信息的_____作用随着时间的变化而改变的一种特性。
4.一次信息是指仅经过初级加工的_____，如统计表、调查数据、录音录像等。
5.专门性信息工作通常设置_____至少是安排专门人员来完成。
6.秘书信息工作的开拓性是由信息的_____特征决定的。
7._____是决策的依据，是决策的必要条件。
8.秘书在提供信息时，应注意信息提供的_____。
9.在信息工作的特点中，_____是信息工作最主要的特点。
10._____特指秘书获取、加工、传递、存储和利用信息的一系列活动。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.下列概念不等同于信息的有（）
A.消息B.情报C.资料D.知识E.图片
2.下列属于信息主要特征的有（）
A.客观性B.共享性C.传递性D.存储性E.无限性
3.信息按照信息源的性质划分，可分为（）
A.自然信息B.社会信息C.科学信息D.人文信息E.文化信息
4.信息按信息的表现形式可划分为（）
A.语言信息B.文字信息C.声像信息
D.计算机语言信息E.缩微信息
5.秘书信息工作特点有（）
A.服务性B.综合性C.针对性D.适应性E.开拓性
6.秘书的信息工作可分为（）
A.专门性B.非专门性C.开放性D.多元性E.综合性
7.秘书信息工作的作用有（）
A.参谋作用B.指导作用C.解难作用D.控制作用E.服务作用
8.秘书信息工作的原则主要有（）
A.追踪原则B.超前原则C.选优原则D.服务原则E.调查原则
9.秘书信息工作的基本要求是（）
A.准确B.及时C.全面D.适用E.安全
10.泄密渠道突出的表现在（）
A.秘密文件和资料的泄密B.宣传报道中的泄密C.科学技术的泄密
D.通讯联络的泄密E.对外贸易泄密
三、简答题
1.简述信息与信息工作的含义。
2.简述信息与信息工作的特征。
3.简述信息与信息工作的作用。
4.简述信息工作原则。
四、论述题
1.论述信息的分类方法有哪些。
2.论述信息是决策的基础和依据。
3.论述信息工作的意义。
五、实务题
背景说明：你是江苏海洋大茂公司行政秘书王燕平，下面是办公室主任王刚鸣需要你完成的工作任务。
六、案例分析题
李丽红是某市政府办公室秘书，一次偶然的机会听一市民反映某生活小区附近垃圾堆积如山、臭气冲天，小区居民多次向有关单位反映，始终没有得到解决。
李丽红进行了实地考察，情况属实，李丽红还对市区其他生活小区进行调查了解，发现不少居民小区均不同程度地存在垃圾堆积、污染环境的情况，于是李丽红编发了《市区多处生活小区存在垃圾堆积，污染生活环境现象》的报告。市领导阅后，指示有关部门迅速予以解决，电视台也进行了报道。一周后，各生活小区的垃圾堆均被清理干净，净化了市区生活环境。
思考：这个案例对秘书做好信息工作有何启示？
