注意事项
一、立卷时无需归档文件范围
1.上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件材料；2.上级单位发来的供工作参考的抄件，上级单位征求意见的未定稿的文件；3.本单位的重份文件；4.无参考利用价值的事务性、临时性文件；5.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件历次修改稿（重要的法规文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改发稿和负责人签字的最后定稿除外）；6.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；7.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议意见人民来信；8.单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信；9.本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；10.以参考为目的从各方面收集的文件材料；11.参加非主管单位召开的会议且不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；12.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；13.下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备存的文件材料；14.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；15.下级单位抄送备案的一般文件材料。
二、档案平时收集注意事项
平时收集主要针对日常工作中的零散文件、账外文件和专门文件。
1.档案人员明确档案收集意义意识，提高档案收集工作责任感；2.主动加强本单位各部门的相互联系，了解档案产生情况，确保档案全部、及时收集；3.掌握单位工作活动规律，抓住机会进行收集。
第二节档案装订
学习目标
了解和掌握档案装订步骤和方法，制作符合归档要求的案卷。
案例导入
上海大华公司是一中型公司，档案处有3个人，年底档案处在整理档案时，为了降低成本，提高效率，工作人员在批发市场买糨糊和胶水，在装订档案时采用了粘接法。果然，3个人很快就把大量的档案装订完毕，回家过年去了。第二年的某一天，公司领导要用上一年的一份文件，当档案工作人员找到那份文件时，大吃一惊。因为那份文件糨糊粘接后，经过一段时间，糨糊已经浸到了文字部位，文件早已面目全非。
[分析]
案卷装订的目的是为了固定和保护卷内文件，避免散失和损坏，便于保管。档案装订方法正确与否至关重要，它不仅影响到档案的保管，还影响到档案的利用。
如果上例中被破坏的档案是一份重要的机密文件，且没有重份的话，公司的损失将会很大。因此，秘书必须了解档案装订的步骤与方法。
理论知识
一、整理归档文件
归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
分类方案的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如，按照“年度-机构-保管期限”分类中，“保管期限”即为最低一级类目。
在最低一级目录内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
二、修整归档文件
（一）修裱破坏文件
修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺的托补；托裱则是在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。
（二）复制字迹模糊或易褪变的文件
对字迹模糊或易褪变的文件，一般采用复印的方式进行复制。如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归案。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的几率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
（三）超大纸张折叠
实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4或16开型，而档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，这就需要对超大纸张加以折叠。
折叠的操作要求比较简单，但要注意减小折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
三、装订归档文件
（一）常用装订方法
1.线装式
从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件档案管理。现在的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针角过密、易造成纸页从装订处折断的问题，且设备成本也相对较高。如在文件左上角或左侧穿针打结，操作比较繁琐。
2.变形材料
使用变形材料装订方法简单，但对材质必须有较高的要求。金属制品如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；制品则必须同时有足够强度，以免年久断裂。要注意使用金属装订的归档文件材料不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
3.粘接式
一般采用糨糊及脱水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步论证。还有热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。
另外，穿孔式的铆接式方法对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。
（二）装订具体做法和要求
1.确定装订位置，从左到右横写文书左侧装订。
2.除去金属物，以防锈蚀文件。
3.修正裱糊破损文件，用白纸加边托裱未留装订线位置或装订线上有字迹文件。
4.折叠理齐大小不一的纸张和长短不齐的文件。
5.案卷采用三孔一线的方法装订，结头打在背面。
6.复制字迹已扩散的文件，并与原件一起装订。
知识链接
一、归档案卷的质量要求
1.归档案卷质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2.归档案卷质量具体要求有：
（1）归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整。
（2）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后。
（3）卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。
（4）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
注意事项
组卷和装订应注意事项：
1.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
2.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
3.有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
4.卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料进行修裱。
5.案卷封皮和其他包装纸应采用无酸纸制作。
本章小结
档案收集是秘书档案工作的起点，是将现行文书转化为档案的基础。文书立卷归档和档案装订是档案收集工作的两大环节，具有规范性、技术性和操作性的特点。本章概述了电子档案收集工作的意义、内容及要求和文书归档制度的内涵，明确了文书归档的具体范围，着重介绍了文书特别是电子文件立卷归档的步骤和方法；明确了归档案卷的质量要求以及组卷和装订时应注意的事项，主要介绍了档案装订的步骤和方法。
鉴于本章内容的特点和要求，教学中应实地参观了解案卷制作和有关项目的填写，有条件的话可进行立卷归档的模拟操作和电子档案收集归档的上机操作。
【关键概念】档案收集 立卷归档 档案装订 案卷制作
思考和训练
一、填空题
1._____是将单份文件组合成案卷的工作。
2.国家规定不得归档的材料，禁止擅自_____。
3.归档时间是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向_____移交的时间。
4.归档份数是指企业文件归档_____。
5.电子档案的归档时间分为_____和_____两种情况。
6._____归档可以实现档案的集中管理。
7.电子档案是电子文件的_____，具有电子文件的所有技术特性。
8._____工作是档案工作的起点及第一个环节。
9.归档文件以_____为整理单位。
10.穿孔式的铆接式方法对档案破坏较大，因此不宜用于_____的装订。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.归档制度的内容主要有（）
A.明确归档范围B.确定归档时间C.制定归档份数D.履行归档手续E.满足归档文件要求
2.归档文件范围有（）
A.相关文件B.上级来文C.本单位形成的各种文件D.下级报送的文件E.报纸杂志
3.科技文件归档时间种类有（）
A.按项目结束时间归档B.随时归档C.按子项结束时间归档D.按年度归档E.按工作阶段归档
4.电子档案的归档方式有（）
A.物理归档方式B.逻辑归档方式
C.“双套制”归档D.数学归档方式
E.文字归档方式
5.电子档案的归档要求（）
A.双套备份B.齐全完整C.真实有效D.整理编目E.立卷归档
6.电子档案的特点有（）
A.保管位置较分散B.保管技术程度高
C.可以在线利用D.信息再利用及时
E.容易丢失不宜保存
7.档案室收集工作的职责有（）
A.监督文件的形成过程B.督促归档制度的落实C.指导文书部门的立卷归档工作D.开展零散文件的收集工作E.检查文件立卷归档
8.修整归档文件包括（）
A.超大纸张折叠B.修裱破坏文件
C.复制字迹模糊或易褪变的文件D.所有立卷归档文件E.上级重要文件
9.装订归档文件常用装订方法有（）
A.线装式B.变形材料C.粘接式D.穿孔式E.订书钉式
10.装订归档文件的具体做法和要求有（）
A.确定装订位置，从左到右横写文书左侧装订B.除去金属物，以防锈蚀文件
C.修正裱糊破损文件，用白纸加边托裱未留装订线位置或装订线上有字迹文件
D.折叠理齐大小不一的纸张和长短不齐的文件E.案卷采用三孔一线的方法装订，结头打在背面
三、简答题
1.简述文件归档的含义。
2.如何履行归档手续？
3.电子文件的归档范围有哪些？
4.档案装订具体做法和要求有哪些？
四、论述题
1.论述电子档案的收集要求。
2.说明立卷时无需归档文件范围。
五、实务题
背景说明：你是北京天黎公司行政秘书钟跃宏，下面是办公室主任张国立需要你完成的工作任务。
