技能要求
●科学地进行信息决策
●科学地管理信息资源
知识要求
●信息决策服务的基本知识
●信息资源管理的基本知识
第一节信息决策服务
学习目标
能为决策提供信息保障，能在决策的各个阶段有针对性地实施信息开发利用服务，能运用有效的信息工作方法辅助决策。
案例导入
大连海黎公司拟制定新的经营战略，号召员工献计献策。林晓晓积极响应，从以往收集的信息中检索出大量相关信息，并对这些信息进行综合分析，将同行业中的有关公司近五年来每年的营业额、利润指标、资金周转率等方面的数据进行了汇总，编制成图表上报，表后还附有简要的数据对比分析及有关资料，清晰地反映出信息内容。林晓晓提供的信息材料全面、准确，为分析市场需求、变化动态、制定公司经营发展战略提供了信息保证，较好地进行了决策前的超前信息服务。
[分析]
这个案例告诉大家要做好信息决策服务工作，首先，一定要做好决策前的超前信息、服务工作。
理论知识
信息是决策的基础，帮助人们由表及里、由此及彼地认识事物、问题的客观存在；帮助人们在大量的现象面前作出正确的抉择，消除或减少不确定性，做到去粗取精、去伪存真，从而实现认识和行为上的科学抉择，减少或消除人们行为上的盲目性。秘书应具备信息决策意识，加强经常性的调研工作，做好决策服务。
一、决策信息的来源
为了保证决策活动的顺利进行，秘书要从各种渠道获得大量有效的决策信息。
决策信息主要有：
1.政策、法律、法令及相关规定；
2.媒体信息，如报纸、杂志、广播、电视、因特网等信息；
3.信息咨询机构的信息；
4.决策部门的决策、计划、控制等信息；
5.参观、访问、学习、交流等信息；
6.实地调查信息；
7.决策后的反馈信息；
8.其他相关信息。
二、信息决策的含义
信息决策就是对信息完备性、精确性及可信性的判断。完备性是指要收集到足够的真实信息。秘书必须明确决策需要的一切必备信息，避免信息不完整导致决策失误。精确性是指每条信息所包含的信息量。判断信息的精确性要以决策的需要为依据。可信性即真实性和可靠性，贯穿于完备性和精确性之中。信息的充分、真实、可靠是科学决策的基础。
三、信息在决策中的功能
科学决策的过程，实际上就是一个信息输入、输出的过程。信息在决策的每一个环节都发挥着重要的功能。
（一）决策有赖于信息发现问题、提出问题任何决策都是从发现问题开始的。信息是客观事物变化的反映，决策者可以借助信息认识客观事物，感受到某种问题的存在和解决问题的必要性，从而有针对性地提出有待决策的问题。
（二）决策有赖于信息确定目标
决策目标的确定需要进行预测。只有在掌握大量信息的基础上，才能展开分析，确定出准确、清晰、规范的目标。
（三）决策有赖于信息制订方案
围绕既定的目标，需要制定出若干个可供选择的方案。在制订方案时必须占有大量的资料和数据。
（四）决策有赖于信息对方案进行评估、选择整个决策的过程都要求集思广益，评估、选择方案尤其要求决策层对各个方案充分发表意见。只有决策者充分掌握信息，对情况了如指掌，才能不失时机地作出最优选择。
（五）决策有赖于信息控制实施
决策付诸实施，需要选择最佳信道，借助一定的信息载体将决策传递到执行部门，并能通过反馈信息及时调控，对发现偏离目标的情况，及时予以纠正。
四、决策对信息的基本要求
1.能直接反映决策项目的具体内容；
2.能为预测提供佐证；
3.能反映相关领域的、与决策有关的活动；
4.能体现相关的历史过程。
五、决策对信息服务的要求
1.提供决策信息要真实、准确、完整、合理、及时；
2.提供决策信息要兼顾正、反两方面信息；
3.提供决策信息既要关注优点、长处和成功经验，又要重视问题、矛盾、缺陷和失败教训；
4.决策是一个不断修正、调节的动态过程，要高度重视反馈信息。
知识链接
一、秘书辅助决策的信息服务
（一）决策前的信息超前服务
超前服务是指提供信息的内容、时间要超前。决策需要预测，决策者的远见卓识，很大程度上依赖于预测性信息的启迪。秘书超前信息服务正是为了更好地发挥信息为未来服务的职能，使决策者在掌握预测信息的基础上作出正确决策。在决策的酝酿、准备阶段，秘书超前信息服务的主要工作是：
1.广泛涉猎信息，调查了解情况，借助信息发现问题、提出问题；
2.尽可能把全面、真实、准确的信息及时提供给决策者，供其在形成决策意图时参考；
3.随时把客观实践中涌现出来的新动向、新趋势、新经验、新问题，迅速提供给决策者；
4.对所提供的信息进行必要的加工与综合处理，使所提供的信息有利于领导决策意图的明晰化。
（二）决策中的信息跟踪服务
1.利用信息确定决策目标
决策目标是指在一定的环境条件下，在预测的基础上，拟定出的实现目的。决策目标的确定需要预测，要进行预测就必须掌握全面、详尽、真实的历史信息和现实信息。因此，秘书信息工作应当：
（1）围绕目标的确定进行调查研究，全面收集有关的详细资料；
（2）对信息核实后写出调查报告，为决策提供事实依据；
（3）为了降低选择目标的不确定性程度，需对该目标有关的信息加以系统分析，为决策者提供预测信息，供决策者选择目标时参考；
（4）在确定决策目标时，要考虑选择关键目标的需要，紧紧围绕关键性目标，有计划、有重点地传递信息。
2.利用信息制定决策方案
目标确定后，需对目标进行分析，制定出各种达到目标的方案。
（1）根据决策目标收集信息，包括有利因素和不利因素、确定因素和不确定因素以及方案可能出现的效果信息；
（2）及时了解决策者决策思考的进程及遇到的难题；
（3）在对信息进行充分、系统分析的基础上，有针对性地提供各种信息和有价值的方案、经验，帮助领导消除疑虑，加速决策意图的形成。所提方案可以从多个侧面拟定，提供多套方案供领导思考。
3.利用信息选定决策方案
决策方案拟订后，需对方案评估、选取其一或综合处理实现优化。在抉择方案阶段，秘书要采用一定的方式、方法，对已经拟定的决策方案进行经济、技术及可行性等方面的分析论证。通过分析，明确决策的正确性与合理性，排除干扰，为决策者选择方案提供可靠的依据。
二、秘书辅助决策的信息工作程序
秘书辅助决策的信息工作程序是：
1.实地调查，获取大量有效信息；
2.以信息为依据，对决策方案进行有效论证；
3.对决策方案进行技术评价和潜在问题分析，编写可行性论证报告。
三、秘书辅助决策的信息工作内容
秘书辅助决策的信息工作内容主要有：
1.为领导准备好所需的翔实的信息资料，并将这些信息资料系统整理；2.为参与方案的专家准备好所需的全部信息资料；3.对各次论证会发言要点进行综合，并将主要倾向性意见和建议列出，供抉择；4.对决策对象及其所处环境条件变化的信息及时分析综合，供参考；5.当选择过程中任何一个层次上发现问题，都必须根据问题产生的原因与性质，及时地将信息反馈到相应层次中去，以便对决策修订、补充；6.提供论证依据、评价标准等信息；7.对各种决策方案提出综合评价，为抉择提供科学依据；8.及时提供决策的背景、条件、目标、策略等信息；9.决策后的反馈服务。
决策需要在实践中不断补充完美。因此，秘书为决策信息服务的一项重要功能，就是注意收集决策实施中出现的情况和问题信息，加强信息反馈工作。
1.模拟试验情况反馈
在抢先决策前要先行试点，取得第一手材料，再由点到面推广，全面实施决策。
秘书应将“试验点”的各种信息，如经验、教训、成绩、问题等，及时收集、鉴别、综合，形成文字材料提供利用；若秘书亲自参与“试点”实践的，可以将获取的第一手材料，提供参考。
2.决策普遍实施情况反馈
秘书要利用各种信息渠道，及时收集执行决策的反馈信息，敏锐地发现各种偏离决策方案的倾向，提出纠偏建议，准确、迅速地传递给决策系统，为决策者实行有效的指挥和控制提供信息支持，以便决策者及时根据客观情况的变化，对决策方案进行相应的调整、补充与修正。对决策执行中出现的新问题、新情况、新机遇要及时反馈，使决策不断优化；通过信息调研及时总结经验，并将经验信息传递，使经验得以推广。
四、秘书辅助决策的信息工作方法
秘书的决策过程，实际上是一个信息输入、输出的过程。信息对决策的基础作用贯穿于决策的全过程。秘书要掌握科学的信息工作方法，实施决策服务。
（一）调查法
调查法是科学决策的重要方法，是秘书发挥辅助领导决策职能的根本途径。
秘书通过开展调查研究掌握决策对象各个构成部分的现实状况，掌握精确的数据，以便及时发现问题，避免发生决策失误。要有选择地调查影响决策对象的各种外部情况，对现状进行综合的、本质的了解。
（二）比较法
比较法就是把同类问题在历史上呈现出的不同结果作定性和定量的比较分析，根据对比的差异来研究工作活动的情况及其规律。利用比较法，可以发现和提出问题，达到了解过去、预测未来的目的。比较的结果既要用文字来表述，又要尽可能用统计、图表等方法精确地表达。
（三）预测法
预测是为决策服务的。预测法是根据过去和现在的信息来预测未来；根据历史经验、宏观信息和逻辑推断，推导事物发展变化状况和趋势，得出结论指导未来的行动。科学观测的方法有归纳法和演绎法。归纳法预测的特点是从各方面收集对同一预测对象的预测意见信息，选取其中的一致结论；演绎法预测的特点是根据原理和经验进行逻辑推理和数学演算得出预测意见。在决策时对预测结果经过进一步验证、评价之后，才能将其作为制定决策的依据。
（四）综合法
综合法是从总体上对信息进行系统的归纳、分析和判断，确定信息之间的相互联系，提高信息的真实性和准确度，并将分析得到结果加以整合，为决策提供深层次的信息。它是分析法与统筹法、数学法和逻辑法的统一。
（五）优选法
优选法是在系统综合的基础上，从不同的可行方案和意见中选优，最后决断。
选优过程是从比较到决断的过程运用精确的数字、严谨的逻辑、社会科学的方法，全面评价决策的社会价值，权衡决策执行后可能带来的社会效果，最后作出审慎的决策。
五、科学决策的程序
决策程序是指决策过程所要经历的各个环节。
（一）确定目标
决策目标是指在一定的环境条件下，希望得到的结果。它既是行动所要达到的目的，也是评价决策的标准。
（二）拟定备选方案
拟定备选方案，即寻找达到目标的有效途径，制定多种可供选择的方案。决策方案要尽可能创新，每种方案之间必须有原则的区别；方案要有准确的定量分析和明确的定性说明，明确列出限制性因素。
（三）选择最优方案
在对各个备选方案进行评估的基础上，通过总体权衡、对比分析，作出科学判断，选择最优化方案。
（四）贯彻实施和追踪方案
贯彻实施和追踪方案是决策程序的最终阶段。贯彻实施就能最后检验决策是否合理有效，如果发现了设计方案和论证方案时没有考虑到的新问题，必须抓紧作必要的修改。实施以后还要随时检查、验证，按照决策方案进一步对比分析，要跟踪检查不定性因素和限制性因素在决策实施过程中的影响，对未能达到预期效果的项目要找出原因，并进行控制和修正。
注意事项
决策中信息利用应注意的问题：
1.不同的决策对信息精确度要求不同，应有区别地收集各方面信息，把注意力集中在反映重要事实的信息上；
2.对决策中使用信息的作用做客观估计，根据信息来源、可靠性和加工程度的不同利用信息；
3.要做好信息补充收集工作，对决策中信息不完备、条件与环境发生变化而导致结果与预期目标出现偏差的情况进行分析，及时补充信息；
4.信息收集处理的质量优劣、利用信息层次深度等直接关系到决策的成败；
5.建立健全信息反馈网络；
6.将各个稳定提供信息的信息源连接起来，形成能定期或随时向信息中心输送或交换信息的系统。
第二节信息资源管理
学习目标
能参与信息资源管理活动，充分发挥信息的效能。
案例导入
海黎公司将信息资源管理作为管理工作的有机组成部分，贯穿于公司管理的全过程。制定了信息管理办法、信息载体和信息设施的保护措施、信息保密办法等规章制度，对员工进行信息工作培训，为信息系统配置科学先进的设备，加强对信息工作的统筹规划，使信息资源在增强企业竞争力和应变能力、提高企业的经济效益、满足工作需要方面充分发挥作用。
[分析]
这个案例说明了只要重视信息资源管理，重视员工在信息管理过程中的作用，全员参与信息资源管理活动，才能充分发挥信息的效能。
理论知识
信息作为一种资源重在利用，而信息利用的关键是管理。管理是信息利用成败的前提与基础。要使信息真正成为可开发利用的资源，必不可少的前提条件就是信息资源管理。
