时间管理专家认为：人们应该为一天中最有效率的时间制定一个计划，牢记一些必须做的事情。有计划的20分钟要比没有计划的一个小时更有效率。作为秘书，应该替领导分担这一工作，为领导安排一套完整的时间计划。
2．优先安排重要的事情
当务之急是建立一个“行动一览表”。在前一天晚上，记下领导第二天要干的最重要的几件事情，然后告诉领导去实施。
一般来说，需要解决的问题越简单，就应该越少占用领导的时间。这要求秘书做好准备：小结、综合信息和各种选择，不要混淆了最常见的问题和最重要的问题。
3．正确应付意外拜访
意外拜访是领导最头痛的事情，它往往会打乱领导的既定安排，甚至影响领导韵心情，处理不当就会影响工作，进而迁怒于秘书。
一种方法是：向来人道歉，说领导的日程安排得很满，有什么事情可以通过秘书转达，如果有什么不便公开讲的事情可以另选会见时间。
当然，这种做法对于重要的客人不适用。如果来人确实是非常重要的客人，秘书应当及时通报领导，并且协助领导另行安排已有的日程和行程，最大限度地减少意外拜访所带来的损失。切不可怠慢了来客，造成无可挽回的后果。
优秀秘书必须掌握的知识体系
秘书往往是领导者的左右手，如果不掌握基本的经营管理知识，不了解公司的决策程序，就会闹出许多笑话。因此，能够通晓与业务相关的基础知识和基本理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书业务水平飞向更高的“翅膀”，也是秘书成长过程中的“阶梯”。
1．有限责任公司
秘书应当了解公司最基本的决策机制。目前，大多数的公司都是“有限责任公司”。所谓“有限责任”，是指公司出资人仅以自己出资部分来承担责任。这些投资者仅作为股东出资，不参与日常经营，因而他们的决策大多以股东大会和董事会的方式进行。
2．股东大会
有限责任公司的最高决策机构是公司的股东大会。
一般的股东都不直接干预公司的经营管理，资本的所有权与公司的经营权是分离的，公司的决策经股东大会讨论认可，委托董事会和监事会管理。
在每年一度的股东大会上审议并决定以下重要事项：规章制度的变更、资本的增减、公司的解散和合并、股份的转让、股东分红、董事会及监事会人员的任免、财务报告的审计和确认、公司董事的薪水等其他利益分配方案。
股东大会原则上每年召开一次，从某种意义上说股东大会仅是形式上的最高决策机构。
3．董事会
公司董事会是公司经营决策机构，也是股东大会的常设权力机构。董事会向股东大会负责。
董事会主要职责如下：决定公司的生产经营计划和投资方案；决定公司内部管理机构的设置：批准公司的基本管理制度；听取总经理的工作报告并作出决议；制定公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案；对公司增加或减少注册资本，分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案；聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务部门负责人，并决定奖惩等等。
4．监事会
公司监事会是由股东大会所选派委任的，其作用是监督董事会的工作是否正确和经营班子是否称职。因此，公司(包含子公司)的董事会成员不得兼任公司的监事。一些公司的监事会不仅要对公司财务方面进行监督，而且也对公司业务方面进行监督。上市公司还要接受来自公司以外的财务审计。
5．组织结构
企业经营管理方面的知识主要是指企业的组织结构和业务分工情况。如：老总与几位副总是怎么分工的；经营决策的程序如何；市场部与销售部的分工各是什么；研发部在从事什么产品的开发；公司主要的合作伙伴有哪些公司；公司下一步朝什么方向发展等等。对企业经营管理情况有一定的了解，于秘书辅助领导工作是非常有益的。
作为秘书，你还必须了解本公司的历史、发展的过程、注册资本、领导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服务的价格、年销售额、各地的分支机构、总员工数等等。
当然，作为秘书不仅要了解本公司的一些基本情况，还要对同行的情况应该有所了解。比如：你是一家电视机生产厂老总的秘书，你不仅要知道有多少同行，而且要了解它们的总产量、大致价格、新开发的技术或新产品等，并对整个行业的发展趋势有一定的了解。
6．股票常识
对于一个职业秘书来说，应当具备一些股票和期货方面的知识。在现代经济生活中，股票市场是经济生活的晴雨表。股票市场价格的涨跌和市场板块结构的变化，既反映了国家宏观经济发展的趋势，又预演着投资市场的未来走向。因此，作为一个现代企业的领导人，不管是上市公司还是没有上市的公司，都会关注股市的潮起潮落；作为领导的助手，如果不具备相应的知识，那就说不过去了。
7．外汇金融常识
随着中国加入WTO，企业的国际化进程加速，作为领导的助手，秘书具备一些国际金融方面的知识是最起码的要求。虽然秘书不需要像具体业务部门的人那样，天天盯着计算机上那些外汇变化曲线图，但是当自己的领导为某项具体的贸易或投资业务而关注汇率变化时，如果你一点国际金融知识也没有，那你也就不配称为“领导的助手”。
8．法律常识
有规模的公司都聘有法律顾问，所以有些秘书认为自己法律知识多一点少一点关系并不大。其实这是误解。
法律知识包含两层意思：一是知法懂法；二是运用法律。这两者是相辅相成的。
在公司经营活动中，如何对公司法律权利的获得、行使与保护，如何避免出现法律纠纷以及出现法律纠纷后如何解决等，这些都涉及专门而又复杂的法律条文，必须由专门的律师来处理。但是，这并不等于秘书不需要具备一些法律知识。作为秘书虽然不一定要像律师那样精通法律，但必须具备起码的法律常识，遇到问题时能够有意识地利用法律加以解决。
从各种协议与合同的起草，到与客户的常规谈判，如果秘书具备了一定的法律知识，就能使自己在辅助领导决策和处理日常工作过程中，给公司领导提供自己的建议，使领导能够及时判断什么事可以自己解决，什么时候需要律师的帮助。这样就可以避免一些法律困惑和纠纷，大大降低公司法律需求的成本。
9．财务常识
在公司内部，一般都设有财务部门专门负责财务方面的工作，除非你的领导直接负责这个部门，作为秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让领导在企业经营过程中，随时了解企业经营状况，比如领导习惯通过财务报表知道企业的实际状况预测企业的未来，采取解除企业经营问题的措施。因此，作为秘书对财务知识多少要有些了解。
(1)资产负债表和损益表
按我国目前的会计准则，企业每月主要是上报资产负债表和损益表这两个主要表格。
资产负债表主要是表现了资金的使用情况。通过看这份表，就知道企业的资产中有多少是库存商品、多少是固定资产等等。
通过了解公司的资产结构，就好把握如何调度资金以及在运营过程中下一步应采取的措施等。如果资产增长幅度较大，就表示企业经营状况良好；相反，如果企业经营状况不理想的话，资产就不会有什么增长；如果出现资产减少的情况，那就要采取相应的措施，重新检查公司运营方针，在资金调度、投资方向和企业管理等方面进行调整。
损益表主要是反映企业的盈利状况。通过这份表，能了解企业在一定时期内的销售收入和经营费用的情况，而这种状况通过损益表上的营业收入、费用、利息等指标的对比体现出来。
通过损益表可以看到企业收入的构成。一般来说，营业收入增加的话，营业费用和利润也会相应增加；销售收入与销售进价之间的比率，反映了企业成本的构成；从销售费用、一般管理费用占总销售收入的比重中，可以看出企业的负担和经营管理的水平。
(2)现金支出和报销
秘书在日常工作中经常要与财务部门打交道，如购买办公用品、招待客人、交通费和为领导报销出差费用等。由于办公用品和交通费一般金额都不大，都是个人先垫付，之后实报实销。有时为接待客人也要预借些现金，事后就需根据规定一笔一笔地细算后再报销。作为秘书主要是经常替领导报销差旅费。
领导准备出差时，应根据领导出差目的地和时间的长短，为领导做一个差旅费预算，根据预算填好借款单，向财务部门的负责人提出申请，在领导出发之前把现金准备好。在作差旅费预算时，主要是交通费、住宿费和出差补贴这几项。出差补贴，公司一般都根据职位高低，有各种不同的补贴标准。
领导出差回来后，秘书要代替领导报销差旅费。先将领导所有出差票据整理好，再按财务部门指定的单据填好明细，最后将报销单交财务部门负责人审核签字。根据出差之前预借金额和出差当中发生的实际费用，多退少补。
优秀秘书应树立的职业观念
秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就是要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。
赵先生本着多积累点实践经验的想法，曾在一家知名的国际公司里做秘书工作。
那时他每次上班的工作量很大，一般晚上加完班都要到凌晨1：00左右，很辛苦。而工时只结算到午夜o：00，多出来的时间算义务。可即便如此，他也不曾有过什么怨言。他认为，为了长本领，这又算得了什么呢？再说这也是做好本职工作的原则。
一天下班后，老板要找他“沟通沟通”。凭着自己的直觉，赵先生听出来老板的意思是要辞退他。他真觉得这是一种对自己的侮辱，每天他除了本职工作，还时不时地干很多临时交代下来的任务。赵先生问有没有可能再给他一次机会，经理的回答是不可能。“既然这样我自己提出辞呈可以吧！”经理说可以，但也要同样给赵先生一张“最后警告单”。临走的时候，这个经理又“安慰”赵先生说还是很感谢这段时间他为公司里所做的一切的。
“感谢个鬼！过河拆桥罢了。”他愤愤地想着，本来还都是好好的，但为什么突然就…．．．带着那个大大的问号他递出了辞呈。痛定思痛，现在已经成为某公司人力资源部经理的他回想起来，认为以下几点是他必被辞退的原因：
第一，对原来的员工来说，自己是一个“横插”进来的“异类”，至少那些老员工是老板自己培养起来的，容易控制，而赵先生对他们来说还是个未知数。第二，他确实出了不少主意，可有些做老板的人并不喜欢自己的秘书太过于“独立思考”，尤其是他们都还没有把握的事情。第三，在员工大大富余，入不敷出的情况下，必然结果是什么——裁员！第四，因为他只是个秘书，升职是不可能的；而升其他的员工，他这个老资历又挡在前面，很是麻烦。所以员工升职的时候，他便成了块大大的绊脚石。第五，他不是也经常为自己的应得权益据理力争吗，在别的员工很“驯服”的情况下，他就显得格外的刺眼。而他们喜欢的是那种只会服从和时常发扬“义务”精神的员工。
通过上面的案例可以看到，服从是秘书必须树立的基本观念。根据秘书工作的基本特征，秘书还应当树立以下职业观念：
(1)服从观念
所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按照领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。
主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本分。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作的目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。
(2)参谋观念
