信件较其他方式更有利于推销员接近客户。一般来说，信件可以直接传到客户本人手里，自己拆阅处理。即使门卫和助手有权拆开一阅，因怕误事，也会及时呈交上司。客户看到约见信，一般要都慎重对待。确有必要时往往会接见，不想会面时便作出解释。借故推托时也要讲出一些理由，如果客户拒绝接见，推销员也不会难堪。如果客户置约见信于不理，日后推销员登门闯见，客户会感到自己有所失礼。在不能心安理得的情况下，只好向推销员敞开欢迎的大门，以弥补过失，寻求一种心理平衡。可见约见信是帮助推销员的敲门“金砖”。其次，有利于避免约见错误。在书写约见信时，推销员可以反复推敲，力求尽善尽美，避免语病和推销错误，不给客户留下借口。而且，在从容不迫的情况下，可以多写几句，保证内容准确无误。
函约也有一定的局限性。首先，函约费时较长，远远落后于电报、电话、传真、电视电话等现代通信手段，因此，不适用快速约见和紧急约见。其次，函约不利于信息反馈。有些客户对推销约见信不够重视，或推来推去，无人过问；或犹豫不决，迟迟不作答复；或扔在一边，不了了之。推销员花费一番心血寄去约见信，却如泥牛入海，盼归无期，推销员只好重新约见。再次，无论约见信内容如何详尽，总难免给客户留下一些疑团，无法当面解释。此外，若双方素不相识，空然函约，往往使对方莫名其妙，不愿接见。尽管函约具有上述种种局限性，但仍不失为一块敲门的金砖。一般来说，推销员可以冲破许多人为的限制，直接接近访问对象。只要提前作好接近准备，约见时间留有充分余地，函约谨慎从事，便可以克服困难消除不利因素，达到约见目的。
电传与电子邮件的应用
电传是一种可以将文字资料极其迅速地发往世界各地的通信方式。其操作方法简单地说就是将文字输入终端机，用不了几秒钟对方就可以接收到讯号。
毫无疑问，电传的信息与信件都一定能发到接收人手中。但信件却不具备类似电传的紧迫性，公司往往会把普通信件当作例行公事来处理。
在开拓新业务时，电传的优越性就在于可以确保对方接收到你传送的信息，而电话联系只有在与对方接通后才有可能达到目的。
电传很适合传送业务联系信息、订单、报价单、指示或类似的文字资料。这些资料无论是白天还是夜晚都可以随时输入。这种通信方式往往要求对方立即作出回应。所以，电传用户之间可以展开“交谈”。
电传技术给推销人员提供了一种开拓业务的实用方法。但这并不意味着电话、信件及其他推销方式就可以不加采用。因为费用是必须考虑的问题，应该在最为必要的情况下才使用电传。下面列举两种情况，在这两种情况下使用电传较为适宜：
（1）对方小心谨慎，不轻易地与推销人员联系；
（2）要在有限的时间内完成一项市场推销计划。同打电话、写信进行联系一样，使用电传也应按一定的规则办事。
电传的文字必须经过仔细的推敲，因为发电传的费用大大高于写信。从经济角度来看，电传的内容应简单明了，任何多余的字及修饰成分都应避免。
电传的目的可以分为三种：
（1）主要目的是为了达成一笔交易；
（2）与对方通电话详谈之前先用电传通知对方，使其有所准备；
（3）请求对方安排一次约见。
无论从经济角度还是实用角度都应本着表达准确、简单明了的原则来拟定电传文稿。
在发电传时，应指名道姓地将电传发给某个特定的人。
要在电传的文稿开头处交待清楚此份电传的主要意思。电传的内容，一般都很简单，不赶紧表明意图，会使电传的篇幅变长，简单并不表示可以草草了事，切记在电传文稿中明确告诉对方所应采取的行动。
随着现代科技的发达，许多高科技也可以成为推销工具。商品说明的未来潮流包括：笔记本式计算机和便携投影机。很显然地，运用计算机精心策划的商品说明简报一定所费不赀，可是在你考虑投资的时候，也要把可能的结果与收获考虑在内。
计算机辅助商品说明简报在技术上、策略上与说服力方面所具有的优势是相当可观的。
（1）它是一种武器，它同时是推销工具、教育工具，以及训练工具。
（2）它让你看起来很专业，并可马上建立信用。
（3）计算机的使用让你傲视同侪，这可是令人惊讶的竞争优势。
（4）如果使用了计算机，那么你将可以以领袖姿态出现，因为计算机商品说明简报是科技的先驱。
计算机的运用可以引导你前进的正确方向，不会遗漏任何细节。一份完整的简报总是会造成不小的冲击力，即使重复做1000次亦然。
如果你的计算机简报做得出色，也许会让准客户爱不释手。甚至它能让准客户在前五秒钟内就被深深的吸引。
规划正确的简报会应事先考虑到准客户的问题，把回答纳入简报之中，让它成为简报的一部分。
（1）把准客户的资格认定测验纳入其中，其实每个问题的回答都是推销契机。
（2）计算机简报要做得有针对性，要针对商品或服务作设计，克服推销障碍。当你听到反对声音时，可以随意地将简报转到说明该问题的部分，克服难题后，再回到正常的程序上。
（3）使用它来提出完成行销的问题，或一系列完成行销的问题。准客户会在互动中，透露出订购或确定成交的信息。
传真与信件的结合
传真可以用来将各种文件，如：文章、照片或设计图等，从某一地点传送到另一地点。
传真机将准备发送的文件扫描，然后转换成电信号，通过电话线送到对方的终端机。这时，对方就获得一份与原件完全一样的复制件。任何可用打字机打、画、写或上色的文件都可以传送。因此，此项技术特别适宜用来传送技术图纸及数据。
传真机很容易操作，完全用不着专业训练，只要会用影印机和电话就可以。传真的传送速度非常之快，一般的传真机可以在不到1分钟的时间里传送一页A4纸的内容，而最先进的传真机大约只需20秒钟。
人们发现，在某些行业中仅凭一个电话并不能达成初步协议，必须先安排一次约见，然后将产品样品当面让客户过目。随着传真技术不断发展，使传送照片、建筑图样或详细的数字资料变成现实。
由于传真可以传送图片及复杂的数据资料，因此，在某些特定情况下，使用传真更为有效。
对于那些艺术品经销商、房地产代理人、汽车经销商、珠宝制造商及其他行业的商人来说，发份传真就做成买卖已司空见惯。但这种情况在用电话或电传联系时则是鲜见的。
市面上出售的传真机种类繁多，从袖珍型机到非常精密的复杂的机型均有出售。利用电话网络传送资料的传真机按两种国际标准来划分。任何机型都必须符合这两种标准，其区别就在于价格与传送速度。
如果回复的速度对你的推销过程很重要，传真便更具影响力。如果使用得当，它可以成为你的竞争优势。
如何让你的传真吸引客户的注意力，引起客户们的兴趣？
创意是最基本的，如果你的传真清晰、与众不同、又有明确的资讯，可立刻获得客户的注意。
让你的传真封面页展现你的创意。不要害怕用一点儿幽默。
创意并不意味着可以随心所欲。传真格式要永保高级水准，要通过传真把你的前途传送到准客户心里与皮夹子里。请相信传真机真的会带来业务。不过，你也不可盲目乐观，适当地使用传真机是一回事，不当地使用传真机又是另一回事。传真机的滥用或使用不当，都会破坏它协助你的能力：
避免使用“紧急”这类的字眼。
不要把传真用在陌生电话推销中，也不要用它作为第一次接触。
不要传真你的简介手册或宣传品。它会在一个很短的时间内被撕毁。
给你提供一个推销史上空前一流的生意……
传真你的日程表过去，圈出有空的日期与时间。也许下一步就是客户与你见面的电话了。
经典范例
范例一
百林酒店郑总经理台鉴：
我写信给您是为了向您介绍我们这家公司。敝公司在本地专门经销碧珀牌传呼机。本星期碧珀公司推出一种外壳仅有钮扣般大小的新型传呼机，该机兼备发射与接收功能。这种新式微型传呼机开拓了科技新领域。该系统可以在使用者与中央控制台之间推行多频率通信。使用该系统便无需使用电话或笨重的传话器了，该机外型小巧玲珑，长10mm，宽5mm，可以当作上衣钮扣或别在衣服上。
为了证明该机的广泛用途及其高度可靠性能，碧珀公司提供24小时的免费试用期，客户不用承担任何责任。
假如您在试用期结束时认为该系统并不能节省人力、时间与金钱，碧珀公司愿意在不收客户任何费用的情况下将传呼机收回。
过几天我将致电给您，向您讲解一下怎样发挥本机的最大功用。试用期间，如有任何问题，随时可找我。
祝贵酒店
生意兴隆
佩斯通信设备有限公司营业主任
作者向这位经理介绍了一种新产品，该产品对酒店来说是非常实用的，而且还有免费试用期，这几点都很诱人。这位经理有可能拒绝作者的建议，但也有可能（可能性很大）从酒店管理效率出发，认识到该种先进设备的价值，从而接受这个建议。
在前面那封实例信件中，作者作出了两方面的设想：
（1）酒店的管理部门需要更新酒店内的通信设备。
（2）酒店中部分员工经常需要同其他人联系。
信中所写的内容与假设的客户需要紧密相关，并提出满足客户的具体做法。
范例二
你进行你的推销约谈，帮计算机插上电源，塞进一片磁盘，准客户观看着（且不会忘记）一场精彩的简报。
我去参加一场300名银行家的新产品发表晚餐会。该银行区总裁大卫·库德使用了一台巨型荧幕进行了一场活泼生动、又唱又跳的简报。群众对于这场简报特别喜欢。简报进行中，他们还不时疯狂地欢呼着（别忘了这些人都是银行家，他们只有在你忘了付款的时候才会激动）。这些人真是对这场精彩的简报佩服得五体投地，完完全全地被说服了。
计算机让准客户互动地参与期间，回答他所有的问题，消弥他所有的障碍，引导他进入完成推销阶段，还让他打进自己的姓名、地址与订购数量。推销人员从头到尾连嘴都没张开过。
