宽以待人,世上没有十全十美的人,你的同事也一样,也许在工作中与你产生磨擦,也许会由此而冒犯你,如果不是什么原则性问题,就要得饶人处且饶人,得理也让人三分,不要怀恨在心,更不要心存报复。像林则徐所说的那样:“海纳百川有容乃大。”这样,以宽广的胸怀对待每一位同事,包容他们,接纳他们,长此以往,你必会得到同事们的依赖。
人常说,有得就有失,反之,有失就有得,在个人福利方面适当做些让步,肯吃亏,失去的是蝇头小利,换来的是良好的同事关系与工作环境,反而有助于你取得更大进步,相反,有些人太“精明”,为自己考虑得太周到,工作从不多干,名利却总不放过一点,事事占上风,时时占便宜。这样,只能给人留下自私自利的印象,谁又乐意与这样的人相处呢?
(三)正确对待他人成绩
要正确对待同事的成绩,应该为同事的成绩感到高兴,并以此为前进的动力,激励自己赶上并超过他们。试想,如果你取得成绩,一定希望与同事们共享收获的喜悦,希望得到真诚的祝贺,而不希望别人说三道四,故意中伤,反之亦然。正所谓“己所不欲,勿施于人”。另外,如果你的同事一个个都不思上进,整天处于这种环境之中,没有人带动,没有人激励,恐怕你也难于“一花独放”。所以,不嫉妒别人,坦然面对他人的成绩,不仅能使你获得支持,而且能使你步入成功。
(四)乐于助人
在我们生活的这个世界里,很多人抱着“人人为我,我为人人”的人生信条,关心他人、帮助他人。他们的行为也许很平凡,不过,由于他们的存在,使得他们的同事、朋友、他周围的人时刻沐浴着温暖与温馨。他们为这个社会增添了更多的真、更多的善与更多的美,也得到了他人的由衷敬意与尊重。
事实上,一个人每前进一步,都离不开别人的帮助与协作。所以,人们总是很企盼能有人帮助,尤其渴望在困难时能有人伸出援助之手。人同此心,心同此理,其他人也是如此。同事之间,朝夕相处,工作上的互相协作,生活中的互相关心,学习中的互相鼓励,就变得十分重要。无论是单位,还是个人都会因此而获益。所以,不要吝惜你的微笑,关切的问候,真诚的鼓励,热情的帮助,关心你周围的每一位同事、朋友,你会在给予的过程中得到同事们的理解、帮助与支持。这正如一位哲人所言:“人生最美妙的报偿之一是:凡事真心尝试的人,没有不帮到自己的。”
工作中的礼仪
就职之后,不管你就任何职,在何部门,都会有一大堆事情等待着你去完成。但是,无论公务有多繁忙,你都得注意每一个细节的礼仪,那样将更有助于你出色地完成任务。
一、公文礼仪
公文就是公务文书,是党政机关、企事业单位以及群众团体在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定格式的文书材料。公文的处理是各单位一项经常的、大量的工作。在公文的处理,即收集、加工、传递和储运过程中,都各有其礼仪要求。
(一)收到公文
收到公文的过程包括以下几个环节。
收进:就是收到外来文函。接收公文时应仔细认真地按送文单逐项逐件查对清点无误后,才盖章签收,若发现短缺,应立即查询。
登记:收到公文后,应立即按照收文登记簿所列内容,逐件、逐项登记。
拟办:这是文书工作人员对所收文件由哪个人或哪些部门负责处理,以及由谁存档,提出初步意见。它对文件处理得是否准确关系很大,拟办只供主管领导批办时参考,不是文件处理的最后意见,但主管对拟办意见一般都比较重视,因此,它关系到公文处理的时效,也关系到处理质量,不能马虎草率。
批办:它是指有关领导在阅读了拟办文件及审核了拟办意见后确定的正式处理意见。批办意见应明确、具体。
分发:它是指对收到的公文,根据主管的批办意见分送给有关的部门,对公文进行具体处理,文件的承办可谓是公文处理过程中的关键性环节。承办部门应在仔细阅读来文内容、深刻领会领导的批办意见之后,迅速确定执行领导批示的具体措施,并且组织力量落实来文的全部办理要求。
催办:它是指文秘部门要对公文承办工作进行督促。
办复:它是指承办部门在公文承办完毕后,应将公文承办情况予以回复,这是收到文书处理程序中的最后一道程序。回复的形式,可以采用函复、电话回复及来人面复。
摘要注办,收文人员应把收文处理的主要经过和处理结果在文书处理单上作简短的注明,以备日后查找。发复文或用电话以及当答复交代的,应注明复文号或交代姓名、地点、时间、主要精神等。以备查找。
(二)发出文书
发文处理包括交拟、拟议、拟稿、核发、签发、缮校、用印、封发等程序。
交拟:即有关领导要求拟稿人员,就某方面问题起草一篇文稿。交拟时有关领导应该将文稿的任务、意图、政策、根据、具体要求等作简要说明。
拟议:是拟稿人员在动笔之前,酝酿、构思过程;包括为拟定撰稿搜集有关资料,了解有关情况等准备工作。
拟稿:即撰稿。
起草公文应注意以下原则:
第一,应用一定规范的格式、用语、措辞,每一位拟稿人员应根据本单位情况予以掌握。第二,公文应简单明了,抓住要点。第三,拟稿人要把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿之后,以备查用。
核稿:也叫审稿,就是有关部门对送交领导最后审批签发之前的文件草稿的审查。
签发:指主管领导对欲发文稿签署核准意见及姓名、日期,表示同意文件发出并生效。未经领导签发的文件不能生效。
缮校:是指公文的缮印和校对。缮印是指签发的公文定稿后经誊抄或铅印而制成的正式的文本。校对是指在公文印刷过程中,以签发的定稿为基准,对打印的底版或铅印的清样进行校对工作。基本要求如下:
第一,忠于原稿,不得随意改动。第二,认真细致地消除差错,保证质量。
用印:指在制成的公文上加盖机关印章。印章要盖在公文末端单位名称下面、年、月、日、上面。印章应盖得端正、清晰,严禁歪斜、倒置、印迹模糊。
封发:是指把制成的公文装封、登记、发出的过程。是发文工作的最后一步。发文时应注意以下几点:
首先,在清点、核实了印出份数后,按照领导签发的发往对象填写信封,再将规定的份数分别装进信封内。并检查文书份数是否分、总相符,然后按规定加盖密级、急件、挂号等印章,严密封缄。其次,封装完毕后,要填写发行登记,然后按信件性质分交递送。要当面交接,并按(发文登记簿)各项点清,双方确认无误后,分别由机要通讯员或外收发人员在(发文登记簿)上签字。再次,单位内部发文,一般由内收人员直接送达,送达后应点清收文并在(发文登记簿)上签收。向外单位发文,凡机要件均须索取收文回执,并要妥善保存以备查看。
(三)文书的立卷归档
立卷归档是指把已经办理完毕、确有保存价值,彼此有联系的公文材料,按照一定的原则和方法组成案卷装订成册,编好案卷目录,移交给机关档案部门。至此,公文转为档案,立卷时应根据公文的作者、内容、文种、时间等特征组卷,案卷标题要准确地反映出卷内文件的发文单位、内容和文种以备查用。
二、会议礼仪
(一)守时
对一个新职员来说,参加会议最需要注意的应该是守时。试想,如果迟到,不仅自己觉得难堪,也会给人留一个不好的印象。迟到可能有些客观的原因,但为了避免这种情况的发生,最好是把开会时间写入工作预定表中,放在醒目的位置。如因故不得已迟到时,必须事先与主办者联系,取得谅解。另外,守时还反映在你的发言守时上。如果主办者限定发言的时间,你就应该在限定时间内结束发言,即使没有限时,本着节约时间、提高效率的精神,也应该言简意赅,不能过多占用别人时间。
(二)事前准备
会议都是为了一定的目的而召开的。目的不同,会议的类型自然不同,参与的方式也相应有所不同。根据与会人的参与方式可大致分为被动接受型会议和主动参与型会议两种。
所谓被动型,一般是领导传达上面的精神、文件,这种会议对与会者要求不高,事先不必做复杂的准备工作,可带记录本和笔作一定的会议记录。主动型,则往往是为了解决某项具体问题而召开的,它有明确的议题,与会者应积极投入。参加这种会议决不能无备而来。在这种会议上若能首先拿出一套完整意见或方案,往往能引导他人的思路。整个会议讨论的中心将在这个意见奠定的基础上进行。先入为主,这是一般规律。因而,需要有充分的准备。
(三)发言
有些人初入社会,缺乏在众人面前讲话的经历,对开会发言往往“怯场”,即使有好的想法或建议,也不能很好地表达出来。长此以往,就很难引起领导、同事的注意,更不用说赏识了,你会因此失去很多良机。发言自有发言的艺术,有些人东拉西扯,长篇大论,会议效果可想而知。开会为解决问题,发言也应简短有效。发言者应该遵循一个原则:不偏离主题。
(四)做一个好听众
开会时,发言固然很重要,做个合格的听众,倾听别人的发言就更重要。我们不要因被反对而不高兴,也不惧怕发表相反意见,综合各种不同的意见,才能促进我们的思考而达成更完善的观点。
(五)做好记录
开会时,一定要将会议的时间、地点、议题、要解决问题、与会者的发言等,一一记录在案。