第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按顺序排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
五、声像档案管理办法
（一）总则
第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
（二）声像档案资料的收集
第四条收集范围
1．反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2．各级领导人和着名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3．本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4．涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5．其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6．其它具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
1．声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2．档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
1．录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2．接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3．声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
1．档案部门有责任随时征集重要声像资料；
2．在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
（三）声像档案的整理
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号
1．照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2．录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3．编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。
第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
1．文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
2．编写文字说明的要求：
（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
（3）文字简洁、语言通顺；
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
1．照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2．录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条案卷要求
1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2．卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的着录依照GB3792.5-85《档案、着录规则》进行。
（四）声像档案的保管
第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
（五）声像档案的开发利用
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。
第二（节）档案管理实用表格汇总
附表12-1员工档案
基本
情况姓名性别民族
出生日期身份证号码
政治面貌婚姻状况（）已婚（）未婚
毕业学校学历
毕业时间参加工作时间
专业户口所在地
籍贯邮政编码
地址联系电话
手机电子信箱
备注
入司
情况所属部门担任职务
入公司时间转正时间
合同到期时间续签时间
是否已调档聘用形式
如未调档，档案所在地
备注
档案所含资料文件名称文件名称
个人简历求职人员登记表
应聘人员面试结果表身份证复印件
学历证书复印件劳动合同书
员工报道派遣单员工转正审批表
员工职务变更审批表员工工资变更审批表
员工续签合同申报审批表
备注
附表12-2管理人才储备表
填表日期
姓名年龄最高
学历
现职担任本
职年数
历年
考绩
专长优点
弱点
发展性
可升调
职位1升调时间
所需训练
可升调
职位2升调时间
所需训练
附表12－3档案查询申请表
申请人：填表日期：年月日
档案名称查询是由查询时限申请人所在单位申请人签章
人力资源管理主管意见
签名：
年月日
附表12－4档案转出记录表
填表人：填表日期：年月日
档案名称转出事由转出时限转入单位提转人签章
附表12－5档案清单
填单日期：年月日
姓名性别单位
序号档案存放项目主要内容存入日期
备注
附表12－6档案查询记录表
填表人：填表日期：年月日
查询人查询时间档案名称查询人所在单位查询理由批准人
生产作业类
