尽管项目计划并不等于项目的实际执行情况，但如果少了项目进度表，那么各项工作的实施和执行往往会陷入无期限的泥沼之中。显然，为了按时完成项目任务，必须提前制订相应的项目计划及进度表，做到有的放矢。
1.制订项目目标与计划
凡事预则立，不预则废。项目管理也是如此。这就要求项目经理在实施项目前，必须提前制订好项目目标和计划。所谓项目计划，即列出项目实施所必须做的主要工作和任务清单，并在清单中对每一阶段的工作任务和目标进行清晰、具体的描述。那么，具体来说，制订项目目标和计划的步骤是怎样的呢？
（1）明确项目范围
项目范围也就是项目所需要做的全部工作，比如，项目所涉及的类型，需要完成哪些工作，需要多少资金、设备、人力投入等。
（2）分解任务，估算时间
将整个项目分解成若干的工作任务，并具体安排到每个项目成员身上，接着依据项目成员的工作时间评估，来大致估算整个项目所需要的时间。
（3）调整顺序，进行项目平衡
项目计划与现实情况总是会存在或多或少的差异，项目经理在制订项目目标和计划时，要懂得根据实际情况调整工作顺序，以保证项目实施过程的平稳。
（4）主计划与辅计划
项目计划不可能全部是主计划，也不能全部是辅计划，必须主辅计划相结合、相匹配，才能保证整个项目的顺利实施。
（5）项目计划的确认
并不是项目经理认同了项目计划就万事大吉了，除了项目重要领导人和干系人的确认外，还需要客户对项目目标和计划进行确认。
【项目管理法】项目计划的制订是顺利完成项目的重要基础和前提，因此，项目经理千万不要忽视了这一工作环节，只有提前制订项目目标和计划，才能做到万事心中有数，做起决策来才能更加如鱼得水。
2.注重项目目标的计划性
所谓谋定而动，不管是做什么事都要懂得提前做计划，只有这样才能运筹帷幄，掌握整个项目的管理大局。实际上项目管理也是如此，尤其是项目经理在制订项目目标时必须要有计划性。
（1）项目计划的重要性
有些项目经理认为完全没有必要制订项目计划，如此一来还能省去整天忧心项目计划执行情况的精力，殊不知不做计划虽能省去一部分精力，却可能直接面临突如其来的失败。由此也不难看出，项目计划在整个项目管理中的重要作用。
（2）项目计划必须有目的性
从项目管理的层面上来讲，任何项目的目标都不是单一的，而是由不同阶段的各个目标组合而成，也就是说不同的项目实施阶段，其项目目标也存在差异。这就要求项目经理必须明确不同阶段的项目计划背后的真实目的。
（3）项目计划三原则
项目目标必须有计划性，在制订项目计划时，必须遵循系统性、经济性、动态性三原则，实践中不管违背了哪项原则，都会严重脱离项目计划的实际，都很可能会造成项目目标的偏离甚至背道而驰。
【项目管理法】尤其是对于大型项目来说，项目计划的制订十分关键。从本质上看，项目管理就是一个制订计划、执行计划、监控计划并最终完成计划的过程，因此项目经理在制订项目目标时也要有一定的计划性。
3.如何制订项目计划
在现实生活中，有不少项目经理在制订项目计划的时候，往往自以为是，想起一出是一出，殊不知制订项目计划并非无章可循、无矩可依。只要掌握了制订项目计划的原则和方法，自然可以节省不少心力，而且办事效率也会事半功倍。具体来说，制订项目计划必须遵循以下五大原则。
（1）目标的唯一性
不管是什么类型的项目，在制订项目计划时都必须以一个目标为核心，如果目标不唯一，那么项目计划自然会混乱不堪，甚至出现自相矛盾的情况。
（2）结构的系统性
项目计划必须有系统性，不仅本身要自成一个体系，还要由一系列子计划组成，这些子计划并不是孤立存在的，而是有着各种各样的联系，明确了这些联系，项目计划才能合理。
（3）成本的经济性
对于企业来说，项目的最大价值是赢利，这也就意味着我们必须考虑成本和收益。因此项目经理在制订项目计划时必须尽可能地压低支出，预留更大的利润空间。
（4）执行的动态性
项目计划只是一个计划，在项目执行的过程中会遇到各种各样的情况。一个明智的项目经理要懂得根据实际情况调整项目计划，而不是刻板执行。
（5）影响的相关性
所谓牵一发而动全身，项目计划只要稍有变动，构成项目计划的子计划以及与其相关的工作任务等就会发生相应的变化，因此在项目计划变更时必须明确这一点。
【项目管理法】项目计划的制订不能仅凭一己之见，必须遵从相应的原则和方法，这是经过无数实践总结出来的宝贵经验，项目经理切不可因自视甚高而弃之不用。
4.项目计划的主要内容
项目计划说起来简单，但其包含的内容却十分丰富。如果项目经理在制订计划时不小心疏忽或遗漏了一些内容，那么在后期的项目实施和执行过程中，必然会因毫无准备而陷入手忙脚乱之中。一般来说，项目计划主要包括以下几方面内容：
（1）客户需求
客户需求是一切项目存在和实施的前提，因此项目计划中必须将客户的需求以及相关要求、标准等阐述清楚。
（2）项目团队组建
所有项目都是由人来完成的，项目经理要将诸如团队规模、大致人数、人才种类、团队结构等相关情况列入项目计划中。
（3）项目所需资源
建立在实际情况上的项目计划才有意义，如果我们制订的项目计划与自身资源、实力不匹配，那么计划也就失去了它本身的价值。
（4）进度情况考核
项目的实施和完成是一个漫长的过程，如果没有必要的考核以及进度掌控手段，那么项目经理将很难按时完成任务。
（5）项目验收及完结
只有客户对项目进行了验收，并按照最初的约定支付了费用，这个项目才算终结。在制订项目计划时，也要将这一阶段可能出现的情况囊括其中。
【项目管理法】尽管项目计划的内容主要包括以上五个方面，但具体的细节却繁多而冗杂，这就要求项目经理在制订计划时，一定要尽可能地详尽，以免造成内容的丢失遗忘等。
5.工作任务要分轻重缓急
无论是项目经理，还是普通项目成员，每个人所面临的项目工作都不是单一的，都是带有复合性质的。由于工作内容、类型等不同，我们在安排工作时也要根据事情的轻重缓急来进行任务排序。这种排序的工作方式不仅有利于提高工作效率，还能让原本繁乱的工作变得井井有条，从而进一步减轻工作压力。
（1）要事优先
不少人都有这样的经历：每天都在忙着各种各样的工作琐事，可根本不知道自己在忙什么，每到关键时刻总是手忙脚乱地赶工作。实际上这并非我们工作能力有问题，而是工作任务的排序有问题。如果事事都不论轻重缓急，那么即使不被工作压垮，也会疲于应付，要想摆脱这种工作状态，就必须学会要事优先的原则。
（2）莫把急事当要事
在实际工作中，不少项目成员往往会把时间紧急之事当成要事，这是一个十分严重的认识误区。急事不等于要事，在判断何为要事时一定要从客观、理性的角度进行思考，找出真正的要事，并将主要精力放在要事上，从而避免因外部压力而造成的工作任务排序不合理。
【项目管理法】德鲁克在《卓有成效的管理者》中曾经说过：“只有对要事抱以足够的专注度，才会使人们从日常的琐事中解脱出来。”如果不想在杂乱无章的工作任务中变得消沉和疲惫，就必须学会正确的工作任务排序法。
6.工作任务必须有时间限制
在互联网信息爆炸的今天，人们的拖延症被扩大到了从未有过的“膏肓”阶段。如果没有一个特定的时间限制，项目成员往往就会陷入拖延的泥沼中不能自拔。如果不想让整个项目执行计划一拖再拖，那么身为项目经理，就必须给每一个项目成员的工作设定时间期限。
（1）巧借“最后通牒效应”
人人都有拖延心理，为了帮助项目成员从无休无止的拖延中摆脱出来，项目经理有必要学会运用“最后通牒效应”。从心理学上来讲，越是临近最后期限，人所面临的内心压力就会越大，而这种压力恰巧能够激发我们的创造力和能动性，促使我们在规定的时间内更好、更高效地完成工作任务。因此，项目经理完全可以巧借“最后通牒效应”来提高项目团队的整体工作效率。
（2）强化时间观念
时间是一种极其宝贵的不可再生资源，但很多人在日常的工作中往往不够珍惜时间。开会迟到、汇报工作拖拖拉拉、一边走神一边工作……这些浪费时间的行为会直接造成工作效率下降，因此必须想办法强化大家的时间观念，给项目成员设定时间限制的做法无疑是一个不错的管理措施。
【项目管理法】客户对项目必定会有相应的时间要求，如果项目经理没能给各项工作任务设定好时间限制，那么这里拖拉一点，那里耽误一点，到最后根本无法在规定的时间内完成项目任务。给每一项工作任务都设定好时间期限，才是有效的项目管理方法。
7.给重要任务设计弹性时间
“二八理论”在项目管理领域同样适用，在整个项目中，项目管理人员通常只占20％，项目成员则占到80％。从个体角度来看，80％的时间应当放在20％的重要工作任务上，而不是放在80％的非重要项目任务上。
（1）不要浪费自己有限的精力
每个人的精力都是有限的，如果工作任务过重、时间过短，那么只能加班加点完成工作，如此一来很容易产生油尽灯枯的疲惫情况。我们不可能永远都借助超负荷工作来完成任务，所以千万不要浪费自己的精力，对于那些重要任务，要适当地多留时间，而不是在过短的时间里快速消耗自己的精力。
（2）根据任务主次安排时间
史蒂芬·柯维曾经说过：“成功的关键并不是为日程表上的事务安排先后顺序，而是用具有优先权的事情来安排日常表。”在安排各项工作任务的时间时，要学会根据任务的重要程度来安排时间，在重要任务上多留一些时间，在次要任务上则可以少留一些时间。这样一来，时间的利用效率就会大大提高。
【项目管理法】有调查资料显示：平均每位管理者有300～400小时的任务量堆积在家和办公室里。如果不想让手头的工作堆积如山，那么就必须把有限的时间留给最重要的事情，这是提高时间利用率的一大秘诀。
8.配置好各项资源
所谓“磨刀不误砍柴工”，如果连“刀”都没有，那么又怎能完成“砍柴”任务呢？有些项目经理往往会陷入只关心结果，不关心过程的管理误区，结果在项目的实施和执行过程中常常因资源不到位而影响整个项目的工作进度。为了避免这种情况的发生，就必须提前筹备项目任务所需的各种资源。
（1）巧妇难为无米之炊
即便是能力再出众的项目成员，也不可能在无资金、无支持、无物力的“三无”环境中做出惊人成绩。人们常说巧妇难为无米之炊，项目经理一定要意识到这一点，只有及时给项目成员调配他们所需的相关资源，他们才能毫无后顾之忧地快速完成工作。
（2）化被动为主动
有些项目经理在管理项目的过程中，往往从不提前调配资源，而是采取走一步说一步，兵来将挡、水来土掩的被动管理模式。如果等到急需资源的时候再去寻找相应资源，那么管理工作势必陷入被动之中，项目的推进也会受到影响。因此，项目经理必须有主动配置资源的意识，要提前制订自己的资源配置表，化被动为主动。
（3）养成资源规划习惯
项目经理不仅自己要养成提前进行资源规划的习惯，也要引导每一名项目成员养成这样的好习惯。如果人人都能在需要资源之前提前进行资源申请，那么在项目执行中获取资源的效率就会大大提高，完成项目的时间也会相应缩短。
【项目管理法】如果在项目推进的过程中经常遇到缺东少西的情况，那么整个项目的执行进度势必会受到负面影响。因此，项目经理必须提前完成任务所需资源的配置。
9.对潜在的困难提早做好准备
项目的执行过程实质上是一个不断遇到问题并解决问题的过程，因此项目成员在执行工作任务的过程中必然会遇到各种各样的困难，如果每一个项目成员对即将到来的潜在困难和挫折都毫无准备，那么必然会手忙脚乱、不知所措，从而大大降低工作效率，影响整个项目的开展进度。因此，项目经理有必要引导项目成员提前做好应对困难的心理准备工作。
（1）明确工作的难点
不少项目经理在给项目成员安排工作时，只讲该做什么，却忽视了其工作任务的难点，实事求是地说这种管理办法很容易造成项目执行不力。由于职位以及眼界限制，普通项目成员往往难以认识到自己的工作任务中哪些是难点，因此也就缺乏必要的心理准备。如果项目经理能够对其进行指点，那么当困难来临时，项目成员自然能够沉着应对、积极解决，否则很容易陷入被动。
（2）明确工作的重要性
在项目执行和实施的过程中，重点和难点往往是相伴而生的，如果项目经理没有强调工作的重要性，那么项目成员自然不会将其放在心上，一旦遇到突如其来的困难和挫折，也就无法及时处理。因此，项目经理有必要对项目成员强调工作的重要性，此举能够让项目成员意识到自己责任重大，从而愿意在困难面前更积极主动地寻求解决问题的办法。
【项目管理法】在项目管理的过程中，千万不要忽视工作中潜在的困难和挫折，更不能把难点和重点隐藏起来，而是要坦诚地告诉每一位项目成员工作的重点和难点在哪里，以方便他们为即将到来的困难提前做好心理准备。
