一、会议制定程序。
会议是公司讨论决定重要事宜、沟通信息的重要手段之一，是任何公司不可缺少的活动。要使各类会议顺利进行，收到较好的效果，就要规范地进行会议准备、召开、会后事务处理等项工作。
制定会议程序，首先对本公司的会议体系进行分析，确定公司日常需要召开的各种会议名称、要求，制成例行会议一览表，其次按会议的层次或性质分类，分别确定各类会议的程序和具体时间安排，如图15—1所示：
图15—1会议安排程序。
各项会议的通知应在3天以前发出，固定日期的例会，如遇到星期日或假日，应顺延。会议的时间地点如不固定，则由主持人事先决定通知。各类例行会议的记录人应由专人负责。特殊情况或其他非例行会议的记录，由主持人负责制定。规定例会除非有重大事件，均需依照时间进行。
二、开会准备事务细则。
（一）拟订会议工作方案。
一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。
（三）拟定会议议程、日程和程序。
（四）准备会议文件、报告。
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。
（五）提出与会人员名单。
（六）编排分组。
参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。
（七）选定、布置会场。
1、选定会场。
会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平方米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
2、布置会场。
不同的会议，要求有不同的布置形式。座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。
（八）制发会议证件。
会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。
（九）发布会议通知。
各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。
（十）制定会议须知。
会议须知的内容主要包括请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
（十一）负责会议报到。
（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。
日常工作性会议、小型会议，一般由办公室或业务处室工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、宣传报道组、交通组等，明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
三、会中事务处理细则。
（一）会议签到。各参加会议人员在签到处签到，在会议报到表或特设的签到簿上签名。
（二）引导座次，由会议服务人员引导到相应座位上就座。
（三）安排发言，由会议主持宣布会议议程，安排发言。
（四）会议记录，由会议文书人员将会议发言状况及相关事项记入会议记录簿。
（五）会议服务，由会议服务人员主管安排会议的服务工作，具体包括茶水准备、更换、紧急事项处理。
四、会后事务处理细则。
（一）资料整理归档。会议结束后及时整理相关资料，需要处理的事项，填写会议事务处理表经主管领导批示后转发有关部门处理。其他资料分类存档。
（二）会议总结，制作简报。会议形成的决议，尽快制定成文，发放到相关单位。需要制成单位简报的制成简报，需要写海报的写海报。
（三）会议秘书部门应于会后撰写该会议的会议备忘录和会议纪要。
五、会议管理细则。
（一）提高会议成效的要领。
1、要严格遵守会议的开始时间。
2、要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
3、要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
4、在会议进行中要注意如下事项：
（1）发言内容是否偏离了议题？
（2）发言内容是否出于个人的利害？
（3）是否全体人员都专心聆听发言？
（4）是否发言者过于集中于某些人？
（5）是否有从头到尾都没有发过言的人？
（6）是否某个人的发言过于冗长？
（7）发言的内容是否朝着结论推进？
5、应当引导在预定时间内做出结论。
6、在必须延长会议时间时，应征得大家的同意，并决定延长的时间。
7、应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
8、应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
（二）会议禁忌事项。
1、发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）。
2、不能从头到尾沉默到底，一言不发。
3、不可取用不正确的资料。
4、不要尽谈些期待性的预测。
5、不可做人身攻击。
6、不可打断他人的发言。
7、不可不懂装懂，胡言乱语。
8、不要谈到抽象论或观念论。
9、不可对发言者吹毛求疵。
10、不要中途离席。
六、企业会议管理制度。
总则。
为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
会议分类及组织。
第一条全厂会议归纳为四类：
（一）厂级会议：主要包括党政领导（扩大）会、全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂员工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
（二）专业会议：系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。
（三）系统和部门工作会：各车间、科室、党支部召开的工作会，如车间办工会、科务会、党支部会、车间（科室）职工大会等由各车间科室、党支部领导决定召开并负责组织。
（四）班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作做好会务工作。
会议安排。
第三条例会的安排。为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下。
（一）行政技术会议。
1、厂长办公会：研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。
2、厂务会：总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。
3、班组长以上干部大会（或全厂员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
4、经营活动分析会：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。
5、质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。
6、安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
7、技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。
8、生产调度会：调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。
9、科务会：检查、总结、布置工作。
10、车间办公会：检查、总结、布置工作。
11、班组会：检查、总结、布置工作。
12、班组（科室）班前会：对昨天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
（二）各类代表大会。
1、员工代表大会；
2、车间（部门）员工大会（或员工代表小组会）；
3、党员代表大会；
4、团员代表大会；
5、科协会员代表大会；
6、企协会员代表大会。
（三）民主管理会议。
1、工厂管理委员会；
2、厂长、党委书记、工会主席联席会；
3、生产管理委员会；
4、生活福利委员会。
（四）论文、成果发布会。
1、科协年会；
2、企协年会；
3、政治思想工作研究会年会；
4、厂QC（质量控制）成果发布会；
5、科技成果发布会；
6、信息发布会；
7、企管成果发布会。
第四条其他会议的安排。凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前，经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。
第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并打印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。
第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第七条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。
第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。
第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
会议的准备。
第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人员等）。
七、会议程序范例表1。
表15—1会议程序范例表。
会议名称会议步骤时间安排联谊会提前通知相关客户，发出会议拟定议程、会务安排、邀请函及回执根据回执情况，安排会议服务有关事项选择会议形式，是座谈会还是茶话会等冷餐会（茶点、宴会）安排参观，听取客户的宝贵意见和意向赠送纪念品，留存来宾资料总经理。
办公会部门子公司有无情况报告各部门协调需交总经理办公讨论会的事项上次议案追踪未决议事项复议重要事宜表决主持人结论年终、半年。
工作会宣布会议开始、奏国歌（大型、庄严会议）由主持人宣读会议程序行政第一负责人做工作报告，各主管领导做专业报告讨论工作报告专题发言公司领导总结讲话会议结束
八、会议程序范例表。
九、会议程序范例表。
十、会议室使用申请表。
十一、会议用品及设备申请表。
十二、会议通知。
十三、会议报到表。
十四、会议记录簿。
十五、会议事务处理表。。
十六、会议备忘录。
十七、会议纪要。
