而今天，艾莉斯竟然不敢肯定她是否能继续胜任人力资源主管这份工作了。由于日益激烈的市场竞争，公司正面临新的一轮战略调整。人力资源部自然成了这次变革的领导者。作为主管的艾莉斯，每一个工作日看起来都没有止境，在每天的工作时间里，从早上8：00到下午4：00，她都有数不完的邮件需要处理，数不清的工作安排、无数的业绩汇报，此外还经常有不速的拜访者和电话来干扰她的工作，这些工作往往要把她拖到很晚很晚才能下班；而到晚上，她原本可以放松一下，现在却不得不忙于阅读邮件，回复信件，制定预算，完成员工业绩评价等行政性工作……
重压之下，艾莉斯不得不邀请其大学同学、现在卡特管理公司的资深咨询师詹妮弗·卡罗尔共进午餐，向其求教。午餐时，她向卡罗尔说明了自己遇到的问题并认为自己无法忍受每周62小时的工作强度，表示了自己想辞去主管职务的想法。卡罗尔认真听取了她的描述，并指出，如果只是时间的问题。那么首先有必要分析一下艾莉斯的工作时间是怎样安排的，也许还有别的办法解决目前的状况。
在听取艾莉斯描述了一周典型的工作安排后，卡罗尔提出了以下一些问题：
（1）既然艾莉斯认为其下属有经验、有能力，为什么她还要花大量时间安排工作和做业绩汇报呢？
（2）哪些拜访的意义并不大？是否可以对其进行筛选呢？
（3）部门秘书应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意，她是否尽职接听电话并将部分电话转给其他人，或将非紧急电话安排合理适宜的时间？
（4）艾莉斯的工作能否由他人代做一部分？
在听取了这些想法后，艾莉斯回到办公室后开始对自己的时间利用度进行了分析。
讨论：
根据上例中艾莉斯的状况，回答以下问题：
1.她是否采用了有效授权的工作方式？
□是□不是
2.你觉得艾莉斯的问题出在什么地方，她应该怎么办？
3.如果艾莉斯的拜访者是雇员，她可以选择怎样的方式以避免工作被中途打扰？如果是战略合资伙伴，又应该怎么办？
4.艾莉斯是否有必要设置一段“安静时间”来避免电话及拜访者的干扰？如果有，那么哪一时段比较合适？
5.艾莉斯感到她应该安排所有的部门工作并核实工作情况，但是有没有更好的办法解决这些问题呢？
6.有没有其他方法可以使艾莉斯获得更多的可自由支配的时间？（至少举出三条）
§§§第11节你将如何处理这类情况
下面列示的情况都有可能提高时间利用率的方法，仔细阅读案例，并在你认为最佳答案前打“√”。
1．珍妮每周都会回顾一下工作时间卡片，她要花费2个小时的时间来整理员工的工作时间，看看是否有病休或休假的情况。她知道劳资部门也在收集同样的信息，并会向各部门经理抄送，她该怎么办？
A.继续整理该信息。
B.停止整理该信息。
C.向其主管汇报重复工作的情况，并请求主管允许其停止进行该项工作。
2．约翰喜欢面试求职者，并且能将员工分配到非常适当的岗位上，现在约翰已是一个经理了，而且他已经有下属员工可以代劳此项工作，但是他依然喜欢一周花5个小时的时间进行面试，并不得不将其余工作带回家，他该怎么办？
A.维持现状，他作为经理有权决定他如何做。
B.将一些行政性工作授权给其员工进行，以便于他更好地完成面试工作。
C.只在面试工作量超出员工负担时，才帮助进行面试。
3．亚历克西斯回顾其工作时发现，从会计部门收到的费用核算不够详尽，甚至有错误列支的情况，而且纠错时间也很长，往往要2个月后才得以改正，为了获取准确信息，亚历克西斯现在每周花费6个小时进行自己的费用记录，她是否应该这样做？
A.继续编制自身费用记录，这是唯一判断会计部门工作是否准确的方法。
B.停止自己编制记录的工作，转而使用会计部门的数据。
C.与会计部门人员商议以便获取她想要的信息。
4．帕特里克是人力资源部门的一位助理，每月有好几次员工要向他求教退休福利的估算方法，他每次都花费45分钟亲手帮他们计算，他应该怎么办？
A.继续目前的工作，他看上去做得不错。
B.除非该员工将在一年内退休，否则拒绝予以估算。
C.开发出一套计算机自动生成的估算软件，以便于帮助每个员工、迅速估算退休福利的情况。
5．卡洛斯每季度要向公司出具一份专业领域的报告。有许多同事告诉他，这份报告用不上，他该怎么办？
A.忽视别人的评论，继续编写报告。
B.停止发送报告，看看会有什么结果。
C.对各领域办公室进行调查，并根据结果改进报告质量。
6．每天珍尼斯会接到25—40个询问协会的医疗保险，包括那些内容类似的问题。每个人都希望获得针对自己的满意答案。这部分工作花费了珍妮斯大量的时间，使她无暇分身其他工作，她该怎么办？
A.继续为员工提供个人服务，他们有这个权利。
B.制作一份格式信件，并附带一份计划说明发送给每一个咨询者。
C.研究近来的问题，找出常见的问题，并根据不同情况类别预先备好不同的答案。
§§§第12节办公室里的一天
为了及早处理办公桌上堆积如山的文件，迈伦先生早上7：20就到了办公室，他首先开始处理昨天的邮件，但当他打开第一封信件时，就发现必须与同事一起合作才能完成与该邮件有关的工作，他不得不将其搁置一旁，而第二封邮件的内容则对其正在着手进行的一个项目有较大用途，于是迈伦先生下楼为自己做了一个复印稿。
当他继续处理邮件时，发现了一篇自己很感兴趣的期刊文章并沉迷其中，当他发现处理完这一邮件时，已经是上午9：00了。
他不得不将其余的邮件放置一旁而着手一个项目的文件，该项目要求明天就要完成，但他还有近两天的工作量没有完成，当他刚开始处理文件时，比尔和克莱尔过来请他喝咖啡，因为他们急于想告诉他关于他们昨晚出去娱乐的一些情况，迈伦答应陪他们坐10分钟，但当他意识他该结束聊天时，时间已过去了30分钟，他迅速赶回了办公室。
当他赶回办公室后，威尔逊先生打来了电话，告诉他上午10：00有一个会议，并希望迈伦参加，因为该会议讲座的内容与各部门有关，由于剩下的时间不足以进展手头上的项目工作，迈伦先生就将有关文件搁置一旁，并决定午饭后即刻着手进行工作。
但下午的情况并不如人意，若干个拜访者，若干个电话，忙完这些后，一天也快结束了，但项目工作丝毫没有进展，当他将文件放入公文包时不由想到比尔和克莱尔怎么有空晚上去消遣呢。
核查迈伦使用时间的结果。
1.他是否很好的利用了主要时间？□是□不是
2.他是否着手于最优先的任务？□是□不是
3.他可以说“不”吗？□是□不是
4.他是否能实际完成任务？□是□不是
5.他是否意识到且明白自身存在的问题？□是□不是
§§§第13节时间管理切实有效
我总是对比尔可以干这么多事而且游刃有余感到十分佩服，当我们交谈时，他总是看上去时间充足，而且据我所知，他几乎从不把工作带回家完成，终于我忍不住向比尔求教时间管理之道。
他从自己以往遇到的时间困境谈起，由于他也遭遇过类似的问题，因此他迫切需要寻找一种可以更好的利用时间的方法，他读了一些与此有关的书，并试着将这些建议应用到工作中，比尔告诉我最难的其实就是将各类一般性技巧调整至适合个人的状况的过程，就他的感受，有四个基本点十分重要：
比尔说，首先也是最重要的就是要往前看，他将自己的目标罗列出来，并设计了实现目标的可能路径。他说他学会了提前准备好一些事务以避免措手不及，譬如说，每年第二季度要求递交预算，他不会等到要求递交预算的通知传达了才开始操作，他早就将其列入工作日程中。
第二，他确立了自己的优先级别，工作中始终有干不完的事，有时他会推进一些感兴趣的项目以帮助完成一些必须完成的项目，也就是说，他对工作设置优先级别时，不仅根据商务活动作出判断，也兼顾了个人的愿望。
第三，比尔指出他学会了不要凡事亲自上阵，他在很大程度上依赖其员工完成工作，比尔很清楚他可以依靠哪些人，并放手让他们去干，同时，他也对其余的人进行培训，使他们能迅速胜任工作。
最后，他强调只要试用那些对你个人有用的技艺就可以了。譬如，他就不是每天列一张“将要干的活”的清单，因为他每天的工作是日常性的。但当事件有堆积的迹象时，他也会列一张清单，并从上往下付诸实施。
根据比尔的说法，有四个基本的想法能帮助个人控制时间：
1.清楚地知道你所有的日程安排。
2.根据你的时间对工作进行优先排序。
3.利用各种各样的技艺。
4.运用适合于某个特定场合的技巧。
讨论：
1.你认为比尔的上司会认为她是一个好的经理吗？为什么？
2.你认为比尔的员工会怎样看待与其一起工作？为什么？
3.你从比尔的方法中能学到哪些有用的东西？
§§§第14节杰佛逊生活中的两天
杰佛逊是斯奈尔第公司（SquareDCo.）的董事长兼首席执行官，公司设在伊利诺伊州，制造电力产品，年销售额16亿美元。杰佛逊担任职务已有2年。下面是他经理工作中2天的大事记。
第1天
上午6：56杰佛逊离开家驱车去当地的小型机场，在那里将登上公司的专机开始一天的前往开关事业部设在田纳西州士麦拿工厂的旅行。与杰佛逊同车前往的还有副总裁约迪·格洛，他分管年收入5亿美元的开关事业部。路上，他们讨论着采取什么方式鼓励公司员工相互之间，以及与上司之间开展不同观点争论，杰佛逊感到以前的管理光是鼓励人们服从命令，从而使员工习惯于对权威逆来顺受。
上午7：43两人坐在座椅上系好了安全带，飞机起飞开始了80分钟的飞行。杰佛逊回忆起他在霍尼韦尔公司（Honeywell）25年的经历以及最终决定离开霍尼韦尔公司加入期奈尔第公司的往事。他谈到他接手的斯奈尔第公司的懒散和无精打采的状况，眼下他主要关心的是他手下有一大批管理者，这些人不愿承担风险或责任，该拿他们怎么办。杰佛逊的办法是至少每隔一个半月就视察一遍公司设在世界各地的5个经营机构。
上午9：38飞机降落在士麦拿机场，迎接他们的是开关事业部经理吉姆·克拉克，在克拉克的车中，话题立刻转到电力人国际工会试图在工厂中建立组织的问题上来。如果工会有可能获胜，那一定是因为士麦拿工厂的糟糕的退休金福利计划。“这计划必须修改，”杰佛逊说，他今天整天都会重复这句话。
上午9：56克拉克把车停在一栋红砖楼房前，新产品开发就在这栋楼里进行，杰佛逊向项目经理表示问候并和软件设计师和工程师们交谈。匆匆地视察完这座小楼后，项目经理向杰佛逊简要汇报了新产品计算机化的电子监控分析仪的情况。杰佛逊问了几个关于产品的获利性和市场潜力方面的问题，并指示格洛落实一下安全分析人员是否审查过新产品的试验报告。
上午10：27杰佛逊希望乘小型客车去士麦拿开关事业部工厂。在工厂的会议室里，他坐在会议桌的首席位子上，听取了四个汇报。杰佛逊提了许多问题，汇报中还不时插入评论、少量的建议和强调。他的风格是苏格拉底式的——问题尖锐但语气温和，深思熟虑但却像漫谈。
下午12：31在克拉克的办公室里，杰佛逊提到他曾收到过工厂会计师的一封信，信中控告工厂主计员的一位下级让他们篡改账目。主计员告诉杰佛逊这封信是“捏造事实和造谣中伤”，他敢说控告者的动机是出于报复，因为他知道自己将被解雇。杰佛逊同意：“我们不能要这种人”，他又加上一句：“此事就此了结。”
下午12：43杰佛逊给一位烦恼的顾客打电话就交货问题向他道歉。杰佛逊称自己要花20%的工作时间与顾客接触或处理顾客的投诉。
下午12：57克拉克和他的助手向杰佛逊继续作汇报。
下午2：27杰佛逊去员工食堂答复工厂工人们的问题。问题提得很不踊跃，犹犹豫豫，但所有的问题集中在公司对组织工会的态度和退休金计划的缺陷上。
下午3：44与士麦拿工厂的工人代表的简短会面。当话题转向组织工会时，杰佛逊催促格洛，“修改退休金计划，最好明天就开始。”
