26．在完成重要工作项目以后，要进行适当的休息。以求得工作和休息的平衡。
27.对最优先的事项一定要首先去做。
28．对难度较大的工作要智取，不要力争。
29．尽量只作A级事项，不做B、C级事项。
30.对哪些事物应列为优先事项，要有信心作出精确的判断，而且要不畏惧困难，坚持干到底。
31．经常问问自己“若是没有做这项优先事项，会不会产生严重后果？”如果不会，就干脆不做。
32．工作中绝不能有拖延现象。如果一旦发生拖延，就集中火力去解决它，以便恢复正常工作秩序。
33．要善于灵活运用80％比20％规则。
34．要经常从较大的计划中的最有利的部分下手，其余的部分可以暂时不做。
35．要果断地结束那些毫无价值的活动。
36．对优先工作要给以足够的时间。
37．注意锻炼身体。以便有能力长时间地集中精力于工作上。
38．一次最好只专心致力于一件事情。
39．自己感到马上可以取得成功时，就要加紧去做，不可延误。
40．要养成逐条检查日常工作预定表的习惯。看看是否有意跳过了困难的项目。
41．对于文件制定必须深思熟虑，在这上面不要怕花费时间。
42．在上午精神处于最佳状态这段时间里要独立地工作，下午必要时才去参加有关会议。在上午的时间里，最好是避开会议。
43.对自己的每项工作都要确定出完成的期限。要尽可能在期限内把它完成，决不可超过期限。
44．在参加讨论问题或听讲演时，一定要专心听讲，以免事后再花费时间找人解释。
45．不要浪费别人的时间。浪费别人的时间等于浪费自己的时间。
46．尽可能把一些不重要的琐事委托给你的下级去办理。
47．碰到专业性很强的问题时，一定要请专家帮忙。因为你在两三天内弄不清楚的问题，专家会在一两个小时内甚至几分钟内就能帮助你弄清楚。
48．如果担当重要职务，最好有专人分别为你管理信件、电话和处理琐事。这样，不会使信件、电话和一些琐事互相混在一起，造成麻烦。
49．尽量减少对公文的批阅。对那些不重要的和毫无价值的公文完全可以不加理会。
50．一定要坚持每份文件一次就办完的原则。
51．把回复各种问题的答案都写在文件上。有人来问时，把文件送给他看就可以了，从而避免谈话时可能造成的时间过长问题。
52.办公桌的桌面要保持空旷，要把主要的工作项目摆在桌子中间。
53．各种常用或不常用的物品要各有定位。这样可以免于在寻找时浪费太多时间。
54．每月要计划出三个小时的时间来处理一下身边的琐事。如果等到这些琐事积压过多再行处理，必然会花费更多的时间。
55．尽量不在周末去想工作问题。真正使自己放松下来，以便恢复体力和精力。
56．就是在工作时，也应当常常轻松一下。
57．有时难免会做些无法控制的事，因而浪费了时间，但决不可因此而恼恨自己。
58．在工作时，尽量少讲话。
59．工作中要寻找出最有效的步骤，以推进工作目标的迅速实现。
60．要把精力始终集中于具有最高长期利益的各种事项上。
61．要不断地问自己：“现在我最佳的利用时间之道是什么？”
§§§第5节赖金和凡斯的时间活用16原则
被时间追赶的人，永远无法得到财富。而自动追赶时间的人，会创造出更多的价值。在过去的许多年代里，人们认为“大忙特忙才是产生价值的途径”，但在如今的现代社会里，人们却认为“挣脱忙碌才是产生价值的途径”。那么，如何才能挣脱忙碌呢？
赖金和凡斯两人所提出的“时间活用的16原则”是使人们挣脱忙碌的最具有参考价值的方法。
下面就是赖金和凡斯活用时间的16原则：
1．“欲速则不达”。时间的节省和工作效率化的最主要原则，就是有计划地工作和行动，不论作什么事情，都应当早早地做好计划。在执行计划时不要超越计划。这是计划性原则。
2．“遵守规则”。在不断重复的工作和行动中，要尽量使处理工作的具体做法、力量配置、先后顺序、结构安排等方面加以标准化，并要严格地坚持这些标准，这是标准化原则。
3．“掌握关键，得其要领而为之”。在处理工作时，要先发现其中最重要的问题，把全部精力都集中到这个主要问题上。而且还要选择最适合的办法来解决这些问题。这是重点管理原则。
4．“能适当地委任别人去做”。当你的工作量很大时，就把它们有机地结合起来，一部分一部分地委任给别人去做。这是系统化原则。
5.“下定决心选择”。如果面前摆着数项工作，那就必须下决心进行选择，把最重要的工作项目选择出来。同时要把选择主要项目所用的时间降低至最低的程度。要想有效地降低选择的时间，那么平时就要经常地整理各种工作项目，使其井井有条。这是整顿原则。
6．“简单地做”。简化工作程序，是活用时间的有效方法之一。如果简化得当，不但能在预定的时间内完成更多的工作，而且还可以有充裕的时间扩展和深化已经取得的工作成果。这是简单化原则。
7．“利用时机”。时机对于活用时间来说极为重要。能否节省时间和能否有效地活用时间，这主要是看是否有良好的时机。所以，在工作中一定要学会善于把握时机。如果时机把握得好，在预定的时间内就会使工作效率成倍地增长。这是时机原则。
8．“确定时间界限来促进工作的完成”。对于各项工作，必须严格地限定时间完成。这需要明确地了解限定时间内工作所要达到的具体目标，这样才能使限定的时间有效地起到促进及时完成工作任务的作用。这是时间限制原则。
9．“忙里偷闲”。实际上工作不论怎样忙，总会有一些闲暇时间。要想有效地把这些闲暇时间利用好，首先要善于忙里偷闲。如果既能忙里偷闲，又不降低工作效率，这是活用时间的最巧妙的办法。人们常说的与其花费力气去工作不如多动脑，就是这个意思。这是劳动力节省原则。
10.“鞭策他人却不操纵他人”。善于活用自己的时间的人，应当使别人也能活用自己的时间，为了使别人能够活用时间，最重要的是要提出符合别人的意愿和动机的要求，而不能光是硬把工作塞给别人，这样才能取得良好的效果。这是人性原则。
11．“尽早通报”。为了节省时间，应当把自己的决定尽早地通知别人。传达信息的时间运用的好，就必然能节省时间。因为，只有在必要的时间内把自己的决定让在你手下工作的人知道，才能使你的决定尽快地得到实施。否则，大家不能及时了解你的决定，就会无所适从，而拖延工作时间，所以应当有效地活用传递信息的时间。这是传递信息原则。
12．“多用途使用时间”。在可能的情况下，应同时进行两三件工作，即一边……一边……，使时间的多用途性得到充分的发挥和利用。这是一边……一边……原则。
13.“越会休息越能节省”。休息和休闲，是活用时间的源泉。如果不会休息，整天忙忙碌碌，疲惫不堪，就谈不上活用时间。所以，必须善于利用时间进行休息，达到休息和工作的平衡。这是空档原则。
14.“先见之明”。能够预见将来，并科学地计划将来的行动和时间，才有可能有效地实现自己所确立的奋斗目标，反之，对将来缺乏预见性，对将来的行动和时间缺乏计划性，必然导致行动上的盲目性，从而也必然会浪费大量的时间。所以具有先见之明，科学地预见未来，是在以后的行动中活用时间的重要前提。这是先见之明原则。
15.“以构想创造时间”。以构想创造时间就是要求人们要自动寻求问题，并想出适合解决这些问题的独特方式，这是使人们的工作实现效率化的重要途径。这是更上一层楼原则。
16．“克己制胜”。所谓克己制胜，就是要求人们能够控制和克服自己的懒惰性和踌躇不前、犹豫不决的弱点，还要控制和克服在工作中遇到困难时就降低标准的恶劣习惯。这是节省时间，活用时间和使工作效率化的关键。这是自我压抑原则。
这就是赖金和凡斯的活用时间16项原则，在实际工作中，你如果能用上这16项原则，就会大大地提高你的工作率。
§§§第6节迈克代斯的时间利用
时间——第三资源
迈克代斯是澳大利亚糖业公司的总经理。现在他是拥有35000多名雇员的塔特莱尔总公司的总经理。迈克代斯把时间称为第三资源。
“时间与其他两种资源——资本和劳动力不同，它是不能替换的。任何一个想干一番事业的企业家，都必须明了时间的极端重要性。”
“然而奇怪的是，”迈克代斯继续说，“我们学会了管理一切资源，只有时间除外，这无疑是第一个障碍；另一个障碍是，我们倾向于做那些我们喜欢的事，而不是我们应该做的事；第三个与时间有关的问题是，别人不承认他们的行为对你的时间有影响，也就是感觉迟钝，我想你会注意到这一点；我在时间管理中遇到的第四个障碍是，管理人员普遍不利用旅行的时间。对多数管理人员来说，这是一段贫瘠的时间。只有少数人在旅行中进行必要的阅读、思考或写作。时间管理的最后一个障碍似乎是漫天而来、毫无价值的文件，这些文件正在吞没总经理的职位。需要一种切实可行的办法去拣选文件，并坚持简化文件处理工作。”
同大多数有成效的总经理一样，迈克代斯接受了专业管理的概念。“决定管理者效能的关键问题，”迈克代斯解释说，“是他举止像‘管理者’还是像‘操作者’。如果是进行管理，他就会有意识地把相当多的时间和精力用于基本管理职能——计划、组织、激励和控制。”
正如迈克代斯所了解的那样，管理者不能凭本能进行日常管理。管理者必须接受各种管理概念，并展开讨论以便深刻理解各项基本原则，还要系统地分析专业管理原则在特定条件下如何恰当地运用。
例如，一些管理者采取“开门办公”，鼓励下级“把问题交给自己”，他们几乎是专为下级进行决策。迈克代斯说：“如果管理者冒险去考虑所有问题，那无疑是一条愚蠢的道路，试问如果决策错了由谁负责？”
专业管理者运用决策层次原则（即决策应由能作出判断和获得事实的尽可能低的层次做出）解决了这个问题。这项原则表明，为下属作决策的管理者，是在自己的层次以下工作，换个角度看，他的下属是借助他来完成工做，实际上比他更善于管理。真正需要的是，他借助他们来完成工作。
迈克代斯对决策期很感兴趣。他解释说，“你在组织中所处的层次越低，决策期就越短。我现在认识到，操作方面的决策应该由你的操作职员去作，总经理应该抑制自己不侵入那个领域。”
迈克代斯说：“管理者必须有错误观，有权的企业领导不允许别人犯错误，结果就会发现，他的下属会因怕出错而不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会，应该有犯错误的自由。当下属犯错误的时候，应该关心他们；帮助他们认识错误，讨论采取各种步骤，避免今后再犯此类错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回所授予的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。”
有条理的工作者与愚蠢的爬行者
迈克代斯相信每一个专业管理者都有自己的长处。各种工作标准规定了忠实履行基本职责时存在的各项条件。如果各项结果同计划的预期目标相符合，即说明他们有效地管理了时间。我并不关心怎样去实现它们。然而，当各项结果不符合计划的预期目标时，管理时间中就存在着一系列的问题，这种情况经常出现。你可以在你的下属中迅速区别有条理的工作者和愚蠢的爬行者。前者轻松地满足最后时限，后者却总是很困难。你必须给他们讲怎样利用时间和他们正在做的哪些事可以授权给别人去做。最后可以发现，大多数问题可以归结为无效授权。
秘书充当化油器
迈克代斯同意这种看法——专职秘书是管理小组中非常宝贵的成员。“秘书能为我安排个人计划、处理文件、过滤信息资料，类似汽车引擎中化油器所起的作用。她随时掌握办公室的动向，并且不断地筛选打来的电话、顺便的来访者和邮件，决定哪些应该得到我的优先注意。我不在的时候，她应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意。”
他的秘书的职务说明是很值得我们参考的。这份说明对秘书提出了如下的要求：
信件处理
负责例行信件和回信的起草与归档。有关收文要按来文的重要性分别处理。来文中所涉及的有关背景资料要搜集齐全，以便随时供领导决策时参考。按照信件、文件中的日期要求，按时检查处理情况的结果。当领导因故未到办公室时，能够妥善处理当日来往的信件，及时送交有关人员答复、办理。
电话处理
接电话时力求迅速、礼貌。正确填写电话记录，并及时将必要的有关资料转交有关人员和部门。向对方提供的资料力求准确。必要时可以代领导安排回话时间，为领导准备回电时必要的资料，并将需要回电的事项一一列表，事后加以整理，把重要的归档。凡是可由其他部门处理的事情，应将电话转给其他部门，以避免过多地分散领导的精力。
信息处理
为领导收集有价值的信息。负责剪报及其整理工作。为领导提供经过选择的、已标出重点的报纸、杂志和有关文件。
约会安排
适当地做一些约会安排，以保证领导能有充分的自由时间。事先要对约会的目的、时间的长短、必要的资料、会谈的场地以及必要的情况、通知的发出等进行妥善的安排和准备。凡属约会的内容均应登记，以便日后检查。
访客接待
对访客的接待要使对方感到热情、便利。访客如果需要略作等候时，应该主动送上饮料和报刊杂志并表示歉意。对已约好的客人，在他抵达前要把必要的资料和档案送给领导。假若客人逗留了的时间过长，应通过电话提醒领导下一项工作安排的时间，便于领导有适当的理由送客。除了接待领导的下级外，秘书还要注意对较高级的来宾的接待。
旅行安排
领导外出时，秘书应事先妥善准备交通工具，排好时程。要注意车票、机票和旅馆的预订情况，并预算、支取出差旅费。要准备好有关的资料、档案及必需品。并准备旅程表一式三份：
一份供领导本人随身携带；一份送给领导的家属；一份存在办公室里。在领导出差归来后要为领导结算、代报出差旅费，并及时将有资料整理归档。
案卷处理
建立一个有效的文档分类制度，以便于处理。要建立一套编号系统，防止重要档案、急件的积压。各种文件要随时注意更新。
保守机密
由于秘书的特殊身份，凡涉及机密不得外泄。接收的密件，在得到允许时才能拆开。在领导和客人谈话时，秘书应正确判断谈话内容的机密性。
