第四，管理人员用于阅读的时间平均要占自己全部时间的1/3，包括阅读所有带回家中的读物、各种报告和信件等。采用快速阅读的管理人员一般能够把阅读速度提高一倍，并且保持或提高了理解率。这样一来，他们就可以节省自己全部时间的1/6，也就是每天要节省1个多小时。
可是，如果管理者限制了自己对节省时间问题的思索，既不追究隐藏在浪费时间因素背后的根本原因，也不考虑解决浪费时间因素时所应遵循的基本原则，那么，即使他采用某种方法节省了时间，这些节省的时间也会重新浪费在那些未加以认真分析的浪费时间因素上。显然，如果管理者希望大大提高自己的效能，他就必须摒弃这种目光短浅的解决办法，去寻求个人时间管理战略的发展。
§§§第6节时间管理的原则
制订时间进度表的原则
将60%的时间安排在前瞻性任务上，然后将剩下的40%的时间用在应付突发事件和维护日常性事务上。假如没有突发性事件，你可以利用富余的时间来进行其他更重要的工作，从而加快工作进度。记住，许多工作所花的时间都要比你预定的长，特别是当你要做一项以前从未接触过的工作时，因为你不得不花额外的时间来进行学习。在设定完成任务的截止日期时，应留有一定的余地；几乎总有你未曾预料到的事情会发生。因此，未雨绸缪，你就可以避免陷入困境。在面临非常复杂的任务或项目时，将它们划分成一小块一小块的部分，以使你能为每个部分分配时间，从而计算工作的总需时数。如果你曾面临过时间预算远远脱离实际的情况，那请想一想这是为什么。这样你可以从中吸取教训，避免再犯同样的错误。
应付突发性事件的原则
许多人的工作都含有应急性任务的成分，你必须对日常工作中发生的各种“中断”做出反应。如果你是一个管理者，就会常常有人来请你做决定，向你请示如何处理一些具体情况。突如其来的电话是另一个应急性任务的例子。你不知道电话铃什么时候会响，除非很幸运地有某人替你“筛选电话”。
上述这些都是需要去完成的任务。然而，如果你意识到这些任务的存在，明白需要耗费的时间，那你就能很好地使用这些“浪费掉”的时间。自我意识对自我发展起着重要的作用——除非你清楚地认识到时间都花到哪儿去了，否则你不可能解决好这个问题。使用日志是一种很好的方式，它可以“监督”你每天都把时间用到什么地方。
维护日常性事务的原则
为了使公司平稳向前发展，维护性任务必须及时完成。让数据库随着新添或更改的顾客和客户信息而保持不断更新，就是一个典型的维护性任务。这个任务自身不会给公司带来直接利润，但不完成这些基础性的工作，公司的整个业务进程可能就会中断。制订财务账目实际上并不直接增加公司的总收入，但从它那里可以了解到，哪些方面的改善可以增加公司的利润。这些方面可以是固定资产、公司用车、公司的供热及照明系统等。一旦经过维护性任务确定出哪些可能给公司带来利润，接着就需要做相应的前瞻性工作来实现。
切莫一心二用的原则
认识到存在不同的工作类型之后，就应该知道推动整个工作前进的是前瞻性任务，应该优先考虑它们。在开始一个新的任务之前，最好结束当前进行的任务，这很重要——特别是对于前瞻性任务，要尽可能坚持这个原则。然而，应急性任务常常难以控制，有时你需要立刻处理。例如，如果你那里某人出了工作事故，这事故就得马上处理。
连贯地进行一个任务直到完成，可以避免你的精力过于分散，也避免你在一个文件或项目中重新“找准自己的位置”。如果你丢下一件重要的事情去做其他事，再回到原来的工作时，你就不得不重新熟悉资料，查清楚你是在哪里停止的。这些都是非常耗时间的，而且是和工作无关的时间。
§§§第7节时间管理的80/20规则
时间管理上有一个著名的“ABC优先顺序法”，就是在极有价值的那些项目旁边，标上大写的A字，在具有中等价值的项目旁边标上大写的B字，在价值较低的项目旁边标上大写的C字。对那些经常自我感觉疲劳的人，帮助他们的最好方法，就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是，有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决。这样最好是把80/20的规则介绍给他们。
在介绍之前，先请大家回答下面几个问题，从回答中你将得到重要的启发。
1.在接到80%的电话中，经常给你打电话的人占多少？
A.30%B.20%C.10%
2.在销售余额的80%中，从顾客那里收入来的占多少？
A.50%B.40%C.20%
3.你使用的档案有多少是从20%的档案中取出来的？
A.100%B.90%C.80%
4.在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20%？
A.30%B.50%C.80%
这几个问题，在国外曾经有人搞过调查，比如美国的调查中得到的答案是：1、2两个问题是20%，后两个问题的答案是80%。于是就有人在这两个答案中，发现了两者的密切关系。这种密切关系被发现者称为“80%比20%的法则”。如果用发现者的名字命名的话，就叫做“佛瑞特原理”。其内容是：“大体上，80%的价值是从20%的项目中获得的，而剩下20%的价值则是从80%的项目中产生的。”也就是说，只要集中时间和精力，用在自己所担任工作的20%，就可以取得80%的成果。
这位发现“80%比20%的法则”的佛瑞特先生是意大利的贵族，也是瑞士洛桑大学的教授，是一位统计学专家，同时也是经济学家。他于1987年提过“在所有的人口中，个人的所得收入，应有一定的法则”的主张，这个主张经过发展，便产生了佛瑞特分析法，也就是“80%比20%的法则”。
佛瑞特认为，许多社会现象经过分析以后，就会发现有很多适合于这个“80%比20%的法则”。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员，就很容易理解和掌握这个原则。经过分析你会发现，自己销售额的80%，是来自于仅占全部客户的20%的那部分客户。假如自己所担负的客户有50家，那么，经常能固定购买你的商品的客户大约有10家左右。这样，你就必须把主要时间和精力用于同这10家客户的交往上，以确保你的销售额不致于下降。实际上，被人们称为最能干的商品推销员，他的秘诀就是常常去拜访这10家客户，并把交际费用的大部分花在这方面，以维持与他们建立起来的良好关系。
这个80/20的规则向我们说明，在一份有10个项目的表格上，只要集中精力和时间完成其中两项，就可以取得80%的价值，也就是最大价值。所以，你要认真地挑选出两项，并把它们标上A，然后就去做。对于剩下的八项可以慢慢去做，因为做这八项工作所取得的价值，远远低于两个A级项目的价值。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来，你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快。这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。
下面我们举些日常中经常遇到的事例给大家看一看。一般地说：
80%的销售量来自于20%的客户；
80%的产量来自于20%的生产线；
80%的病假是20%的工作人员请的；
80%的可用档案存在于20%的档案中；
80%的宴会只重复20%的食谱；
80%的垃圾只出现在20%的最常用区域；
80%的钱花费在20%的商品上；
80%的清洗工作只用在20%的常用衣服上；
80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的节目上；
80%的阅读时间用在20%的报刊上；
80%的电话是由20%的外人打出来的；
80%的外餐是在20%的你最喜欢的餐馆中进行的。
这些事例清楚地告诉我们，千万不要纠缠于低价值的活动上，而要把精力集中在20%的高价值活动上。所以，在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20%。因为，我们手里的80%的成果，都是从这个20%中获得的。我们必须高度重视这20%，把最主要的精力和更多的时间都花在这20%上。如果把精力和时间从20%上移开，去面面俱到地顾及所有的事情，必然会事倍功半，造成某种程度的损失。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人，一定希望自己有更多的时间，并把这些时间用在更有意义的事情上。然而，想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人，就必须活用“80%比20%的法则”。
那么，最好在什么情况下拒绝C级活动呢？这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间，最好的方法之一，就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。C级事项一般来说都不是很重要的，有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来，不必浪费时间去处理这些事项，甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。要坚定地树立起一种观念，即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果能够做到这一点，那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。
假如在你的工作日程表上，一项事情已经被列为C级项目中的优先项目，但是为了把它从心目中清除掉，你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。同时，只要你下决心再也不去干这件事，经过一段时间以后就会把这件事忘得一干二净。
这里特别需要提醒大家的是，在日常生活和工作中，要尽量避免使一个C级事项变成一种危机。有些事情，像给汽车加油，就可列为C级事项，并且可以稍微延迟办理，但是若拖得太久了就可能造成极大的危机。假如你的油箱里还有3/4的油料，你若去加油就没有太大的必要了，但是如果你的油箱只剩1/4的油料，那么你就赶紧去加油，这样可减少你途中奔波加油的次数，避免浪费很多时间。假如你不这样，碰巧在行车中油箱空了，在附近又没有加油站，那么这时不但会给你带来时间上的巨大浪费，而且会使你异常烦恼。所以，为了让这些C级事项不变成一种危机，就一定要克服那种临时抱佛脚的习惯。中国有句“防患于未然”的古话，讲的就是这个道理。假如，当你身体非常强壮，毫无病痛，想不出自己身体究竟有什么问题时，就迟迟不去办理人身保险，这是不足为训的。或是平时不把换洗的衣服准备好，等到了要参加周末朋友聚会时，却找不到一件干净的衣服，这时你也就只有自怨自艾的份了。
现在介绍一个简单的方法，以帮助大家去发现什么是能为自己产生80%价值的20%。这个简单的方法是，当你每天早上坐在办公桌前准备办公的时候，首先拿出纸和笔来，认真地写下当天自己想要完成的10件或更多的事情，并按照重要性列出你所要完成的事情的次序，当天就按照这个次序去工作。这就像在前面曾经说过的，你要在较少的时间里取得较大的工作成果，就必须首先决定工作重要性的优先次序。
如果按照这个次序还无法完成当天的重要工作，那么就可以留到明天去做。到了明天，再加上新的工作，再按照重要性重新整理、编排。运用这种编排方法，能完成你10件工作中的两件，就有可能使你当天的工作取得最大的成果，即实现80%的价值。以此类推，每个星期、每个月、每一年，都可以列举出当星期、当月、当年间必须完成的10件重要事情。如果按照前面讲过的方法去实施，能够完成其中的二成，就说明你所使用的时间效率又上一层楼了，还会觉得自己的时间绰绰有余。
