开会的准备技巧
会议是许多人损失时间的重要原因，只要把出席会议的时间集中起来计算一下，就可以清楚地看出，自己因出席会议而损失了多少时间。
据统计，一个领导者的时间中有20%～80%用于会议。一周内大多数公司领导者6次出席公司内的会议，要花去9小时，然而在一次问卷调查中，有3/4的人尖锐地指出：“用于会议的时间有一半是浪费的。”
从节约时间的着眼点出发，提高会议的效率，就要对每次会议都要有原则性的分析，首先分析这个会议是否是真正需要的会议。决定在什么情况下开会？哪些人应该出席会议？如何提高会议的效率等问题。
1.应该在什么情况下开会
应该在什么情况下开会呢？如存在下面列举的理由中的一条或几条时，便应该开会。
（1）必须实行新的方法，改变旧的方法时。
（2）产生会使目前正在从事的工作发生重大变革的问题时。
（3）必须要具备不同知识和经验的人进行讨论才能得出结论时。
（4）你认为参加会议的人们由于受到会议的影响将比较容易接受会议做出的决定时。
（5）为了处理问题，按正规管理规则的步骤一步一步地做，时间上来不及时。
（6）会议上的讨论对于参加者来说有重要价值时。
2.应该让哪些人出席会议
在考虑让谁出席会议时，应当要考虑清楚，为什么要让其出席会议？有无必要？如果没有必要，就可以让其去做更有意义的工作。考虑让谁离席会议，可以依据以下标准。
（1）这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗？
（2）这个人与会议将要做出的决定有关吗？
（3）这个人以前有过这方面的经验吗？
（4）这个人将会执行会议的决定吗？
3.开会时的议程
为提高会议质量，避免造成时间的浪费，就要求会议组织者、主持会议者及参加会议者认真研究会议，驾驭好会议。
首先要制订出科学的会议议程，正确合理的议程是开会的成功之母。
至于如何准备及使用议程，应注意以下几个方面。
（1）预先将议程公布出来。最好在开会前2～3天完成，以便让人们有时间去准备相关的资料。
（2）将需要讨论的事项分项列出。
如果在会议中要谈好多个主题，就应该先将议程表预先分送给出席人员，或在他们到达会场时分发给他们。使他们明白会议需要的进度。如果每位出席人员都知道会议的结束时间，而且了解还有一些题目没有讨论，大家便会自觉地缩短对一个题目的讨论时间，从而为后面的题目留下时间。
（3）将讨论事项按其重要程度先后排列。讨论下一个问题之前，必须先将前项问题解决，绝不能议而不决。同时还要一面主持会议，一面检查议论事项，看看有没有结论。
（4）以问题的形式列出所要讨论的项目。会前指定人来回答问题，会中所得到的答复就会非常得体，绝不会因答非所问而白白浪费时间。
成功的时间管理者主持会议时，一般都把比较简单、属于报告性质的题目安排在一开始，而把较花时间的题目或论点安排在最后。
对于那些较花时间，而且需要大家来讨论的题目，时间管理者一般会先把主题及附带问题做一番简要的说明，以免花许多时间来反复解说。
（5）以分钟为单位，为每一项目安排足够的时间进行讨论。为了避免讨论离题，应严格按照时间表来进行。要记住这样一条规律：“对所有问题绝不能一视同仁，否则时间的分配与问题的重要性，就会成为反比的关系。”
（6）将会议集中在一起开也是节省时间的一个有效办法。可将2～5个会（当然所花的时间都很短）紧密地安排在同一张时间表中，处理起来又迅速又有效率。若将所有的会都安排在上午来开，就会有一下午的时间可用来做其他重要的工作。
例如，你可以将四个必须要开的会依次安排在上午10点、10点40分、11点或11点25分来开。每场会一开始，先向大家说明，在哪些时间、哪些地点都安排了哪个会要开。为了让下场会能准时召开，你应该要求同事帮你解决眼前的会。
缩短会议时间的技巧
1.下午快下班时召集会议
上午是黄金时段，需要做思考比较周密的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要将高效率时段用来做低效率的事，那会造成极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，最不适合开会或做任何决定。最好也不要用来开会，避免“议而不决、决而不行”。
有一位公司经理发现下午快下班时召集会议，便可以在很短的时间内结束会议。
他介绍说：“一般人都想早点回家，所以这时在会上就不多讲废话。
列席人员会主动把注意力集中在问题的症结上。结果，上午要3个小时才能开会解决的问题，拿到下班前来讨论，只需一个小时或不到一个小时就可以解决了。”
2.采用分点而非整点开会
时间有递延效果，例如，上午9点开会开到12点，10点开也会开到12点，11点仍会到12点结束。因此，我们若能在9点45分开到11点，或在下午3点半到4点半，那会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。
3.站着开会
有的时间管理者推荐“站着开会”。某时间管理者就是如此，他没有一张像样的办公桌，为了和公司的成员谈话，他亲自到员工办公室里去与公司成员们交谈。即使是开会，也是站着和员工们说话。他认为，站着开会既不需要准备会场，而且能够迅速、有效地取得成果，讨论时也会减少那种空洞无物的长篇大论。
4.让代理人出席会议
无论是请你参加的会议，或者你自己主持的会议，如果让代理人出席，就能节约自己的时间。代理人可把会议上谈的内容记在笔记本上，然后向你汇报。
你也可以在会议召开时，让代理人出席会议的开幕式，或者在会议开始时，自己亲自参加，而结束时由代理人代理出席，这样就可以保持会议的平衡。
5.限制会议的时间
有一些时间管理者把自己主持会议的时间限定在1小时之内。他们在开会前，先上一个小时的闹铃，到时间就结束会议。
一位坚持这种方法的时间管理者说：“在规定的时间内，如果讨论不完某一个问题，或没有达到做出决议的地步，这就说明这个问题放到本次会议来解决，是过大了。最好进一步在个人之间进行个别交谈，在此基础上再处理。”
有关的调查结果显示，大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。
如果超过一个半小时，疲劳和无聊的感受就会越来越厉害，与会者对会议的关心会越来越淡薄。
有的时间管理者喜欢在午饭前召开相关的工作会议。因为午饭前，大家肚子都饿了，就不会为一些无聊的事来辩论是非曲直以至于浪费时间了，而会很自然地全力以赴进行讨论。
7.会议场所主席要背对大门
与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，并不是为了特定的原因。如果能避免迟到，避免会议常常中断，也可以节省时间。
8.会议的人数愈少愈好
不要因为这个人与这件事有一点点相关，就找他来开会。只要会后把结果告诉相关的单位或这个人就可以了。
9.会议室不可太过舒适
安逸的环境延缓会议的进行，尤其不可的是有电话、茶点，或有扶手靠背的沙发，这样像是来养老的，不像来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。
10.会议避免例行性
参与会议的人有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。会议如果每周一次，可以规定每周二或四下午。“或”这个规定有弹性，就由“例行性”变成“经常性”，在管理上更符合时间控制的要求。
11.尽可能采用电话会议或图文电视会议
现在许多会议都会有办公室以外的人参加，外地及跨国的差旅费异常昂贵，如果用视讯会议系统，就可以减少会议开支。
12.会后记录应于72小时内送交与会人员跟催
会议记录需经与会人员签字，及主席认定内文无误之后再传交与会人员。每件跟催事项都要有窗口及时限。因为，“时限”代表“实现”。
