决定先后顺序
为了节约时间，可以将手边的文件按其重要性来决定先后顺序，以便分批处理。
大体上，先后顺序可以分成两类，即“应立即处理的”和“应以后慢慢处理的”。当然，你还可以把各类文件按其重要性依次存放，这样在处理时，就可以根据其重要性的次序来逐一处置。
按类别整理送来的文件
（1）按文件的种类，把公司内部的文件分别附上绿、黄、红等颜色，使用时一目了然，知道该拿哪个。
（2）区别常规性的文件和非常规性文件，那些常规性的文件尽可能让助手去做。
（3）按主题、应处理的日期，或其他特征来区分送到你这里的文件，这样做很有效。
防止文件滞留
办公最重要的是将文件内的信息尽快地交流传递。在越短的时间内传递更多的文件信息，办公的效率随即也就提高。
不要老是手里捏着文件。凡收到的信、文件、报告或者其他什么，都应从速处理，或阅读、或销毁。总之，要迅速给予处置，手头不滞留。
即刻回信、做决定，这种即时处置方法，可以省下以后再一次读原文件，再一次考虑的时间。殊不知这种“再一次”正是吞噬时间的一大顽疾。
怎样才能提高文件信息的传递效率呢？以下几个方面可以借鉴。
（1）如果文件很长，开始可以粗略地看几眼，了解它的内容摘要，这样就会明白是否还需要详细地阅读它或只读摘要就够了。
（2）如果文件中提出的问题与某些特定的人员有特别的关系，则把文件复制好送到他们手里，就可以省去为此问题向他们报告的时间。
（3）为了让同事和部下知道你现在就什么问题写出了文件，最便利的方法是采用文件传阅。有传阅价值的文件，可以先复制好，每周归总装订好，让有关方面的人员传阅。
如果你不得不拖延某一个文件的处理，则应预先定下最终完成的期限，在完成期限内，怎么也要将文件处理完毕。
处理无用的文件
一般人在一段时间内只能做一件事，所以要从办公桌上拿开那些目前不需要的文件，将其放置起来，以后再处理。对于一些毫无保留意义的则完全可以丢弃。
如果总是对自己说，没准哪天能用上这份文件，那么你的文件就一定会堆积如山。这是时间管理者不容易注意到的一个问题。
限制多余文件
使文件传递速度加快，防止办公桌上的文件堆积过多，这固然是节约办公时间的办法。但是，从源头上着手，尽量限制文件的数量，避免滥用文件，则是节省时间的根本方法。
为了排除一些无用的文件，时间管理者有必要经常研究讨论一下自己的工作内容，在这个基础上审查所有收到的文件，采取措施避免接受一些无用的文件。
因此，从限制文件的根本点出发，应该遵守以下准则。
（1）停止保存无用的文件。
（2）只要没有明确的目的，就不要要求提供报告和其他的资料。
（3）要求停送不需要的文件。
（4）用电话就可通知的事情，就利用电话代替文件。
